Kaip planuoti reikalus naudojant ALPEN metodą ir viską suspėti

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Laiko valdymas vokišku tikslumu.

Kas yra ALPEN metodas

Tai dar vienas būdas susiplanuoti reikalus taip, kad garantuotai viskam spėtumėte laiko ir tuo pačiu neišprotėsite nuo krūvio. Jį išrado vokiečių ekonomikos profesorius ir laiko valdymo ekspertas Lotharas Seivertas.

Metodo autorius suskirstė jį į penkis komponentus. Pirmosios laiptelių pavadinimų raidės galiausiai virto vokišku žodžiu ALPEN (rusiškai „Alpės“):

A - sudaryti užduočių sąrašą (Aufgabenas);

L - reikiamo laiko sąmata (L änge schätzen);

P - planuoti buferio laiką (Pufferzeiten einplanen);

E - užduočių prioritetų nustatymas (Entscheidungen treffen);

N - apibendrinant (Nachkontrolle).

Metodo esmė – suprasti, kurioms užduotims tikrai verta skirti laiko, o kurias galima palikti vėlesniam laikui. Be to, būkite realistiški dėl laiko, kurį turėsite praleisti, ir atminkite, kad darbas be pertrūkių yra kelias į perdegimą.

Iš esmės ALPEN metodas yra blokų planavimo derinys su Eizenhauerio matrica iš klasikinio laiko valdymo.

Kaip planuoti atvejus naudojant ALPEN metodą

Padaryti sąrašą

Užsirašykite viską – visus dalykus, kuriuos norėtumėte nuveikti šiandien. Tiesiog užsirašykite: į popierinį sąsiuvinį, sąsiuvinį ar planuoklį telefone.

Pagunda sudaryti minties sąrašą, be abejo, didelė, tačiau žmogaus „darbinės“atminties resursai nėra neriboti. Remiantis kai kuriomis ataskaitomis, jame vienu metu galima saugoti iki keturių užduočių ar objektų.

Negaiškite laiko pirmiausia nustatydami prioritetus – tiesiog užsirašykite viską, kas ateina į galvą. Sąrašas tikrai pasirodys bauginančiai įspūdingas. Viskas gerai, taip ir turi būti.

Apskaičiuokite, kiek laiko tai užtruks

Kiekvienas, kas bent kartą bandė planuoti dalykus, beveik neabejotinai užlipo ant mėgstamo naujokų laiko planavimo grėblio: sudarė 15 užduočių sąrašą, bet galiausiai nepadarė nė pusės, nes jos, pasirodo, fiziškai. netelpa į darbo dieną. Dėl to susierzinau ir atsisakiau visų šių naujai sukurtų laiko valdymo metodų.

Kad taip neatsitiktų, turite suprasti laiko sąnaudas. Pagalvokite, kiek minučių ar valandų užtruks kiekviena jūsų sąraše esanti užduotis. Būkite kiek įmanoma realistiški. Remkitės ankstesne patirtimi ir nepamirškite savo asmenybės bruožų, jei, pavyzdžiui, greitai pavargstate ar atidėliojate. Reikia atsiminti, kad visi šie reikalai skirti tau, o ne įsivaizduojamam antžmogiui.

Baigę skaičiuoti, prie kiekvieno elemento užsirašykite numatomą laiką.

Suplanuokite savo buferio laiką

Kita dažna klaida – planuoti dalykus po vieną. Tokia strategija, pirma, neatsižvelgia į tai, kad žmogui reikia daryti pertraukas, antra, tai lemia tai, kad visi planai rizikuoja žlugti dėl vieno nedidelio vėlavimo ar nenugalimos jėgos.

Susitikimas užsitęsė kiek ilgiau nei buvo numatyta, rangovas užsakymą davė kiek vėliau, dalis kolegų pavėlavo, įkliuvai kamštyje, vaikas darželyje ilgai rengėsi – ir viskas, toliau nurodyti dalykai turi būti atidėti arba net atšaukti ir perbraižyti visai dienai. Tai dažniausiai būna labai pikta ir varginanti.

Todėl po kiekvienos užduoties svarbu į planą įtraukti vadinamąjį buferio laiką, tai yra tokį, kurio niekuo neužimsi.

Jei kas nors nepavyks, šios tuščios vietos padės jums susitvarkyti su likusiu verslu. O jei nenugalimos jėgos neįvyksta, buferio laiką išnaudojate pertraukai: išgerkite kavos, pasivaikščiokite, paskaitykite knygą ar tiesiog sėdite tyloje. Galiausiai šį laiką galite skirti papildomoms užduotims ar asmeniniams projektams.

Jūs turite patys nustatyti buferio blokų dydį. Idealiu atveju pagal ALPEN metodą jie turėtų sudaryti iki 40% darbo laiko.

Suteikite užduočių prioritetus

Šiame etape dažniausiai tampa aišku, kad turint reikiamą laiką ir buferio blokus, darbų sąrašo, kurį žmogus pirmą kartą sudarė, fiziškai neįmanoma įveikti per dieną. Todėl turite nustatyti prioritetus ir pasirinkti, kurias užduotis palikti, o kurias atšaukti ar perplanuoti.

Tam tinka klasikinis įrankis - Eisenhower matrica. Pagal jį visos užduotys iš sąrašo sąlygiškai suskirstytos į keturias kategorijas:

1. Svarbus ir skubus. Pirmiausia juos reikia spręsti.
2. Svarbu, bet ne skubu. Galite skirti tam laiko, kai susidorosite su pirmąja grupe.
3. Skubiai, bet nesvarbu … Geriau juos deleguoti arba padaryti trečioje vietoje po svarbių, kad nereikėtų skirti jiems visos dienos ir nepakliūti į skubos pinkles.
4. Nesvarbu ir nesvarbu … Jie turėtų būti ištrinti, perduoti kam nors arba įdėti atgal.

Taigi jūsų sąrašas gerokai sumažės ir taps daug artimesnis realybei.

Apibendrinti

Dienos pabaigoje atidarykite savo dienos planavimo programą ir užduokite sau kelis klausimus:

• Ką pavyko padaryti, o ko ne?
• Ar turėjote pakankamai laiko visoms suplanuotoms užduotims atlikti?
• Ar teisingai įvertinau reikalingą laiką, ar kitą kartą turėčiau skirti daugiau?
• Ar mano plane buvo pakankamai buferinio laiko, kad būtų galima kompensuoti force majeure ir turėti laiko pailsėti?
• Ar turiu laiko tvarkyti ir svarbius, ir neatidėliotinus reikalus, kad nesutrikčiau terminų, bet tuo pačiu neįklimpčiau rutinoje?
• Ką daryti, kad kitą kartą planas man būtų patogesnis?

Kai atsakysite į juos, perskirkite užduotis, kurių neatlikote, kitai dienai. Ir susikurkite naują planą, galvodami apie „klaidų taisymą“.