Kodėl darbų sąrašai neveikia ir kaip tai ištaisyti

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Norėdami būti produktyvūs, sutelkite dėmesį į laiką, o ne į užduotis.

Geras laiko valdymas reiškia daugiau rezultatų per trumpesnį laiką. Populiarus tinklaraštininkas ir verslininkas Thomas Oppongas paaiškina, kaip tinkamai planuoti savo tikslus ir kodėl paprasti darbų sąrašai gali tik trukdyti produktyvumui.

Kodėl įprasti darbų sąrašai neveikia

Paprastame darbų sąraše neapgalvojate, kiek laiko užtruks bet kokiai užduočiai atlikti. Ir greičiausiai jūs pradedate nuo mažų ir nesudėtingų, kurie užtrunka ne ilgiau kaip penkias minutes.

Palaipsniui prieinate prie išvados, kad vėl ir vėl imate tik paprastų dalykų, o svarbius ir daug laiko atimančius nuolat atidedate vėlesniam laikui. Dėl to dideli projektai nenusileidžia. O didžioji dalis plano punktų lieka neįgyvendinti, nes toliau juos papildai naujais, neturėdamas jokios kontrolės sistemos.

Čia suveikia Zeigarniko efektas, pagal kurį žmonės geriau įsimena nebaigtus ar pertrauktus veiksmus nei atliktus. Tai reiškia, kad mintys apie nebaigtas užduotis iš darbų sąrašo suksis jūsų galvoje, kol jas atliksite. Jus persekios įkyrus jausmas, dėl kurio sunku susikaupti ties darbu. Tai galiausiai gali sukelti stresą ir nemigą.

Kaip efektyviai planuoti

Apibūdinkite savo idealią dieną

Jasonas Womackas, vykdomasis treneris, pranešėjas ir produktyvumo autorius, rekomenduoja savo požiūrį į proceso organizavimą siekiant tikslo. Jis siūlo parašyti tobulos dienos scenarijų. Suvokimas, kad idealas yra tau, motyvuoja dirbti.

Norėdami sukurti scenarijų, atsakykite į šiuos klausimus.

• Kaip norite praleisti savo dieną?
• Kokias užduotis tiksliai reikia atlikti šiandien?
• Kada esi produktyviausias?

Remdamiesi atsakymais, galite padalyti darbo laiką į segmentus, kurių kiekviename bus tam tikros užduotys iš jūsų darbų sąrašo.

Šis metodas padės efektyviau dirbti su savo darbų sąrašu ir laiku susidoroti su skubiomis bei svarbiomis užduotimis.

Suplanuokite viską kalendoriuje

Kad darbų sąrašai būtų kuo efektyvesni, nekurkite paprastų planų be terminų ir terminų, o išmokite protingai naudotis kalendoriumi.

Išsamiai apibūdinkite būsimą dieną arba visą savaitę. Pažymėkite visus savo reikalus kalendoriuje ir gyvenkite pagal susikurtą grafiką. Tai padės nuspręsti, kurį projektą įgyvendinti pirmiausia ir ar galite pridėti daugiau užduočių.

Vietoj įprasto prioritetų nustatymo plano elementus sudarykite su data ir tiksliu laiku – ypač atliekant svarbiausias užduotis. Tai suteiks skubos jausmą ir galėsite juos užbaigti iki tam tikro momento.

Įvertinkite kiekvieną užduotį

Jei neanalizuosite, kaip išleidžiate kiekvieną dieną, greičiausiai iššvaistote didžiąją jos dalį.

Viena iš svarbių produktyvumo taisyklių – neleisti užduočiai užtrukti ilgiau nei reikia.

Norint efektyviai valdyti laiką, neužtenka vien žinoti, ką reikia padaryti. Turite apsvarstyti, kiek laiko tai užtruks. Geriau pasakyti: „Šiandien turiu tik 40 minučių tam padaryti“, o ne planuoti dalykus paprasta svarbos tvarka be jokių konkrečių terminų.

Į savo darbų sąrašą įtraukite įvertinimą, kiek užtruks kiekvienas elementas. Stenkitės suplanuoti kiekvieną minutę nuo 8 iki 17 val. Iš anksto nustatykite, kada bus pertraukos. Suplanuokite pranešimų, el. pašto ir socialinės žiniasklaidos tikrinimą.

