Kaip nustoti kentėti dėl artėjančių terminų

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Paradoksas: jei bijote, kad nespėsite atlikti darbų laiku, sutrumpinkite terminą.

„CareerCast“apklausos duomenimis, terminai yra viena dažniausių streso priežasčių darbo vietoje.

Bet jei nustosite neigiamai vertinti terminus, sutaupysite daug nervų. Štai keletas veiksmingų gudrybių, padėsiančių greičiau pradėti veikti.

1. Vietoj vienos datos nustatykite kelias

Ekonomistai Danas Ariely ir Klausas Wertenbrochas atliko tyrimus, siekdami išsiaiškinti, kaip žmonės planuoja užduotis ir vengia vilkinimo. Dalykai buvo suskirstyti į tris grupes, jiems visiems buvo suteiktas darbas, suskirstytos į tris užduotis ir nustatyti skirtingi laiko rėmai:

1. Pirmajai grupei buvo nurodyta atlikti vieną užduotį per savaitę ir kas 7 dienas pranešti apie pažangą.
2. Antrajai grupei buvo skirtos trys savaitės visoms užduotims atlikti.
3. Trečioji grupė terminus nustato savo nuožiūra.

Todėl pirmoji grupė, kuri buvo priversta kas savaitę atsiskaityti apie užduotis, dirbo daug geriau – žmonės mažiau klydo ir tiksliau laikėsi terminų.

Tyrimai rodo, kad geriausias būdas nustatyti realiausius ir mažiausiai įtemptus terminus yra suskaidyti didelius projektus į smulkesnes užduotis, kiekvienai nurodant skirtingą terminą.

Pavyzdžiui, užduotis „pateikti projektą klientui iki rugpjūčio 15 d.“jums gali būti gana įtempta – atrodo pernelyg bauginanti. Tačiau parinktys „padaryti eskizą iki liepos 1 d.“, „padaryti maketą iki liepos 15 d.“, „sukurti prototipą iki liepos 31 d.“atrodo daug paprastesnės ir prieinamesnės – turite konkrečius terminus ir konkrečius veiksmus, kurių reikia imtis.

Be to, tolygus laiko planavimas leidžia pajusti pažangą, o tai dar labiau motyvuoja. Pavyzdys iš gyvūnų karalystės: Psichologas Clarkas Hullas ištyrė, kaip žiurkės naršo labirintuose ieškodamos maisto. Jis nustatė, kad gyvūnai, kurie jau rado vieną atlygį, įdėjo daugiau pastangų tęsdami paieškas. Hullas tokį elgesį pavadino tikslo gradiento hipoteze.

Jei vizualiai stebite darbo pažangą, gausite papildomą paskatą neatpalaiduoti pastangų. Paprasčiau tariant, kai išbraukiate vis daugiau punktų eidami žemyn savo darbų sąraše, tai paskatins jus greičiau baigti darbą. Yra daugybė užduočių tvarkyklių, leidžiančių stebėti pažangą – pasirinkite bet kurią.

2. Raskite savo idealų streso lygį

Esame įpratę manyti, kad stresas yra vienareikšmiškai blogas dalykas ir idealiu atveju jo reikėtų vengti visais įmanomais būdais. Tačiau taip nėra. Mažais kiekiais stresas gali mus motyvuoti.

Yerkes-Dodson dėsnis, kurį dar 1908 metais suformulavo psichologai Robertas Yerkesas ir Johnas Dodsonas, teigia, kad kuo žmogus labiau psichiškai įtemptas, tuo efektyviau jis dirba. Bet pasiekus tam tikrą šios būsenos slenkstį produktyvumas krenta ir žmogus pasiduoda.

Kai patiriame stresą, organizme pakyla adrenalinas, todėl tampame budresni, paaštrina pojūčius ir suteikia jėgų. Stresas yra tam tikras dopingo vartojimas, kuris mums laikinai suteikia tiek fizinės, tiek psichinės energijos.

Kaip pasirinkti idealų streso lygį?

• Sudėtingiems projektams reikia nedidelės įtampos. Jie patys sukelia jaudulį, jums nereikia jaudintis toliau.
• Vidutinio sunkumo problemos reikalauja vidutinio streso.
• Aukštas lygis puikiai tinka paprastoms užduotims, kad paskatintų jus tinkamai jas atlikti.

