Kaip efektyviai pritaikyti GTD sistemą gyvenime

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Žingsnis po žingsnio planas, kuriuo vadovaudamasis šią produktyvumo techniką nesunkiai įgyvendinsi savo gyvenime, susidėliosi prioritetus ir visada galėsi rasti laiko svarbiems dalykams.

Ši medžiaga yra straipsnio "" tęsinys. Pirma, verta su juo susipažinti, nes daugelis vartojamų sąvokų čia yra išsamiai paaiškintos.

Šis straipsnis yra žingsnis po žingsnio vadovas, kaip taikyti GTD realiame gyvenime. Rašydamas laikiausi šių principų:

• Universalumas. Čia aprašytos idėjos yra universalios ir jų pagalba kiekvienas susikurs sau GTD sistemą, kuri veiks būtent su tokiomis paslaugomis, prie kurių yra įpratęs.
• Paprastumas. Sistema turi būti intuityviai paprasta naudoti. Mažiausiai laiko ir energijos reikėtų skirti informacijos įvedimui ir apdorojimui, taip pat tolesnių veiksmų planavimui. Tik tada sistema veiks ilgalaikėje perspektyvoje ir net po ilgų pertraukų: pavyzdžiui, jei išvyksite mėnesiui atostogų, tai grįžę galėsite atkurti požiūrį į verslo valdymą.
• Patikimumas. Svarbiausia pasitikėti savo sistema, būtent, kad nieko suplanuoto nepamiršite, nes reikiamu metu pamatysite priminimą.
• Koncentracija į tai, kas svarbu. Sistema turėtų padėti sutelkti dėmesį ir į tai, ką šiuo metu darote, ir į tuos dalykus, kurie yra svarbūs ilgalaikėje perspektyvoje.
• Malonumas. Bylų ir užduočių valdymo sistema turėtų teikti jums malonumą. Pavyzdžiui, kai po sunkios darbo dienos gulite ant sofos su telefonu rankose, iš sąrašo išbraukiate atliktas užduotis ir iš to gaunate tikrą malonumą. Ypač kai tai vis dar vizualizuojama pagal jūsų produktyvumo grafiko augimą.

5 pagrindiniai GTD sistemos etapai

1 etapas. Informacijos rinkimas

Reikia surinkti absoliučiai visus atvejus, net ir pačius mažiausius, tada mūsų sąmonė bus tyra ir veiksime kuo produktyviau.

Būtent todėl standartiniai darbų sąrašai neveikia, nes dažniausiai žmonės įrašo tik pačius svarbiausius dalykus, o į šimtus ne tokių svarbių užduočių visiškai neatsižvelgiama. Tačiau būtent tokios nedidelės užduotys, reguliariai apie save primenančios, išnaudoja nemažą dalį smegenų resursų ir sukuria papildomų potyrių, sukeliančių nuovargį ir stresą.

Vienas iš svarbių GTD sistemos principų – visas užduotis visiškai iškrauti iš galvos ir sudėti į patikimą sistemą, kuri padės laiku prisiminti svarbius dalykus.

Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad turi būti minimalus krepšelių skaičius gaunamai informacijai rinkti. Idealiu atveju vienas. Tada bus lengviausia tvarkyti.

2 etapas. Informacijos apdorojimas

Šiame etape apdorojame gautuosiuose esančią informaciją.

Yra trys parinktys, kaip galime tęsti šiame etape:

• Pažymėkite užduotį kaip „Veiksmas“, nurodydami kitą jos atlikimo veiksmą ir terminą. Galite praleisti termino nurodymą, jei dar neturite aiškaus supratimo, kada reikia atlikti užduotį.
• Perkelkite informaciją į „Katalogas“, jei su ja nieko nereikia daryti, bet tai gali būti naudinga ateityje.
• Ištrinkite informaciją, nustatydami, kad tai „Šiukšliadėžė“: tai yra, su ja nieko daryti nereikia ir ji nebus naudinga ateityje.