Gali atrodyti, kad ši veikla – tik laiko gaišimas. Tačiau iš tikrųjų tai nustato kartelę, kurią bandote atitikti. Dėl to pamatysite, kad jūsų koncentracija pagerėjo.

Stebėti, kiek laiko skiriate užduotims, gali būti tikras atradimas jums. Tai nustatys jūsų darbo stilių ir gali jį patobulinti. Tai taip pat padeda suprasti, kuriuo paros metu esate daugiau ar mažiau efektyvūs.

Matavimas yra pirmasis žingsnis, reikalingas norint stebėti ir galiausiai pagerinti našumą. Jei negalite ko nors išmatuoti, negalite to suprasti. Jei ko nors nesuprantate, negalite to kontroliuoti. Ir jei tu negali to kontroliuoti, tu tikrai negali jo tobulinti.

Jamesas Harringtonas verslininkas, procesų valdymo specialistas

Išanalizuokite savo laiką ir galėsite jį teisingai paskirstyti.

Laiko juosta

Atidarykite savo dienos planavimo arba planavimo programą ir įtraukite terminus į savo užduočių sąrašą. Kiekvienam priskirkite prioriteto lygį.

Ir norėdami suprasti, kam verta skirti daugiau laiko, atsakykite sau į kelis klausimus:

• Kokios užduotys užtruks mažiau nei 20 minučių?
• Kokios užduotys užtruks ilgiau nei valandą?
• Ką geriausia daryti ryte, kai turi daugiausia energijos?

Dabar vietoj „Užbaigti projektavimo projektą“parašykite „Projektavimo projektą užbaigti per dvi valandas“. Net jei neturite laiko jo užbaigti, bent jau pakilsite nuo žemės nepraleisdami tam visos dienos.

Jei neturite tikslo atlikti užduoties konkrečią dieną, planuokite jai skirti tam tikrą laiką kiekvieną dieną. Ir tada pereikite prie kitų ne mažiau svarbių dalykų. Taip palaipsniui galite atsikratyti didelių užduočių.

Suskaidykite dideles užduotis į mažesnes

Kai kurios užduotys gali užtrukti valandas ar net dienas. Jei jūsų laukia didelis projektas, skirkite kelias minutes tam pagalvoti. Iš kokių dalių jis susideda? Kiek pastangų reikia ir kiek laiko tai užtruks? Užsirašyk.

Tada padalinkite projektą į kelias užduotis, nurodydami aiškų terminą, ir spręskite jas po vieną, kol jis bus baigtas. Kuo daugiau smulkių veiksmų atliksite, tuo labiau jie atrodys įgyvendinami.

Kai neprieinamas darbo kiekis tampa kažkuo mažu, smegenys sutelkia dėmesį į tai, ką reikia padaryti dabar – į konkrečią užduotį ir mažą tikslą. Todėl geriau surengti 40–60 minučių sprintus su trumpomis pertraukomis.

Vienu metu dirbkite su viena užduotimi

Skirkite tam visą savo dėmesį ir tada galėsite būti kuo veiksmingesni.

„Forbes“žurnalistas Markas Murphy aiškina: „Kai žmonės gali išvengti darbo pertrūkių, yra 67% tikimybė, kad jiems susidarys įspūdis, kad „šiandien buvo labai produktyvi diena“.

Tikrai prasminga valandą dirbti su viena užduotimi nesiblaškant. Tačiau tai gali būti sunku, ypač jei nuolat gaunate pranešimus ar turite atsakyti į kolegų klausimus.

Pavyzdžiui, Pomodoro technika padeda sutelkti dėmesį į darbą. Tai apima 25 minučių darbo sprintus su trumpomis 5 minučių pertraukomis. Po kelių tokių metodų galite visiškai atsipalaiduoti.

Šis būdas nėra universalus: kiekvienam skirtinga susikaupimo trukmė ir darbo stilius. Taigi išbandykite įvairius laiko valdymo būdus ir laikykitės to, kuris tinka jums asmeniškai.

Pavyzdžiui, jei esate produktyvesnis ryte, atidėkite užduotis, kurioms reikia daugiau laiko. Tai padės jums tapti organizuotesniems ir pasiekti daugiau.