Paprasta sistema sudėtingam šiuolaikiniam gyvenimui organizuoti

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Šiandien norime papasakoti apie sistemą, kuri padės susisteminti visus jūsų darbo projektus, užduotis ir reikalus. Jos pagalba išmoksite teisingai išsikelti tikslus ir susidaryti planus jiems pasiekti.

Šiuolaikiniame pasaulyje žmogus turi atlikti kelias užduotis. Projektai, susitikimai, reikalai, užduotys, kurių terminas nenumaldomai artėja… Dažnai mums sunku susidėlioti gyvenimą taip, kad turėtume laiko susitvarkyti su darbo reikalais.

Šiandien norime jus supažindinti su sistema, kuri padės sutvarkyti visus jūsų tikslus, reikalus ir užduotis. Šią sistemą sukūrė Niujorko verslininkas Chrisas Winfieldas.

Gyvenimas sunkus.

Džiaugiamės dirbti 40+ valandų per savaitę, didžiuojamės tuo ir mėgstame visiems ir visiems pasakyti, kokie esame užsiėmę, nes tai leidžia mums jaustis svarbiais ir nepakeičiamais. Na, ar kitaip, mes tiesiog manome, kad taip turi būti.

Taip buvo ir su manimi. Kol nenusprendžiau viską pakeisti.

Taip tęstis negalėjo, turėjau pradėti iš naujo ir viską pakeisti. Norėjau gyventi visavertiškai ir nenorėjau praleisti nė akimirkos.

Bet buvo viena problema. Aš nežinojau, kaip tai padaryti. Sugaišdavau per daug laiko ir dirbdavau neefektyviai. Taigi pradėjau ieškoti būdų, kurie galėtų padėti man išspręsti problemą.

Skaičiau daug knygų ir tinklaraščių apie produktyvumą ir galiausiai sugalvojau keturių dalių sistemą.

Ši paprasta sistema, apie kurią bus kalbama vėliau, man padėjo pagerinti produktyvumą, jos pagalba galėjau organizuoti dienas, savaites, mėnesius ir net tik valandas. Jos dėka galiu padaryti daugiau per trumpesnį laiką.

Labai norėčiau pasakyti, kad lengvai ir greitai atėjau į šią sistemą, bet taip nėra: šimtus valandų praleidau eksperimentuodamas, teko patirti daugybę nesėkmių, klaidų ir nusivylimų.

Šiandien per 17 valandų galiu padaryti daugiau nei praeityje per 40 valandų. Net ne tai. Per vieną savaitę galiu pasiekti daugiau nei per pastaruosius kelis mėnesius.

Sugebu vienu metu dirbti su keliais projektais, klientais, įmonėmis ir tuo pačiu išlaikyti balansą tarp darbo ir asmeninio gyvenimo.

Dirbu, leidžiu laiką su šeima, vaikštau, bendrauju su žmonėmis, mokau kitus to, ką pati išmanau, ir dar daug ką darau. Kiekvieną dieną. Ir visa tai tik dėl to, kad susikūriau man tinkančią sistemą, kurios nuolatos laikausi. Ši sistema yra gana paprasta, tačiau niekada neturėtumėte pamiršti, kad:

Tiesiog ne visada reiškia, kad lengva.

Vienas iš pagrindinių dalykų, kurį supratau, yra tai, kad jei skirsite laiko planuoti savo dieną ir aiškiai įsivaizduojate, ko norite pasiekti (sukursite tam tikrą savo dienų vaizdą), tada viskas vyks lengviau. Mažiau dirbsite ir daugiau pasiseks, nes dirbsite su aistra, prieš save matysite tikslą.

Mano sistemą sudaro keturi pagrindiniai elementai:

1. Svajokite ir užsibrėžkite tikslus. Ko tu iš tikrųjų nori iš gyvenimo? Kokios tavo svajonės, tikslai, ambicijos? Jei nežinote atsakymų į šiuos klausimus, kiti šio sąrašo komponentai jums nieko gero neduos.
2. Iškraukite savo smegenis. Perkelkite mintis iš galvos į popierių. Nereikia galvoti apie pašalines smulkmenas, jei tikrai nori būti produktyvus.
3. Sudarykite mentalinius žemėlapius. Jie padės rasti spragų siekiant pagrindinių tikslų. Kitaip tariant, jūs suprasite, kaip greitai gauti arba gauti tai, ko norite.
4. Valdykite savo laiką ir suskirstykite sudėtingas užduotis į sudedamąsias dalis. Tai padės pasiekti pagrindinius tikslus per trumpiausią įmanomą laiką.

