Kaip sudaryti kiekvienos dienos tvarkaraštį ir jo niekada nenutraukti

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Laikas neabejotinai yra pats vertingiausias mūsų turimas išteklius. Todėl laiko valdymo įgūdžiai yra labai svarbūs. Tačiau gero grafiko neužtenka. Šie patarimai padės susidėlioti taip, kad nesinorėtų laužyti nusistovėjusios tvarkos.

Nuo to, kaip skirsite savo laiką, priklauso jūsų savijauta, produktyvumas, gera nuotaika. Pasinaudokite šiais patarimais ir sukurkite tvarkaraštį, kurį sulaužyti būtų beveik mirtina nuodėmė.

1. Reikia dirbti be pertraukų

Jei daugiausia užsiimate intelektualiniu darbu (pavyzdžiui, esate dizaineris, inžinierius, rašytojas, mokslininkas), turite susitelkti ties atliekama užduotimi ir pagauti vadinamąjį srautą. Kad dirbtumėte gerai ir produktyviai, grafike palikite aiškius intervalus, per kuriuos nebūsite blaškomi, netrukdomi ir nepaliksite savo darbo vietos. Šiuos laiko langus naudokite tik darbui.

Optimalų laiką nesunku apskaičiuoti pagal „Facebook“vadovo Davido Gilliso pasiūlytą taisyklę.

Jūsų savaitės tvarkaraštyje turėtų būti bent šešios tarpos, mažiausiai trys su puse valandos, skirtos griežtai nenutrūkstamam darbui.

Sunku, bet reikia to siekti. Iš esmės iki pietų kasdien tenka dirbti po tris su puse valandos. Ir rask dieną, kai dirbsi tris su puse valandos be perstojo ir po pietų.

Peržiūrėkite savo tvarkaraštį. Ar jame yra vietos šiai taisyklei įgyvendinti? Jei nėra vietos, turite problemų. Ir jums reikia skubiai tai išspręsti.

Kas atsitiks, jei nesilaikysite šios taisyklės?

• Jūs nebūsite produktyvus.
• Darbą teks baigti po darbo valandų, naktimis arba praleisti savaitgalius.

Akivaizdu, kad tokioje būsenoje ilgai neištversi. Taigi pabandykite pertvarkyti savo tvarkaraštį, kad jis atitiktų taisyklę. Norėdami tai padaryti, galite:

• suplanuokite susitikimus taip, kad jie neatitrauktų jūsų nuo darbo;
• rasti dieną, per kurią nebus susirinkimų, susitikimų, planavimo susirinkimų;
• pasikalbėkite su savo vadovu: jis tikrai pasiruošęs optimizuoti jūsų dieną, kad dirbtumėte efektyviau.

Sudarę tvarkaraštį, kuris griežtai apibrėžia šiuos laiko blokus, laikykite jį taip, lyg tai būtų močiutės papuošalai. Šventa karvė. Vyno kolekcijos butelis.

Kad būtų lengviau laikytis naujojo tvarkaraščio, paaiškinkite sau, kodėl jums to reikia. Išsikelk sau tikslą. Pavyzdžiui, pasakykite: „Noriu užbaigti projektą per savaitę“.

Jums bus lengva ir malonu dirbti. Raskite patogią vietą, išjunkite pranešimus telefone, išgerkite kavos. Pagauk srautą ir įsitrauk į procesą.

2. Kas savaitę peržiūrėkite savo tvarkaraštį

Nuspręskite dėl savo prioritetų

Pirmadienį jūsų tvarkaraštyje turėtų būti numatytas 30 minučių laikotarpis. Išnaudokite šį laiką kitos savaitės kalendoriui peržiūrėti. Nuspręskite, kokius tris pagrindinius tikslus turite pasiekti per ateinančias septynias dienas. Kokie jūsų prioritetai?

Būtinai peržiūrėkite visus šios savaitės susitikimus. Jie neturėtų nutraukti darbo laiko blokų.

• Jei esate kviečiami dalyvauti renginyje, apie kurį nieko nežinote, parašykite organizatoriui ir teiraukitės renginio programos.
• Jei turite suplanuotą susitikimą su žmogumi, bet šį kartą neturite ką aptarti, atšaukite jį.
• Jei turite suplanuotą susitikimą ar pristatymą, taip pat suplanuokite tam tikrą pasiruošimo laiką.
• Jei nėra suplanuoto susitikimo, bet turite keletą svarbių klausimų asmeniui ar komandai, suplanuokite susitikimą, susitikimą ar bent jau paskambinkite telefonu.

Aktyvus planavimas nėra lengvas. Tačiau mainais gausite malonų jausmą, kad septynias dienas visiškai kontroliuosite savo laiką.

3. Paklauskite savęs, ar taip turite būti šiame susitikime

Susitikimai, susitikimai, pristatymai – visa tai suryja daug jūsų laiko. Dažniausiai tokie renginiai būna nepatogiai suplanuoti ir visiškai neefektyvūs. Kam jie apskritai reikalingi?

Kodėl mes ant jų pasirodome?

