7 būdai, kaip padidinti produktyvumą

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Mums visiems labai dažnai pritrūksta motyvacijos atlikti svarbią užduotį. Dažnai patys sąmoningai atidėliojame vienos ar kitos užduoties atlikimą vien todėl, kad nenorime to daryti. Dėl to sumažėja mūsų efektyvumas ir produktyvumas. Šiame straipsnyje mes jums pasakysime, kaip su tuo susidoroti.

1915 m. Albertas Einšteinas pristatė savo nuostabią ir revoliucinę reliatyvumo teoriją. Per trejus metus prieš tai jis visiškai atsidėjo šios teorijos kūrimui, nieko nesiblaškydamas.

Neskatinu jūsų skirti trejų metų vienam projektui, bet toks fokusavimo būdas tikrai efektyvus.

Tai buvo nedidelė ekskursija į praeitį, o dabar atsigręžkime į šiuolaikines realijas: šiandien tendencija „daryti mažiau“tapo gana populiari. Kaip rodo pavadinimas, ši sritis apima metodus, kuriuos naudojant galima pasiekti geresnių rezultatų su mažiau pastangų.

Šiandien noriu pasidalinti su jumis kai kuriais iš šių metodų. Tikimės, kad jie padės jums pasiekti geriausių rezultatų per trumpiausią įmanomą laiką.

1. Pareto dėsnis arba 20/80 principas

Apskritai šis principas suformuluotas taip: 20% pastangų duoda 80% rezultato, o likę 80% pastangų – tik 20% rezultato. 20/80 įstatymas taikomas beveik visose gyvenimo srityse. Pavyzdžiui, pagal šį įstatymą 20% nusikaltėlių padaro 80% nusikaltimų.

Žinojimas, kaip tinkamai naudotis Pareto įstatymu, padės ne tik profesiniame gyvenime, bet ir kasdieniame gyvenime. Tai patogus mažas triukas, kuris gali padėti nuspėti rezultatą. Pavyzdžiui, jei esate išeinantis žmogus, greičiausiai turite daug draugų. Pagalvokite, kuris iš šių žmonių jums padės sunkioje situacijoje. Tikriausiai jų bus nedaug, tik kažkas apie liūdnai pagarsėjusį 20 proc. Verta į tai atkreipti dėmesį ir stengtis palaikyti ryšį su šiais 20%, o ne gaišti laiką su virtualiais draugais.

Kaip tai veikia

Pagal Pareto dėsnį, jūs turite atlikti visas nesvarbias užduotis, kai jūsų produktyvumas mažas. Pavyzdžiui, daugelis žmonių, vos atėję į darbą ryte, negali iš karto įsitraukti į darbo procesą. Jiems reikia pabendrauti su kolegomis, išgerti puodelį kavos ar nuveikti ką nors kita, kas padėtų nusiteikti darbui.

Tik tada jie galės produktyviai dirbti. Svarbu nustatyti darbo užduočių prioritetus. Stenkitės svarbias užduotis atlikti tuo paros metu, kai jūsų darbas yra aukštas.

2. Trys svarbios užduotys

Daugelis žmonių sukuria darbų sąrašą, kad padėtų sutvarkyti savo darbo eigą. Žinoma, XXI amžiuje jau atitolome nuo būsimų reikalų rašymo ant popieriaus, tam turime išmaniuosius telefonus ir kompiuterius.

Siūlau laikytis vienos paprastos taisyklės: kiekvieną rytą skirkite penkias minutes užsirašyti tris svarbiausias dienos užduotis. Tada sutelkite visas pastangas į šį trumpą sąrašą.

Tai puiki alternatyva tiems be galo ilgiems darbų sąrašams, kuriuos dažniausiai mėgstame rašyti. Kam mes juokaujame, nes jiems net savaitės neužteks, o ką jau kalbėti apie vieną dieną. Sutelkite dėmesį į šias tris pagrindines užduotis ir, jei jas atliksite anksčiau laiko, galėsite pradėti daryti ką nors kita.

Šis paprastas, bet galingas įprotis iš tikrųjų gali padidinti jūsų produktyvumą.

3. Mažiau filosofuokite

„Daryk mažiau“filosofija yra labai populiari šiuolaikiniame gyvenime. Įvairūs autoriai siūlo skirtingus metodus. Pavyzdžiui, Markas Leseris remdamasis dzenbudizmu parašė „Pasiek daugiau su mažiau“.

Jo manifestas „daryk mažiau“prasideda paneigiant teiginį, kad sumažinus darbo krūvį darbuotojai tampa tingūs ir neigiamai veikia jų produktyvumą. Kai atliekame mažiau užduočių, galime džiaugtis savo pasiekimais.

Markas Lesseris rekomenduoja per darbo dieną skirti kelias minutes meditacijai. Tai suvienodins jūsų kvėpavimą, atsiprasite, pašalinsite stresą ir galėsite geriau susikoncentruoti į atliekamą užduotį.

Nepamirškite nustatyti prioritetų. Pirmiausia atlikite svarbias užduotis, o tada pereikite prie žemo prioriteto. Neapkraukite savęs daugybe užduočių: geriau padaryti mažiau, bet kokybiškai ir su malonumu, nei daugiau, bet be entuziazmo.

