50 auksinių patarimų, kaip padidinti produktyvumą

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Išmokite valdyti savo laiką, efektyviai dirbti ir tinkamai ilsėtis.

Planavimas

1. Teisingai užsibrėžkite tikslus

Norėdami pasiekti tikslą, pirmiausia turite jį teisingai suformuluoti. Naudokite SMART sistemą: tikslai turi būti konkretūs ir išmatuojami, realūs ir pasiekiami, jums reikšmingi ir turėti aiškius terminus.

2. Sutelkti dėmesį į procesą

Nustatykite tikslus remdamiesi procesu, o ne rezultatu. „Tapti šokėja“yra nesėkmingas užduoties nustatymas. Sunku prie to priartėti, nes neaišku, nuo ko pradėti. Išsikelkite sau tikslą „užsiregistruoti šokiui ir eiti į pamokas tris kartus per savaitę“, tai bus veiksmingiau. Bent jau suprasi, ar esi pasiruošęs ilgus metus treniruotis dėl savo svajonių, ar ne.

3. Naudokite GTD techniką

GTD (Getting Things Done) – tai sistema, skirta produktyviam verslo trenerio Davido Alleno darbui. Pagrindinis jos tikslas – užbaigti visas turimas bylas ir tuo pačiu iškrauti smegenis nuo begalinio planavimo. Technikos esmė – surašyti absoliučiai visas užduotis naudojant skirtingus sąrašus ir nuolat juos atnaujinti. Taigi net menkiausios ir iš pažiūros nesvarbios užduotys nesukaus galvos ir atitrauks nuo darbų. O jų įgyvendinimo eiga visada bus prieš akis.

4. Supraskite skirtumą tarp užimtumo ir efektyvumo

Galite būti nuolat užsiėmę, bet tai nereiškia, kad esate produktyvus. Apsvarstykite, kokie naudingi jūsų veiksmai, kaip jie susiję su jūsų darbu ir ar jūsų plane nėra užduočių, kurios nepriartina jūsų prie tikslo. Jei yra, pašalinkite juos.

5. Vietoj darbų sąrašų naudokite kalendorius

Tinkamai suplanavę reikalus kalendoriuje galėsite atskirti ketinimą ką nors padaryti nuo įsipareigojimo pradėti konkrečią užduotį tam tikru momentu. Tai leidžia lengviau paskirstyti daiktus savaitei ir mėnesiui ir greitai rasti laisvo laiko ką nors pakeisti savo tvarkaraštyje.

6. Pamirškite apie kelių užduočių atlikimą

Vienu metu galite atlikti kelis dalykus, bet vargu ar pasieksite gerų rezultatų. Daugybė tyrimų įrodė, kad kelių užduočių atlikimas sumažina darbo efektyvumą. Gauni tik pasitenkinimo jausmą, kuris netrunka ilgai ir pakeičiamas perdegimu. Įpraskite užduotis atlikti nuosekliai, ir jūsų efektyvumas tik padidės.

7. Suteikite pirmenybę

34-ojo JAV prezidento Dwighto D. Eisenhowerio matrica padės teisingai paskirstyti užduotis pagal jų prioritetą. Visas užduotis tiesiog reikia suskirstyti į keturias grupes:

1. Svarbus ir skubus.
2. Svarbus ir neskubus.
3. Nesvarbu ir skubu.
4. Nesvarbu ir neskubu.

Taigi pamatysite, su kuo reikia tuoj pat užsiimti, ką perteikti kitiems, o ko daryti visai nebūtina.

8. Sumažinkite svarbių pareigų sąrašą iki trijų

Nesistenkite užpildyti savo dienos grafiko tik sunkiomis užduotimis – tai toli nuo išsekimo ar profesinio perdegimo. O apie jokį produktyvumą kalbėti nereikia. Per dieną imkitės ne daugiau nei trijų būtinų darbų, kaitaliokite su paprastomis ir raskite laiko poilsiui.

9. Nustatykite sau terminus

Jei esate įpratę atidėti svarbius reikalus vėlesniam laikui, o paskui viską daryti paskubomis, susiraskite savo asmeninius terminus. Pavyzdžiui, jūsų viršininkas prašo jūsų penktadienį pateikti dvi dideles ataskaitas – vieną iš jų nustatykite patys iki trečiadienio.

