5 alternatyvos klasikiniam darbų sąrašui

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Turite darbų sąrašą, bet vis tiek nieko nedarote? Tada šis straipsnis skirtas jums! Tai parodys penkis alternatyvius užduočių sąrašų tvarkymo būdus.

Užduočių sąrašas yra būtinas efektyvaus darbo elementas. Teoriškai. Praktiškai darbų sąrašai dažnai nepadidina produktyvumo. Kodėl? Yra daug priežasčių.

Kartais sėdime ir dvejojame atlikti paprastas užduotis, kartais atidėliojame ir atidedame sudėtingų užduočių sprendimą vėliau. Užduočių sąrašas turėtų motyvuoti, bet dažnai, priešingai, mus nuvilia. Ypač jei dienos pabaigoje pamatysi, kad didžioji dalis suplanuoto nepadaryta.

Kai visa tai dedama vienas ant kito, atrodo, kad sąrašų sudarymas užtrunka ilgiau nei juose išvardytų užduočių įgyvendinimas. Straipsnyje apie Benjamino Franklino sąrašų sistemą kalbėjome apie kai kurias efektyvių darbų sąrašų sudarymo paslaptis (darbų atlikimas, prioritetų nustatymas, darbų sąrašų pritaikymas besikeičiančioms aplinkybėms ir pan.). Šiame straipsnyje Lifehacker supažindins su penkiais naujais ir originaliais sąrašų tvarkymo būdais.

1–3–5

Kas yra įprastas darbų sąrašas? Teisingai, tai yra sunumeruotas dienos (arba mėnesio / metų, jei kalbame apie ilgalaikį planavimą) užduočių sąrašas. Pamiršk apie tai.

Pabandykite sudaryti savo darbų sąrašą pagal 1-3-5 principą.

Kaip tai veikia?

Užsirašykite vieną pagrindinę užduotį, tris vidutinio dydžio ir svarbias bei penkias mažas, kurias, pritrūkus laiko, galima atidėti rytdienai. Padarykite tai vakare, kad ryte aiškiai suprastumėte, kas šiandien yra jūsų dienotvarkėje.

Jei jūsų veiklos sritis tokia dinamiška, kad negalite numatyti naujų neatidėliotinų atvejų (ne)atsiradimo, palikite kelis trejetus ar penketukus laisvus. Tai leis jums padaryti savo užduočių sąrašą kuo lankstesnį.

Būkite pasiruošę, kad sudarydami darbų sąrašą pagal 1-3-5 principą ne visada galėsite iš jo išbraukti visus punktus. Pavyzdžiui, aplinkybės gali pasikeisti, o pagrindinė užduotis šią dieną taps neįmanoma. Bet jūs galite sudaryti trijų vidutinės svarbos užduočių rinkinį arba penkių – mažų.

Pagrindinis šio metodo pranašumas yra tai, kad nereikia skirstyti prioritetų. A priori išvardijate tai, kas, jūsų nuomone, yra aktualu kitai dienai.

Bullet Journal

Kokia yra pagrindinė popieriaus planavimo problema? Išbraukę užduotį iš sąrašo, ją pamiršite ir niekada neatspėsite, kada vėl gali prireikti jos įgyvendinimo detalių (telefonų numerių, datų, pastabų ir pan.). Elektroniniai planuotojai iš dalies išsprendė šią problemą – dauguma leidžia susieti ankstesnes užduotis, jas sugrupuoti ir pan. Bet ką daryti tiems, kurie mėgsta malonų popieriaus ošimą, o ne jutiklinį ekraną? Interneto dizaineris sugalvojo sistemą, kuri supaprastina popieriaus planavimą. Jos vardas Bullet Journal.

Kaip tai veikia?

„Lifehacker“vienoje iš savo ankstesnių publikacijų jau kalbėjo apie greitų užrašų sistemą, kurią išrado Carroll. Prisiminkime pagrindinius principus.

Pirmiausia sunumeruokite savo dienoraščio puslapius. Pirmame puslapyje susikurkite turinį – tai padės rasti reikiamą informaciją. Tada susikurkite kalendorių mėnesiui: dienos ir savaitės dienos, bet priešingai – užduotys ir įvykiai, kurie tikrai nesikeis. Kitame puslapyje sukurkite tų 30 dienų darbų sąrašą. Šiuo atveju svarbu naudoti užrašus (žymimuosius langelius, apskritimus ir pan.), kad būtų lengviau vizualiai perskaityti informaciją. Tokiu būdu galite sudaryti darbų sąrašą tiek dienai, tiek savaitei. Svarbiausia nepamiršti į turinį įtraukti puslapių numerių.

