Kaip geriau išnaudoti GTD sistemą

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Rašytojas ir tinklaraštininkas Leo Babauta paaiškina, kaip nuolat planuoti ir atsikratyti visko, kas trukdo būti produktyviam.

Kam reikalinga ši sistema

„Getting Things Done“(GTD) yra gerai žinoma Davido Alleno darbų atlikimo sistema. Jį naudojant, absoliučiai visa gaunama informacija įrašoma ir suskirstoma į sąrašus. Tikslas yra atlikti darbus, daugiau laiko skiriant tam, kas iš tikrųjų svarbu.

Su GTD sistema galite pasiekti labai didelę sėkmę. Štai tik keletas iš jų:

• Jūs susidorojate su daugybe užduočių.
• Jūs labiau pasitikite savimi.
• Jūs mažiau atidėliojate ir mažiau blaškotės.
• Jie labiau tavimi pasitiki: kiti žino, kad tu visada viską atneši iki galo.
• Dažniau kviečiamas dirbti, nes reikalingas solidus požiūris į verslą.
• Keičiatės į gerąją pusę – suvokiate, kas jums iš tiesų svarbu, pasidarote smalsūs, pradedate mokytis, kurti tvirtus santykius su žmonėmis ir atsikratyti senų, jums trukdančių suvokimo šablonų.
• Jūs uždirbate daugiau.
• Jūs galite sukurti sėkmingą startuolį arba sukurti puikią įmonę.
• Savo idėjomis galite pasidalinti – knygoje, tinklaraštyje ar paskaitoje.

Tačiau norėdami gauti visus šiuos privalumus, turite suprasti, kaip efektyviai naudotis sistema, ir išsiaiškinti, kas to trukdo. Leo Babauta, rašytojas ir populiaraus tinklaraščio „Zen Habits“autorius, paaiškina, ką jums reikia padaryti.

Kaip efektyviau naudotis GTD sistema

Sužinokite, kas jums trukdo būti produktyviam

Įprotis atidėlioti. Nedrąsiai kreipiatės į užduotį dėl jos sudėtingumo: arba jaučiate, kad nesusitvarkysite, arba išvis nesupratote. Tai yra atidėliojimas.

Įprotis blaškytis. Jums pavyko pradėti, bet iškart pereinate prie kitos užduoties. Visos tos pačios abejonės ir neaiškumai verčia atidėti tai lengviau atlikti pratimą arba tiesiog pradėti gaišinti laiką. Dėl šio nuolatinio perjungimo prarandama koncentracija. Tuo pačiu atrodo, kad būsite be galo užsiėmę.

Perfekcionizmas. Negalite ilgai kibti į darbą, nes dabar tam netinkamas laikas. Arba atidedate jo užbaigimą, nes jis nebuvo tobulas.

Pavyzdžiui, norite sukurti tinklaraštį, bet to nedarote, nes kol nerandate jam tobulos platformos ir temos, neturite pakankamai laisvo laiko ir vis tiek neturite puikių idėjų sąrašo. Arba parašėte straipsnį ir jo nepublikuojate, nes medžiagą dar reikia užbaigti – iš tikrųjų jūs tiesiog nedrįstate.

Aplinka. Žmonės žlugdo tavo planus, nieko nedaro laiku, viską komplikuoja, gadina, skundžiasi ir erzina. Ir, pasikliaujant kitais žmonėmis, kartais sunku pasiekti savo tikslus. Dažniausiai tai yra tik pasiteisinimas sau.

Išblaškymas. Tai žmonės, bet kokie įvykiai, problemos. Jie trukdo jūsų darbui. Kažką galite kontroliuoti, kai kurių - ne.

Nuovargis. Esate pavargęs, alkanas, išsekęs, sutrikęs ar nuobodu. Tokios problemos trukdo susikaupti ir atlikti darbus.

Tokiu atveju tereikia pasikrauti: pasnausti, pasivaikščioti, pamedituoti.