4. Pomidorų technika

Pomidorų techniką pasiūlė Francesco Cirillo. Šis metodas vadinamas pomidoru, nes jo autorius laikui matuoti naudojo pomidoro formos virtuvės laikmatį.

Technika pagrįsta principu, kad 25 minutes dirbama su konkrečia užduotimi be pertraukų, tačiau po to būtina padaryti pertrauką.

Kaip tai veikia

1. Pažiūrėkite į savo užduočių sąrašą ir iš jo pasirinkite aukščiausio prioriteto užduotis.
2. Tada nustatykite laikmatį 25 minutėms ir pradėkite dirbti nesiblaškydami, kol išgirsite laikmačio pyptelėjimą. Kiekvienas 25 minučių laikotarpis vadinamas „pomidoru“.
3. Tada padarykite penkių minučių pertraukėlę ir vėl įjunkite laikmatį.
4. Po keturių „pomidorų“(ty kas dvi valandas) darykite ilgesnę 15–20 minučių pertrauką.
5. Jei jūsų užduotis užima daugiau nei penkis „pomidorus“, ją galima padalyti į kelias dalis.

Ši technika padeda atlikti aukštesnio prioriteto užduotis, gerina susikaupimą ir padeda geriau susikaupti.

5. Daugiafunkcinio darbo mitas

Daugiafunkcinis darbas mūsų nepadaro produktyvesniais, tai yra mitas. Tiesą sakant, kai susikoncentruojame į daugybę užduočių vienu metu, tai neigiamai veikia mūsų produktyvumą ir susikaupimą.

Nesvarbu, kaip gerai pripratote prie kelių užduočių, jūsų produktyvumas bus daug mažesnis nei tuo atveju, jei pasirinksite nuo pradžios iki pabaigos susitelkti ties viena užduotimi.

Davidas Meyeris, Mičigano universiteto profesorius

Tik kai kuriais ypatingais atvejais galima efektyviai atlikti kelias užduotis vienu metu. Tarkime, kai ką nors darai automatiškai, pavyzdžiui, vaikštai ir kalbi tuo pačiu metu. Vaikščiojimas yra automatinė veikla, todėl nereikia susikaupti. Tai gerai iliustruoja žinomas palyginimas:

Kartą skruzdėlė miško takelyje sutiko šimtakojį, kuris linksmai ir ramiai bėgo link jo. Skruzdė paklausė šimtalapio: „Kaip tu taip mikliai išjudini visas 40 kojų? Kaip jums pavyksta taip lengvai ir greitai judėti? Šimtakojis minutę pagalvojo ir… nebegalėjo pajudėti!

Jei norite užduotis atlikti produktyviau, geriau susikoncentruokite ties viena užduotimi, ją atlikite nuo pradžios iki galo, o tik tada pereikite prie kitų.

6. Informacinė dieta

Šiais laikais perkrauti smegenis informacija taip paprasta, kaip gauti šilumos smūgį Sacharos dykumoje. Ir net simptomai panašūs: miego sutrikimas, išsiblaškęs dėmesys ir uždelsta reakcija. Mūsų smegenys yra perkrautos informacinio triukšmo. Šiuolaikiniame pasaulyje žmonės nuolat ieško naujienų, nors jos jau supa mus visur.

Šiuo atveju Timothy Ferris, knygos „Kaip dirbti keturias valandas per savaitę ir tuo pat metu neblaškytis biure „nuo skambučio iki skambučio“autorius, gyventi bet kur ir praturtėti, „pataria žmonėms“eiti informacinė dieta“. Manote, kad visi skaitomi el. laiškai, tinklaraščiai, laikraščiai ir žurnalai jums tikrai svarbūs? Ar tikrai reikia tiek daug laiko praleisti socialiniuose tinkluose ir televizijoje?

Pasistenkite bent savaitę gauti kuo mažiau jums visiškai nereikalingos informacijos ir pažiūrėkite, kaip tai paveiks jūsų produktyvumą.

7. Gyvenkite pagal tvarkaraštį

Paklauskite bet kurio sėkmingo žmogaus, kada jis ar ji pabus, ir greičiausiai išgirsite, kaip jis keliasi anksti. Tai gana paprasta: ryte nėra daug trukdžių, todėl galime sutelkti dėmesį į savo prioritetus.

Atminkite, kad yra laiko pailsėti ir yra laiko dirbti. Nubrėžkite aiškias ribas tarp vieno ir kito. Pradėkite nuo verslo nutraukimo, kai tik pajusite, kad jums reikia pailsėti.

Geriau gyventi su planu nei be jo

Parkinsono dėsnis teigia, kad „darbas užpildo jam skirtą laiką“. Tai reiškia, kad jei, pavyzdžiui, nuspręsite, kad ataskaitą parašysite po savaitės, rašysite ją visą savaitę. Parkinsono dėsnis ypač taikomas dalykams, kurių mes nemėgstame ir nenorime daryti. Daugelis iš mūsų yra linkę kiek įmanoma ištempti bylas. Bet jei kiekvieną užduotį sudėliosite į griežtą dėžutę, tai leis daug efektyviau spręsti bylas. Kai turi terminus, stengiesi viską padaryti laiku, todėl tai yra puiki motyvacija.