Produktyvumo paslaptys iš populiarios Todoist užduočių valdymo paslaugos kūrėjo

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Todoist autorius Amiras Salihefendicas sukūrė savo produktyvumo sistemą, kuri jau 9 metus padeda jam pasiekti savo tikslus be streso. Šiandien Amiras kalbės apie savo sistemą ir jos integraciją su Todoist.

Daugelis žmonių nesiekia supaprastinti savo darbo eigos, leidžia viskam eiti savaime ir tikisi geriausio. Bet jei turite sistemą, galite laviruoti tarp daugelio užduočių, nustatyti prioritetus ir nesijausti pervargę.

Savo produktyvumo sistemą pavadinau Systemist. Aš jį išradau – ir Todoist remiasi – 2007 m. Tuo metu gyvenau nakvynės namuose Orhuse (Danija) ir studijavau informatiką. Turėjau du darbus ne visą darbo dieną ir daug asmeninių projektų. Jaučiausi priblokšta ir neorganizuota. Viskas pasikeitė, kai į galvą atėjo sistemisto idėja.

Ką ši sistema man padėjo pasiekti?

1. Įsteigti Doist Ltd. ir sukurti produktą, leidžiantį žmonėms pasiekti nuostabių rezultatų.
2. Sėkmingai derinti steigėjo ir generalinio direktoriaus pareigas. Viskam turiu laiko ir nesijaučiu pervargęs. Įmonėje dirba 50 žmonių, vargu ar kas iš jų mane matė išsekusį.
3. Kiekvieną dieną nustatykite prioritetinius darbo eigos aspektus ir visada prisiminkite svarbius el. laiškus, susitikimus ir projektus.
4. Mėgaukitės gyvenimu ne darbo metu: leiskite laiką su žmona, kelionėmis, savišvieta ir sportu, sveikatos priežiūra.

Darbo ir asmeninio gyvenimo balansas yra asmeninio efektyvumo raktas.

Sistemistas geriausiai veikia kartu su Todoist. Tačiau galite naudoti bet kokias kitas užduočių valdymo programas ir paslaugas. Pagrindiniai sistemos principai yra daug svarbesni nei specifiniai įrankiai.

6 Sistemistiniai principai

1. Taikyti visur

Sistema yra sistema, naudoti ją visur ir visur. Turite turėti prieigą prie planuoklio iš bet kurio įrenginio ir bet kur.

Sunkiai dirbome, kad „Todoist“būtų prieinama visame pasaulyje. Rekomenduoju nedelsiant įdiegti ją (ar kitą panašią programą) visuose turimuose įrenginiuose ir platformose: telefone, planšetiniame kompiuteryje, nešiojamajame kompiuteryje, naršyklėse ir pan.

2. Taikyti visame kame

Sistema veikia, jei ji apima visus asmeninio ir profesinio gyvenimo aspektus. Tai suteiks jums laisvę. Kontroliuosite viską, kas svarbu ir nebeužmiršite tokių dalykų kaip susitikimas su klientu ar dovanos nupirkimas mylimam žmogui.

Beveik visa mano veikla yra supaprastinta. Tiksliau, aš susisteminau:

1. Artimiausi renginiai (susitikimai įmonės viduje ir už jos ribų).
2. Sudėtingi projektai, suskaidyti į daug mažų etapų.
3. Pasikartojančios užduotys ilgalaikiams projektams kontroliuoti.
4. paštas (jei negaliu iš karto atsakyti į laišką, su pagalba išverčiu į užduotį).
5. Pranešimai apie klaidas, jei jų taisymas yra susijęs su manimi.
6. Leidinių sąrašas (dalinamas su kolegomis).
7. Pirkinių sąrašas (dalinuosi su žmona).
8. Tinklalapiai, kuriuose negaliu nedelsiant imtis veiksmų. Pavyzdžiui, produkto puslapis iš Amazon.com (dar nenusprendęs, pirkti ar ne), filmo puslapis IMDb, kurį noriu žiūrėti, arba straipsnis, kurį noriu perskaityti vėliau. Visam tam naudoju.
9. Sveikatos užduotys (kassavaitinės sporto salės ir bėgimo treniruotės).

