12 ekspertų patarimų, padėsiančių neatsilikti nuo kelyje

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Per didelis darbas yra prasto planavimo simptomas.

Žmogaus, kuris visada atlieka darbą laiku, reputacija yra daug verta. Bet tai neatsiranda savaime, tik todėl, kad tu labai stengiesi, nepakankamai miegi ir apskritai dirbi kaip arklys. Visa tai yra kraštutinės priemonės tiems, kurie nemoka planuoti.

Štai keletas pagrindinių principų, padėsiančių valdyti darbo krūvį ir laiku užbaigti projektą.

1. Supraskite, kad terminų nesilaikymas visada yra asmeninis pasirinkimas

Yra sričių, kur kone vienintelis būdas gauti gerą projektą – meluoti klientui, kad su užduotimi susidorosite greičiau nei konkurentai. Tačiau atminkite, kad darbas tokioje pramonėje yra tik jūsų pasirinkimas. O jei tai padaryta, tuomet verta susitaikyti, kad terminai neišvengiamai bus praleisti, teks susidoroti su nerimu ir kitomis nemaloniomis emocijomis.

2. Apsvarstykite galimybę keistis

Kadangi viskas priklauso nuo asmeninio pasirinkimo, apsvarstykite kitą pramonės šaką – tokią, kurioje laukiami ir vertinami terminai. Jame galite patirti pasitenkinimą, kad laikotės pažadų ir teikiate naudos žmonėms.

3. Nenustatykite klaidingų terminų

Pagunda didelė, nes ankstyvas terminas atrodo kaip gera paskata: visi komandos nariai tiksliai atliks savo užduotis, kol neateis tikrasis terminas. Bet žmonės yra skirtingi. Žmogus klausys jūsų žodžių ir tikrai viską padarys laiku. O kitas jūsų nurodytą datą laikys tik rekomendacija.

Veiksmingesnis žingsnis – nuo pat pradžių darbuotojams paaiškinti, ką tiksliai reiškia terminas ir kokios bus pasekmės, jei visi kartu jį pažeisite. Ir klaidingas terminas yra kažkas panašaus į garsiąją istoriją apie berniuką, kuris tuščiai šaukia: "Vilkai!" Kai jį tikrai užpuolė, niekas neatėjo.

4. Palikite šiek tiek laiko

Neduokite pažadų partneriams ir klientams pagal vidinius terminus. Tikėtina, kad projektas, kuriam netrūksta laiko, bus atidėtas. Neįmanoma, bet tikrai. Kuo ilgesnis laikotarpis nuo projekto užbaigimo iki pristatymo klientui, tuo didesnė tikimybė, kad tilpsite į terminą.

5. Įvertinkite įdėtas pastangas

Ką nors padaryti teisingai laiku yra brangiau nei daryti tą patį dalyką „kai pavyksta“formatu. Ir jei nesilaikote terminų, laikykite tai vertybe, kuri turėtų būti įtraukta į jūsų atlyginimą. Tada naudokite uždirbtus pinigus, kad nepraleistumėte kito termino.

6. Pasakykite sau pagrindinę problemą

Norint laikytis terminų, jums reikia sistemingo požiūrio į planavimą ir žingsnį po žingsnio. Jei nuolat laužote kampus arba perdegate iki numatyto projekto termino, greičiausiai turite sisteminio planavimo problemą. Ir tai reikia spręsti.

7. Jei reikia, pataisykite užduotį

Sutartų darbų atlikimas tik iš dalies, tik iki termino, akivaizdžiai yra pralaimėjęs žingsnis. Daug kompetetingiau nuolat palaikyti ryšį su užsakovu ir prireikus kartu peržiūrėti techninę užduotį išbraukiant ar pridedant atskirus blokus. „Dabar mes tai padarysime, bet tai bus kitoje versijoje“yra visiškai priimtina žinutė. Ypač kai žmonės tikisi prekę gauti laiku.

8. Suskaidykite visuotinį terminą į kelis vietinius

Jei turite didelį, išsišakojusį projektą, nustatyti vieną terminą yra neapgalvota: tikrai nespėsite. Geriau išskaidyti bendrą terminą į 10–15 tarpinių. Tai leis suprasti, kaip vystosi verslas, ir reaguoti į vietinius vėlavimus, kol dar nevėlu.

9. Nesitikėkite, kad imsite kiekio

Mitinė „žmogaus mėnesio“samprata yra rimti spąstai. Devyni žmonės net ir labai didelėmis pastangomis nepajėgs išnešioti ir pagimdyti vaiko per vieną mėnesį. Paspartinti projektą samdant daugiau darbuotojų ne visada pavyks.

Jei taip išspręsite terminų problemą, greičiausiai nespėsite. Apsvarstykite alternatyvą: bet kuriame projekto etape turėkite pakankamai žmonių ir, jei įmanoma, šie etapai judės lygiagrečiai.

10. Jei ką nors galima nuspręsti iš anksto, padarykite tai

Kai jums reikia tik vieno asmens, kad patvirtintų kiekvieną projekto etapą, mažai tikėtina, kad galėsite vykdyti kelis procesus lygiagrečiai. Bet jei iš anksto bus parengta griežta specifikacija, daugelis dalykų bus patvirtinti prieš pradedant projektą.

11. Atskirkite verslą nuo emocijų

Kai kalbate apie artėjantį terminą, diskusija dažnai susiveda į pasitikėjimo, gėdos ir kiekvieno žmogaus pastangų įvertinimo klausimus. Kad tokios diskusijos būtų veiksmingos, geriau suprasti sisteminius sudėtingumus ir pasikliauti tikrais duomenimis, o ne emocijomis.

12. Netylėk apie problemas

Tokie sunkumai neišsispręs patys. Šiuolaikiniame pasaulyje, kuriame gausu momentinių žinučių ir kitų prisijungimo galimybių, nėra vienos techninės priežasties, kodėl vadovas negalėtų žinoti apie projekto eigą ir kylančias problemas bei komanda.