Kaip susitvarkyti reikalus ir viską suspėti: išsamus GTD sistemos vadovas

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Nuo teorijos iki šablono, padedančio planuoti bet kokį projektą.

Kodėl GTD yra geras?

Produktyvumo paslaugų problema ta, kad kiekvienas save pozicionuoja kaip vietą, kur gali išspręsti visas problemas, kaupti informaciją, bendrauti. Daugumoje paslaugų prašoma nustatyti prioritetus ir pagal juos veikti.

Tačiau retas gali susikoncentruoti į svarbių užduočių atlikimą ir nekreipti dėmesio į įvairiausias smulkmenas: skubias užduotis, kolegų, draugų ar pažįstamų prašymus. Kai užduočių daug, sunku su jomis susidoroti. Todėl praktikoje reikalų tvarkymui tenka naudotis keliomis paslaugomis. Kai yra daug reikalų, pradedame pasimesti šiose paslaugose ir sąrašuose ir galiausiai nustojame jomis naudotis.

„Getting Things Done“(GTD) metodika pateikia universalų planą, kaip sukurti vieną sistemą, kurioje galite išspręsti bet kokią problemą. Galėsite atsipalaiduoti ir nesijaudinti, nes būsite tikri, kad nieko nepamiršite. Tinkamu metu sistema parodys, ką reikia padaryti ir į ką sutelkti dėmesį.

Tai kodėl tiek daug dirba neproduktyviai?

Žmonės pradeda neproduktyviai dirbti, kai yra daug projektų, atvejų ir užduočių. Jiems sunku visa tai laikyti savo galvose, o juo labiau susidėlioti prioritetus. Todėl arba išvis nieko nedaroma, arba daroma tai, kas lengviausia, o svarbūs reikalai atidedami vėlesniam laikui. Iškyla kita problema: kai vakar reikėjo spręsti skubius darbus.

Be to, žmogus pradeda greičiau pavargti, tampa irzlus. Jis nuolat laksto kaip voverė rutinos rate, o išties svarbūs, piniginiai ir strateginiai projektai lieka nuošalyje.

Su šia situacija susidoroti padės sistema „Getting Things Done“, kurią David Allen aprašė knygoje, kuri buvo išleista 2001 m. ir tapo pasauliniu bestseleriu.

Papasakokite apie pagrindines GTD sąvokas, kurias turite žinoti

Rutina – tai tie darbai, mintys ir rūpesčiai, kurie trikdo, blaško ir eikvoja energiją. Kol rutina nebus paversta užduotimis, jos negalima kontroliuoti. Daugkartinis tų pačių problemų apmąstymas yra neefektyvus kūrybinės energijos panaudojimas, sukeliantis nusivylimą ir stresą.

GTD tikslas – išlaisvinti galvą nuo rutinos ir pašalinti vidinį stresą.

Žmogaus operatyvinė atmintis- smegenų sritis, kurioje yra trumpalaikė atmintis. Čia dažniausiai dedame einamuosius nebaigtus darbus, kitiems duotus pažadus ir kitas mus varginančias mintis. Deja, yra ribotas rutinos kiekis, kurį galite saugoti, kad jūsų smegenys veiktų tinkamai. Jei jūsų RAM yra pilna, jus atitraukia smulkūs darbai ir pamirštate apie savo tikslus, o tai sukelia stresą.

Informacijos rinkimo įrankiai- kur eina informacija ir kur įrašote, ką reikia padaryti. Pavyzdžiui:

• organizatoriai;
• Sąsiuviniai;
• paštas;
• kalendorius;
• balso įrašytuvas.

Krepšelis "Gautieji"- viena saugykla kasdienybei, kurią paverčiate užduotimis ir užduotimis. Viena iš svarbiausių darbo su gautaisiais taisyklių yra reguliariai juos valyti.

Paprasti veiksmai – vieno žingsnio veiksmai, kuriems atlikti reikia mažiau nei dvi minutes. Praktiškai tokiems reikalams patogiau skirti penkias minutes.

Projektas - užduotis, kuriai atlikti reikia daugiau nei vieno žingsnio. Būtina palikti priminimą apie projektą ir aprašyti pirmuosius jo įgyvendinimo žingsnius. Dėl to projektas virsta paprastu veiksmu, kurį galima atlikti per kitas penkias minutes ir gauti galutinį rezultatą.

