Kaip pabėgti nuo „rutinos“ir pagaliau imtis strateginių užduočių

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

– Kas, jei ne aš? – tipiška mintis, įtraukianti į rutiną. Tinkamas pasiruošimas padės rasti laiko tikrai svarbiems dalykams.

Organizacijos einamųjų įvykių valdymas arba operatyvinis valdymas yra būtina projekto darbo dalis. Tai apima, pavyzdžiui, kasdienį bendravimą su pavaldiniais arba neatidėliotiną reagavimą į visas gaunamas užduotis. Bet tai duoda realią naudą tik tuo atveju, jei darbas pastatytas remiantis gerai apgalvota ir patvirtinta strategija, kurią turėtų daryti įmonės savininkas. Priešingu atveju tai yra nesibaigiantis, chaotiškas procesas, suryjantis visus resursus.

Bet kuriame vadybos veiklos vadovėlyje parašyta, kaip tinkamai organizuoti darbą: suprojektuoti, įgyvendinti, o vėliau įmonės operatyvaus valdymo sistemą deleguoti aukščiausiai vadovybei. Tačiau praktiškai viskas pasirodo daug sudėtingiau. Prieš diegiant naują valdymo sistemą, svarbu sudaryti reikiamas sąlygas.

Traukinio personalas

Norint pabėgti nuo „rutinos“, reikia deleguoti užduotis. Ir daryti tai, kad nuolat nesiblaškytų kontrolė.

Kad įmonė klestėtų, o savininkas galėtų vykdyti strategines užduotis, komandoje turi būti iniciatyvūs vadovai ir sąžiningi atlikėjai.

Darbuotojų tipologijos sistemų yra daug, tačiau visos jos vienaip ar kitaip susiveda į tai, kad įmonėje turėtų dirbti motyvuoti ir suinteresuoti žmonės. Todėl šiame etape labai svarbu atlikti kokybišką personalo vertinimą. Geriausi šios problemos sprendimo būdai yra tokie, kai pagrindinis kriterijus yra našumas, o ne kompetencija. Pavyzdžiui, galite naudoti „360 laipsnių“metodą – tai darbuotojo kolegų, pavaldinių, vadovybės, klientų ir jo paties įvertinimas.

Ką daryti su tais, kurie pasirodė esą neefektyvūs darbuotojai? Pirmiausia stengsimės juos „sutvarkyti“, tai yra motyvuoti. Čia reikia nustatyti tuos, kuriuos įkvepia pasiekimai: jie dirbs smagiau, jei jiems bus pažadėtas prizas. Tačiau tuos, kuriuos motyvuoja bausmė, ir tų, kurie visiškai nereaguoja į stimuliavimą (tai dar blogiau), reikia atsikratyti. Svarbu, kad šis procesas būtų žingsnis po žingsnio ir nebūtų akivaizdus komandai. Priešingu atveju turėsite visas galimybes sužlugdyti įmonę.

Likusiesiems turite aiškiai perteikti idėją, ko iš jų tikitės, tiksliau, už ką skirsite savo atlyginimą. Darbuotojas turi suprasti, kad jo veiksmai atneša tokį pelną įmonei, todėl ir gauna tokį atlyginimą ir tokią priedą. Kitaip tariant, įdiegti skaidrią materialinės motyvacijos sistemą, pagrįstą veiklos rodikliais – KPI (Key Performance Indicator).

Susitvarkyk su finansais

Taigi, komanda buvo sutvarkyta. Pereikime prie labiausiai bet kurį verslininką deginančios temos – įmonės finansų.

Kartais, ypač spartaus augimo metu, savininkas ir aukščiausia vadovybė pamiršta patį svarbiausią dalyką – projekto ekonomiką. Kad galėtumėte aiškiai suprasti, kaip pinigai ateina ir išeina, turite atlikti keletą procedūrų.

• Apskaičiuokite projekto vieneto ekonomiką – vieno kliento prekių ar paslaugų vieneto pelningumą arba nuostolius. Tai leis suprasti, kuriuos produktus reikia stiprinti, o kurių iš viso atsisakyti, kad visas verslas išliktų pelningas.
• Nustatykite ir reklamuokite patį marginaliausią produktą. Vadovaukitės principu: stiprinti stiprius, kad ugdytų silpnuosius. Jei nebus pelno, tiesiog neturėsite resursų naujoms kryptims.
• Patikrinkite darbo užmokesčio žiniaraštį (darbo užmokesčio suvestinę) dėl tinkamumo. Nustebsite, tačiau teisingai paskaičiavus projekto ekonomiką gali pasirodyti, kad jums užteks „dviejų su puse ekskavatorių“. Kartais, užuot išlaikius tris darbuotojus, geriau paskirstyti (už papildomą mokestį) papildomą užduočių dalį tarp dviejų darbuotojų – taip gerokai sutaupysite darbo užmokesčio.