10. Valandą per dieną skirkite neskubiems dalykams

Įklimpti į kasdienių neatidėliotinų darbų rutiną ir be galo atidėti kitus svarbius ir neskubius darbus labai lengva. Bet jūs niekada negalite jiems taip nusileisti. Nesitikėkite, kad kada nors turėsite laisvesnę dieną. Jei norite baigti skaityti knygą, skirkite jai laiko kiekvieną dieną. Jei svajojate tapti garsiu menininku, praktikuokite piešimą kasdien.

Motyvacija

11. Nebijokite klysti

Baimė ką nors padaryti ne taip dažnai verčia stovėti vietoje ir visiškai nieko nedaryti. Išmokite suvokti klaidas kaip postūmį tobulėti. Kai jums nepavyksta, pagalvokite, kodėl jums nepavyko, ir užpildykite savo žinių bei įgūdžių spragą. Laikui bėgant net tapsite dėkingi už savo klaidas.

12. Paprašykite jus sukritikuoti

Neteiskite savęs griežtai – pakvieskite ką nors objektyviai įvertinti jūsų darbą. Paklauskite savo viršininko atsiliepimų. Už nuoširdų norą įžvelgti savo klaidas ir pagerinti veiklos rezultatus, priekaištų nesulauksite. Na, o pagyrimai padės pasisemti įkvėpimo ir judėti pirmyn.

13. Patobulinkite savo įgūdžius

Be nuolatinio mokymosi ir saviugdos neįmanoma ilgai išlikti produktyviam. Anksčiau ar vėliau jums nusibosta arba pasieksite savo profesijos lubas. Todėl visą laiką stenkitės išmokti naujų dalykų: imkitės neįprastų užduočių ir neatsisakykite įdomių projektų.

14. Venkite verkšlentojų, pesimistų ir nerimą keliančių žmonių

Žmonės linkę tapti priklausomi nuo kitų emocijų. Jei jūsų aplinkoje kas nors nuolat kartoja, kaip viskas blogai, vieną dieną jus apims depresija. Kolegos panika, kurios terminai degina kiekvieną savaitę, tikrai persimes į jus. Todėl išeikite, nustokite bendrauti ir nutraukite santykius – neleiskite nuotaikai sugadinti.

15. Apsupkite save protingais žmonėmis

Socialinis ratas turi įtakos mūsų vystymuisi. Apsupkite save mentoriais ir tiesiog įdomiais žmonėmis – leiskite jiems nuolat jus motyvuoti ir įkvėpti, priversdami jus siekti savo lygio. Eikite į specializuotus seminarus, konferencijas, prisijunkite prie profesinių bendruomenių ir užmegzkite naujų pažinčių.

16. Nesekite kitų žmonių sėkmės

Per didelis apsėdimas kitų pasiekimais mums tik trukdo. Nustokite pavydėti draugui, kuris atidarė savo verslą, arba klasės draugui, kuris sėkmingai uždirba iš savo pomėgio. Atsijunkite nuo šnipinėjimo į kitų gyvenimus ir tęskite savo tikslą.

17. Gaukite pagalbos

Nesitikėkite didelio darbo atlikti vienas. Jei jums reikia pagalbos, paprašykite jos. Imtis sunkios užduoties ir pačiam ją traukti – ne pasididžiavimo priežastis, o veikiau kvailystė. Supraskite, kad dirbate dėl rezultato, o vardan jo neapleiskite kitų patirties ir patarimų.

18. Sukurkite savo produktyvumo metodą

Nesiimkite aklai visų laiko valdymo metodų, atsipalaidavimo ir laiko taupymo patarimų. Išanalizuokite, kas jums tikrai padeda, ir atmeskite tai, kas jums neduoda jokios naudos. Jūsų tikslas – būti efektyviam, o ne sumušti dažniausiai naudojamų produktyvumo įrankių rekordą.

Koncentracija

19. Išlaisvinkite savo smegenis nuo kasdienių problemų

Susidėkite kapsulinę spintą, kad ryte negalvotumėte, ką apsirengti biure. Sudarykite valymo ir namų ruošos darbų grafiką. Savaitgaliais apsipirkti bakalėjos ir sudaryti savaitės meniu. Kai visi buities darbai sutvarkyti ir suplanuoti, esi susikoncentravęs į darbą.

