Kodėl verslininkai turi vesti finansinę apskaitą?

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Verslo finansų specialistas Aleksandras Afanasjevas – apie tai, kodėl finansinė apskaita tokia svarbi ir kaip ją teisingai tvarkyti.

Daugelis verslininkų netvarko finansinės apskaitos. Jie turi daugiausiai ženklą, kur jie vairuoja pajamas ir išlaidas. Kai kurie net viską surašo į sąsiuvinį. Tačiau prasmės iš to mažai – trūksta informacijos, verslas ilgainiui tampa nuostolingas.

Kodėl smulkiame versle nėra įprasta vesti apskaitos

Taip jau susiklostė, kad smulkiajame versle nėra finansinės apskaitos kultūros. Pirmiausia verslininkai sužino apie rinkodarą ir pardavimą. Tačiau neturint žinių apie finansinės apskaitos pagrindus, verslui išaugti iki vidutinio ar net didelio nerealu.

Remiantis statistika, mažos įmonės retai gyvena ilgiau nei trejus metus. Kyla jausmas, kad tai tik vadybos ir finansų bazės žinių trūkumas. Finansai – tai ne tik skaičių rinkinys planšetiniuose kompiuteriuose, bet informacija, padedanti priimti sprendimus, planuoti veiksmus ir siekti tikslų. Verslas tampa suprantamas ir valdomas, o ne tik kažkur kraustosi.

Kodėl svarbu vesti įrašus

Įsivaizduokite Semjoną, kuris turi santechnikos parduotuvę. Kol šilta, žmonės aktyviai užsiima remontu, keičia tualetus, vonias, maišytuvus. Semjonas turi daug užsakymų, pinigai patenka į kasą ir kaupiasi įmonės sąskaitoje.

Semjonas norėjo naujo iPhone ir MacBook. Iš parduotuvės atsiskaitymo sąskaitos nuėmė ir nupirko 200 tūkst.

Verslininkas darbuotojams davė atlyginimą, mokėjo nuomą. Bet tada paskambino tiekėjas ir priminė, kad rytoj atsiskaitymo už pristatytas prekes diena. Semjonas įsijungė kompiuterį, nuėjo į internetinį banką, ten pritrūko 300 tūkst. Teko skolintis.

Semjonas neužfiksavo, kad praėjus 30 dienų po išsiuntimo jis turi sumokėti tiekėjui. Tada jis dar nesuprato, kad jei paimsime atidėjimą iš tiekėjo, tai jo pinigus pasiliksime pas save ir jokiu būdu jų nereikėtų išleisti.

Ir tai tik viena iš galimų situacijų. Kai kurie verslininkai dirba pelningai, bet nemato pinigų, nes yra palaidoti akcijose. Kiti per ilgai delsia ir gyvena iš duonos ir vandens, kol klientas pagaliau sumoka.

Kas yra finansinė apskaita

Finansinė apskaita – tai ataskaitų teikimo sistema, leidžianti kontroliuoti įmonės finansus. Ją sudaro trys ataskaitos – pinigų srautų, pelno ir nuostolių bei balanso. Apibendrinant šios ataskaitos pateikia atsakymus į svarbius klausimus: ar įmonė auga, kodėl atsiranda pinigų trūkumai, ar efektyviai dirba vadovybė, kaip padidinti pelną, kodėl yra pelnas, bet nėra pinigų. Be šios informacijos lyderiui sunku valdyti verslą.

Pinigų srautų ataskaita (DDS)

Į ką atsižvelgiama

Kiek pinigų įeina ir išeina iš sąskaitos.

Kam tau reikia

Anot pranešimo, vadovas mato, ar verslui užtenka pinigų vykdyti įsipareigojimus: mokėti nuomą ir darbo užmokestį, įsigyti prekių. Be PVM jis nekontroliuos sąskaitose esančių lėšų ir laikui bėgant pateks į grynųjų pinigų spragą – situaciją, kai verslas neturi pinigų dirbti ir apmokėti sąskaitas.

Kartu su pinigų judėjimo ataskaita reikia vesti mokėjimų kalendorių. Į jį būtina įrašyti ateityje planuojamus pinigų įplaukimus ir nurašymus. Tokiu būdu galite numatyti grynųjų pinigų trūkumus ir imtis veiksmų iš anksto.

Pelno ir nuostolio ataskaita (OP&L)

Į ką atsižvelgiama

Verslo pajamos ir išlaidos uždarytose pažymose ar sąskaitose faktūrose.

Kam tau reikia

Anot pranešimo, vadovas skaičiuoja grynąjį verslo pelną.

Pelnas nėra grynieji pinigai. Nepelningas verslas gali turėti pilną kasos aparatą, o pelningas – tuščią. Pažvelkime į du pavyzdžius.

• Pilni pinigai, nepelningas verslas. Prieš Naujuosius metus Kirilas nusprendė papildomai užsidirbti eglutės papuošimams. Buvo daug užsakymų. Kirilas pirko žaliavas gamybai, mokėjo priedus, pradėjo tikslinę reklamą. Naujieji metai atėjo, užsakymai baigėsi. Kirilas mokėjo mokesčius, nuomą, o visiems darbuotojams neužteko. Paaiškėjo, kad verslas buvo nuostolingas. Kirilas turėjo pakelti žaislų kainas. Ir net neįtarė – kasoje buvo daug pinigų.
• Tuščia kasa, pelningas verslas. Nastya gamina kosmetiką. Visi ja žavisi, rašo atsiliepimus, ji turi daug užsakymų. Tačiau pinigų nėra – gamybai ji skolinasi iš giminių. Ir verslas buvo pelningas. Pelnas buvo tiesiog sandėlyje esančios atsargos, taip pat gautinos sumos – atidėjimai didmeniniams pirkėjams.