Prieš tai daryti

Užduočių sąrašas turėtų būti motyvacija, pakelianti nuotaiką: „Turiu tiek daug reikalų, o kaip malonu užbraukti dar vieną madingumą!“. Tačiau iš tikrųjų daugelis, dienos pabaigoje atidarę savo darbų sąrašą, puola į neviltį: „Aš esu tinginys! 6 užduotys iš 10! Neįgyvendintos užduotys traukia sielą kaip akmuo į dugną.

Tačiau yra išeitis – lygiagrečiai su darbų sąrašu laikykite juostelę prieš darbus.

Kaip tai veikia?

Pasak „Netscape“įkūrėjo Marco Andreesseno, „anti-to-do“yra procesas, kai užrašai ne tai, ką turi padaryti, o tai, ką jau esi padaręs, savo pasiekimus.

Kiekvieną kartą, kai per dieną darote ką nors naudingo, užsirašykite tai į priešingų darbų sąrašą kitoje kortelės pusėje. Kiekvieną kartą, kai užsirašysite savo pasiekimą, gausite endorfinų dozę, kaip pelė, kuri paspaudžia mygtuką narve ir už tai gauna gabalėlį maisto. O dienos pabaigoje, prieš ruošdami naują kortelę rytojui, pažvelkite į šiandienos kortelę, į savo priešingų darbų sąrašą ir pasidžiaukite, kiek dalykų iš tikrųjų padarėte tą dieną. Tada kortelę suplėšykite ir išmeskite. Dar viena diena nepraleista veltui.

Taip galite dar labiau motyvuoti save užbaigti šį darbų sąrašą.

Beje, iDoneThis programėlė veikia panašiai. Tai taip pat padeda suprasti, kam skiriate savo laiką ir ką naudingo nuveikėte per dieną, savaitę, mėnesį.

Zen produktyvumo sistema

GTD yra puikus būdas pagerinti asmeninius rezultatus. Tačiau Davido Alleno metodas tinka ne visiems. Taigi kitas garsus produktyvumo guru Leo Babauta nusprendė supaprastinti šią sistemą ir sugalvojo Zen to Done (ZTD).

Kaip tai veikia?

ZTD – tai paprastumas ir dėmesys darymui ir veikimui čia ir dabar. Babauta nustatė penkias pagrindines GTD problemas ir pasiūlė sprendimus. Užduočių sąrašams tai reiškia:

1. Sudarykite paprastus temų sąrašus. Pavyzdžiui, kortelėje „Darbas“užsirašykite tik užduotis, susijusias su jūsų profesine veikla.

2. Nuolat atnaujinkite sąrašą. Visada turėkite su savimi įtaisą ar užrašų knygelę, kur galite netikėtai užsirašyti idėjas ar užduotis.

3. Būkite aktualūs. Išvardykite tik tas užduotis, kurios tikrai svarbios darbų sąrašui.

Stop sąrašai

Iš pirmo žvilgsnio terminas „stop daro sąrašas“visiškai prieštarauja darbų planavimui. Bet tik iš pradžių.

Kaip tai veikia?

„Stop doing“sąraše taip pat užsirašote savo reikalus, bet ne tuos, kurių jums reikia ir kuriuos turite padaryti, o tuos, kurių norite atsikratyti. Pavyzdžiui, norite mesti rūkyti, nebesinaudoti socialiniais tinklais ir nevalgyti saldumynų naktimis. Tai yra jūsų nustoti daryti lapo taškai. Tiesą sakant, tai yra vienas iš kovos su chronofagais būdų.

Chrisas Guillebeau savo knygoje „Neatitikties menas“rašo:

Geriausias būdas nustoti gaišti laiką nesąmonėms – sudaryti sustojimo sąrašą. Sustojimo sąrašas – tai sąrašas dalykų, kurių nebenorite daryti. Tai netgi geriau nei darbų sąrašas, nes jis leidžia suprasti, kas jus slegia.

Pats Chrisas kasmet sudaro sustojimo sąrašus per Naujųjų metų šventes. Tai leidžia jam įvertinti, kokią pažangą jis padarė per pastaruosius 12 mėnesių.

Kad lakštas nebedirbtų, svarbu atsiminti laiką. Suskaičiuokite, kiek laiko valgo įpročiai, kurių norite atsikratyti. Tada nustatykite sau laiko limitą (ne daugiau kaip 20 minučių per dieną „YouTube“) ir palaipsniui jį sumažinkite.

Santrauka

Taigi, jei klasikinis darbų planavimas jums netinka, išbandykite vieną iš aukščiau pateiktų alternatyvų. Geriau juos derinti: sudaryti ne ilgus sąrašus, o trumpus su viena pagrindine ir keliomis antrinėmis užduotimis; vesti patogius ir suprantamus įrašus; motyvuokite save savo pasiekimų sąrašu ir skirkite laiko įpročių, kurių turite atsikratyti, sąrašą.

Jei turite savo požiūrių į užduočių sąrašų sudarymą, pasidalykite jais komentaruose.