3 etapas. Veiklos organizavimas

Visi veiksmai atliekami per kitą kanalą.

1 filtras – „Iškirpimas“

Užduokite sau klausimą: ar tikrai turėčiau atlikti šį veiksmą? Jei abejojate, ištrinkite.

2 filtras – „Delegavimas“

Užduokite sau klausimą: jei tai reikia padaryti, ar tikrai turiu tai daryti asmeniškai? Jei ne, deleguojame ir nurodome atsakingą asmenį, galutinį rezultatą, tarpinius kontrolės etapus (mazginius taškus) ir terminą.

Jei veiksmą turite atlikti jūs, pereikite prie kito filtro.

3 filtras – „Veiksmas“

Užduokite sau klausimą: ar šis veiksmas užtruks ilgiau nei 2–5 minutes? Jei ne, padarykite tai dabar ir atlaisvinkite galvą. Jei taip, prašome užsiregistruoti.

Veiksmai sistemoje gali būti šių tipų.

"Toliau nurodyti veiksmai" - paprastos užduotys, susidedančios iš vieno veiksmo (skambinti, rašyti, eiti ir pan.). Pavyzdžiui, akcija „Pakeiskite žiemines padangas ant ratų“susideda iš šių paprastų veiksmų: paskambinkite ir užsiregistruokite į autoservisą, suplanuokite laiką kalendoriuje ir reikiamu laiku važiuokite į autoservisą.

Tokius veiksmus patogu rinkti į sąrašus pagal vietą ir aplinkybes (kontekstiniai sąrašai). Tai gali būti sąrašas parduotuvėje, kuriame pateikiate viską, ko jums reikia nusipirkti, kai esate parduotuvėje, arba sąrašas kėdėje, kuriame pridedate dalykų ir užduočių, kurias galite atlikti vakare po darbo savo mėgstamoje kėdėje.. Arba „boso klausimų“sąrašas, kuriame surašykite visus klausimus, kuriuos turite savo viršininkui, kad galėtumėte juos visus išspręsti vienu ypu.

Visus tokius veiksmus dažniausiai fiksuoju arba „Google“kalendoriuje (paskyrimai ir įvykiai), arba debesies tarnyboje „Todoist“, kurioje patogu organizuoti užduotis.

"Projektai" - užduotis, kurioms atlikti reikia daugiau nei vieno žingsnio. Norėdami pradėti įgyvendinti projektą, turite aprašyti pirmuosius jo įgyvendinimo žingsnius ir palikti priminimą apie tai patikimoje sistemoje. Dėl to projektas virsta paprastų veiksmų grandine, kurių kiekvieną galima atlikti per ateinančias penkias minutes ir gauti rezultatą.

Skelbiu projektus Trello kortelėse. Kortelė yra idealus konteineris projektams, kuriame galite įdėti:

• projekto aprašymas ir tikslas;
• nuorodos į kitus dokumentus apie projektą;
• atsakingų asmenų pavardės;
• terminas;
• kontrolinius sąrašus su šiais veiksmais;
• pastabas dėl projekto;
• reikalingus failus ir pan.

Uždelsti veiksmai … Jeigu negalime suplanuoti kitų veiksmų be papildomų įvykių ar informacijos (pvz., laukiame, kol draugas atsiųs autoserviso telefono numerį, kuriame galima pelningai pasikeisti padangas), tokius veiksmus įrašome į „Atidėtą “sąrašą. Pasirinktinai galite nustatyti priminimą ką nors patikrinti.

Tokie darbų sąrašai taip pat gali būti sudaryti kaip kontekstiniai sąrašai. Pavyzdžiui, sudarykite sąrašą su užduotimis, kurias paskyrėte savo asistentui.

Sąrašas "Kada nors" yra užduočių, kurioms dabar nereikia aktyvių veiksmų, bet kurias norėtume atlikti ateityje.

