Turinys:

Kaip planuoti savo laiką „Notion“naudojant GTD
Kaip planuoti savo laiką „Notion“naudojant GTD
Anonim

Surinkite visus savo reikalus vienoje patogioje lentelėje, kad galėtumėte lengvai valdyti.

Kaip planuoti savo laiką „Notion“naudojant GTD
Kaip planuoti savo laiką „Notion“naudojant GTD

Kas yra GTD

Įsilaužėlis į gyvenimą ne kartą paskelbė straipsnius apie GTD – Getting Things Done techniką. Jį sugalvojo ir savo knygoje išsamiai aprašė verslo treneris Davidas Allenas. Trumpai tariant, pagrindines šios sistemos taisykles galima apibūdinti taip:

  1. Užfiksuokite visą informaciją … Užsirašykite visas idėjas, užduotis ir poelgius. Jei ko nors negalite padaryti dabar, pasižymėkite nepasikliavę atmintimi. Viskas, ką įrašote, saugoma vadinamajame Gautųjų aplanke.
  2. Palaikyti tvarką. Aplankui su „Incoming Tasks“pildantis, reikia tvarkyti jo turinį, rūšiuoti užduotis į kategorijas, kurti paaiškinimus ir pastabas, kad nieko nepamirštumėte.
  3. Suteikite pirmenybę … Kiekviena užduotis turi turėti terminą ir svarbą, kad žinotumėte, ką daryti pirmiausia, o kas gali palaukti.
  4. Laikykite viską po ranka … GTD neturi vietos principui „rašyti vėliau“. Užduočių sąrašai ir užrašai visada turėtų būti jūsų akyse: kompiuteryje, išmaniajame telefone, planšetiniame kompiuteryje ir kituose įrenginiuose. Tokiu būdu, jei į galvą šauna įdomi idėja ar sugalvosite kokį neįrašytą atvejį, galėsite iš karto užsirašyti. Kai artėja užduoties terminas, gausite priminimą, šlovę visur esantiems pranešimams.

Daugiau apie GDT galite perskaityti mūsų vadove.

Technika yra gera dėl savo universalumo. Jos kūrėjas Davidas Allenas yra kiek senamadiškas: sakydamas „Inbox“jis turi omenyje tikrą popierinį aplanką. Jis netgi atsispausdino el. laiškus ir sudėjo juos į failų rinkinius.

Tačiau su tokia pačia sėkme GTD gali būti taikomas kompiuterio failams ir aplankams, naudojant šią sistemą kartu su kai kuriomis paslaugomis. Pavyzdžiui, galite naudoti šią techniką norėdami rūšiuoti „Gmail“el. laiškus, rašyti užduotis į „“arba visiškai valdyti savo gyvenimą. Galiausiai, daugelis užduočių tvarkytuvų, tokių kaip tas pats „Wunderlist“, yra patobulinti pagal GTD filosofiją.

Ir, žinoma, techniką galite naudoti tokioje nuostabioje ir universalioje programoje kaip „Notion“.

Tai „Google Docs“, „Evernote“, „Trello“ir dar keliolikos programų hibridas. Sąvoka gali padaryti beveik viską, ko reikia darbui. Pastabos, skaičiuoklės, žinių bazės, darbų sąrašai, kanban lentos, dokumentai – programoje yra viskas. Nuodėmė nepanaudoti jos reikalams tvarkyti GTD stiliumi.

Ir Maria Aldrey, verslo konsultantė, padedanti verslo lyderiams organizuoti savo darbą, sukūrė savo „Notion“sistemą, pagrįstą GTD. Ji pasidalijo šiais pokyčiais savo tinklaraštyje.

Kaip naudoti GTD in Notion

Nesu labai gerai organizuotas. Taigi, kai sužinojau apie Davido Alleno GTD, mano gyvenimas tiesiogine prasme pasikeitė. Dabar man tai yra savotiška religija. Pamažu susikūriau savo sistemą, kuri leidžia viską suspėti, dirbant įprastu tempu.

Aš naudoju praktiką, kurią vadinu savaitiniu planavimu. Kiekvieną sekmadienį (arba pirmadienį) skiriu valandą savaitei planuoti. Šis įprotis man padeda išspręsti sudėtingas problemas, suskaidant jas į mažesnes ir lengviau valdomas. Taigi darau daugiau, mažiau pavargstu ir lengviau susikoncentruoju į darbą.

Man „Notion“yra kaip žaidimas. Sistemai nustatyti reikia laiko. Tačiau kai ji yra pasiruošusi, užduotis atlikti tampa smagu, paprasta ir greita.

Savaitės planavimas „Notion“
Savaitės planavimas „Notion“

Kiekvieną savaitę paspaudžiu mygtuką „Notion“ir priešais mane pasirodo tuščia skaičiuoklė. Čia yra tuščias, kurį galite pasiimti ir naudoti.

Štai žingsnis po žingsnio procesas, kurį naudoju planuodamas užduotis su „Notion“.

1. Surinkite savo idėjas

Skirkite 10 minučių ir surašykite visas savo idėjas šiame stulpelyje. Jie pavirs užduotimis, kurias turėsite atlikti ateinančią savaitę.

  1. Išvardykite visus savo projektus, kurie dar nebaigti.
  2. Patikrinkite ankstesnių trijų mėnesių užduotis, kad surastumėte neįvykdytas užduotis.
  3. Pažvelkite į savo kalendorių: gal ir ten kažkas suplanuota.
  4. Patikrinkite popierinį bloknotą, jei yra. Galbūt taip pat yra keletas idėjų, kurias reikia perkelti į sąvoką.
  5. Pagalvokite, ar yra kokių nors kitų užduočių, kurias turite atlikti, ar žmonių, su kuriais turite dirbti.