Projekte turi būti nuoroda į kortelę ar failą, kuriame aprašomos detalės: atsakingas, terminai, kategorija (pvz. „Rinkodara“, „Teisinė“, „Plėtra“), nuorodos į mažesnes korteles su užduotimis. Šią struktūrą patogu organizuoti „Trello“.

Kontekstinis sąrašas - užduočių, kurias patogu atlikti tam tikromis sąlygomis, sąrašas. Pavyzdžiui, kontekstiniame sąraše „Pirkiniai“bus sąrašas dalykų ir produktų, kuriuos reikia įsigyti parduotuvėje. Skambučių sąraše gali būti skambučių, kuriuos reikia atlikti, kai esate laisvi, sąrašas.

Patogu sudaryti individualius kontekstinius sąrašus žmonėms, su kuriais dirbate ir bendraujate. Susitikę su konkrečiu asmeniu galite greitai atidaryti sąrašą ir išspręsti reikiamus klausimus.

Kaip naudotis kalendoriumi?

Į kalendorių reikia įrašyti:

• veiksmai, kuriuos reikėtų atlikti tam tikru laiku (susitikimai, dalykiniai susitikimai, seminarai);
• veiksmai, kuriuos reikia atlikti konkrečią dieną (baigti projektą iki konkrečios datos, dalyvauti konferencijoje);
• informacija apie konkrečias datas (jubiliejus, gimtadienius, šventes).

Naudoju „Google“kalendorių, kad galėčiau stebėti visus šiuos dalykus. Ši paslauga patogi, nes:

• pasiekiama tiek iš telefono, tiek iš kompiuterio;
• Viename ekrane vienu metu gali būti rodomi keli kalendoriai;
• išmaniajame telefone yra priminimų.

Jei ką nors įtraukėte į kalendorių, tai darote arba atidedate kitai datai. Nereikia perkrauti kalendoriaus darbų sąrašu, kuris reguliariai perkeliamas iš dienos į dieną. Tokiems sąrašams yra atskiri sprendimai.

Jei reguliariai reikia skambinti klientams, tiekėjams ar rangovams tam tikru laiku, geriau tam naudoti CRM sistemą.

Kokius sąrašus turėtumėte sudaryti?

Prioritetinių veiksmų sąrašai

Savaitinės ataskaitos sudarymas, konkurentų svetainės apžiūrėjimas, pašto dėžutės gautųjų išvalymas, techninės užduoties dizaineriams surašymas – visi šie veiksmai užtrunka ilgiau nei dvi minutes, tačiau jų niekam negalima deleguoti. Tokius dalykus įtraukiame į prioritetinių veiksmų sąrašus ir atliekame per dieną.

Darbo su tokiais sąrašais taisyklės:

• Sąrašų neturėtų būti daug, užtenka dviejų ar trijų. Pavyzdžiui, asmeninis, darbas, šeima. Jei iš sąrašo turite užduotį konkrečiai dienai, nustatykite priminimą kalendoriuje.
• Šiame sąraše užduotis patogu pažymėti pagal kontekstą: „Kelyje“, „Prie kompiuterio“, „Skaityti“, „Pirkti“, „Pažadai“. Užduotys gali turėti vieną ar daugiau etikečių. Pavyzdžiui, užduotis „Pavaikščiok šunį“reikštų projektą „Asmeninis“ir etiketę „Pažadai“.
• Prieš įtraukdami užduotį į sąrašą, pagalvokite, ar ją apskritai reikia atlikti. Jei atsakymas yra teigiamas, nuspręskite, ar jums reikia asmeniškai užbaigti bylą. Juk galima pavaldiniui nusiųsti balso žinutę ir jam deleguoti. Jūsų priskirtos užduotys bus pažymėtos „Paskirta“. Jame bus atvejai ir iš Darbų sąrašo, ir iš Asmeninių sąrašų.
• Reguliariai peržiūrėkite sąrašus. Padarykite tai, kai turite laisvą minutę. Perkelkite užduotis, kurias reikia atlikti pirmiausia.
• Išvalykite savo darbų sąrašus bent kartą per mėnesį.

