7 veiksmingi planavimo metodai, padėsiantys jums neatsilikti

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Energy List, GTD, Bullet Journal ir kitos parinktys, tarp kurių tikrai yra jums tinkamas.

1. Kortelių metodas

Tokį planavimo būdą pasiūlė garsus Rusijos laiko valdymo specialistas Glebas Archangelskis. Jis teikia verslo mokymus, rašo knygas ir netgi vadovauja savo laiko valdymo konsultavimo įmonei. Kartu su kai kuriais principais Glebas taip pat sukūrė greito planavimo metodą naudojant korteles.

Kaip tai veikia

Storo dienoraščio tokiu atveju nereikės: užtenka kelių popieriaus lapų. Gaukite tris korteles skirtingiems tikslams. Jie gali būti įvairiaspalviai, su užrašais arba su lipdukais. Svarbiausia, kad jie skiriasi vienas nuo kito ir, žinoma, jums patinka.

Pirmoji korta yra strateginė. Jame bus jūsų pagrindiniai tikslai, kuriuos pasiekti turėsite dėti visas įmanomas pastangas. Antrajame, skirtame ilgalaikiams tikslams, surašote visas metų ar kelerių metų veiklas ir planus. Trečioje kortelėje bus įrašytas svarbiausias būsimos dienos įvykis. Ir, žinoma, tai keisis dažniausiai.

• Lygis: naujokas.
• Pliusas: nereikia suprasti planavimo meno. Viskas kuo greičiau ir paprasčiau.
• Minusas: mažiau svarbūs dalykai vis tiek lieka neplanuoti. Taigi galite juos visiškai pamiršti.

2. Ivy Lee metodas

Amerikiečių žurnalistės Ivy Lee metodikos grožis – jos paprastumas ir nuoseklumas. Dauguma bandymų pradėti žlunga dėl plano stokos, susikaupimo ir neteisingų prioritetų. Norėdami išspręsti šias problemas, Lee siūlo apsiriboti šešiomis užduotimis per dieną ir atlikti jas vieną po kitos.

Kaip tai veikia

Dienos pabaigoje nustatykite šešis pagrindinius dalykus, kuriuos reikia padaryti, ir nustatykite jiems prioritetus, pradedant nuo svarbiausių. Kitą dieną, ryte, iš karto pradėkite pirmą užduotį sąraše, o ją atlikę imkitės kitos. Ir taip iki pergalės.

• Lygis: naujokas.
• Pliusas: Taip daug lengviau planuoti, lengviau pradėti ir išlikti nuosekliems, siekiant savo tikslų.
• Minusas: metodas neveikia gerai, jei per dieną dažnai užsiimate neplanuota veikla.

3. Įvertinimo metodas

Dažnai planavimo procese svarbios užduotys pasimeta tarp smulkmenų. Taip yra todėl, kad mes nepažymime jų prioriteto. Net jei suprantate, kad reikia atlikti užduotį, svarbu ją nurodyti raštu. Iš tiesų per darbo dieną ne visada lieka laiko adekvačiai įvertinti kiekvieno atvejo svarbą.

Kaip tai veikia

Suteikite planuojamoms užduotims balus nuo nulio iki dviejų, priklausomai nuo svarbos laipsnio. Pagrindinis prioritetas yra du taškai. Vieno taško užduotį galima atlikti vėliau. O už smulkias pareigas ir kasdienes užduotis – nulis balų.

Nepamirškite įvertinti darbo dienos pabaigoje, pavyzdžiui, penkių balų skalėje. Neįvykdytas atvejis, gavęs 1 ar 2, turės įtakos būsimiems darbams ir sukels nepatogumų. Kaip ir blogi pažymiai mokykloje. Tai svarbu norint suprasti savo veiklą ir valdyti savo tvarkaraštį.

• Lygis: naujokas.
• Pliusas: metodas išmokys įvertinti užduočių svarbą ir valdyti savo efektyvumą.
• Minusas: tinka ne visiems. Užduotys gali būti suskirstytos pagal prioritetus, o skaičiai gali būti painūs, kai pradėsite dirbti.

4. Energijos sąrašas

Kiekviena užduotis reikalauja skirtingų protinių ar fizinių pastangų. Tuo pačiu metu trumpalaikė veikla gali atimti daugiau energijos nei ilgesnė. Šio metodo esmė – paskirstyti visas užduotis pagal reikiamas pastangas ir imtis jų priklausomai nuo savijautos.

Kaip tai veikia

Kurdami darbų sąrašą, visas užduotis suskirstykite į tris kategorijas: sunkias, vidutines ir lengvas. Pirmoji – viskas, kas reikalauja maksimalios susikaupimo ir streso, antra – įprastas reikalas, paskutinė – paprasta, beveik automatiškai atliekama rutina. Prieš pradėdami dirbti įvertinkite jėgos lygį ir pasirinkite tinkamą užduotį.

• Lygis: mėgėjas.
• Pliusas: pasiteisinimai neveikia, nes nesvarbu, kiek laiko ir jėgų, visada yra ką veikti.
• Minusas: reikalinga savidisciplina. Kai esi kupinas jėgų, reikia imtis sunkių dalykų, o ne jų atsisakyti, kad pasirinktum lengvą rutiną.