20. Raskite savo didžiausią aktyvumą

Kažkas pataria sudėtingas užduotis atlikti darbo dienos pradžioje, o mažas užduotis palikti vakarui. Tačiau šis metodas netinka pelėdoms ar tiems, kuriems reikia pagreitinti. Todėl nustatykite laikotarpius, kada galite dirbti efektyviausiai, ir per šį laiką suplanuokite daug laiko reikalaujančias užduotis. Norėdami juos atpažinti, pakanka keletą savaičių stebėti savo koncentracijos lygį per dieną. Arba naudokite tam skirtą našumo skaičiuotuvą.

21. Neatidėliokite dalykų, kurie jus nervina

Nesvarbu, ar nerimaujate dėl svarbaus skambučio, ar bijote ką nors išsiaiškinti su viršininku – nedelskite. Nedelsdami išspręskite bauginančias užduotis, net jei mintis apie jas verčia nerimauti. Nes būtent šios mintys atitraukia dėmesį nuo darbų ir mažina koncentraciją. Kuo greičiau tai padarysite, tuo greičiau nusiraminsite.

22. Užsirašyk ranka

Įdomios mintys, netyčia aplankančios galvą, linkusios tuoj pat pamiršti. Kartais išmaniajame telefone atidarydami įrašymo programėlę pasiklystame mintyse. O kartais mus atitraukia kažkas kita: žinutės, naujienos ir socialiniai tinklai. Todėl užsirašykite ant popieriaus – ranka rašyti užrašai taip pat padės geriau įsiminti informaciją. Įsigykite nedidelę apytikslę eskizų knygelę, kurioje galėsite greitai užsirašyti kelis žodžius, arba lipdukų bloką ir laikykite juos po ranka.

23. Nustatyti priminimus

Poreikis ką nors padaryti tam tikru laiku sukelia vidinį nerimą, kuris atitraukia dėmesį nuo pagrindinio darbo. Be to, pasąmoningos baimės pamiršti kokį nors reikalą gali net nejausti. Todėl nustatykite garsinius priminimus apie dalykus, susietus su konkrečiu laiku. Taip išvaduosite nuo nuolatinių žvilgsnių į laikrodį ir bereikalingo nervingumo.

24. Tvarkykite savo darbo vietą

Kasdien, kai baigi darbą, sutvarkyk daiktus ant stalo: rūšiuok užrašus, dėliok dokumentus, išplauk puodelį. Beje, skaičiuojamas ir darbalaukis kompiuteryje. Uždarykite visus nereikalingus skirtukus, ištrinkite laikinuosius failus.

25. Saugokitės apšvietimo

Mokslininkai įrodė, kad apšvietimas daro didelę įtaką mūsų produktyvumui. Apšvietimas biure turi būti kuo artimesnis natūraliai dienos šviesai, ne šiltas ar per šaltas. Optimali vertė yra 4500–5000 K. Darbo dienos pabaigoje galite pereiti prie šiltos šviesos, kad atsipalaiduotumėte ir pasiruoštumėte poilsiui.

Užduočių vykdymas

26. Bėk sprintus

Tikriausiai esate girdėję apie Pomodoro techniką – darbo organizavimą 25 minučių segmentais su 5 minučių pertraukomis. Šis laiko tarpas gali jums netikti, bet svarbiausia yra jo esmė. Paskirkite sau trumpus pilno susikaupimo periodus – nuo 20 minučių iki valandos – kai jūsų niekas visiškai neblaškys, o tarp jų darykite pertraukėles.

Naudokite programas:

27. Neskubėkite vykdyti naujų užduočių

Nepalikite savo reikalo nebaigto dėl netikėtos užduoties ar kažkieno prašymo. Žinoma, svarbu susidėlioti prioritetus: jei nauja užduotis svarbesnė ir ją reikia atlikti kuo greičiau, prasiblaškykite ir aukokite einamuosius reikalus. Jei ne, atidėkite. Net jei jie jūsų labai klausia.

28. Vizualizuokite

Vizualizacija padės sutaupyti laiko, geriau įsiminti informaciją, suprasti naują temą ir priimti pagrįstą sprendimą. Naudokite skirtingus metodus: pažymėkite užduotis pagal kategorijas, braižykite grafikus, lenteles ir minčių žemėlapius.

29. Palikite užduotis nebaigtas

Neskubėkite, kad iš karto atliktumėte dideles ir sudėtingas užduotis. Pasikliaukite Zeigarnik efektu. Jo esmė ta, kad smegenys geriau įsimena nebaigtus veiksmus ir pasąmoningai apie juos galvoja toliau. Jei bijote sunkios užduoties, pradėkite ją ir atidėkite – kol darysite kitus darbus, jums gali kilti daug įdomių idėjų.