Sąrašas "Kada nors"

Šiame sąraše bus dalykų, kuriems nereikia aktyvių veiksmų. Gali būti:

• knygos, įrašai, video mokymai, kuriuos norite įsigyti;
• naudingų įgūdžių, kuriuos norite įvaldyti;
• vietas, kurias norite aplankyti;
• dalykų, kuriuos norite nusipirkti.

Turite periodiškai peržvelgti šį sąrašą, užsirašyti pastabas ir paversti juos tikslais, dėl kurių bus atliktas darbas.

Kaip saugoti informacinę informaciją, kuri bus naudinga ateityje?

Ši informacija nereikalauja jokių veiksmų. Pagrindiniai šios informacijos saugyklos kriterijai:

• Patogi paieška pagal pavadinimus, žymas, trumpus aprašymus.
• Lengva talpinti informaciją saugykloje.
• Intuityvi informacijos saugojimo struktūra. Kai atsiranda naujų duomenų, turite greitai pasirinkti kategoriją ir subkategoriją, kur juos dėti.
• Saugyklos prieinamumas iš bet kurio įrenginio.

Ar yra privalomi GTD ritualai?

Taip, jų yra keletas.

Visos informacijos rinkimas į „Inbox“krepšelį

Yra daug informacijos rinkimo įrankių. Bet visa tai turėtų sutekėti į vieną vietą, su kuria dirbsite ir toliau.

Gautųjų šiukšliadėžės ištuštinimas

Kartą ar du per savaitę turėsite peržiūrėti gautųjų sąrašą ir rūšiuoti sukauptus aplankus ar nuorodas. Šis ritualas turėtų tapti įpročiu, kuris susidaro iš suprantamo veiksmų algoritmo ir sistemingo jų kartojimo.

Turėtumėte turėti paprastą, nuoseklų planą, kaip kas savaitę išvalyti užduočių sistemą. Sukurkite kalendorių, kuriame pažymėsite dienas, kada buvo nagrinėjamos bylos. Paskirkite sau prizą, jei, pavyzdžiui, per 30 dienų bent 20 ištuštinsite gautuosius ir perbraukite dienas kalendoriuje.

Prioritetinių veiksmų sąrašo ir sąrašo „Kada nors“patikslinimas, prioritetų nustatymas

Peržiūrėdami sąrašus, svarbu teisingai nustatyti prioritetus ir realistiškai vertinti savo stipriąsias puses. Tai būtina, kad neapkrautumėte savęs sunkiais darbais ir nenukentėtumėte suvokus savo neefektyvumą.

Nereikalingų krepšelių sunaikinimas

Dažnai bendraujant su kolegomis ir partneriais atsiranda naujos pašto dėžutės, dokumentai, sąrašai.

Jūsų užduotis – viską kiek įmanoma automatizuoti, kad duomenys patektų į aplanką Inbox.

Tai gali būti pašto dėžutė arba elektroninė planavimo priemonė. Automatizavimui ir informacijos peradresavimui tinka IFTTT ir Zapier paslaugos. Turėtų būti mažiau krepšelių informacijai rinkti.

Kaip dirbti su „Inbox“krepšeliu ir rūšiuoti susikaupusias dėžutes?

Pirmiausia iš gautųjų ištraukite užduotį, atvejį arba informaciją ir atsakykite į klausimą: „Kas tai? Ar tau tikrai reikia ką nors daryti?"

Jei jums nieko nereikia daryti, turite dvi galimybes. Jei tai nebenaudingos šiukšlės, jas išmetate. Jei tai naudinga informacija, įdėkite ją į archyvą. Jis turėtų būti suskirstytas pagal kategoriją ir žymą, kad būtų lengva rasti tai, ko ieškote.

Jei reikia ką nors daryti su informacija, yra trys parinktys:

1. Užpildykite reikalingą. Jei veiksmas svarbus ir neužtruks ilgiau nei 2-5 minutes.

2. Deleguoti kam nors. Jei veiksmas trunka ilgiau nei dvi minutes, pagalvokite, ar galite jį kam nors perduoti.

Deleguojant kam nors reikia parašyti:

• galutinis rezultatas;
• darbo planas (kelias į tikslą);
• užduoties įvykdymo terminas;
• kontrolės data ir rezultatas, kuris turi būti jai paruoštas (tarpinis arba galutinis).

