Kodėl praleidžiame terminus ir kaip tai sustabdyti?

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Jei jus liūdina tai, kad niekada neturite laiko pateikti savo darbo laiku, skubiai perskaitykite šį straipsnį. Mes paaiškiname, kodėl praleisti terminai nėra jūsų kaltė, ir paaiškiname, kaip vis tiek laikytis terminų.

Man patinka terminai! Ypač švilpukas, su kuriuo jie lūžta.

Rašytojas Douglasas Adamsas

Visi žinome, koks svarbus planavimas yra efektyviam darbui. Kartais mes tiesiogine prasme esame jo apsėsti. Tačiau kai ateina laikas pradėti įgyvendinti užduočių sąrašą, pradedame jas atidėlioti, atidėti iki paskutinės minutės ar net visiškai sujaukti terminus. Taip nutinka kiekvienam didesniu ar mažesniu mastu. Ir tam yra pateisinimas, slypintis mūsų mąstymo ypatumais.

Kodėl praleidžiame terminus?

Galbūt girdėjote istoriją apie Sidnėjaus operos teatrą, kurį planuota baigti 1963 m. už 7 milijonus JAV dolerių ir galiausiai tik po 10 metų, 1973 m. Be to, originalus teatro dizainas patyrė daugybę pakeitimų, o pastatas tapo mažesnis, todėl buvo išleista 102 milijonai dolerių!

Dizaineriai pateko į plačiai paplitusią klaidą: jie neteisingai įvertino, kiek laiko užtruks užduotis. Ne kartą teko atidėti terminus ir keisti darbų planą, nes neatsižvelgė į problemas, kurios turėjo įtakos projekto spartai.

Mūsų mąstymas susidėliojęs taip, kad suplanuotume tiek laiko ir pinigų, kiek reikia, jei viskas vyks pagal geriausią scenarijų.

Tačiau kelyje neišvengiamai atsiranda kliūčių, dėl kurių sparčiai didėja darbų apimtys. Tada praleistus terminus aiškiname tuo, kad atsirado nenumatytų aplinkybių, o ne tuo, kad planavimo etape negalėjome atsižvelgti į jų atsiradimo galimybę.

Kodėl mums vis tiek reikia terminų?

Griežti terminai ne tik nuolat genda, bet ir įneša daug streso projekto dalyviams, tad gal geriau jų atsisakyti? Nr. Dažnai termino nustatymas yra vienintelė priežastis, dėl kurios darbas apskritai atsiranda.

Anksčiau terminas terminas buvo vartojamas apibūdinti linijai aplink kalėjimą, kurią peržengus kaliniai negalėjo užtarti nei dieną, nei naktį, kentėdami, kad tuoj pat gautų kulką.

Dabar terminai asocijuojasi tik su darbu, o jų gedimas nekelia grėsmės viso skyriaus vykdymui. Tačiau esmė išlieka ta pati: jūsų produktyvumo ar projekto galutinis terminas yra gyvybė arba mirtis.

Darbas užpildo jam skirtą laiką.

Parkinsono dėsnis

Bet kokia užduotis užtruks tiek, kiek jai skirsite. Štai kodėl kartais susimąstome, kaip greitai galime ką nors padaryti. Dėl tos pačios priežasties dažnai paskutinėmis minutėmis būname ties galimybių ribose užbaigti tai, kas buvo skirta kelioms dienoms ar net savaitėms.

Atsižvelgdami į Parkinsono dėsnį, suprantame, kad jei nenustatysime laiko užduočiai atlikti, tai padarysime tai amžinai!

Kaip įveikti nuolatinius terminus

Kaip susidoroti su blogu planavimu ir terminų buvimą paversti savo naudai? Bus labai sunku, nes teks kovoti su sisteminėmis savo mąstymo klaidomis. Tačiau žinodami, kaip terminai keičia mūsų elgesį, galime būti produktyvesni.

Ryški pradžia

Paskirstydami darbo krūvį mėnesiui, savaitei, net dienai į priekį, kuo tvirčiau baliuokite laikotarpio pradžią, o likusį laiką iki termino iškraukite kiek įmanoma.

Pirmiausia sutelkite dėmesį į sunkiausias, svarbiausias, daug laiko reikalaujančias projekto užduotis. Vis tiek darysite juos ilgiau, nei tikėjotės. Nusižemink. Tačiau dėl aktyvaus starto laikotarpio pabaigoje turėsite laiko, kurį skirsite neplanuotų problemų sprendimui ir užduočių atlikimui.

Termino išvakarėse jums nereikės stačia galva nerti į naujas sudėtingas užduotis, susidūrus su spąstais, apie kuriuos vis dar nežinote.

Papildomas terminas

Patys sau nustatykite terminą pora dienų anksčiau nei tikrasis. Taip pataria rinkodaros specialistas Matthew Guay iš Zapier. Idealu, jei nežinote, kiek laiko turite nuo asmeninio termino iki tikrojo – vieną ar tris dienas. Tačiau tokia situacija pateikta prastai. Jūs, žinoma, vis tiek atsiminsite, kiek jums liko laiko, todėl prireiks valios, kad nesujauktumėte savo terminų.

Sugalvokite sau kokį nors atlygį, jei atliksite darbą iki nustatyto termino. Tačiau pasitenkinimas laiku atliktomis užduotimis bus geras atlygis.

Viešas pareiškimas

„Iškilmingai pasižadu baigti straipsnį iki penktos vakaro“– pasakykite tai ne savo galva, o garsiai visam biurui. Dabar jūsų savigarba atėjo į žaidimą. Kas jums bus skaudžiau: prisiversti aktyviai dirbti ar praleisti terminus ir garsiai pripažinti savo nesėkmę?

Rašytojas Evelyn Waugh, pradėdamas kurti savo naująjį romaną „Sugrįžimas į Brideshead“, viešai pareiškė: „Aš pradedu naują knygą ir parašysiu ją po trijų mėnesių“. Jis nesilaikė termino ir kelis kartus vėl viešai prašė terminą atidėti. Nepaisant to, romaną jis baigė gana greitai, nes žinojo, kad skaitytojai prisimena jo pažadą ir laukia, kol jis išsipildys.

Nuolatiniai priminimai apie artėjantį terminą

Jeigu pradedame dirbti su dideliu projektu, tai laiko tarpas dažniausiai būna gana ilgas. Terminas tampa kažkokia abstrakcija – kažkur ten, kada nors. Kuo jis arčiau, tuo aiškiau tiksliai suvokiame, kiek mums liko laiko, ir galime adekvačiau palyginti jo kiekį ir likusio darbo kiekį.

Nustatykite sau reguliarius priminimus, kurie nuolat sugrąžins jus į realybę ir praneš, kad artėja X diena:

• terminas baigsis po mėnesio;
• savaitė;
• trys dienos;
• diena;
• 8 valanda.

Taip, tai kelia stresą, tai erzins. Bet gal tai vienintelis būdas save paskatinti?

Bet koks verslas visada užtrunka ilgiau nei tikėtasi, net ir laikantis Hofstadterio įstatymo.

Hofstadterio dėsnis

Šis komiškas rekursyvinis mokslų daktaro Douglaso Hofstadterio įstatymas kalba apie terminų planavimo neįmanoma. Terminai tiesiogine prasme sukurti tam, kad būtų sutrukdyti. Vis dėlto tikimės, kad mūsų patarimai padės išvengti reikalų perkėlimo į lūžio tašką, kai nuolatinis terminų nesilaikymas itin kenkia jūsų darbo reputacijai ir sukelia nuolatinį stresą.