„Inbox Zero Method“yra geriausias būdas susidoroti su tūkstančiais neskaitytų el. laiškų

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Nesunku, kad gautųjų dėžutė būtų tuščia. Tai padės jums būti produktyvesniems ir niekada nepraleisti svarbių pranešimų.

Gautuosiuose nuolat kabančios neskaitytų laiškų krūva sukels paniką. Jei turite daug verslo partnerių ir kolegų, su kuriais bendraujate susirašinėdami, tereikia, kad el. pašto dėžutė būtų švari ir tvarkinga.

„JotForm“generalinis direktorius Aytekin Tank yra įdomus būdas tvarkyti el. paštą, pavadintą „Inbox Zero“. Kaip rodo pavadinimas, metodas yra tiesiog palikti gautuosius tuščią.

Apskritai Tankas nieko naujo neišrado. „Inbox Zero“seniai sukūrė rašytoja ir tinklaraštininkė Merlin Mann, ir tai yra patikrintas ir gerai žinomas metodas. Maždaug tokią pat darbo su dokumentais techniką savo knygoje „Kaip susitvarkyti“aprašė Davidas Allenas. Tank ką tik pritaikė jį „Gmail“žiniatinklio sąsajai.

Aytekin Tank verslininkas, JotForm įkūrėjas ir generalinis direktorius

Kiekvieną dieną gaunu ir išsiunčiau šimtus el. Tačiau dienos pabaigoje mano pašto dėžutė visada tuščia. Neturiu sekretorės, kuri tvarkytų mano korespondenciją. Aš laikausi principo, vadinamo „Inbox Zero“. Tai nėra sunku.

Tank pateikia „Inbox Zero“metodo pranašumus:

• Nepraleisite svarbios žinutės, jei jūsų pašto dėžutė bus tuščia.
• Adresatų ilgai laukti nepriversite, nes į jų laiškus galėsite atsakyti iškart.
• Šimtai ir tūkstančiai neskaitytų laiškų jūsų pašto dėžutėje nesikaups.
• Sutaupysite daugiau laiko atlikdami tikrai svarbias užduotis ir neleisite valandų laiko varstydami el.

Pažįstu daug žmonių, kurie kruopščiai saugo visus savo laiškus, neištrindami nė vieno. Dėl to jų pašto dėžutė pradeda atrodyti kaip „Twitter“kanalas. Tai nėra patogu. Nuolat pasiklysite el.

Aytekin tankas

Tarkime, kad naudojate „Gmail“– nors šį metodą galima pritaikyti bet kuriam IPT („Hotmail“, „Yandex“, „Yahoo“) arba el. pašto klientui („Outlook“, „Thunderbird“ar „Sylheed“). Pažvelkime į neskaitytų pranešimų sankaupas ir pradėkite.

1. Ištuštinkite pašto dėžutę

Taigi, naudodami „Inbox Zero“metodą, turite veikti ryžtingai. Atidarykite „Inbox“, pasirinkite visus ten susikaupusius laiškus ir suarchyvuokite juos iš karto. Kai kuriems tai atrodys kaip beprotybė, tačiau Tankas rekomenduoja tai padaryti.

Pradėti reikia nuo tuščios pašto dėžutės. Šis vadovas jums nepadės, jei gautuosiuose yra dešimtys tūkstančių el. laiškų. Taigi suarchyvuokite viską ir pradėkite nuo švaraus lapo.

Aytekin tankas

2. Apdorokite el. laiškus chronologine tvarka

Norint išsiugdyti šį sveiką įprotį, reikia tam tikros disciplinos. Apdorodami el. laiškus pradėkite nuo seniausio pranešimo ir pereikite prie naujausio. Taip išlaikysite chronologinę tvarką ir nesusipainiosite.

Yra dvi funkcijos, padedančios tvarkyti el. laiškus „Gmail“:

Įjunkite automatinį perjungimą. Norėdami tai padaryti, atidarykite „Nustatymai“→ „Bendra“, raskite elementą „Automatinis perjungimas“ir jį suaktyvinkite. Dabar, atsakant ar archyvuojant el. laišką, „Gmail“negrįš jūsų į gautuosius, bet parodys kitą el. laišką. Taip galėsite tvarkyti laiškus po vieną jų gavimo tvarka, nesiblaškydami.

Tada įgalinkite mygtuką Siųsti ir archyvuoti, jei jo neturite. Atidarykite „Nustatymai“→ „Bendra“ir ieškokite elemento „Rodyti mygtuką“Siųsti ir archyvuoti „atsakant“. Taip sutaupysite laiko. Galų gale, jei jau atsakėte į laišką, nėra prasmės jį saugoti savo pašto dėžutėje, tiesa? Spustelėkite siuntimo mygtuką ir el. laiškas bus automatiškai archyvuojamas.