30. Pradėkite nuo mažo

Jei negalite pradėti vykdyti užduoties, skirkite jai tik 10 minučių. Didelė tikimybė, kad įsitrauksite ir dirbsite toliau. Na, jei ne, tai bent jau pradėkite. Ir tuo pačiu metu patikrinkite ankstesnio punkto veiksmingumą.

Sutaupyti laiko

31. Sužinokite, kur leidžiate laiką

Išbandykite eksperimentą: pabandykite vienai savaitei surašyti absoliučiai viską, net mažiausius atvejus ir kiekvienam iš jų skirtą laiką. Galiausiai išanalizuokite gautą sąrašą.

32. Atsisakyti skambučių

Stenkitės mažiau kalbėti telefonu. Skambinimas užima daugiau laiko nei žinutės rašymas ir skaitymas. Be to, ne visi ateina į galvą apie jį įspėti, o tai reiškia, kad staiga ir netinkamu metu galite atitraukti dėmesį nuo darbo. Jei vis tiek reikia atlikti svarbų skambutį, suplanuokite jį ir įtraukite į savo darbų sąrašą, kad galėtumėte aiškiai skirti laiko kitoms užduotims.

33. Išjungti įspėjimus

Išjunkite pranešimų apie programas, pasiuntinius, socialinius tinklus ir paštą. Jie neužima daug laiko, tačiau labai blaško dėmesį ir gali nutempti į kelionę internete. Jei negalite atsikratyti pagundos patikrinti savo žinutes, palikite pranešimus apie juos tik iš svarbių kontaktų.

34. Po pietų patikrinkite savo el

Pašalinkite rytinį elektroninio pašto patikrinimą, kad nesiblaškytumėte nuo jau suplanuotų užduočių ir neprisitaikytumėte prie kažkieno kasdienės rutinos. Jei esate įpratę atsakyti iš karto ir negalite atsispirti žinučių siuntimui, pokalbis gali užsitęsti visą dieną. Nelaikykite atidaryto naršyklės skirtuko, bet naudokite šablonus, kad greitai atsakytumėte į pranešimus.

35. Išvalykite pašto dėžutę

Stenkitės, kad tarp neskaitytų pranešimų liktų tik svarbūs. Nedelsdami ištrinkite nereikalingą šlamštą ir sukurkite atskirą pašto dėžutę asmeniniam paštui ir įdomioms prenumeratoms. Tad nereikės ilgai dairytis po paštą ir ieškoti tarp visų laiškų, kurių tikrai reikia.

36. Išmokite liesti tekstą

Dirbant kompiuteriu, rašymas liečiamu būdu sutaupo daug laiko. Įgūdžių galima išmokti naudojantis internetinėmis paslaugomis,,. Svarbiausia šiai veiklai skirti laiko kiekvieną dieną.

37. Naudokite sparčiuosius klavišus

Spartieji klavišai skirti greitam darbui. Prisiminkite jų derinius, jie labai supaprastina kompiuterio ir atskirų programų naudojimą.

38. Išsaugokite failus tiesiai į norimą aplanką

Atsisiųsdami ar kurdami dokumentą iš karto pavadinkite jį ir nusiųskite į norimą aplanką. Galbūt neturite laiko, bet galų gale tai yra daug greičiau ir lengviau, nei tada patikrinti ir rūšiuoti visus atsisiuntimus savo kompiuteryje arba surinkti failus debesies saugykloje.

39. Nesiteisink

Tiesiog nešvaistykite tam savo laiko. Teisintis yra neproduktyvu, neprofesionalu ir erzina. Geriau tvirtai pripažinti savo klaidą ir nedelsiant pradėti ją taisyti.

Poilsis

40. Laikykitės informacinės dietos

Didžiuliai informacijos srautai apkrauna nervų sistemą ir trukdo atsipalaiduoti. Remiantis statistika, kiekvienas žmogus per dieną vien prie televizoriaus praleidžia apie 2, 7 valandas. Pridėkite prie to internetą ir socialinius tinklus. Naujienų svetainės, kanalai ir bendruomenės nenumaldomai konkuruoja dėl mūsų dėmesio ir dažnai kalba apie tą patį. Todėl jų žiūrėjimui skirti laiko nebūtina – vis tiek sužinosite svarbias naujienas.