Paprastoms užduotims nustatykite trumpus terminus, neatidėliokite jų vėlesniam laikui. Artėjant prie galutinio termino padidės streso lygis – tai paskatins jus toliau.

3. Iš anksto sutrumpinkite terminus

Jei stengiatės laikytis termino, bet turite motyvacijos problemų, gali padėti trumpesnių terminų nustatymas.

2018 m. žurnale „Consumer Research“paskelbtame tyrime eksperimentuotojai paprašė kelių žmonių užpildyti apklausą. Vienai grupei tam buvo skirta savaitė, antrai – dvi.

Spėkite, kuri grupė anketą užpildė laiku? Ta, kuri turi mažiau laiko.

Kito eksperimento metu tie patys mokslininkai davė grupei studentų pasirinkimą: arba atlikti skubesnę užduotį ir gauti tris šokoladus, arba atlikti mažiau deginantį darbą ir gauti penkis šokoladukus kaip atlygį. Ir dauguma studentų pirmenybę teikė pirmajam variantui, nors atlygis ten buvo mažesnis.

Tyrėjai padarė išvadą, kad yra vadinamasis skubos efektas: esame suinteresuoti greitai atlikti užduotis, net jei iš to gauname mažiau naudos. Skubūs reikalai, kaip rašo eksperimentuotojai, yra labai patrauklūs.

Imtis užduoties su ilgu terminu nėra lengva, nes jaučiame, kad tokios užduotys yra sunkesnės, nes užima daugiau laiko. Esame linkę atidėti dalykus, kurie, mūsų nuomone, užima daug laiko, tačiau trumpesni terminai mus motyvuoja kuo greičiau atlikti darbą.

4. Pasidalinkite savo tikslais ir pažanga su kolegomis

2015 metais Amerikos talentų ugdymo asociacija (ATD) atliko tyrimą ir nustatė, kad jei apie savo pažangą darbe pranešate kitam asmeniui (šefui, kolegai ar tiesiog draugui), jūsų šansai užbaigti tai, ką pradėjote, padidėja 65%. Jie taip pat padidėja 95%, jei reguliariai teikiate ataskaitas apie savo pasiekimus komandai.

Šios išvados atitinka Dano Ariely ir Klauso Wertenbrocho tyrimus, kuriuos minėjome anksčiau. Jie nustatė, kad darbuotojai, kuriems terminus paskyrė kiti žmonės, užduotis atliko greičiau ir efektyviau nei tie, kurie planavo savo laiką.

Tegul kas nors kitas nustato terminus už jus, o jūs jų laikykitės ir praneškite apie pažangą. Jei neturite lyderio, susiraskite sau partnerį, kuris jus valdys.

5. Paverskite terminų laikymąsi žaidimu

Psichologas Mihai Csikszentmihalyi savo TED kalboje srautą apibūdino kaip laimės paslaptį. Flow – tai būsena, kai esi toks susikaupęs ir užsidegęs darbui, kad net nepastebi, kaip laikas bėga.

Kai esame srauto būsenoje (tai dar vadinama maksimalaus pažinimo efektyvumo periodu), pasikeičia net mūsų smegenų veikla. Prefrontalinėje žievėje didėja deguonies prisotinto hemoglobino koncentracija, didėja smegenų darbingumas. Kai mums nuobodu, to nebūna ir mums sunkiau susikoncentruoti į atliekamą užduotį.

Todėl verta taikyti žaidimo principą, ypač tais atvejais, kurie jums atrodo neįdomūs. Nuobodžios užduotys nepadeda laikytis terminų. Pavertę savo darbą žaidimu, padarysite jį smagiau ir padidinsite motyvaciją viską užbaigti laiku.

Yra daug būdų, kaip žaisti nuobodžias užduotis. Pavyzdžiui, galite konkuruoti su savo bendraamžiais, kad pažadintumėte jaudulio dvasią. Arba įdiekite kokią nors specializuotą programą (pavyzdžiui, Habitica), kuri suteiks jums pasiekimą už kiekvieną atliktą užduotį.

Išbandykite visus šiuos būdus ir artėjantis terminas nebekels panikos.