Arba imkitės daug energijos nereikalaujančių užduočių: rūšiuokite paštą, atlikite administracinę tvarką. Jei nuovargis buvo stebimas ilgą laiką, peržiūrėkite savo mitybą ir miegą.

Baimės, abejonės, bejėgiškumo jausmas ir nepasitikėjimas savimi. Jie yra daugelio aukščiau paminėtų kliūčių pagrindas.

Nustatykite, ko jums trūksta, kad galėtumėte dirbti efektyviau

Pasirinkti taškai bus aukščiau paminėtų problemų sprendimas.

Gebėjimas teikti pirmenybę. Galite pasiekti sėkmės, jei didžiąją laiko dalį skirsite svarbioms užduotims. Kai esate užsiėmęs neesmine veikla arba nuolat keičiatės iš vienos veiklos į kitą, esate mažiau efektyvus. Reikia pasirinkti vieną svarbią problemą ir susitelkti tik į ją.

Palaipsniui išmoksite nustatyti, kurios užduotys ir projektai jums yra labai vertingi. Ar svarbiau atsakyti į žinutes nei parašyti straipsnį? Kas naudingiau jūsų karjerai, laimei, sveikatai?

Gebėjimas tinkamai pradėti verslą. Būtent polinkis atidėlioti – viena dažniausių ir skaudžiausių problemų, trukdančių siekti tikslo. Todėl svarbiausias dalykas atliekant užduotis yra pradėti.

Sutelkite dėmesį į pirmąjį, mažiausią žingsnį. Kuo mažesnis. Sukurkite aplinką, kurioje būtų lengviau pradėti. Pavyzdžiui, kai pats Liūtas norėjo išsiugdyti įprotį bėgioti, jis susitelkė tik į sportbačių apsiautimą ir išėjimą iš namų.

Sprinto darbas. Šis metodas padeda susidoroti su kelių užduočių atlikimu ir trukdžiais. Ši technika dar vadinama Pomodoro. Jis pagrįstas darbų padalijimu į trumpus 15-25 minučių intervalus (sprintus), kurių metu reikia susikoncentruoti tik į vieną užduotį, nesiblaškant nuo nieko kito.

Po to seka trumpa pertraukėlė, po kurios pradedamas naujas sprintas. Jei niekada nesinaudojote šiuo metodu, galite suplanuoti porą tokių darbo segmentų per dieną, o po savaitės pradėti palaipsniui didinti jų skaičių.

Užduočių sąrašo valdymas. Padeda susikaupti ir susidoroti su viskuo, kas suplanuota. Tačiau stenkitės neperkomplikuoti. Susiraskite paprastą planavimo programą, užsirašykite viską, ką turėsite padaryti artimiausiu metu, ir kiekvieną dieną pasirinkite, kurioms užduotims šiandien skirsite dėmesį.

Dienai suplanuokite tris svarbias ir tris nedideles užduotis – šis skaičius gali keistis priklausomai nuo jūsų darbo dienos trukmės, užduočių sudėtingumo ir jų atlikimo greičio.

Gebėjimas priimti klaidas. Perfekcionizmas trukdo atlikti darbus. Todėl susirūpinkite ne tiek dėl savo darbo tobulumo, kiek dėl jo užbaigimo. Laikykitės rašytojos Ann Lamotte taisyklės „bjaurus pirmasis juodraštis“.

Ji įsitikinusi, kad vienintelis būdas pradėti gerai rašyti (ir apskritai pradėti tai daryti) – nubraižyti silpną ir nenaudingą juodraštį. Po kurio laiko grįšite prie rezultato ir jį nupoliruosite.

Darbas neapibrėžtumo režimu. Baimės ir sunkumai jus dažnai persekios. Todėl labai naudinga išmokti dirbti tokio neapibrėžtumo būsenoje: suvaldyti save, nesislėpti nuo užduočių ir vidinių išgyvenimų ir nesiskųsti.