41. Darykite ilgas pertraukas

Jei turite sunkią, daug susikaupimo reikalaujančią užduotį, atsijunkite nuo darbo bent pusvalandžiui. Atsikelkite nuo savo stalo ir užsiimkite fizine veikla.

42. Klausytis muzikos

Tyrimai rodo, kad muzika didina produktyvumą, kūrybiškumą ir apskritai nuotaiką. Jei jums sunku su ja susikaupti, klausykite mėgstamų atlikėjų.

43. Dažniau eik į lauką

Pageidautina darbo dienos metu. Pasenęs oras biure mažina darbo našumą, sukelia galvos skausmą ir stresą. Mokslininkai netgi sugalvojo terminą „Sergaus pastato sindromas“– būklė, kai žmonės patiria skausmingus simptomus dėl prasto vėdinimo, apšvietimo ir šildymo pastatuose. Ir nors jūsų biuras gali būti sveikas, jūsų kūnui vis tiek geriau patiks grynas oras.

44. Vakarą ir savaitgalį planuokite iš anksto

Iš anksto nuspręskite, kaip praleisite atostogas, ir pasistenkite užpildyti jas mėgstamais dalykais. Beprasmiškas gulėjimas ant sofos tik dar labiau pavargs, o laukiant įdomaus savaitgalio ir dirbti geriau.

45. Vieną dieną per savaitę visai negalvok apie darbą

Pažadėk sau, kad laisvą dieną neliesi savo darbo ar išvis apie tai negalvosi. Net jei turite svarbų susitikimą ar nebaigtą reikalą. Atminkite, kad jūs taip pat turite kitą gyvenimą – skirkite jam šią dieną visiškai.

46. Pasiimk laisvą laiką

Jei reguliariai einate į darbą, kiekvieną savaitę neskiriate laisvo laiko šeimos reikalams ir retai imate nedarbingumo lapelį, paimkite laisvą dieną tiesiog taip. Užbaigę didelį projektą arba prieš pristatymą, praleiskite papildomą dieną namuose. Leiskite sau paleisti iš naujo nelaukdami savaitgalio.

Sveikata

47. Gyvenk pagal grafiką

Nelaikykite kasdienės rutinos kaip griežtų rėmų, į kuriuos turite patekti patys. Tiesiog nustatykite vieną laiką eiti miegoti, pabusti ir valgyti. Ir stenkitės to laikytis kiekvieną dieną. Visada jausitės aktyvūs, nekankins mieguistumas ir staigūs alkio priepuoliai, trukdantys susikaupti.

48. Nenaudokite alkoholio kaip atsipalaidavimo būdo

Venkite gerti prieš miegą, net jei sunku atsipalaiduoti po sunkios darbo dienos. Alkoholis tikrai gali padėti užmigti, tačiau po kelių valandų jis pradės veikti neigiamai – tai kupina dažno prabudimo ryte, mieguistumo dieną ir koncentracijos praradimo.

49. Valgykite dažniau

Sotūs pietūs perkrauna organizmą: visas jėgas jis atiduoda maisto virškinimui, todėl tampa sunku susikaupti atliekant užduotis. Jei po vakarienės jaučiatės mieguistas, įprastą porciją padalinkite į du patiekalus.

Vietoj sunkaus valgio į savo racioną įtraukite maistą, kuris pagerina susikaupimą ir koncentraciją: daržoves, žoleles, riebią žuvį, riešutus ir juodąjį šokoladą. Ir nesiremkite į kavą – dideliais kiekiais ji ne pagyvina, o suteikia priešingą efektą.

50. Užsiimk sportu

Mankšta ne tik gerina sveikatą, bet ir gerina dėmesį, koncentraciją bei smegenų greitį. Jie taip pat kelia savigarbą ir daro juos atsparesnius stresinėms situacijoms. Tai didžiulis pliusas produktyvumui, todėl bent šiek tiek pasportuokite.

Taip pat skaityti? ?

• 80 gyvybės įsilaužimų produktyvumui užtikrinti
• Kuo skiriasi produktyvumas ir efektyvumas, o kas dar svarbiau
• Atsipalaiduokite ir pailsėkite nuo darbo, kad būtumėte produktyvesni.
• Kokia yra tikroji produktyvumo kaina