Kaip neišgąsdinti klientų ir partnerių: blogi įpročiai rašant el

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Kai kurios klaidos, kurias darome rašydami el. laiškus, nelieka adresato nepastebėti. Kad nepasirodytumėte kaip pasaulietis, peržiūrėkite grubiausius iš jų.

Darbe daugelį žmonių tiesiogine prasme užpuola daugybė el. laiškų, į kuriuos būtina atsakyti. Natūralu, kad labai sunku susidoroti su tokia apimtimi užduočių ir atlikti tai kompetentingai. Tačiau yra klaidų, kurių tikrai reikėtų vengti.

Norint paversti savo laiškus grožinės literatūros šedevrais, nebūtina išmokti pagrindinių elektroninio pašto etiketo taisyklių. Tai visiškai nenaudinga. Tačiau jei pavyks atsikratyti įpročių, rodančių neprofesionalumą, jūsų verslas klostysis daug geriau.

Kokios klaidos dažniausiai daromos rašant el.

1. Piktnaudžiavimas ženklu „Skubus“

Jei elgiatės kaip berniukas palyginime, kuris šaukė „Vilkai! Vilkai! “, Ir ant visų raidžių iš eilės uždėkite „Skubi“ženklą, tada labai greitai adresatai nustos į jus žiūrėti rimtai. Kai jums tikrai reikia skubaus atsakymo, niekas į šį užrašą nekreips dėmesio.

2. Per didelis neformalumas

Bendravimo stiliaus pasirinkimas priklauso nuo jūsų ir pašnekovo santykių kokybės. Per didelis neformalumas rodo profesionalumo stoką.

Stenkitės būti atsargūs naudodami šauktukus, jaustukus, spalvotą tekstą, įmantrius šriftus, interneto žargoną ir akronimus. Jie tikrai nepadės formuoti patyrusio darbuotojo įvaizdžio.

Taip pat atkreipkite dėmesį į tai, kad kai kurie žmonės blogai supranta akronimus. Ypač atidžiai rinkitės bendravimo su užsieniečiais ir kitomis kartomis toną.

Atminkite, kad verslo laiškas turi būti lengvai skaitomas. Norėdami tai padaryti, naudokite šriftus Arial, Calibri arba Times New Roman, nustatydami dydį į 10 arba 12 vienetų. Kalbant apie spalvą, juoda yra geriausias pasirinkimas.

3. Per šaltas bendravimo tonas

Tuo pačiu metu adresatas neturėtų jausti, kad jis bendrauja su robotu. Kai kurie realių žmonių el. laiškai atrodo taip, lyg jie iš tikrųjų būtų atsakiklio žinutės.

Jei iš laiško matote savo asmenybę ir entuziazmą, tai padės susidaryti teigiamą jūsų, kaip dalykinio pašnekovo, įvaizdį adresate. Svarbiausia nepersistengti.

4. Netinkamas „Atsakyti visiems“naudojimas

El. pašto žinutės nėra skirtos jaukiam pokalbiui. Jei atsakote į žinutę, kurią persiuntėte grupei žmonių, prieš paspausdami mygtuką „Siųsti visiems“įsitikinkite, kad jūsų atsakymas tikrai įdomus ir reikalingas visiems šios grupės nariams.

5. Pranešimo persiuntimas be siuntėjo sutikimo

Mažų mažiausiai erzina. Arba tai gali labai pakenkti jūsų patikimumui.

Nesvarbu, ką paskelbiate. Galbūt norėsite nusiųsti savo viršininko pranešimą klientui, kuriame minimas tas klientas. Arba negalite atsispirti pagundai įtraukti savo kolegą į el. laiškų, kuriuose yra asmeninės informacijos, gavėjų grandinę. Bet kokiu atveju neturėtumėte to daryti be siuntėjo leidimo.

6. Aklųjų laiškų kopijų siuntimas

Kai siunčiate kam nors aklą laiško kopiją, pašnekovui kyla mintis: „O kam dar tokią kopiją išsiuntėte?“. Tai sukelia nepasitikėjimą ir jausmą, kad kažką slepiate.

Jei norite persiųsti el. laišką kam nors, kuris neturėtų būti peradresuotoje, tiesiog nukopijuokite ir įklijuokite norimą tekstą į atskirą naują pranešimą.

