Kaip 7 vieno organizatoriaus funkcijos padėjo man susitvarkyti reikalus

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

MyLifeOrganized (MLO) gali dramatiškai pakeisti jūsų gyvenimo kokybę ir padėti susitvarkyti reikalus. Jis siūlo efektyvią verslo ir laiko valdymo metodiką.

Visi planuojantys ar dar tik planuojantys savo gyvenimą žmonės nuolatos ieško efektyviausio verslo ir laiko valdymo būdo. Ir šios paieškos gali užtrukti metus. Sunku ginčytis su posakiu „Arba planuoji savo gyvenimą, arba tau taip atsitinka“.

Ar žinote, kaip jie planuoja kariuomenėje? Kartą per mėnesį visi pareigūnai susodinami į klasę, kur į specialų sąsiuvinį turi surašyti tipines mėnesio užduotis, mėnesio planą ir kiekvienos savaitės planą. Visa tai nudažyta spalvotais pieštukais ir patvirtinta skyriaus vado. Po to planas pamirštamas iki kito mėnesio ir, tiesą pasakius, tai buvo tik paroda. O jei dar paprasčiau, tai FIG niekam to nereikia. Aš tai planavau 13 metų…

Išėję iš kariuomenės, su žmona buvome pakviesti į mokymus „Kitų metų strateginis planavimas“. O didžiausias atradimas – viskas, ką planavau metams, buvo atlikta per tris mėnesius. Planavimas, dabar „tikrai pasiekiamas“, tapo neatsiejama mano gyvenimo dalimi.

Iš pradžių viskas buvo ant popieriaus. Tobulėjant technologijoms, jis pradėjo ieškoti alternatyvių kompiuterio, o vėliau ir mobiliųjų programėlių variantų.

Knygoje „Kaip susitvarkyti“Davidas Allenas sakė, kad nėra tokios programinės įrangos, kuri visiškai valdytų visus gyvenimo, verslo ir tt procesus. Galbūt knygos rašymo metu taip ir buvo. Bet ne dabar…

Šias veiksmingų metodų paieškas nutraukiau nuo pat susipažinimo su MyLifeOrganized (MLO). Tai smarkiai paveikė mano gyvenimo kokybę, todėl dabar esu susikoncentravęs tik į suplanuotų veiklų įvykdymą.

Kuo MLO skiriasi nuo kitų organizatorių?

Štai sąrašas pirmųjų septynių punktų, kuriais šiandien norėčiau pasidalinti su jumis.

1. Hierarchija

Pagrindinio organizatoriaus lango išvaizda nėra ribojama jokiais šablonais ar taisyklėmis. Jūs sukuriate savo tikslų, projektų ir kitų užduočių struktūrinę diagramą, kurios schematiškai rodomos hierarchijoje ir yra suskirstytos į medį.

Per trejus metus, kai naudoju MLO, perėjau daugybę darbų sąrašo sudarymo schemų ir galiausiai apsistojau ties gyvenimo rato hierarchija. „Gyvenimo ratas“– tai labai galinga psichologinė technika, įvairiapusis žmogaus ugdymas visose gyvenimo srityse, neleidžiantis verslininkui būti nelaimingam asmeniniuose santykiuose, o geram šeimos žmogui ir tėčiui likti namuose be pinigų.. Tai yra, mano diagrama prasideda gyvenimo kryptimis (žinoma, viskas nudažyta skirtingomis spalvomis):

• Darbas;
• verslas;
• Namas;
• šeima ir santykiai;
• sveikata ir sportas;
• gyvenimo šviesumas;
• asmeninis tobulėjimas ir kt.

Tai leidžia matyti, kuriame sektoriuje kokius tikslus esu išsikėlęs, kurį reikia sugriežtinti, o kur brutali jėga su metiniu krūviu. Ir net tokiu atveju tai labai patogu, jei reikia sutelkti dėmesį į kurį nors konkretų sektorių.

Beje, esant tokiai hierarchijai, užduotis nebus aktyvi To-Do sąraše, kol nebus įvykdytos visos jos papildomos užduotys, ir už tai ypatinga padėka vidiniam „MyLifeOrganized“įmontuotam To-Do darbų sąrašo sudarymo algoritmui.

2. Automatinis jūsų reikalų planavimas

Šauniausia MLO savybė, kurios nemačiau jokiame organizatoriuje – tai automatinis tavo darbų sąrašo sutvarkymas, atsižvelgiant į užduoties prioritetą, kuris nustatomas pagal pradžios datą, terminą, užduoties svarbą ir skubumą. „Schemoje“nustatote savo užduoties parametrus, ir viskas! Tada programa sudaro jums užsakytą darbų sąrašą.

Jei esate rankinio užduočių rūšiavimo šalininkas, jums yra toks dalykas …

3. Lankstumas. Veikia taip, kaip norite: filtrai, rodiniai, fokusavimas, automatinis formatavimas

Šio organizatoriaus nustatymų ir funkcijų lankstumas yra tiesiog nuostabus. Palyginti su kovos menais, MLO yra „aštuonkampis be taisyklių“, kuriame tiesiogine to žodžio prasme leidžiama viskas. Svarbiausia, kad visa tai būtų veiksminga ir duotų norimą rezultatą!

Bet koks planavimas (GTD, Covey, "Autofocus" ir kiti)! Einamųjų reikalų tvarkymas! Tikslų pasiekimai!

Tu gali:

• Kurkite savo užduotis ir sąrašus, kuriuos jūsų galvoje gali nupiešti tik jūsų vaizduotė.
• Nuspalvinkite sistemą naudodami automatinį formatavimą (piktogramos, spalvos, užpildymas pagal jūsų nurodytas taisykles).
• Fokusavimo pagalba susikoncentruokite į vieną konkrečią kryptį, tikslą, projektą.
• Naudodami filtrus tinkinkite aktyvių užduočių sąrašą pagal bet kokias būtinas sąlygas (kontekstas, terminai, vykdymo laikas, reikalingos pastangos, atitiktis bet kokiems kitiems parametrams).
• Viskas, ką galite padaryti su šios programos funkcijomis. Tačiau svarbiausia, kad visa tai būtų galima panaudoti tik prireikus. Reikia paprasto darbų sąrašo – prašau. Programa neperkrauta nustatymų, kurie šiuo metu yra nereikalingi.

Aš esu stiprus regėjimas! Todėl man viskas, kas susiję su „matymu“, labai svarbu suvokimui. Ir čia net ne apie tavo sistemos grožį, o apie tai, kad visa tai akivaizdžiai padeda man būti efektyvesniam.

MLO visa tai pasiekiama naudojant automatinio formatavimo funkcijas. Ir svarbiausia, nėra griežtų taisyklių, tik mano fantazijos:

• Visos svarbios užduotys paryškintos raudonai ir paryškintu šriftu.
• Vėliavėlių pagalba deleguoju užduotis ir pilnai jas kontroliuoju (nustatysiu užduotį, laikau jos kontrolę, laukiu užbaigimo), taip pat atlieku ir kontroliuoju vadovybės man pavestas užduotis (jas tikiuosi atlikti aš).
• Skirtingų skyrių aplankai man turi skirtingas spalvas, ir jūs galite pamatyti, ar šiame aplanke yra užduočių, ar ne. Tai labai patogu ir sutaupo laiko dirbant su užduotimis ir aplankais.
• Savo piktogramas priskyriau tam tikroms užduočių grupėms (skambučiai, spausdinimas) ir kt.

Kaip sakoma, geriau vieną kartą pamatyti, nei šimtą kartų išgirsti, todėl čia yra mano asmeninės darbo diagramos ekranas visoje savo šlovėje:

4. Priklausomybės

Yra užduočių, kurių negalima atlikti, kol nebus atlikta kita užduotis:

• Negalime kabinti paveikslo, kol nenusipirkome varžto su kaiščiu ir kol nepasiskoliname perforatoriaus iš kaimyno.
• Negalime virti košės, kol nenusipirkome dribsnių ir kitų priedų.