3. Atidėti ateičiai. Tai darydami nurodykite:

• norimas rezultatas;
• artimiausias kitas veiksmas, kurį reikia atlikti. Atminkite: neįmanoma užbaigti projekto kaip visumos, galite atlikti tik konkrečius paprastus veiksmus, kurie priartins jus prie galutinio rezultato;
• terminas. Jei tikslaus laiko tarpo nėra, įtraukite veiksmą į sąrašą „Kada nors“.

Galite siųsti žinutes sau, kad gautumėte jas paskirtą dieną. Tam tinka ir „Google“kalendorius su priminimu reikiamą dieną, ir „Boomerang“pašto programa, kuri tam tikru laiku atsiųs el.

Kaip planuoti savo darbus?

Visas darbas gali būti suskirstytas į tris etapus:

1. Iš anksto suplanuotų įgyvendinimas. Tai gali būti tiek strategiškai svarbūs dalykai, kurie priartina prie tikslo, tiek rutina, kurią tiesiog reikia padaryti.
2. Atlikti darbą taip, kaip netikėtai pasirodo. Būtent tada per dieną atkeliauja užduotys iš kolegų, vadovų, klientų laiškai.
3. Tolimesnių darbų planavimas: sąrašų sudarymas ir tikslinimas, prioritetų nustatymas. Šis momentas neturėtų užtrukti per ilgai, kad galėtumėte planuoti planavimo tikslais.

Atvejų ir užduočių planavimo praktika (atmintinė) aprašyta Davido Alleno knygoje.

David Allen asmeninio našumo ir laiko valdymo konsultantas, GTD produktyvumo metodikos autorius

Proginei knygai reikia 43 aplankų: 31 pažymėtas skaičiais nuo 1 iki 31, dar 12 su mėnesių pavadinimais. Kasdieniai aplankai dedami į priekį nuo rytojaus. Už aplanko su numeriu 31 yra kito mėnesio aplankas, o už jo – aplankai su likusiais mėnesiais.

Kitos dienos aplanko turinys kasdien perkeliamas į šiukšliadėžę, tada aplankas dedamas už paskutinio dienos aplanko (tarsi perkeliamas į kitą mėnesį). Kai atlaisvinsite einamojo mėnesio 31 aplanką, už jo bus aplankas su naujo mėnesio pavadinimu, po kurio bus aplankai su naujo mėnesio dienomis. Taip pat aplankas su einamuoju mėnesiu, kai jis praėjo, perkeliamas į kitus metus.

Konkrečiame aplanke reikia saugoti dokumentus, reikalaujančius konkrečių veiksmų (forma, kurią būtina užpildyti, laišką siųsti).

Kad sistema veiktų, ją reikia atnaujinti kasdien. Jei pamiršite atnaujinti rytojaus aplanką, negalėsite pasitikėti sistema. Praleis svarbią informaciją, kurią teks spręsti kitais būdais.

Jei išvykstate kelioms dienoms, prieš išvykdami turite patikrinti dienų, kuriomis nebūsite, aplankus.

Kaip tai organizuoti praktiškai, atsižvelgiant į šiuolaikines planavimo sistemas:

1. Vietoj įsimintinos knygos naudokite tvarkyklę su kiekvienos dienos darbų sąrašais ir įveskite į ją dabartinės dienos užduotis. Susitikimai ir reikalai, susieti su laiku, pirmiausia turėtų būti registruojami, o priminimai turi būti nustatyti taip, kad sistema apie juos praneštų iš anksto.
2. Sukurkite failą su mėnesio darbų sąrašu. Tai sąrašas, ką norite nuveikti per šį laiką. Pridedate bylas prie jo visą mėnesį. Užduočių peržiūra turėtų būti atliekama kartą per savaitę. Planuodami svarbiausias užduotis paskirstykite savaitę po savaitės, kad suprastumėte savo prioritetus. Pirmiausia juos atliksite, kitaip visas laikas eis smulkiems ir skubiems reikalams.
3. Sukurkite failą su metų planais. Jis turėtų būti peržiūrimas kartą per mėnesį. Bylos iš šios bylos perkeliamos į mėnesio planus.
4. Kurkite metų planus, remdamiesi ilgalaikiais 3-5 metų tikslais. Šiuos dalykus geriau skirti arba metų pabaigoje, arba per atostogas, kai galva neapkrauna kasdienių darbų.