Surinkite visas šias idėjas ir surašykite jas pirmame stulpelyje. Tai jūsų planas ateinančioms septynioms dienoms.

2. Paskirkite atitinkamus veiksmus

Idėja nėra bloga, bet be aktyvių veiksmų ji liks idėja. Paklauskite savęs: „Ką turėčiau daryti, kad ši užduotis būtų atlikta iki galo?

Pavyzdžiui:

  • Toliau pildykite svetainę turiniu → Parašykite skilties „Apie mane“juodraštį.
  • Sukurkite turinio publikavimo kalendorių → Nubraižykite įrašų atminties žemėlapį ir priskirkite datas.
  • Sukurkite vaizdo įrašą tinklaraščiui → Parašykite vaizdo įrašo scenarijų.
  • Susipažinkite su Chrisu → Nusiųskite jam el. laišką su susitikimo data ir vieta.

Atminkite, jei užduočiai atlikti reikia daugiau nei vieno veiksmo, pirmiausia turite nuspręsti, ką daryti.

3. Nustatyti skubumą

Tada turite apibrėžti kiekvienos užduoties skubumą. Tai būtina norint sutelkti dėmesį į tikrai svarbius dalykus, o ne atlikti krūvą darbų.

Kad suprasčiau, ką daryti pirmiausia, suskirstau savo idėjas į keturias kategorijas:

  • Svarbios užduotys - dalykai, kurie priartina mus prie tikslų siekimo.
  • Skubios užduotys - veiksmai, į kuriuos reikia nedelsiant atkreipti dėmesį.
  • Nepakenktų – į šią kategoriją patenka dalykai, kurie galbūt nėra skubūs ir nesvarbūs, tačiau jų įgyvendinimas palengvintų jūsų gyvenimą ateinančias septynias dienas.
  • Gali palaukti – tai užduotys, kurias galima perkelti kitai savaitei.

4. Nustatykite koncentracijos lygį

Deja, mes visi turime ribotą dėmesio, laiko ir energijos kiekį. Kiekviena užduotis sunaudoja tam tikrą procentą šių svarbių išteklių. Todėl įvertinkite suplanuotą užduotį ir ketvirtame stulpelyje priskirkite jai atitinkamą numerį.

Pavyzdžiui, tinklaraščio įrašo juodraščio rašymas atimdavo apie 20 % mano dėmesio. O laiškas Chrisui yra trijų eilučių – tik 2 proc.

5. Priskirkite prioritetą

Šis žymimasis laukelis pažymi užduotis, turinčias žymas „Svarbu“ir „Skubi“. Tai yra, jie turi būti padaryti, nesvarbu. Tai yra jūsų prioritetų sąrašas.

Kai baigsite pasirinkti šias užduotis, sudėkite procentus iš ankstesnio stulpelio, kad pamatytumėte, kiek išteklių joms išleisite. Jei pasirodė daugiau nei 90%, vadinasi, jūs pervertinote savo jėgas ir įkandote daugiau nei galite sukramtyti. Dalį perskirkite kitai savaitei, antraip būsite pervargę ir niekam neturėsite laiko.

Savaitės planavimas (prioritetai)
Savaitės planavimas (prioritetai)

Beje, naudingas patarimas: „Sąvoka“leidžia filtruoti lentelės eilučių turinį – taip galite pasirinkti prioritetines užduotis.

6. Suplanuokite užduotį

Varnelė kitame stulpelyje rodo, ar užduotis suplanuota jūsų kalendoriuje. Nuspręskite, kada jį vykdysite, ir sukurkite atitinkamą įvykį.

Beje, jei nenaudojate „Google“kalendoriaus ar dar ko nors, įsigykite sąvoką. Ten galite pridėti savaitei suplanuotas užduotis.

7. Deleguoti užduotį

Taip, jūs turite tiek pat valandų per dieną, kiek ir Beyoncé, bet ji turi didžiulę padėjėjų komandą, kuri atlieka nešvarų darbą už ją, todėl ji dirba daugiau. Tačiau jei taip pat turite ką nors, ant kurio pečių galite perkelti kai kurias užduotis, padarykite tai ir atitinkamame stulpelyje pažymėkite deleguotą užduotį.

8. Užbaikite užduotį

Na, viskas paprasta. Kai baigsite projektą arba atliksite užduotį, pažymėkite langelį paskutiniame stulpelyje.

Premija

Štai keli žingsniai, padėsiantys jums dar labiau organizuoti:

  1. Peržiūrėkite praėjusios savaitės išlaidas ir suplanuokite kitos savaitės biudžetą.
  2. Pagalvokite apie savo savaitės meniu, įtraukite produktus į pirkinių sąrašą.
  3. Laiku apdorokite paskutines septynias dienas gautuosius ir rūšiuokite viską, kas ten susikaupė.
  4. Suplanuokite bent vieną dieną per savaitę mankštai.

Atminkite, kad GTD yra gana lankstus ir gali būti pritaikytas pagal jūsų poreikius. Nedvejodami koreguokite sąvokos šablonus. Pavyzdžiui, stulpelis „Marijos dėmesys“man atrodo perteklinis. Man užtenka pastabos, ar užduotis skubi, ar ne. Galite lengvai ištrinti jo stulpelius ir pridėti savo. Taigi, sukūriau stulpelį, pavadintą „Darbas“, „Namai“, „Kūrybiškumas“ir kitus, kad galėčiau surūšiuoti užduotis į kategorijas. Jūs galite tai padaryti savo būdu.

Rekomenduojamas: