Valdykite „hidrantą“, arba Kaip nepaskęsti informacijos ir užduočių sraute

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Mitchas Kaporas, „Lotus Corporation“įkūrėjas, kartą pasakė, kad gauti informacijos iš interneto yra kaip gerti iš gaisrinio hidranto. Internetinių komunikacijų ekspertas Matthew Lowry ėmėsi šios temos toliau ir nuolatinį informacijos srautą, kuris 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę ir niekada nesibaigia į kompiuterį ir telefoną, pavadino „firehose“. Kaip nepaskęsti sraute ir racionaliai panaudoti savo laiką – skaitykite adaptuotame vertime, kurį parengė Lifehacker.

Naudojant hidrantą, jūsų darbų sąrašas niekada nebūna tuščias. Nes „hidrantas“– tai ne tik informacija, tai naujų užduočių gamykla. Kai kurie darbų sąrašo elementai yra aiškūs, pvz., el. laiškai iš viršininko ar klientų, kuriems reikia dėmesio. Tačiau daugelis jų nėra aiškiai išreikšti.

Tai straipsnis, kurį verta perskaityti ir pamąstyti. Įrašas komentuoti. Pasidalykite tuo, kas jums patinka su draugais ir kolegomis.

Nesvarbu, kiek valandų per dieną dirbi smulkųjį verslą. Svarbiausia, kad jie nematytų galo ir krašto. Tai yra „hidrantas“.

Ir ši sąvoka yra daug platesnė nei tik užduočių sąrašas. Ir, deja, paroje vis dar yra 24 valandos.

Larkas

Jei esate panašus į mane, visi kūrybingi ir sudėtingi darbai vyksta anksti ryte. Yra daug priežasčių – psichologinių ir fiziologinių – kodėl taip yra. Tačiau „hidrantas“yra giliai abejingas jūsų vidiniams ritmams. Nes kol jūs miegate, informacijos kiekis ir toliau didėja.

Po pusryčių atsidarai savo pašto dėžutę, o srautas iš „hidranto“sugriauna ekraną, kurį spaudė laiškai pašte, paskyros „Bitrix“, „Twitter“, „LinkedIn“, „Facebook“, „Basecamp“, „JIRA“, „Trello“ir panašiai. Jūsų kalendoriuje yra jūsų viršininko, partnerių, klientų, subrangovų, kolegų susitikimai, prašymai ir nurodymai. O tai, ko vakar nebuvo užduočių sąraše, šiandien dega ir reikalauja nedelsiant įvykdyti.

Hidrantas jūsų nelauks. Tai garsiai reikalauja jūsų laiko ir dėmesio.

Staiga 11 val., o jūs jau praradote geriausią savo dienos dalį.

Kaip reaguoti į tokią situaciją? Paprastai siūlomos dvi galimybės: arba pakeisti elgesį, arba naudoti technologijas. Bet kodėl nepasinaudojus technologijomis, kad būtų sukurtas pagrindas elgesio pokyčiams?

Kaip efektyviai valdote informaciją, užduotis ir idėjas? Reikia suprasti, kad informacijos srautas yra nenutrūkstamas ir apskritai tai yra keli srautai: informacija ateina iš elektroninių laiškų, socialinių tinklų ir žiniasklaidos, interneto svetainių, laikraščių, susitikimų metu, iš draugų ir net iš tavo galvos. Visko aprėpti neįmanoma.

Ar turite apdoroti pranešimus, nuspręsti, ką su jais daryti: reaguoti, naudoti, bendrinti, išsaugoti vėlesniam naudojimui ar ištrinti? Kada tai daryti? O kaip rasti laiko visa tai spręsti?

Deja, daugiafunkcinis režimas, kai stengiamasi viską daryti iš karto, neveikia. Jūs nekontroliuojate savo tvarkaraščio, jums sunku rasti laisvo laiko, atitraukti dėmesį nuo pašto ir sutelkti dėmesį į ką nors ilgiau nei 5 minutes. Jei taip, patikrinkite mano metodą, kaip organizuoti laiką, kad visą dieną būtumėte produktyviausi – tai gali būti teisingas būdas.

Trys technikos ir papildomos priemonės

Kasdienis ritualas. Šiuo metu organizuojame ir planuojame, sutelkiame dėmesį į svarbias ir mažas užduotis.

Mokymasis - Eilių sudarymas - Informacija apie atsargas - Platinimas. Mes perduodame srautą iš "hidranto" į medžiagą, su kuria galite dirbti. Sudarome užduočių sąrašą, asmeninę naudingų išteklių biblioteką, stabilų informacijos tiekimą iš socialinių tinklų ir žiniasklaidos.

Atlikti reikalus iki galo. Tvarkome užduočių sąrašą ir savo laiką.

Dirbkite pagal savo vidinį ritmą

Tik jūs galite išsiaiškinti savo produktyvumo patobulinimų rinkinį – viskas, ką galiu padaryti, tai pasidalinti savo.

Svarbiausioms užduotims spręsti skiriu geriausią laiką

Ryte, kai mano smegenys yra geriausios, skiriu 2-3 valandas Svarbiausios užduoties darbui ir manęs neblaško niekas kitas. Tyrimai rodo, kad darbuotojai, kurie yra išsiblaškę arba blaškosi patys, bent kartą per 3 minutes, skiria mažiausiai 20 minučių, kad sugrįžtų į užduotį.

Verta pradėti dieną nuo sunkios užduoties, nors žmogiška prigimtis pradėti nuo ko nors lengvesnio. Dienos metu tikrai atsiras nenumatytų aplinkybių, papildomų susitikimų – ir itin svarbios užduotys nebus įvykdytos.

Nurodau pauzes

Kaip ten bebūtų, dažniausiai po 60-90 minučių koncentracija sumažėja, todėl rytinį darbo laikotarpį skirstau į dvi dalis, darydamas trumpą pertraukėlę, kurios metu privalau palikti darbo vietą.

Mokslininkai teigia, kad sėslus gyvenimo būdas sukelia širdies sutrikimus, blogą laikyseną ir kai kurias vėžio rūšis.

Net jei sėdėsite vienoje vietoje tik 30 minučių, medžiagų apykaita sulėtės 90%.

Vakare

Po pietų energijos lygis smarkiai sumažėja, todėl daugelis žmonių tuo metu nori šiek tiek išsimiegoti. Po pietų bandau:

• susitikimas su žmonėmis: esu tikra, kad tokiu momentu vargu ar galiu gerai atlikti savo darbą, o bendravimas suteikia papildomo energijos užtaiso;
• atlikti mažas, paprastas ir organizacines užduotis.

Rytinis ir vakarinis ritualas

Turite nuspręsti, ką tiksliai daryti šiomis valandomis. Tai reiškia, kad turite atidaryti paštą, išversti kai kuriuos pranešimus į užduočių sąrašą ir rasti laiko joms tarp kitų projektų.

Problema ta, kad laiškai, užplūstantys jūsų paštą, yra tikri vampyrai, kurie minta jūsų laiku. Norint juos išardyti, reikia daugiau laiko ir pastangų, nei manote. Ir blogiausia yra tai, kad, kad ir kaip tai erzintų, dalis jūsų visada nori patikrinti savo pašto dėžutę.

Išeitis tokia, kad su įžengusiais gyvūnais reikėtų elgtis kaip su pavojingais gyvūnais, kuriuos dažniausiai reikia laikyti narve, bet vis tiek karts nuo karto, kad jie patys nepabėgtų.

Su gaunamais darbais susiduriu du kartus per dieną – per rytinius ir vakarinius ritualus. Taip pripratau prie tokios tvarkos, kad darbas su gaunamais protui tapo tokia pat automatine užduotimi, kaip ir kūnui poreikis valgyti ir gerti.

Tarp šių dviejų laikotarpių aš nesijaudinu dėl to, ar kažkas atėjo paštu ir ar nepamiršau ką nors svarbaus – pasitikiu savo sistema. Todėl uždaręs pašto dėžutę einu į darbą šviežia galva.

O kadangi rytinis ritualas dažniausiai būna trumpalaikis (dauguma organizacinių klausimų paliekama vakariniam ritualui), tai daugiau dėmesio skiriu Svarbiausiai Užduočiai.

Užduočių sąrašas

Norėdami organizuoti savo dieną ir sustabdyti gautųjų srautą, siurbiantį visas jūsų gyvenimo sultis, turite naudoti metodus ir priemones.

Vienas iš šių veiksmingų metodų yra „Mokymasis – eilės – informacijos atsargos – paskirstymas“, kuris atsitiktinį srautą paverčia:

• paprastas naudoti užduočių sąrašas,
• asmeninė naudingos medžiagos biblioteka, kuri išsaugoma vėlesniam darbui su jais,
• medžiagos rinkinys, kuriuo galima pasidalinti su kolegomis.

Idealiu atveju tai turėtų būti daroma per rytinius ir vakarinius ritualus. Pažvelkime į šį procesą atidžiau.

Įeinančių asmenų tyrimas

Gautuosiuose yra viskas – nuo el. laiškų ir „Twitter“žinučių iki įrašų.

Pirma, atminkite, kad į gaunamus skambučius nereikia nedelsiant atsakyti. Visi išmokome siųsti ir gauti greitus atsakymus į el. laiškus, tačiau tai neteisinga: kiekvienas, kuris to tikisi, prisiima papildomų įsipareigojimų.

Antra, visiškai neveiksminga atidaryti kiekvieną el. laišką ir į jį atsakyti. Būsite produktyvesni, jei atliksite vieną dalyką. Pavyzdžiui, tiesiog peržiūrėkite gautuosius. Mūsų smegenys nelabai sugeba susieti kelias užduotis. Kai žmonės mano, kad gali lengvai atlikti kelias užduotis, jie iš tikrųjų greitai pereina nuo vienos užduoties prie kitos. Bet tai neigiamai veikia suvokimą ir koncentraciją.

Taigi atidarę gautuosius tiesiog pažiūrėkite į jį. Tai klasikinis vienos užduoties „Atlikti“modelis:

• jei galite peržiūrėti gautuosius greičiau nei per dvi minutes, padarykite tai;
• jei negalite, įtraukite jį į užduočių, prie kurių turėsite grįžti vėliau, sąrašą;
• galite tiesiog nepaisyti failo.

Net jei eilėje esančius gautuosius atidarysite iškart po to, kai peržiūrėsite pranešimus, vis tiek turėsite laiko atkurti.

Peržiūrėkite gautuosius ryte tik tada, kai tai tikrai būtina.

Kai žiūrite į žinutes ryte, užduokite sau klausimą: ar jie skubūs? Tikri skubūs pranešimai yra jūsų priešas numeris vienas, nes jie atima brangų laiką, kurį norėtumėte skirti pačiai svarbiausiai užduočiai.

Kitu atveju tereikia į užduočių sąrašą įtraukti elementą „Tikrinti pranešimus vakare“.

Eilės

Neskubias užduotis, kurioms atlikti reikia daugiau nei 2 minutes, įdėkite į vieną iš dviejų eilės skyrių:

1. Dalykai, kuriuos reikia perskaityti: galima pridėti internetinių šaltinių, kuriuos reikia skaityti ir galvoti. Prie šių medžiagų galite grįžti vėliau ir iš bet kurio įrenginio.
2. Ką reikia padaryti: naudojant žinyną gaunami pranešimai nukreipiami tiesiai į užduočių sąrašą.

Žinoma, užduočių sąrašą galite sudaryti ir rankiniu būdu, bet man patogiau atrodo programos.

Medžiagos skaitymas ir platinimas asmeninėje bibliotekoje

Vakaro ritualo metu grįžtu prie užduočių sąrašo ir patikrinu skaitymo eilėje esančias medžiagas. Kadangi naudoju Pocket, galiu jas peržiūrėti keliaudamas metro, laukdamas susitikimo ar kitu laisvu momentu. Todėl dažniausiai greitai susidoroju su šiuo sąrašu.

Jei medžiaga tikrai verta, pridėkite ją prie mano internetinės naudingos medžiagos bibliotekos. Jis gali būti pažymėtas, todėl užrašus lengva rasti kitą dieną, mėnesį ar net po metų. Ir ypatingas ačiū Diiogo už suteiktą galimybę.