Gali būti:

• knygos, video mokymai ir kursai, kuriuos norite įsigyti;
• naudingų įgūdžių, kuriuos norite įvaldyti;
• vietas, kurias norite aplankyti;
• dalykų, kuriuos norite nusipirkti.

Turite periodiškai peržiūrėti šį sąrašą, užsirašyti pastabas ir paversti juos tikslais, kurių sieksite.

4 etapas. Reguliari peržiūra

Kad sistema veiktų, būtina reguliariai peržiūrėti pagrindines užduotis ir projektus, kad būtų ištrinti nebeaktualūs, o naujus surūšiuoti pagal prioritetus ir išsiųsti dirbti.

Jei norite reguliariai peržiūrėti šią apžvalgą, vadovaukitės šiais patarimais:

• Peržiūrai savo tvarkaraštyje skirkite 30–60 minučių (iš pradžių pakaks kartą per savaitę).
• Sudarykite tokios peržiūros kontrolinį sąrašą arba planą, kur nurodyta seka, kas po ko. Šis planas neturėtų būti pernelyg sudėtingas, o peržiūra neturėtų užtrukti per ilgai, kitaip jūs tiesiog to nedarysite reguliariai.

Žemiau pateikiamas mano savaitinės apžvalgos kontrolinio sąrašo pavyzdys. Sudariau jį cheat sheet formatu su veiksmų seka, kurioje pavaizduotos paslaugos / dokumentai, į kuriuos žiūriu. Galite sutvarkyti jį įprastu sąrašu arba nupiešti jums patogią laisvos rankos diagramą.

Atspausdinkite keturis iš šių kontrolinių sąrašų per mėnesį. Per savaitės peržiūrą paimkite vieną iš jų į rankas ir iš sąrašo perbraukite užpildytus elementus. Šis paprastas pratimas paskatins jus tęsti šias apžvalgas.

5 etapas. Veiksmai

Kai bus sudarytas savaitės planas, belieka veikti. Išvenkite vienos didžiausių GTD pradedančiųjų klaidų, kai praleidžiate per daug laiko tvarkydami užduotis, užuot jas atlikę.

Štai keletas patarimų, kaip padaryti savo veiksmus veiksmingesnius.

1. Sudarykite dienos planą pagal savaitės planą. Suskirstykite savo dieną į blokus, padarykite 2–3 blokus svarbioms užduotims ir keletą blokų kitoms užduotims. Vidutinė blokų trukmė – 60–120 minučių. Įterpkite laisvą laiką tarp blokų nenumatytoms užduotims atlikti.
2. Dirbkite su „Pomodoro“sistema, tam galite nustatyti laikmatį savo telefone. Jo esmė paprasta: kas 25-30 darbo minučių darykite penkių minučių pertrauką, o po trečio darbo bloko – ilgesnę pertrauką (15-30 min.). Iš viso yra trys blokai po 30 minučių, su penkių minučių pertraukomis, po kurių seka ilgoji 15-30 minučių pertrauka. Per dieną galite atlikti 2-4 tokius ciklus, priklausomai nuo to, kaip dažnai blaškotės.
3. Per blokus su svarbiais dalykais stenkitės nesiblaškyti nuo kitų žmonių ir pašalinių garsų (tam galite įjungti specialią muziką susikaupimui ausinėse).
4. Nustatykite, kada jūsų energijos lygis yra aukščiausias (pavyzdžiui, nuo 7 iki 9 ryto), ir per šį laiką atlikite svarbiausius dalykus, kurie priartina jus prie asmeninių tikslų.
5. Dienai neplanuokite per daug svarbių dalykų: pakanka 1-3. Svarbu, kad dienos pabaigoje, pažvelgę į perbrauktas užduotis savo plane, liktumėte patenkinti ir susidarytumėte tokį patį realų planą rytdienai.