Šiuos keturis taškus Davidas Allenas vadina natūralia planavimo sistema. Ši sistema leidžia judėti link jums svarbių tikslų ir negaišti laiko rutinai.

Ar yra universalus planas, kurį būtų galima naudoti planuojant bet kokį projektą?

Žinoma. Davidas Allenas tai vadina natūralaus planavimo modeliu. Jį sudaro keli žingsniai.

1 žingsnis. Tikslas ir idealaus rezultato paveikslas

Apibrėžkite tikslą arba idealų galutinį rezultatą, įsivaizduokite, kad jį pasiekėte.

Apibūdinkite jį su visais sėkmės kriterijais (pinigai, žmonės, pripažinimas). Kuo detaliau apibūdinsite galutinį rezultatą, tuo stipresnė bus motyvacija, ypač tais momentais, kai reikia atlikti konkrečius veiksmus, tačiau tam nėra laiko.

2 žingsnis. Principai

Apibūdinkite principus, kurių vadovausitės siekdami savo tikslo. Pavyzdžiui: „Suteiksiu žmonėms visišką veiksmų laisvę, jei jie… (neviršys biudžeto, užbaigs projektą iki konkretaus termino).“Paklauskite savęs: „Kokie veiksmai gali trukdyti mano veiklai? Kaip galiu jų išvengti?"

Principai yra aiškūs ir pateikia patikimą veiklos valdymo gairę.

3 žingsnis. Protų šturmas

Pasistenkite užsirašyti visas įvairias mintis, kurios ateina į galvą.

Pagrindiniai minčių šturmo principai:

• neteisk;
• nesiginčyti;
• nevertinti;
• nekritikuoti;
• galvoti apie kiekį, o ne apie kokybę;
• šalutinė analizė ir organizavimas.

4 žingsnis. Projekto planas sąrašo forma

Suskirstykite savo minčių šturmo rezultatus į darbų sąrašą. Pradėkite planuoti pabaigoje ir grįžkite atgal. Taip galėsite lengvai planuoti ir nustatyti pirmąjį žingsnį savo tikslo link. Planavimo pavyzdys nuo pabaigos:

Tikslas (idealus rezultatas): Galiu kalbėti ispaniškai ir suprasti žmones.

Kodėl tai: Noriu bendrauti nedalyvaujant vertėjams per verslo derybas su Ispanijos partneriais ir laisvai bendrauti su kitais atostogaujant Ispanijoje.

Žingsniai link tikslo:

• Vienas žingsnis iki tikslo: radau ispanų gimtąją kalbą ir du kartus per savaitę su juo kalbuosi.
• Vienas žingsnis prieš: išlaikiau B1 kalbos egzaminą.
• Vienas žingsnis prieš: išlaikiau A1 kvalifikacijos testą.
• Žingsnis prieš tai: aštuonis kartus per mėnesį lankiau ispanų kalbos pamokas ir atlikau visus namų darbus.
• Vienas žingsnis prieš tai: užsirašiau į ispanų kalbos kursus ir sumokėjau už mėnesio studijas.
• Vienas žingsnis prieš: surinkau informaciją apie ispanų kalbos kursus ir sudariau palyginimo lentelę.
• Pirmas žingsnis: kalendoriuje suplanavau laiką, kada rinksiu informaciją apie ispanų kalbos kursus.

Kai komanda atlieka vieną užduotį ir visą planą reikia sutvarkyti vienoje vietoje, patogu naudoti Ganto diagramą. Pirmas stulpelis jame – etapai kelyje į tikslą, antrasis – atsakingieji. Toliau bus stulpeliai su laiko periodu. Ląstelėse bus nurodyta konkretaus etapo būsena, pvz., „Suplanuota“, „Vykdoma“, „Atlikta“, „Atidėta“.

GTD ir natūrali planavimo sistema gali atrodyti bauginančiai. Tačiau pritaikę jį sau ir pradėję reguliariai naudoti, pajusite, kad viskas yra daug lengviau, nei atrodė iš pirmo žvilgsnio.