7. Netiksli temos formuluotė

Jei laukelyje „Tema“įvesite kažką panašaus į „Tai aš“, „Sveiki“arba „Tavo informacijai“, tai gavėjui nesuteikia jokio supratimo apie laiško turinį. Dėl to didelė tikimybė, kad jūsų žinutė net nebus perskaityta.

Jei vedate verslo korespondenciją, jūsų laiško tema turi būti trumpa, glausta ir tiksli. Jei gavėjas iš karto supras, ką jam rašote, greičiausiai jis perskaitys jūsų laišką ir į jį atsakys greičiau.

8. Piktnaudžiavimas privačiomis žinutėmis

Anekdotai, jaudinančios istorijos ir motyvuojančios citatos kartais labai tinka. Tačiau dideliais kiekiais jie greitai pavargsta gavėją. Nebombarduokite savo bendradarbių gautųjų beprasmėmis žinutėmis, net jei tai darote turėdami geriausių ketinimų. Anksčiau ar vėliau tokius laiškus gavėjai tiesiog pradės trinti, jų neskaitę.

9. Grubūs atsakymai

Atsispirkite pagundai savo laiške išreikšti teisingą pyktį adresatui, net jei jis nusipelnė tokios reakcijos. Net jei paketo laukėte porą mėnesių. Tik nedaryk to. Žmonės visada prisimena, kad buvo nemandagūs, o tai neigiamai paveiks jūsų verslo įvaizdį.

Verčiau parašykite žinutę, kurią ketinote išsiųsti jus supykdžiusiam gavėjui, ir palikite ją kelioms dienoms savo juodraščių aplanke. Tada redaguokite ir pašalinkite visus grubius posakius. Taip galite parodyti savo profesionalumą.

10. Susipažinimas

Jei žinutės gavėją puikiai pažįstate, kartais galite sau leisti porą gražių komplimentų. Bet jei tai jūsų verslo partneris ar klientas, bendraukite mandagiai, diskretiškai. Laiško, pavyzdžiui, „Iki pasimatymo!“užpildymas! šiuo atveju tai būtų netinkama.

11. Nejuokingo el. pašto adreso naudojimas

Pretenzingi, vulgarūs ar visiškai juokingi adresai pritrauks neigiamą jūsų žinučių gavėjų dėmesį. Jei negalite atsiskirti su [email protected] pašto dėžute, sukurkite atskirą paskyrą verslo korespondencijai.

12. Daug rašybos klaidų

Žinučių siuntimas iš telefono neatleidžia jūsų nuo pareigos tikrinti, ar el. laiškuose nėra klaidų. Jei vienoje raidėje padarysite daugiau nei vieną rašybos klaidą, parodysite save ne iš geriausios pusės. Jei jums reikia išsiųsti pranešimą keliaujant, labai svarbu jį atidžiai peržiūrėti prieš siunčiant.

13. Žinučių siuntimas anksti ryte

Kartais atsikėlęs anksti ir jautiesi pakankamai produktyvus, kyla pagunda kuo greičiau atsikratyti dalykinės korespondencijos. Tačiau dauguma gavėjų atkreipia dėmesį į laiško išsiuntimo laiką. Jei žinutę išsiųsite trečią valandą nakties, tuomet geriausiu atveju būsite laikomas darboholiku, o blogiausiu – ne visai sveiku žmogumi.

Jei vidury nakties rasite įkvėpimo, tiesiog išsaugokite laišką juodraščiuose ir išsiųskite jį darbo valandomis.

14. Per ilgų raidžių kūrimas

Daugelis žmonių tiesiog nuskaito pranešimus neskaitydami teksto. Apsvarstykite tai rašydami laišką. Dėl didelių teksto blokų sunku skaityti, todėl padalykite pranešimą į mažas pastraipas.

Naudokite sąrašus. Jie padarys jūsų laišką dar skaitomesnį. Be to, svarbiausias pranešimo dalis galite paryškinti kursyvu arba paryškintu šriftu.

Išvenkite šių klaidų ir tuomet susidarysite gerą įspūdį apie save, o tai neabejotinai prisidės prie jūsų karjeros.