3. Suskaidykite dideles užduotis į įgyvendinamas mažas

Nedidelę užduotį atlikti lengviau. Todėl visada suskaidykite didelius projektus į mažas smulkesnes užduotis, kurias galima atlikti per valandą (ar mažiau). Pirma, tai padės suprasti, kiek laiko užtrunka, kad padarytumėte tą ar aną. Ir, antra, pamatysite pažangą.

Svarbu, kad užduotis būtų įgyvendinama. Turite sugebėti įgyvendinti tai, ką įtraukėte į savo darbų sąrašą.

4. Suteikite pirmenybę

Kasdien atlieku nuo 15 iki 25 užduočių. Jie šiuo metu yra svarbiausi.

„Todoist“lengva nustatyti prioritetus. Štai kaip aš darau:

1. Būtinai nustatykite terminą, iki kurio byla turi būti baigta. Keliuosi svarbias užduotis šiandienai ar rytojui, nesvarbius išrašau ateičiai.
2. Nurodau prioritetų teikimo lygius. Todoiste yra keturi iš jų. Paslauga automatiškai rūšiuoja užduotis pagal svarbą.
3. Norėdamas dar labiau pabrėžti užduoties svarbą, naudoju tokias žymas kaip @high_impact. Su jais patogu sekti, kiek svarbių darbų atlikta per dieną.

5. Kiekvieną dieną ištuštinkite savo darbų sąrašą

Prieš pradėdamas naudoti 0 gautųjų taisyklę, mano el. paštas buvo chaotiškas. Jaučiausi siaubingai kiekvieną kartą, kai turėjau išvalyti griuvėsius.

Užduočių tvarkymui naudoju panašią taisyklę – „0 užduočių darbų sąraše“.

Jei nespėjote padaryti visko, ką planavote dieną, neatidėliokite likusių darbų kitai dienai. Vietoj to iš naujo nustatykite darbų sąrašą ir sukurkite naują planą. Tai leis jums įvertinti, suprasti, kur esate, ir iš naujo nustatyti prioritetus.

6. Visada gaukite grįžtamąjį ryšį

Dauguma laiko valdymo sistemų sutelkia dėmesį į tai, ką reikia padaryti, o ne į tai, kas jau padaryta. Bet kokia prasmė, jei nematai savo pažangos ir nesupranti, koks esi produktyvus?

Todėl mes sukūrėme. Tai leidžia sekti, vizualizuoti ir pagerinti asmeninį našumą.

„Todoist Karma“yra tarsi mini žaidimas: jūs atliekate užduotis, renkate taškus ir matote, kaip auga spalvų lentelės. Tai labai įdomu, ypač laiko valdymo naujokams. Kad būtų dar įdomiau, galite išsikelti ne tik dienos, bet ir savaitės tikslus, taip pat dalintis rezultatais socialiniuose tinkluose, taip padidindami atsakomybės lygį.

Papildomi patarimai

Darbas su el

1. Patikrinkite savo el. paštą du kartus per dieną. Pavyzdžiui, ryte ir po pietų.
2. Siekite tuščios pašto dėžutės.
3. Jei įmanoma, nedelsdami atsakykite į laišką. Jei ne, išverskite ją į užduotį, būtinai nurodykite terminą ir prioritetą.
4. Išjunkite pranešimus visuose įrenginiuose. Tai padės išvengti trukdžių.

Darbas su pasiuntiniais

Pasiuntiniai yra produktyvumo žudikai, jie trūkčioja ir blaško dėmesį. Tyrimai rodo, kad vidutinis biuro darbuotojas per dieną praleidžia vidutiniškai daugiau nei dvi valandas trukdymui ir pertraukoms. Tai reiškia, kad darbo savaitė pailgėja daugiau nei 10 valandų, nes darbų apimtys nemažėja.

1. Derinkite susirašinėjimą pasiuntiniuose su naršymu internete. Kai reikia tik dirbti (rašyti ataskaitą, braižyti maketą ir pan.), uždarykite pokalbių programas.
2. Apdorokite pranešimus paketais: atidarykite „Messenger“, viską perskaitėte, atsakėte visiems ir vėl uždarėte.
3. Išjunkite „Messenger“pranešimus savo mobiliajame telefone.

Pasak Salihefendiko, ši sistema padeda jam būti susikaupusiam, sveiko proto ir sveikam.

Komentaruose parašykite, ką manote apie Systemist, taip pat pasidalykite savo produktyvumo paslaptimis.