Ir yra daug panašių pavyzdžių. „MyLifeOrganized“atsižvelgia į visas šias priklausomybes, tvarko ir aiškiai parodo.

Be to, galite ne tik konfigūruoti vienos užduoties priklausomybę nuo kitos, bet ir nurodyti laiko intervalą, po kurio bus aktyvi kita užduotis.

5. Apžvalga

Yra užduočių ir idėjų, kurių šiuo metu nepavyksta įvykdyti. Šios problemos GTD priskiriamos kategorijai „Kada nors / Galbūt“ir jas rekomenduojama peržiūrėti savaitinėje apžvalgoje, kad nepraleistumėte svarbios idėjos tinkamu laiku.

Tokioms užduotims „MyLifeOrganized“yra atskiras „Apžvalgos“rodinys, kuriame galite nustatyti, kokiu dažnumu norėtumėte jas peržiūrėti (atnaujinkite atmintį, kad nuspręstumėte veikti ar atidėti daugiau).

Sutikite, ne visos idėjos, svajonės ir ateities uždaviniai reikalauja kas savaitę apie save priminti.

• Ką noriu kada nors nusipirkti, programoje nustatau, kad peržiūrėčiau kartą per mėnesį prieš atlyginimą.
• Vietas, kur noriu aplankyti/pailsėti/keliauti, nustatau kasmetiniam ar pusmetiniam apžiūrai.

6. Analizavimas

Kad būtų patogiau greitai įvesti užduotis iš karto su tam tikromis savybėmis, programa turi teksto įvesties analizę.

Kas tai?

Užtenka įvedant užduotį parašyti „Rytoj užduotį vykdyti 10:00, priminti-5 val. @ Darbas“ir paspausti Alt + Enter, ir pati programa užduočiai „Vykdyti užduotį“paskirs pradžios datą ir terminą. datą, nustatykite priminimą, priskirkite aukščiausią svarbos laipsnį ir reikiamą kontekstą.

Ir tai tik vienas pavyzdys, o MLO yra daugybė tokių variantų.

Štai „MyLifeOrganized“informacinio vadovo pavyzdžiai apie teisingą įvestį, kurią galima konvertuoti į nurodytą skaičių ir laiką:

• rytoj 15:00 val.;
• per 5 dienas;
• penktadienis (artimiausias penktadienis);
• antradienis 11:20;
• sausio 26 d.;
• po 3 savaičių 14:00;
• po 30 minučių;
• po 2 mėnesių;
• šiandien po 1 valandos 25 minučių;
• per metus.

7. Priminimas vietoje

Priminimai Android ir iOS įrenginiuose gali būti ne tik apriboti laiku, bet ir konkrečiai vietai.

Prisiminkite Davido Alleno žibintuvėlių baterijų pavyzdį? Gerai, sako, kad sistema primintų išsikrovusias baterijas parduotuvėje, o ne namie, kai reikia žibintuvėlio.

Taigi, MyLifeOrganized tiksliai primins parduotuvėje.

Išvestis

Šį organizatorių galima palyginti su asmenine sekretore, kuri nuolat yra su tavimi, visiškai sutvarko visas tavo gyvenimo problemas ir viską laiku primena.

Šiame straipsnyje sutelkiau dėmesį tik į septynis man svarbiausius šio organizatoriaus punktus. Esu tikras, kad įvaldę šios programos funkcionalumą būsite kiek įmanoma efektyvesni ir efektyvesni bei niekada nieko nepamiršite.

Jei staiga negalite išspręsti planavimo klausimų su naudotu organizatoriumi arba turite individualių reikalavimų savo planuotojui, parašykite apie tai šio straipsnio komentaruose.

Įrodysiu jums, kad šia kryptimi nėra nieko neįmanomo!

Sėkmės ir maksimalaus rezultato.

mano gyvenimas organizuotas