Niekas niekada nenuginčys akivaizdaus fakto, kad visi žmonės turi 24 valandas per parą. Sėkmingi žmonės turi dvi savybes:

• Jie tiksliai žino, ko nori.
• Jie stengiasi gauti tai, ko nori.

Ar esate pasirengęs rizikuoti ir dėti pastangas, kad taptumėte sėkmingas? Tada skaitykite toliau.

1. Svajonė. Nusistatyti tikslus. Imtis veiksmų

Pradėkite įsivaizduodami galutinį tikslą.

Stephenas Covey

Pirmas žingsnis – susidaryti didelį savo gyvenimo vaizdą. Turite suprasti, ko norite pasiekti, kokiu žmogumi norite tapti, kitaip tariant, pagalvokite, kaip turėtų atrodyti jūsų idealus gyvenimas.

Kai pirmą kartą tai padariau, norėjau daug ką pakeisti savo gyvenime. Galbūt, kaip ir man tada, jums atrodys, kad daugelio dalykų pakeisti nepavyks, tačiau nenusiminkite ir nepasiduokite, nes šis jausmas yra visiškai normalus.

Vadovaudamasis Marko Alleno patarimu, paskyriau po vieną puslapį kiekvienam savo tikslui. Toks erdvės apribojimas reikalingas tam, kad turėtumėte galimybę kiekvieną tikslą nupiešti detaliai, išskaidyti į pagrindinius elementus, susidaryti detalų planą šiam tikslui pasiekti, tačiau tikslo specifikacija turėtų būti be vandens.

Svarbu atsiminti kai ką: savo plano nelaikote kraujyje, jūsų tikslai gali bet kada pasikeisti. Negalime užtikrintai pasakyti, kas su mumis atsitiks po valandos, o juo labiau niekas negali teigti, kad jo tikslai ir gyvenimo planai nepasikeis per ateinantį mėnesį ar kitais metais.

Tačiau toks planavimas yra naudingas tuo, kad aiškiai įsivaizduoji, ko nori pasiekti, kokiu žmogumi svajoji tapti.

Taip pat nesijaudinkite, jei nespėjote sudaryti kiekvieno tikslo pasiekimų plano. Viskas gerai, svarbiausia, kad turėtum tikslą, o kai ateis jo laikas, rasi būdų, kaip padėti jį pasiekti.

2. Iškraukite smegenis

Tegul jūsų protas visada būna šviesus ir skaidrus, kaip didžiulis dangus, didysis vandenynas ir aukščiausia kalno viršūnė.

Morihei Ueshiba

Mūsų atmintis daugeliu atžvilgių yra išgyvenimo įrankis. Lengviausiai prisimename dalykus, kurie mums svarbūs ir reikalingi. Atmintis yra nuostabus dalykas: pavyzdžiui, force majeure situacijoje galime prisiminti mokyklos gyvybės saugos pamokas ir suteikti žmogui pirmąją pagalbą.

Jūsų galvoje sukasi šimtai minčių, smulkmenų, nereikalingų smulkmenų. Pavyzdžiui, stengiatės prisiminti visus niuansus, net menkiausias vykdomo projekto detales. Nors toks supratimas yra garbingas, jis taip pat dažnai sukelia nerimą ir stresą. Išvada: atsikratykite šių šiukšlių, iškraukite smegenis.

Nelaikykite visų šių detalių savo galvoje – užsirašykite jas dienoraštyje, tegul visa tai būna jūsų kompiuterio kietajame diske ar kur kitur. Tai leis geriau susitelkti ties tuo, kas šiuo metu svarbu, nepamirštant einamųjų reikalų.

Organizuoti, padalinti ir užkariauti

Dabar, kai apsisaugojote nuo daugybės nereikalingų ar nelabai svarbių minčių, laikas pradėti tvarkyti savo reikalus. Pažiūrėkite į savo planą. Galbūt netingėjote ir susikūrėte planą ne tik ateinančioms savaitėms ir mėnesiams, bet ir visiems metams.