Ir dar vienas svarbus dalykas:

Nenaudokite el. pašto kaip pokalbio. Nėra nieko blogiau, kaip kurti ilgas atsakymų grandines iš nuolat cituojamų laiškų. Jei reikia pasikalbėti, naudokite Messenger, Slack chat arba susisiekite telefonu. El. paštas tam netinka.

Aytekin tankas

3. Atsakyta – archyvas

Pagrindinė „Inbox Zero“metodo taisyklė yra ta, kad jūsų pašto dėžutė nėra vieta, kur saugoti savo paštą. Visi pašto dėžutėje esantys laiškai turi būti nedelsiant apdoroti. Perskaitykite juos po vieną ir atsakykite ir suarchyvuokite, jei į pranešimą reikia atsakyti, arba tiesiog suarchyvuokite, jei pranešimas nereikalauja atsakymo.

Jei negalite iš karto atsakyti į el. laišką, yra dvi parinktys:

• Išsaugokite jį savo organizatoriaus programoje. Tai gali būti „Evernote“, „OneNote“ar kokia nors užduočių tvarkyklė. Nustatykite datą, kad programa primintų jums parašyti atsakymą tinkamu laiku.
• Jei galite parašyti atsakymą iš karto, bet adresatas turėtų jį gauti po kurio laiko, naudokite „Gmail“atidėto pristatymo funkciją. „Outlook“, „Thunderbird“ir kiti klientai gali padaryti tą patį.

4. Tiesiog padarykite tai

Viskas vyksta pagal didžiojo ir galingojo Davido Alleno įsakymus. Jei el. paštu reikia atlikti veiksmą, kuris užtruks kelias minutes, tiesiog padarykite tai dabar. Nenukopijuokite laiško į savo darbų sąrašą. Nepalikite jo savo pašto dėžutėje.

Jei jums reikia sumokėti, tiesiog atlikite jį dabar. Jei jums reikia išsiųsti atsiliepimą kolegai, išsiųskite jį iš karto. Jei byla užtrunka porą minučių, nėra prasmės jos atidėti.

Aytekin tankas

5. Naudokite sparčiuosius klavišus

Spartieji klavišai žymiai sumažina el. pašto apdorojimo laiką. Su jais jums nereikia judinti pelės žymeklio pirmyn ir atgal. Tankas rekomenduoja atsiminti ir naudoti tris sparčiuosius klavišus:

• E klavišas leidžia greitai archyvuoti pranešimą. Perskaitėme, paspaudėme E, suarchyvavome. Tai paprasta.
• R klavišas naudojamas greitai parašyti atsakymą. Jei reikia atsakyti į laišką, paspauskite jį, įveskite atsakymą, paspauskite Enter.
• F mygtukas persiunčia gautus laiškus kitiems gavėjams.

Nemanau, kad jums reikia kitų sparčiųjų klavišų. „Gmail“naudoju tik tris sparčiuosius klavišus. Visam kitam yra pelė. Tačiau šie spartieji klavišai leidžia greitai atlikti tris dažniausiai naudojamus el. pašto veiksmus, todėl jie gali sutaupyti daug laiko.

Aytekin tankas

6. Nustatykite filtrus

El. pašto filtrai yra nepaprastai patogus įrankis, kuris daug darbo atlieka už jus. Jums tereikia juos sukonfigūruoti vieną kartą ir sutaupysite daug laiko.

Jei gautuosiuose reguliariai randate nesvarbių laiškų (pranešimų apie interneto paslaugas, automatinius laiškus ir pan.), tada arba atsisakykite jų prenumeratos, arba nustatykite filtrus, kad tokie laiškai būtų archyvuojami automatiškai.

7. Gautų laiškų dėžutė tuščia – uždarykite paštą

Kai bandote susikoncentruoti ties savo darbu, neturėtumėte nuolat blaškytis el. Taigi laikykimės taisyklės: kai gautieji yra tušti, uždarykite „Gmail“skirtuką arba el. pašto programą ir kelioms valandoms pamirškite apie paštą. Tiesiog užsiimk.

Išjunkite visus gaunamus el. pašto pranešimus. Jie labai blaško dėmesį.

Galite vėl atidaryti savo paštą po kelių valandų, apdoroti ten sukauptus pranešimus ir grįžti į darbą. „Inbox Zero“metodo tikslas – priversti save nesiblaškyti dėl gaunamų el. Jūs turite tvarkyti savo pašto dėžutę, o ne jūs.

Aytekin tankas

Jei išbandėte „Inbox Zero“techniką ir esate pasirengę pasakyti, ką gavote, arba norite pasiūlyti geresnį metodą, parašykite komentaruose.