Žyma l8r (tai yra vėliau - iš anglų kalbos. "Vėliau") iškelia resursą į kitą eilę, kurią kviečiu per naktinę užduočių sąrašo patikrą.

Be to, „Diigo“automatiškai išsaugo bet kokio teksto, kurį pridedu į pastabų laukelį, kopiją. Galiu redaguoti šį užrašą, įterpti pastabų, idėjų, kurios praverčia, kai noriu su kuo nors pasidalinti medžiaga.

Pasidalinti

Kai kurios „Diigo“žymos leidžia skelbti išteklius bet kur. Už ką magijos dėka:

• su „Patinka“žyma medžiaga pateikiama mano „Tumblr“kaip cituojamas įrašas,
• jei pasirinksite „Twitter“pavadinimo žymą ir įrašo nuoroda bus išsiųsta į „Twitter“,
• galite tinkinti kitų paskyrų žymas: LinkedIn, Facebook …

Šio metodo dėka visas srautas iš „hidranto“siunčiamas į užduočių sąrašą ir asmeninę biblioteką, o pasirinktais ištekliais, savo ruožtu, galima dalytis. Ir visa tai neprarandant dėmesio.

Vakaro ritualas

Kadangi ryte noriu susitelkti į kūrybinį darbą, vakaro ritualas yra kertinis dienos planavimo akmuo.

Kaip aš pradedu vakaro ritualą

Laikas po pietų:

• Ryte jau atlikau Svarbiausią Užduotį;
• pašto dėžutėje susikaupė neskaitytos žinutės, kurias gavau užsiėmusi svarbiausią užduotį;
• užduočių sąrašo eilėje yra užduotys, kurias dedu ten ryte, ir standartinės užduotys, kurias kasdien atlieku per vakarinį ritualą.

Dabartinės kasdienės užduotys

Kaip minėta anksčiau, vakaro ritualas apima tokias užduotis kaip:

1. Žiūrėti. Tai yra visiškas visko patikrinimas: dirbu su viskuo, kas įmanoma, net su tomis medžiagomis, su kuriomis dirbti užtruks daugiau nei 2 minutes.
2. Skaitykite, platinkite, dalinkitės. Dirbu su visais įdomiais dalykais, kuriuos pridėjau per pastarąsias 24 valandas.
3. Stebėkite užduočių sąrašą. Aš atidarau savo užduočių eilę ir, atsižvelgdamas į pažangą, padarytą atliekant svarbiausią užduotį, aš:

• Nusprendžiu, ką veiksiu šį vakarą, o ką atidėsiu rytdienai,
• nuspręskite, kuri užduotis bus svarbiausia rytojaus ryto užduotis, ir nustatykite, kiek laiko jai reikės skirti,
• Į grafiką įtraukiu laiką poilsiui (arba atidedu vėlesniam laikui ar kada nors).

Yra dar keletas nuolatinių darbų, tokių kaip atsakymas į vakar gautus elektroninius laiškus arba finansų sekimas ir kt. Kai kurie iš jų pasirodo tik ypatingą dieną. Pavyzdžiui, kiekvieną trečiadienį ir šeštadienį tikrinu minėtą Diigo.

Savaitinis patikrinimas

Kiekvieną pirmadienį į užduočių sąrašą reikia įtraukti punktą „Sudarykite savaitės tikslų sąrašą“. Todėl kiekvieną vakarą per savaitę turiu omenyje šiuos tikslus: tai pravers, kai reikės apsispręsti, ką veikti šiandien, o ką palikti vėliau.

Kiekvieną penktadienio vakarą mintyse peržvelgiu šiuos tikslus ir kritiškai juos vertinu.

Ir tik tada ateina poilsio laikas

Kadangi vakare lengviau susitvarkyti savo tvarkaraštį ir sunkiau dirbti sunkias užduotis, tai dieną tikriausiai užsiimsiu užduočių ir medžiagų peržiūra bei įtraukimu į eilę. Nepaisant to, jūsų pašto dėžutė bus uždaryta bent pusei dienos.

Mano diena baigiasi užduotimi „Studijos – Eilės – Informacijos atsargos – Paskirstymas“, todėl galiu pradėti naują dieną be krūvos nebaigtų reikalų.