Kodėl neužtenka laiko ir jėgų svarbiausiems dalykams ir ką dėl to daryti

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Kalti skubos spąstai. Mes išsiaiškiname, kaip tai veikia ir kaip į tai neįtraukti.

Kiek kartų sunkios, įtemptos dienos pabaigoje supratote, kad atrodė, kad daug valandų sukotės kaip voverė rate ir išsprendėte daugybę problemų, tačiau neskyrėte laiko tikrai svarbiems projektams? Kiek kartų žadėjai sau imtis tau reikšmingų asmeninių reikalų: sporto, kūrybos, studijų, bet net mėnesius negalėjai jų pradėti? Jei taip atsitiko jums, tada, kaip ir dauguma žmonių, patekote į skubos pinkles.

Kas yra skubos spąstai

Johnso Hopkinso universiteto verslo mokyklos tyrimai parodė, kad dažniausiai įdomių ir svarbių užduočių atsisakome ir atliekame skubius. Ir mes tiesiogine prasme esame linkę atidėti reikšmingus projektus vėlesniam laikui, pirmiausia imdamiesi tų, kuriuos, kaip mums atrodo, reikia padaryti dabar.

Tai vadinama skubos spąstais. Tai mus veda į stresą, emocinį išsekimą ir, kaip bebūtų keista, pinigų praradimą. Tyrėjai išsiaiškino, kad esame linkę imtis užduoties, kuri atrodo skubesnė, net jei už ją mokame mažiau nei už užduotį, kurios terminas yra švelnesnis. Taip nutinka dėl kelių priežasčių.

Kodėl mes patenkame į skubos spąstus

1. Mes kenčiame, jei negalime atlikti užduoties

Tai buvo išsiaiškinta dar 1927-aisiais, o paskui ne kartą pasitvirtino: žmonės jaučiasi nejaukiai, jei ant jų pakibo nebaigtas reikalas. Ši mąstymo savybė buvo pavadinta Zeigarniko efektu. O kadangi skubios užduotys, kaip taisyklė, yra pakankamai mažos ir neužima daug laiko, negalime jų atidėti, nes tada kitas darbų sąrašo punktas nebus perbrauktas. Ir mes griebiamės šių mažų užduočių, sprendžiame jas po vieną ir negalime sustoti. Kaip ir su traškučių pakeliu: kol visko nesuvalgysi, nenuraminsi.

2. Esame įstrigę tunelyje ir nieko aplink nematome

Tai reiškia, kad esame taip priblokšti trumpalaikių reikalų, kad tiesiogine prasme negalime iškvėpti, pažvelgti į savo tvarkaraštį iš šalies ir įvertinti, kas iš tikrųjų svarbu, o kas ne. Šią situaciją galima palyginti su tuneliniu regėjimu: matome ne visą vaizdą, o tik fragmentą, kuris šiuo metu yra mūsų dėmesio centre.

3. Negalime tinkamai organizuoti darbo dienos

Jei procesai nėra derinami dėl jūsų kaltės arba dėl vadovybės kaltės, įprastinės užduotys tiesiogine prasme eikvoja laiką ir pastangas. Tarkime, esate per tingus kurti šablonus dokumentams ir laiškams – ir kiekvieną kartą praleidžiate daug brangių valandų dirbdami su dokumentais ar gaunamais paštais. Arba jūsų projekto vadovas nesutarė su klientu atlikti visus pakeitimus iš karto, ir jūs daugybę kartų turite blaškytis dėl naujų komentarų.

4. Mums atrodo, kad jei nepaisysime skubios užduoties, įvyks nelaimė

Ateis piktas vadas ar klientas ir daug keiks, iš tavęs atims pinigus, dangus nukris ant žemės, mes visi mirsime.

Visi šie pranešimai apie naujas žinutes, skambučius, pakeitimus, papildomus nedidelius užsakymus sukuria iliuziją, kad jų negalima atidėti. Nors, tiesą sakant, tikrai degančių užduočių nėra tiek daug.

Kaip išvengti skubos spąstų

1. Pradėkite dieną nuo svarbių ir neskubių darbų

Klasikinėse laiko planavimo knygose rašoma, kad pirmiausia reikia „suvalgyti varlę“. Tai yra, atsikratyti mažos ir nelabai malonios užduoties. Šiame požiūryje slypi logika: paskambinę sunkiai ar atsiliepę į nuobodžius laiškus jaučiamės laimėtojais ir imamės kitų dalykų.

Bet yra rizika, kad po pirmos „varlės“ateis antra, paskui trečia, ketvirta… O dabar vakaras, „varlės“nepamatuojamai suvalgytos, bet rankos nepasiekė tikrai svarbaus. užduotys. Todėl galite pabandyti priešingai: pradėkite dieną nuo to, kas reikšmingesni, bet ne skubūs, ir tik tada pereikite prie visos šios krūvos smulkių darbų.

2. Išmokite padaryti pertrauką

Neskubėkite iš karto reaguoti į naujus pranešimus ir atlikti bet kokius smulkius pavedimus bei prašymus. Įkvėpkite ir iškvėpkite ir įvertinkite, kaip tai iš tikrųjų yra skubu. Jei užduotis nukenčia, atidėkite ją, pirmenybę teikdami didesniam ir vertingesniam projektui.

3. Pabandykite dirbti blokais

Tarkime, 40 minučių svarbioms užduotims ir 15 minučių skubiems darbams. Nustatykite laikmatį, kad maža rutina jūsų per daug neįsiurbtų, o kai tik supypsi, grįžkite prie didelių dalykų. Labiausiai tikėtina, kad skambučio ar laiško bus galima palaukti kitas 40 minučių.

4. Derinkite daiktus

Daug smulkmenų galima nuveikti važiuojant metro, stovint eilėje prie pašto, laukiant vaiko iš piešimo pamokos. Mažai tikėtina, kad tokiais momentais pavyks užsiimti disertacija, knyga, ataskaita ar planu, tačiau greitai atsakyti į žinutes, užpildyti kai kurias formas, atlikti nedidelius pataisymus, visiškai įmanoma.

5. Atminkite, kad neatidėliotini darbai niekada nesibaigs

Labai didelė klaida manyti, kad dabar greitai išvalysite visą šią rutiną: susitarsite su gydytoju, atsakysite į laiškus, užsisakysite vaikui naujus sportbačius, užpildysite pažymą – ir tada lengva širdimi imsis svarbių darbo ir asmeninių projektų: atnaujinkite portfolio ir gyvenimo aprašymą, skaitykite knygą užsienio kalba, ieškokite informacijos tyrimams. Deja, taip nebus. Maži dalykai ir toliau kris ant jūsų, kol jūs jų nekontroliuosite.