Kaip išvalyti „Google“dokumentus

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Grėbiame begalę „Naujų aplankų“ir atsikratome dokumentų nesuprantamais pavadinimais.

Jei daug dirbate su Google Docs, arba Google Docs, tikriausiai susidūrėte su problema, kad failų per daug, o pagrindinis paslaugos puslapis virsta netvarkinga palėpe. Lifehacker pasakoja, kaip galite sukurti tvarką iš chaoso.

Naudokite įmontuotus rūšiavimo įrankius

„Google“dokumentuose yra keletas integruotų rūšiavimo įrankių, kurie padės greitai rasti norimus failus. Norėdami tai padaryti, tiesiog pasirinkite atitinkamą parinktį spustelėdami vieną iš simbolių viršutiniame dešiniajame pagrindinio ekrano kampe.

1. Pagal rodymo formatą

Paslauga leidžia tinkinti pageidaujamą failų rodymo būdą: sąrašą arba tinklelį. Norėdami tai padaryti, tiesiog spustelėkite atitinkamą piktogramą.

2. Pagal datą arba pavadinimą

Galite patogiai rūšiuoti dokumentus pagal jų peržiūros datą, jūsų ar visų vartotojų atliktų pakeitimų datą, taip pat pagal pavadinimą.

3. Pagal savininką

Google Docs leidžia keliems vartotojams vienu metu dirbti su dokumentais, todėl ši paslauga tokia patogi. Jei ne tik kuriate dokumentus, bet ir dirbate su nepažįstamais žmonėmis ar dirbate kolektyviai, jums padės rūšiavimas pagal dokumento savininką (sukūrėją). Norėdami juo naudotis, tiesiog spustelėkite atitinkamą elementą pagrindiniame ekrane ir pasirinkite atitinkamą parinktį.

4. Jei įmanoma, prieiga

Norėdami peržiūrėti visus kitų vartotojų sukurtus ir jums prieinamus failus, pagrindinio ekrano viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite aplanko piktogramą ir pasirinkite „Pasiekiamas“.

Susitvarkykite „Google“diske

Visi failai iš „Google“dokumentų (taip pat Skaičiuoklių ir Skaidrių) pasiekiami „Google“diske. Todėl didžiąja dalimi tvarka diske yra tvarkos dokumentuose sąlyga. Štai ką galite padaryti, kad susitvarkytumėte su chaosu.

1. Rūšiuoti dokumentus į aplankus

„Google“diske galite lengvai kurti aplankus. Norėdami tai padaryti, turite spustelėti didelį mygtuką „Sukurti“ir pasirinkti elementą „Aplankas“.

Suteikite savo failams ir aplankams aiškius ir konkrečius pavadinimus. Iš pavadinimų „Naujas aplankas“, „Be pavadinimo“, „1“ar „lvpdlvarp“neaišku, kas yra viduje. Be to, tokius failus ir aplankus bus sunkiau rasti tarp daugelio kitų. Pavadinimai „Rugsėjo ataskaitos“, „Klientų kontaktų sąrašas 15.10 val.“arba „Biotechnologijų straipsnis“padės tvarkyti įrašus efektyviau.

Galite perkelti failus į aplanką dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami juos ir pasirinkę atitinkamą elementą.

Aplanko meniu galima atidaryti iš „Google“dokumentų pagrindinio ekrano.

2. Svarbiems failams naudokite skirtingas aplanko spalvas ir etiketes

Pagal numatytuosius nustatymus visi „Google“disko aplankai yra pilki, tačiau galite juos spustelėti dešiniuoju pelės mygtuku ir išskleidžiamajame meniu pasirinkti vieną iš 24 spalvų.

Taip pat galite pažymėti reikiamus failus diske. Tai atliekama dešiniuoju pelės mygtuku spustelėjus ir pasirinkus „Pridėti prie pažymėtų“.

Pažymėtus failus galite peržiūrėti tiesiogiai „Dokumentuose“.

3. Ištrinkite nereikalingus

Intensyviai naudodamiesi Google paslaugomis, jose susikaupia didžiulis kiekis nereikalingų ir pasenusių dokumentų. Juos galite ištrinti ir „Dokumentuose“, ir „Diske“, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami reikiamą dokumentą ir pasirinkę „Ištrinti“.

Jei netyčia ištrynėte dokumentą (Google Docs nereikalauja patvirtinimo dėl veiksmo trynimo metu), galite spustelėti iššokantį mygtuką „Atšaukti“.

O jei ištrynėte, bet po poros dienų apsigalvojote, eikite į „Šiukšliadėžę“, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą failą ir pasirinkite „Atkurti“.

Failai šiukšliadėžėje saugomi 30 dienų, po to jie automatiškai ištrinami.

4. Norėdami atsikratyti nereikalingų dalykų, naudokite „Filewatch“

„Filewatch“gali padėti rasti failus, prie kurių vis dar turite prieigą, tarkime, senoje darbo vietoje: ji parodo, su kokiais žmonėmis bendrinate dokumentus, ir leidžia nuo jų atsijungti. Paslauga taip pat gali rasti failus, kurie tapo prieinami per daug vartotojų (pavyzdžiui, nutekėjo į tinklą), kad galėtumėte pakeisti prieigos prie jų nustatymus.

„Filewatch“yra įtraukta į „Google Workspace Marketplace“biblioteką, o tai reiškia, kad ji yra sertifikuota „Google“, todėl jūsų neskelbtini duomenys nepateks į netinkamas rankas. Paslauga nemokama.

• Atsisiųskite iš „Google“bibliotekos →
• Atsisiųskite iš Filewatch svetainės →