Neakivaizdus, bet veikiantis būdas sutrumpinti siuntimo laiką

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Norėdami optimizuoti laiką, kurį praleidžiate dirbdami su paštu, nesistenkite sutvarkyti el. laiškų tobula tvarka. Viskas daug paprasčiau, sako „MailChimp“darbuotojas. Pora paprastų žingsnių – ir jums prireiks tik pusantros valandos per dieną tvarkyti visus laiškus.

Jonas Smithas iš MailChimp palaikymo komandos bandymų ir klaidų būdu sugalvojo tobulą el. pašto formulę. Pirma, jis sukūrė daugybę aplankų, tada ištrynė kiekvieną, bet nė vienas iš šių būdų nepadėjo. Ir tada jis atėjo į visiškai kitokią sistemą.

Nepaisant to, kad atsakymai į laiškus yra beveik pagrindinė jo darbo dalis, jis sugebėjo sutrumpinti laiką, skirtą įvairiems veiksmams su paštu, iki pusantros valandos per dieną. Jis pastebėjo, kad net tada, kai pašto dėžutė yra pilna laiškų, keli paprasti veiksmai gali viską pakeisti.

Kam nereikėtų gaišti laiko

Kaip sako Jonas, iš pradžių bandė klasifikuoti laiškus ir kūrė visokius aplankus: žinutėms iš viršininko, informacijai apie įvairius projektus, žinutėms, dėl kurių reikėjo imtis kokių nors veiksmų ir pan. Jis tikėjo, kad tai turėtų padėti sutaupyti laiko. Tačiau iš tikrųjų jis pradėjo daugiau laiko skirti savo klasifikavimo sistemai įsiminti ir mažiau laiko pačiam darbui.

Pavyzdžiui, gavau žinutę iš savo viršininko apie projektą, prie kurio dirbau, ir ši žinutė taip pat reikalavo tam tikrų veiksmų. Kuriame aplanke jį reikia įdėti? Ir kokia buvo tikimybė, kad vėliau prisiminsiu, kur ieškoti šio laiško?

Džonas Smitas

Taigi Jonas nusprendė atsikratyti visų aplankų, ir jo pašte įsivyravo visiškas chaosas. Sistemos nebuvimas nebuvo geresnis už pernelyg sudėtingą sistemą. Tada Jonas nusprendė dar kartą persvarstyti savo požiūrį į darbą su paštu. Jis nusprendė rūšiuoti laiškus ne pagal temą, o pagal veiksmo pobūdį. Štai kaip tai padaryti.

Per daug nekomplikuokite

Tiesiog palikite savo gautuosiuose tik tuos pranešimus, į kuriuos turite atsakyti. Svarbiausius, jei negalite iš karto suprasti, pažymėkite juos kaip neskaitytus.

Galbūt jums tai atrodys nelogiška, nes pačius deginančius dalykus reikia padaryti kuo greičiau. Taip yra ir kartais tikrai reikia nedelsiant atsakyti į tokias žinutes. Tačiau pažymėdami svarbias žinutes neskaitytomis, jų tikrai neprarasite bendroje masėje. Be to, tokiu būdu jums nereikės perkelti šių el. laiškų: jie lieka gautuosiuose ir sulaukia dėmesio, kol juos pasieksite.

Stengiuosi, kad vienu metu pašto dėžutėje nesusikauptų daugiau nei 60–70 žinučių. Būtent tiek raidžių galiu lengvai susitvarkyti vienu prisėdimu.

Džonas Smitas

Susikurkite sau įprastą siuntimo tvarkaraštį

Jonas kiekvieną rytą valandą skiria pašto dėžutės valymui. Kaip jau minėta, skubias žinutes jis dažnai palieka „neskaitytas“. Jonas greitai perskaito informacinius biuletenius ir vidinius įmonės ryšius bei atsako į tiek neskubių pranešimų, kiek gali sutvarkyti per tą valandą.