Visa tai turi būti daroma siekiant paruošti aplinką sukonstruotų procesų perkėlimui į aukščiausią įmonės vadovybę.

Standartizuoti procesus

Pereikime prie taktinių veiksmų. Ar kada susimąstėte, kodėl greito maisto restoranų darbuotojai tokie greiti? Nes jie turi aiškiai apibrėžtus procesus: žino, kokia tvarka dėti mėsainius, kaip judėti virtuvėje, kad nenukentėtų kolega, kiek gramų padažo įpilti į konkretų patiekalą. Tą patį reikėtų daryti su bet kokiu procesu jūsų įmonėje.

Galite pradėti nuo tų pačių darbuotojų: rašykite pareigybių aprašymus. Tik neatsisiųskite iš interneto, o parašykite, ką tiksliai turėtų daryti konkretus darbuotojas jūsų įmonėje. Taip pat apskaičiuokite KPI sistemą – apie būtinybę naudoti šią techniką jau kalbėjome. Geriau, jei jis būtų patvirtintas visiems darbuotojams.

Parduodant būtinai įdiegkite CRM (Customer Relationship Management) sistemą, kad nepraleistumėte nei vieno kliento ir nedirbtumėte apeinant standartus ir kontrolinius sąrašus.

Būtina reguliuoti visus procesus: nuo paprasčiausių užduočių iki sudėtingų valdymo sprendimų. Žinoma, kartais taisyklės gali būti pažeistos, tačiau dėl aiškios koordinačių sistemos galite nesijaudinti dėl to, kas vyksta tam tikrame įmonės lygyje.

Įdiegti automatizavimą

Standartizacijos proceso metu nustatysite tas zonas, kurias galima ir reikia automatizuoti, tai yra, nebereikės kartoti to paties tipo veiksmų. Pavyzdžiui, gavęs gautą užklausą, vadybininkas įveda kliento duomenis į CRM sistemą, tada klientų aptarnavimo specialistui skirtą informaciją nukopijuoja į Excel, o rinkodaros tikslais perkelia į Google Sheets. Visų šių manipuliacijų galima išvengti ir taip žymiai padidinti darbuotojų bei viso gamybos proceso efektyvumą.

Nustebsite, kiek laiko ir jėgų sutaupysite, jei standartiniams skaičiavimams nenaudosite vadovo darbo, o vieną kartą išleisite protingam operaciniam sprendimui. Tokios sistemos dabar egzistuoja ir CRM pardavimui, ir apskaitos užduotims, ir net darbuotojų atrankai.

Automatizuokite viską, ką galite. Taip išvengsite begalės klaidų dėl žmogiškojo faktoriaus, optimizuosite procesus ir, galbūt, sutaupysite iš darbo užmokesčio.

Sukurti operatyvinį valdymą

Taigi, jus supa motyvuoti darbuotojai, kurie žino, ką reikia daryti, kad pasiektų padorų rezultatą. Turite aiškų finansinį modelį ir turite idėją, kur judėti, kad nuolat didintumėte pelną. Įmonėje vykstantys procesai yra standartizuoti ir automatizuoti.

Dabar reikia deleguoti veiklos kontrolę. Svarbu: nesusiekite procesų su vienu asmeniu, kad neatsidurtumėte tokioje padėtyje, kai jūsų verslas visiškai priklauso nuo samdomo vadovo. Nuėmę nuo savęs operatyvinį valdymą, nekurkite dar vieno poliaus, o stenkitės užduotis suskirstyti į kelias skirtingas sritis: pavyzdžiui, visus piniginius klausimus patikėkite finansų skyriui, o darbą su klientais – aptarnavimo skyriui.

Dabar galite ramiai užsiimti strateginiu valdymu. Tačiau būtinai bent kartą per ketvirtį patikrinkite, ar projektų valdymo taktinė dalis sutampa su jūsų įgyvendinama strategija. Juk pagrįsta kontrolė yra raktas į stabilų ir ilgalaikį įmonės darbą.