5. 1-3-5 būdas

Daug atvejų atgraso nuo noro jas imtis. Todėl daugelis laiko valdymo ekspertų pataria išskirti iki devynių užduočių ir jas atlikti priklausomai nuo svarbos laipsnio.

Taigi, smulkesnius tikslus galima perkelti į kitą dieną, įvykdant svarbiausias iš suplanuotų užduočių. 1–3–5 metodą naudoti gana paprasta, nors užduotims atskirti reikia šiek tiek laiko ir pastangų.

Kaip tai veikia

Kasdien susiplanuokite sau devynis dalykus: 1 – svarbiausias uždavinys, visada bus prioritetas; 3 - atvejai, kuriuos reikia išspręsti per darbo dieną; 5 – nedidelės užduotys, kurios atliekamos, kai tik įmanoma.

Nepamirškite, kad reikia išlaikyti bylų skaičių ir jo neviršyti. Priešingu atveju metodas bus neveiksmingas.

• Lygis: mėgėjas.
• Pliusas: jau planavimo procese nereikalingos užduotys atmetamos ir sąraše lieka tik tikrai reikalingos.
• Minusas: technika neveikia dienomis, kai svarbių užduočių skaičius viršija rekomenduojamą.

6. GTD – „Getting Things Done“

Rusiškai technikos pavadinimas skamba taip: „Dalykų užbaigimas“arba „Kaip sutvarkyti reikalus“. Jį sukūrė amerikiečių laiko valdymo ekspertas Davidas Allenas.

To paties pavadinimo knygoje jis užsiminė, kad užimtam žmogui svarbu išlaisvinti smegenis nuo dabartinių užduočių. Tai vienintelis būdas sutelkti dėmesį į kokybišką jų įgyvendinimą. Šis metodas puikiai tinka stalo planuokliui laikyti.

Kaip tai veikia

Norint drąsiai naudoti GTD metodą, reikia prie jo priprasti. Yra ištisa užduočių vertinimo sistema, su ja susitvarkyti iš karto nelengva. Užsirašykite dalykus ir pažymėkite juos specialiais simboliais:

1. Tuščias ratas yra užduotis, kurią reikia atlikti.
2. Apskritimas su perbraukta juostele yra užduotis, kuri dabar atliekama.
3. Pusiau užpildytas ratas – užduotis nėra iki galo atlikta.
4. Užpildytas ratas – užduotis atlikta.
5. Apskritimas su kryžiumi – užduotis atšaukta.
6. Užpildytas ratas su rodykle – kažkas kitas atlieka užduotį.
7. Šauktukas yra aukščiausio prioriteto užduotis.
8. Apskritimas su tašku – reikia nuolat turėti omenyje šią užduotį.

• Lygis: mėgėjas.
• Pliusas: pažangi momentinio planavimo galimybė. Jums nereikia sekti užduočių prioriteto. Jei turi darbą – dirbk.
• Minusas: metodas yra menkai pritaikytas ilgalaikiam planavimui. Greičiau tinka kaip priedas prie pagrindinio.

7. Bullet Jornaling

Lanksčiausias planavimo variantas yra planuotojas ir asmeninis dienoraštis vienu metu. Jį išrado amerikiečių dizaineris Ryderis Carrollas ir paaiškino aukščiau esančiame vaizdo įrašo vadove.

Šis metodas leidžia įrašyti į dienoraštį bet kokias atsitiktines mintis, taip pat ilgam laikui svarbias verslo užduotis ar planus. Nelengva su tuo susidoroti, bet kai pripranti, niekada nenustokite planuoti.

Kaip tai veikia

Pirmame puslapyje sudarykite turinį su skyrių pavadinimais ir užpildykite jį eidami. Kitas – kasmetinis apsisukimas su dideliais tikslais ir svarbiomis datomis. Tai padeda įvertinti savo planus kaip visumą. Mėnesiniai atšaukimai pateikiami kituose puslapiuose. Kairėje užrašykite mėnesio dienas ir savaitės dienas. Priešais juos pažymėkite įvykius, kurių datos tikrai nesikeis. Dešinėje pateikiamos bendros mėnesio užduotys.

Pasirinktinai galite pridėti užduočių kiekvienai savaitei arba net suplanuoti kiekvieną dieną po valandos. Naudokite specialius simbolius, kad paryškintumėte įvairias užduotis. Iš pradžių tokius užrašus geriau rašyti ant atskiro popieriaus lapo, kol įprasite jais naudotis. Svarbiausia, nepamirškite į turinį įtraukti mėnesių puslapių ar, pavyzdžiui, sąrašų.

• Lygis: profesionalus.
• Privalumai: Skirtingai nuo įprastų parinkčių, šį dienoraštį galima pradėti nuo bet kurios datos ir net įprastoje užrašų knygelėje. Čia taip pat patogu sudaryti kontrolinius sąrašus ir sąrašus.
• Minusai: prireiks laiko susitvarkyti visas smulkmenas ir priprasti prie šio metodo.