Kai baigiasi pašto siuntimo valanda, Johnas Smithas neuždaro pašto dėžutės, bet skiria jai daug mažiau dėmesio. Kai gaunami nauji pranešimai, jis greitai nuskaito jų turinį ir siuntėjų vardus, kad nustatytų jiems pirmenybę. Jei į žinutę galima atsakyti ilgam nenutraukiant kitos veiklos, Jonas tai padaro. Bet jis nebepradeda siųsti paštu.

Darbo dienos pabaigoje Johnas skiria dar 30 minučių, kad jas skiria tik darbui su paštu. Šiuo metu jis užsiima laiškais, kuriuose reikalaujama imtis kokių nors veiksmų: pritarti, parašyti išsamų atsakymą ar priimti kokį nors sprendimą. Tada jis atkreipia dėmesį į pranešimus, kuriuos pažymėjo neskaitytus.

Darbui su paštu galėčiau skirti daug daugiau laiko, tačiau tokie laiko apribojimai padeda geriau susikaupti ir būti produktyvesniam.

Džonas Smitas

Klasifikuokite el. laiškus pagal atsakymo tipą

Kai kurioms žinutėms Jonas vis tiek sukūrė atskirus aplankus. Tam tikrų laiškų, kurių nežymi neskaitytais, platina tik dviem kryptimis. Pranešimus, kuriems reikalingas koks nors veiksmas ar kolegos atsakymas (nebūtinai skubus), Jonas talpina į aplanką „To Do“. Jis skirtas el. laiškams, kuriuos galima tvarkyti kitą dieną arba vėliau per savaitę.

Dar mažiau skubius laiškus Jonas perkelia į aplanką „Skaityti“. Be to, jame naudojami specialūs filtrai, kurie automatiškai įdeda naujienlaiškį į šį aplanką. Filtrus įdiegti užtrunka vos kelias minutes, tačiau šis paprastas veiksmas vėliau sutaupys daug laiko ir pastangų.

Jei naudosite šį metodą, gausite tris aktyvius aplankus, kurie skiriasi atsakymo į pranešimus skubumu: Gautieji su neskaitytais pranešimais, To do ir Read.

Archyvuokite pranešimus

Visiems kitiems John Smith naudoja pranešimų archyvavimo funkciją. Tai padeda jam išvalyti pašto dėžutę ir galvą nuo nereikalingų užduočių.

Kai tik perskaitau pranešimą ir imuosi reikiamų veiksmų, nesvarbu, ar tai būtų įmonės naujienos, ar naujienlaiškis, kurį užsiprenumeravau, jį suarchyvuoju.

Džonas Smitas

Jei laiške yra svarbios informacijos, kurią Jonas norėtų pasilikti ateičiai, jis pažymi suarchyvuotą pranešimą žvaigždute, kad jį būtų galima rasti greičiau.

Būkite ypač atsargūs, kai nuspręsite ištrinti įrašą

Jonas retai naudoja pranešimo ištrynimo funkciją. Tai pamoka, kurią jis išmoko iš tikros praktikos. Vieną dieną Jonas ištrynė kolegos žinutę, kurioje buvo informacija, kuri, jo nuomone, tuo metu nebuvo svarbi. Šiam darbuotojui išėjus iš įmonės, Jonui prireikė informacijos iš to laiško. Tada jis suprato, kad jį ištiko bėda.

Po to pradėjau trinti tik tas raides, kurios man tikrai nebus naudingos ateityje. Neįsižeiskite, mieli kolegos, kurie man siunčiate mielus gifus su katinais, bet štai tokios žinutės atsiduria „Šiukšliadėžėje“.

Džonas Smitas

Norėdamas pasiekti šią sistemą, Johnas Smithas išbandė daugybę skirtingų metodų, kurie jam nebuvo pakankamai veiksmingi. Jis išbandė kitų žmonių naudojamus metodus, bet labai greitai suprato, kad reikia išbandyti kažką kitokio. Jonas priėjo prie išvados, kad bet kuri sistema veikia tik tada, kai ji gerai atitinka jūsų konkretaus darbo sąlygas.

Išbandykite šį metodą arba suraskite ką nors savo. Galbūt galėsite rasti būdą, kaip praleisti dar mažiau laiko paštui.