Norėdami tai padaryti, kiekvieną kartą pastebėję kažką panašaus už savęs, atidėkite viską į šalį ir pabandykite pajusti savo būseną. Priimti tai. Atkreipkite dėmesį į savo fizinius pojūčius. Įsitikinkite, kad nesaugumas ir diskomfortas yra gerai. Išmokite vertinti akimirkas tokias, kokios jos yra.

Gebėjimas matyti bendrą vaizdą. Vienas dalykas yra visiškai susikoncentruoti ties viena užduotimi, o visai kas kita – gebėti pažvelgti į situaciją kaip visumą. Bendra situacijos analizė turėtų būti atliekama ryte ir vakare, taip pat porą kartų per dieną – tuo atveju, jei reikėtų koreguoti veiksmų planą.

Visi mes kartais būname išsiblaškę, pertraukiami ir susiduriame su nenumatytų sunkumų. Norėdami išlikti produktyvūs, turite išmokti pakeisti dėmesį, kai to reikia.

Gebėjimas būti atsakingam. Visų pirma, tai reiškia nekaltinti kitų žmonių dėl visų sunkumų, su kuriais susiduriate kelyje į savo tikslą. Prisiimkite visą atsakomybę už savo darbo dalį.

Būkite lyderiu – rodykite iniciatyvą, sekite viso kolektyvo sėkmę, net jei joje esate paprastas pavaldinys.

Atviras bendravimas. Tokios, kad kiekvienas aiškiai suprastų savo pareigas ir ribas bei jų nesilaikymo pasekmes. Tai padės sukurti struktūrą, kurioje visi dalyvaujantys galėtų lengviau ir efektyviau dirbti. Stenkitės su žmonėmis elgtis nuoširdžiai ir teigiamai, nepaisant visų jų trūkumų.

Gebėjimas planuoti. Užduočių gausa dienoraštyje niekaip neprisideda prie tikslo siekimo. Vietoj to, geriausia sudaryti minimalų sąrašą atsakant į paprastus klausimus. Kaip pradėti dieną norint atlikti svarbias užduotis? Kaip bėgti sprintus, kad niekas tavęs neblaškytų? Už ką reikia prisiimti atsakomybę? Kada verta atsiimti savo paštą? Kokiu laiku turėčiau planuoti susitikimus? Kaip įvertinsi savo dieną?

Atsakymai padės planuoti savo dieną. Nesistenkite, kad jis būtų tobulas. Analizuodami tai, kas vyksta, laikui bėgant rasite geriausią variantą.

Nuo ko pradėti tobulėjimą

Sudarykite paprastą planą. Visai nebūtina stengtis iš karto įvaldyti visus trūkstamus įgūdžius. Pradedantiesiems geriausia sutelkti dėmesį į pirmuosius keturis, kuriuos treniruositės kasdien:

• Dienos užduočių prioritetų nustatymas ir apibrėžimas.
• Sprinto darbas.
• Meditacija – kai jaučiate baimę, netikrumą ar nesaugumą.
• Analizė dienos pabaigoje ir plano peržiūra.

Atkreipkite dėmesį, ką ir kaip darysite. Parodykite gautą planą pažįstamam žmogui ir kiekvieną savaitę praneškite jam apie tai. Pažadėk kiekvieną savaitę pasidalinti savo sėkme, iššūkiais ir tuo, kaip ruošiesi naujo septynių dienų laikotarpio pradžiai.

Kiekvieną vakarą skirkite 10 minučių ir peržiūrėkite, kaip praėjo jūsų diena ir ar įvykdėte visus savo plano punktus. Užsirašykite, kas atsitiko, kas sutrukdė, kaip galite paspartinti judėjimą į priekį.

Laikui bėgant, sprintai, meditacija ir kiti įgūdžiai taps lengvesni. Tada pradėkite mokytis naujų ir veiksmingų metodų, palaipsniui tobulindami savo sistemą. Svarbiausia nepamiršti praktikos.