6 patarimai, kaip efektyviai valdyti el

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

El. paštas yra viena geriausių komunikacijos priemonių ir, ko gero, vienintelė, kuria naudojasi visi be išimties vartotojai. Jums gali patikti momentiniai pasiuntiniai, naudotis Skype ar Facebook pokalbiais, bet tikriausiai turite el. pašto adresą.

Kasdien į savo pašto dėžutę gauname ne tik draugų, kolegų žinutes, bet ir dešimtis reklaminių laiškų, pranešimų, tiesiog šiukšlių. Kad nepaskęstumėte didžiuliame gaunamų pranešimų kiekyje, labai svarbu lavinti ir pritaikyti efektyvius el. pašto įgūdžius.

Autorių teisės

Suplanuokite el. pašto patikrinimo laiką

Jei jaučiate, kad per daug laiko praleidžiate tvarkydami paštą, o laiškų skaičius jūsų pašto dėžutėje vis tiek nemažėja, pabandykite griežčiau planuoti laiką pašto dėžutės patikrinimui. Dažniausiai pradedame tikrinti paštą, laiške randame įdomią nuorodą, einame į svetainę, iš ten į kitą… o po pusvalandžio prisimename ir grįžtame prie laiškų analizavimo. Dėl to laikas praėjo, bet reikalas nepajudėjo.

Todėl pabandykite skirti tam tikrą ribotą laiką darbui su paštu. Kiekvienas gali pats nustatyti šių intervalų dažnumą ir trukmę, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties. Galbūt tai bus valanda ryte ir valanda darbo dienos pabaigoje, o gal jums patogiau kas valandą penkioms minutėms prisijungti prie savo pašto paskyros. Svarbiausia, stenkitės griežtai laikytis sau nustatyto grafiko ir nesiblaškyti dėl nieko pašalinio. Sąmonė, kad tavo laikas ribotas, neišvengiamai padidės pašto kvitų apdorojimo efektyvumas.

Kiekviena raidė reiškia veiksmą

Pagrindinė taisyklė, kurią turėtumėte taikyti analizuodami paštą, yra ta, kad kiekvienas atviras laiškas reikalauja ką nors padaryti. Jei atidarėte laišką, jokiu būdu daugiau jo nepalikite gautuosiuose. Turite arba nedelsdami atsakyti į laišką, arba persiųsti jį kam nors, kas geriau sprendžia šią problemą, arba suplanuoti sau užduotį „Google Task“arba kalendoriuje – bet kokiu atveju dėl jūsų veiksmo laiškas turėtų būti ištrinti arba perkelti į archyvą, tai yra palikti gautuosius … Jei laikysitės šios paprastos taisyklės, jūsų pašto dėžutė anksčiau ar vėliau bus išvalyta.

Autorių teisės

Filtrai ir spartieji klavišai

Jei kasdien gaunate daug el. laiškų, jų analizavimas atima daug laiko ir pastangų. Kodėl tam nenaudojate pašto resursų, juolab kad dauguma paslaugų turi šią funkciją ir yra puikiai įdiegtos?

Kalbama apie filtrų nustatymą automatiniam laiškų apdorojimui. Užuot spustelėję kiekvieną įrašą rankiniu būdu ir kiekvienas spustelėjimas užtrunka tiek pat laiko ir pastangų, tiesiog vieną kartą nustatykite norimus filtrus. Pavyzdžiui, visi pranešimai iš jūsų artimųjų adresų automatiškai pateks į aplanką Šeima ir bus pažymėti žymekliu kaip svarbūs. Visi pranešimai spaudai patenka į atskirą aplanką, apeinant aplanką Inbox, o pranešimai iš socialinių tinklų iš karto siunčiami į šiukšliadėžę.

Tokiu būdu pranešimus galite suskirstyti į kategorijas pagal pagrindines temas ir atitinkamai pasiruošti jų apdorojimui. Nebeturėsite situacijos, kai smegenys, analizuodamos paštą, pereis nuo namų ruošos prie verslo reikalų, o tada iškart prie pramoginių laiškų, o tada atgal.

Yra daugybė įvairių filtrų kūrimo galimybių ir esu tikras, kad sukūrę automatinę filtravimo sistemą sutaupysite dienų ir mėnesių savo laiko. Be to, naudodami priskirtas etiketes ar paskirstymą pagal aplankus, archyve nesunkiai rasite jums reikalingas raides (ar pamenate, kad mūsų aplankas Inbox yra visiškai tuščias?).

Naudokite paiešką

Daugelis vartotojų, ypač pradedančiųjų, laiko visus savo el. laiškus gautuosiuose, nes archyvuodami jaučiasi taip, kad daugiau niekada jų neras. Jei nustatote filtrų ir nuorodų sistemą, kaip aprašyta ankstesnėje pastraipoje, jūsų archyvas jau yra sutvarkytas ir jame naršyti daug lengviau. Tačiau nepamirškite ir apie paieškos juostą. Pavyzdžiui, Gmail laiškų paieškos sistema yra tokia tobula (kas tuo abejotų!), kad nebus sunku rasti kokią nors raidę.

Naudokite ženklus

Daugelis el. pašto paslaugų turi funkciją pažymėti pranešimus specialiais žymekliais (Gmail tai yra žvaigždutės). Jų pagalba nesunku išryškinti reikiamus Jūsų dėmesio reikalaujančius pranešimus ir sudėti į atskirą aplanką. „Gmail“galite pasirinkti savo vėliavėlių rinkinį ir gana lanksčiai jas naudoti. Taigi, vieno žvilgsnio į gautųjų turinį pakaks, kad atskirtumėte el. laiškus pagal jų svarbą.

Naudokite sparčiuosius klavišus

Naudojant sparčiuosius klavišus korespondencijos apdorojimas gali taip paspartėti, kad verta skirti kelias valandas jų studijavimui. Tačiau prieš tai pažiūrėkite į nustatymus (Gmail tai yra Nustatymai - Bendra - Spartieji klavišai) ir įsitikinkite, kad jie įjungti. Po to tiesiog paspauskite klaustuką klaviatūroje ir pamatysite raginimą su visais „Gmail“sparčiaisiais klavišais.

El. paštas yra puiki komunikacijos priemonė, tačiau tai nereiškia, kad šiam procesui turite skirti pusę savo gyvenimo. Maksimalus visų procesų automatizavimas, greitas atsakymas ar žinučių persiuntimas, laiko planavimas ir kiti šio straipsnio patarimai leis gana greitai susidoroti su bet kokiu laiškų skaičiumi ir sutaupyti daugiau laiko malonesnei veiklai.