Turite struktūrizuoti viską, ką turite padaryti. Visus savo projektus, užduotis ir kitus reikalus stenkitės susiplanuoti taip, kad jie netrukdytų vienas kitam: kiekvienai užduočiai skirkite atskirą laiką, nevaikykite dviejų paukščių vienu akmeniu, o pasidalykite ir užkariaukite.

Nesijaudinkite, jei neturite konkretaus plano, kaip įgyvendinti viską, ką suplanavote. Svarbiausia, kad turite tikslus, o pasąmonė jums padės.

Šiuo atveju jūsų pasąmonę galima palyginti su GPS navigatoriumi. Jūs nustatote savo tikslą ir sužinosite, kaip jį pasiekti.

3. Sukurkite minčių žemėlapį

Viskas, ko jums reikia, yra planas, veiksmų planas ir drąsa, kad pasiektumėte tikslą.

Earlas Lakštingala

Minčių žemėlapis yra diagrama, padedanti vizualizuoti ir tvarkyti informaciją. Minčių žemėlapiai gali būti naudojami beveik viskam, pradedant užrašais ir baigiant rimtos strategijos kūrimu. Jie padės suskaidyti sudėtingą objektą į jo sudedamąsias dalis.

Naudodami minčių žemėlapį galite sukurti projektų, rezultatų ir užduočių hierarchiją. Naudokite šrifto dydį ir spalvą, kad paryškintumėte tai, kas svarbu ar skubu. Taip pat galite įtraukti nuorodas į svarbius interneto išteklius arba savo kompiuteryje esančius dokumentus.

Šis žemėlapis padės iš pirmo žvilgsnio pamatyti, kuris projektas atima daugiausiai laiko arba reikalauja daugiausiai dėmesio (užduotys ir terminai, pažymėti raudonai, išreikš jų skubumą ir svarbą).

Kas savaitę peržiūrėdami savo minčių žemėlapį pastebėsite, kurie projektai artėja prie pabaigos, ir tai paskatins jus judėti toliau. Ištrinkite užbaigtus projektus ir užpildykite juos naujais.

4. Valdykite savo laiką ir suskirstykite sudėtingas užduotis į pagrindinius elementus

Šiandien nuspręskite, kad tapsite savo laiko ir savo veiklos valdymo ekspertu.

Brianas Tracy

Dabar, kai turite planą, turite būti tikri, kad visas jūsų laukiančias užduotis galėsite atlikti laiku. Yra įvairių metodų ir sistemų, kurios padės jums tai padaryti. Pavyzdžiui:

• Kanban yra sistema, kuri padės efektyviai susidoroti su užduotimis. Yra patogus internetinis įrankis „KanbanFlow“, skirtas ne tik solo, bet ir komandiniam darbui.
• Pažįstama GTD asmeninio efektyvumo technika, kuri padės viską atlikti iki galo.

Nepamirškite apie šiandieną

Minčių žemėlapiai, GTD, Kanban yra puikūs ir neabejotinai reikalingi norint pasiekti savo tikslus. Tačiau nepamirškite, kad tai yra strateginis planavimas. Kartais jums reikia paprasto, praktiško dienos plano. Ne rytoj. Nei mėnesiui, nei metams. Šiandienai.

Svajonė tampa tikslu, kai imamasi veiksmų jai pasiekti.

Bo bennet

Yra Pomodoro technika, kuri gali padėti efektyviai planuoti savo laiką. Daugiau apie tai galite sužinoti čia.

Visada siekti savo tikslų, laiku atlikti užduotis, pasiekti sėkmės – to turėtų siekti kiekvienas. Tačiau niekada nepamirškite septintojo Stepheno Covey įgūdžio – pjūklo galandimo.

Įsivaizduokite vyrą, kuris pjovė medį penkias valandas, bet kai liepi jam porai minučių sustoti galąsti pjūklo, jis atsako: „Neturiu laiko galąsti pjūklo! Man reikia nupjauti!"

Nepamirškite skirti laiko savo sveikatai, šeimai ir draugams ir visada stenkitės pailsėti, kai jaučiate, kad jums to reikia.