Balansas

Į ką atsižvelgiama

Verslo turtas ir įsipareigojimai. Turtas – tai viskas, ką įmonė turi: nekilnojamasis turtas, įranga, akcijos. Įsipareigojimai yra pinigai, už kuriuos įmonė nusipirko turtą.

Kam tau reikia

Vadovas žino, ar verslas auga ir už kieno pinigus jis vystomas. Jis taip pat balanse mato, koks yra verslo pelningumas.

Įsivaizduokite: verslininkas turi tris ataskaitas. DDS teigimu, jis mato, kad pinigų nėra. Pasižiūri į OPiU – yra pelnas. O paskui patikrina likutį ir supranta, kad pelnas – tai pilnas prekių ir naujos įrangos sandėlis.

Situacijos, dėl kurių įmonės turi finansinių problemų

Su pinigais elgiamasi netinkamai

Savininkas mano, kad visi įmonės pinigai yra jo nuosavybė. Tai netiesa, nes verslas yra atskiras organizmas, į kurį negali tiesiog įlipti ir už naują išmanųjį telefoną pasiimti 100 tūkst.

Be to, savininko išleisti pinigai gali net nepriklausyti įmonei. Pavyzdžiui, jei jums buvo sumokėtas avansinis įnašas už projektą, o jūs dar neatidavėte savo darbų, šie pinigai yra ne įmonės, o kliento nuosavybė, kurie tiesiog laikomi jūsų sąskaitoje.

Be to, verslininkas gali nesuprasti, kiek galima pasiimti sau, nepažeidžiant verslo. Norint tai žinoti, reikia teisingai apskaičiuoti pelną, planuoti būsimas išlaidas bei plėtrą ir tik tada gauti dividendus.

Mano, kad jie uždirba

Neretai įmonė pelną skaičiuoja grynaisiais pinigais kasoje arba sąskaitose: iš pajamų atima išlaidas ir gauna tam tikrą sumą. Bet tai nėra teisinga. Pelnas yra virtualus rodiklis, kurio negalima paliesti ar išreikšti skaičiais einamojoje sąskaitoje.

Neteisingo pelno apskaičiavimo problema yra ta, kad vadovas pagal jį padaro išvadą, ar įmonė dirba efektyviai, ar ne. Tačiau pinigų suma neturi nieko bendra su efektyvumu ir pelno maržomis.

Neplanuokite ir nekelkite tikslų neteisingai

Jei vadovas neteisingai išsikelia tikslus arba to visai nedaro, įmonė nesivysto. Dažniausiai žmonės galvoja taip: „Kuo daugiau uždirbsime, tuo geriau“. Tokiems tikslams nėra nei konkretumo, nei plano, nei skaitmeninimo. Dėl to verslas žymi laiką vienoje vietoje, atsiremia į lubas, o verslininkas peršoka prie naujo projekto.

Planavimas ir plano vykdymas yra pagrindinė įmonės valdymo dalis. Kad planas išsipildytų 80-90 proc., reikia išsikelti pelno ir plėtros tikslus, sudaryti finansinį modelį su skirtingais scenarijais, apskaičiuoti biudžetus, paskirti terminus ir atsakingus asmenis, reguliariai stebėti plano įgyvendinimą. To nepadarius, mažos įmonės ir toliau užsidarys per pirmuosius trejus metus.

Jie mano, kad jei padidinsite pardavimus, padidės jūsų pelnas

Atrodo, kad logika paprasta: kuo daugiau pardavimų, tuo daugiau pajamų. Tačiau reikia nepamiršti, kad kartu su pardavimais auga ir naujų darbuotojų samdymo, žaliavų ir prekių įsigijimo, papildomų pardavimų organizavimo, pristatymo kaštai. Išlaidos dažnai nustumiamos į antrą planą ir atsižvelgiama tik į pinigų sumą iš būsimų pardavimų.

Jei neplanuojate didinti pardavimų, galite uždirbti nuostolių, o ne pelno. Būtina aiškiai suprasti, kaip padidės pajamos, kokios tai pareikalaus išlaidų, kaip tai paveiks apyvartines lėšas, ar įmonė turi tam pakankamai pinigų. Jei iš pradžių neskaitmeninate pardavimų padidėjimo, jums arba pasisekė, arba ne. O jei apskaita bus vykdoma neteisingai ir įmonė iš tikrųjų bus nuostolinga, tai nuostolis tik didės.

Kaip pradėti vesti finansinę apskaitą

Finansinė apskaita reikalinga norint vykdyti verslą remiantis skaičiais, o ne intuicija. Pradėkite nuo DDS ataskaitos. Tai lengviausias būdas. Įveskite kiekvieną dieną visų piniginių kvitus ir išlaidas, palyginkite juos su faktine pinigų suma sąskaitose.

DDS šablonas →

Kartu su DDS ataskaita veskite mokėjimų kalendorių: nustatykite pinigų sumą mėnesio pradžioje, pridėkite suplanuotas įplaukas ir išlaidas. Taigi pamatysite, ar turite pakankamai pinigų, kad atsipirktumėte visiems.

Mokėjimų kalendoriaus šablonas →

Kai tik išmanai apskaitą, nereikia sudėtingų programų. Užteks lentelės „Excel“. Svarbu išmokti patiems sugrupuoti pajamas ir išlaidas į kategorijas ir reguliariai vesti įrašus.