• Mes nenorime nuliūdinti kito žmogaus. Jis paskyrė jums susitikimą, o tai reiškia, kad jam reikia ką nors aptarti. Nenoromis sutinkate ateiti į susitikimą, aukodami savo svarbius reikalus.
• Jaučiamės įtraukti į procesą. Pavyzdžiui, jei visa komanda susirenka aptarti projekto, manote, kad būtinai turėtumėte ateiti. Priešingu atveju jūsų bendradarbiai manys, kad nesate toks atsidavęs kaip kiti.
• Noras būti žinioje. Jei susitikimas atrodo svarbus (pavyzdžiui, jame dalyvaus kažkas iš vadovybės arba planuojamas lemtingas sprendimas), natūralu, kad norisi jame būti.

Tiesą sakant, jūsų efektyvumas galėtų būti didesnis, jei liktumėte darbo vietoje ir neatsiribotumėte nuo proceso. Kaip žinoti, kuriame susitikime turite dalyvauti, o kurį galite praleisti? Naudokite šią taisyklę.

Į susitikimą turite atvykti, jei:

a) esate įsitikinęs, kad jūsų dalyvavimas turės įtakos susitikimo rezultatams, b) per šį susitikimą padidinsite savo efektyvumą.

Norėdami sužinoti, ar jūsų dalyvavimas turės įtakos susitikimo rezultatams, paklauskite savęs, ar ketinate kalbėti apie savo darbą, ar norite sėdėti tyloje. Galbūt salėje atsiras žmogus, kuris galės drąsiau ir geriau išreikšti savo nuomonę.

Norėdami sužinoti, ar po šio susitikimo būsite veiksmingesnis, paklauskite savęs, ar šiame susitikime sužinosite ką nors naujo. Jei nieko naujo nesužinosite, neketinate klausinėti, nekalbate apie savo darbą ir dėl to nesitikite konstruktyvios kritikos, greičiausiai jūsų efektyvumas nepadidės.

Jei nei pirmuoju, nei antruoju atveju negalite sau paaiškinti, kodėl turite atvykti į šį susitikimą, praleiskite jį. Jūsų laikas ribotas ir kiekvieną minutę turite išnaudoti protingai.

4. Padarykite savo susitikimus efektyvius

Tam tikri susitikimai ir susitikimai gali būti efektyvesni ir produktyvesni. Patikrinkite, ar jūsų darbo renginys atitinka šiuos kriterijus ir atsakykite į kelis klausimus.

• Yra aiški susirinkimo darbotvarkė ir tikslas. Jei ne, paprašykite organizatoriaus susitikimo pabaigoje tiksliai paskelbti, ką reikia pasiekti.
• Ar susirinkime dalyvauja tie, kurie nedalyvauja posėdyje? Kuo didesnis planavimo susirinkimas, tuo daugiau kainuoja kiekvienam komandos nariui, tuo daugiau įgūdžių ir gebėjimų reikalaujama iš vadovo.
• Ar galėtumėte padalinti didelį susirinkimą į kelis mažesnius susitikimus? Taigi, susitikimo metu dirbs visa komanda, išsakys savo nuomonę, aptars nuveiktus darbus.
• Ar diskusija nutrūksta? Sekite laiką: pasikeitus pokalbio temai, lengva prasiblaškyti ir pamiršti, kiek minučių liko iki susitikimo pabaigos. Neleiskite sau taip neapgalvotai švaistyti savo brangaus laiko. Priminkite savo kolegoms: „Mums liko 10 minučių, o kelių klausimų nepalietėme“.

5. Palikite laiko studijoms ir kūrybai

Ne visas svarbias užduotis reikia atlikti skubiai. Tačiau būtinai suplanuokite laiką šiai veiklai.

Priklausomai nuo to, kokį tikslą išsikėlėte sau, palikite langą studijoms, kūrybai ar įkvėpimo paieškai. Jis gali būti gana mažas – vos pora valandų. Tačiau po kelerių metų pasakysite sau ačiū už šias laimingas valandas. Net ir tokia nedidelė investicija ateityje duos pelno.

Pavyzdžiui, aš labai mėgstu piešti ir tikiu, kad šio įgūdžio negalima prarasti. Todėl mano tvarkaraštyje dvi valandos skirtos tik piešimui. Dažau sekmadienį, tai yra mažiausiai užimta diena mano tvarkaraštyje. To pakanka, kad smagiai praleistum laiką ir nepamirštum, kaip rankose laikyti teptuką.

6. Atsiminkite: turite padaryti viską, ką suplanavote

Nepriklausomai nuo to, ar tau patinka tai daryti, ar ne.

Labai mėgstu dvigubą sūrio mėsainį, bet valgau jį daug rečiau nei salotas, dribsnius ir sriubas. Tiesiog todėl, kad nuolat valgyti dvigubus sūrio mėsainius nebus sveika ir stipru. Kartais labai sunku prisiversti valgyti tinkamą maistą. Tačiau šias silpnybes reikia įveikti, nes tai naudinga sveikatai.

Tas pats pasakytina ir apie jūsų tvarkaraštį. Daryk tai, ką myli. Daryk tai, ką mėgsti ne tiek, o tai, kas naudinga tau, karjerai, sveikatai, tobulėjimui. Elementai jūsų tvarkaraštyje atsirado ne be priežasties: mes jau išmetėme viską, kas nereikalinga, yra tik tai, kas padės jums tapti geresniu.

Dabar tvarkaraščio pažeisti negalima.