7 „Gmail“patarimai iš buvusio „Google“darbuotojo

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Jei šimtai gaunamų laiškų ir nuolatiniai blaškymaisi dėl pašto tikrinimo neleidžia susikoncentruoti į pagrindinę veiklą, šis straipsnis kaip tik tau. Buvęs „Google“darbuotojas Rudolphe'as Dutelas paaiškino, kaip teisingai dirbti su „Gmail“be galvos skausmo.

2011 m. Rudolfas Dutelis įsidarbino „Google“. „Mano pirmoji diena Google biure buvo panaši į Hario Poterio atvykimą į Hogvartsą: tu labai nerimauji, kaip moksleivis per pirmąjį pasimatymą, ir neaišku, ką daryti“, – prisimena Rudolfas. „Todėl džiaugiausi bet kokiu man patikėtu darbu ir galimybe išmokti ko nors naujo.

Kitus dvejus metus jam buvo lemta glaudžiai mokyti įmonės darbuotojus dirbti su pašto paslauga „Gmail“, taip pat su jos pardavimais.

Dütelis nebėra „Google“narys; dabar jis yra „Buffer“darbuotojas ir projekto „Remotiv“– elektroninio savaitinio žurnalo, skirto nuotoliniams darbuotojams, įkūrėjas. Tačiau jis vis dar naudoja kai kurias gudrybes, kurių išmokė savo buvusius kolegas.

Kaip išmokyti savo el. paštą: 7 naudingi patarimai, kaip dirbti su „Gmail“

Kartais pirmadienio rytą atidaryti gautuosius yra apreiškimas. Atrodo, kad fiziškai neįmanoma sutvarkyti nesibaigiančio laiškų srauto.

Elektroninis paštas šiandien nenaudojamas, nebent atokiuose kaimuose, kur nėra elektros ar mobiliojo ryšio bokštų. „McKinsey Global Institute“tyrimų duomenimis, vidutiniškai trečdalį darbo dienos praleidžiame atsakydami į el.

Vidutinis kvalifikuotas darbuotojas praleidžia iki 28 % naudingo laiko analizuodamas el. Tai yra apie 13 valandų per savaitę.

Žinoma, nenoriu sutikti su tokia liūdna statistika. Be to, kiekvienas nori praleisti savo laiką kažkam naudingesnio. Tuo tikslu Dutelis daug laiko skyrė Gmail, komunalinių paslaugų ir paslaugų galimybių išbandymui, išskirdamas septynis naudingiausius, jo nuomone, kasdieniniam naudojimui. Galbūt darbo korespondencija nėra toks ilgas reikalas.

1. Naudokite mygtuką „Atšaukti siuntimą“

Ar kada nors pastebėjote keletą erzinančių rašybos klaidų savo laiške paspaudę „Siųsti“? Esu tikras, kad taip.

Nuo šiol nebėra ko bijoti: turite siuntimo atšaukimo funkciją, kurios naudojimas yra griežta sąlyga tiems, kurie nusprendė rimtai imtis brangaus darbo laiko valdymo.

Funkciją galite suaktyvinti nuėję į meniu ir pažymėję varnelę prieš atitinkamą funkciją: „Nustatymai“→ „Bendra“→ „Atšaukti siuntimą“. Pasirinktinai atšaukimo laikotarpis gali būti nustatytas į 10, 20 arba 30 sekundžių.

Išbandykite patys, man asmeniškai patiko!

2. Taikykite šablonus, kad sutaupytumėte laiko

Rašome daugybę to paties tipo raidžių, panašių viena į kitą kaip du vandens lašai. Kartais naujų laiškų pagrindu imame tuos, kuriuos jau parašėme kitiems žmonėms. Pavyzdžiui, pardavėjams tai patogu ir gali žymiai sutaupyti laiko.

Taigi kodėl gi neparuošus kelių šablonų tokiai žinutei, užuot perrašius tą patį dalyką vėl ir vėl? Juk pakeisti porą žodžių ir frazių yra daug lengviau nei rašyti iš naujo. Svarbiausia nepamiršti vėliau perskaityti.

Paruoškite ir išsaugokite kai kuriuos atsakymų šablonus, kuriuos galėsite panaudoti vėliau, jei reikės.

Norėdami įjungti funkciją „Atsakymų šablonai“, eikite į nustatymų meniu skirtuką „Laboratorija“.

Dėl šios neįtikėtinai naudingos funkcijos Rudolphas ir jo brolis sugebėjo rankiniu būdu išsiųsti savo kontaktinius duomenis pirmiesiems 1500 „Remotive“abonentų standartiniu paštu.

3. Naudokite neprisijungus pasiekiamos prieigos funkciją

Kitas triukas, kurio išmokome iš „Dutel“, yra tai, kaip toliau dirbti su „Gmail“neturint prieigos prie interneto.

Galbūt kai kurie iš jūsų mėgsta kuriam laikui atsijungti nuo kitų, kad galėtų visapusiškai atsiduoti kūrybinėms užduotims. Tačiau daugeliu atvejų tiesiog neapsieisite be aplanko „Inbox“, kuriame, pavyzdžiui, metėte techninę užduotį. Kaip būti?

Visoms kelionėms traukiniu, atvejais su mokama arba ribota prieiga prie Wi-Fi tinklo ir kitoms nenumatytoms aplinkybėms galite naudoti funkciją „Neprisijungęs“. Tai leidžia skaityti, atsakyti, ieškoti ir archyvuoti el. laiškus be interneto prieigos.

Tai tikrai labai patogu, nes šis režimas leidžia dirbti ne tik su paštu, bet ir su Google disku bei Google dokumentais.

4. Neturite laiko? Pauzė

Kartais gaunamos žinutės tiesiog patenka į dėžutę viena po kitos, erzina ir atitraukia dėmesį nuo darbo, kuriam esame susikoncentravę. Viena, dvi, keturios, dešimt naujų raidžių… O jeigu yra kažkas svarbaus?

Geriausias šios problemos sprendimas, pasak Dutel, buvo Inbox Pause funkcija. Šios funkcijos prasmė labai paprasta: sustabdai gaunamos korespondencijos srautą, jei esi užsiėmęs kažkuo svarbaus, o išsilaisvinęs nuo rūpesčių naštos ir įvykių pilno kalendoriaus – sugrįžti į juos tarsi gavęs. tą pačią sekundę eidami į puslapį su skirtuku paštas.

5. Atsisakykite nereikalingų adresų sąrašų

Taip atsitinka, kad sunku visiškai atsikratyti visų rūšių laiškų, patenkančių į jūsų darbo el. pašto dėžutę. Kaip atsikratyti tų, kurie tau visai neįdomūs?

Peržiūrėkite Unroll.me – įrankį, kuris gali padėti sutvarkyti el. laiškus geriausiu įmanomu būdu per kelias minutes. Kai prisiregistruojate gauti paslaugą, atidarykite prenumeruojamą adresatų sąrašą. Tada atsisakykite nereikalingų prenumeratos.

6. Įjunkite patvirtinimą dviem veiksmais

Panašu, kad „Gmail“apie mus žino beveik viską: su kuo bendraujame, kokių nuotraukų ieškome paieškoje, ką saugome „Dokumentuose“. Galima sakyti, kad tai savotiškas skrydžių valdymo centras ir pagrindinė komandų būstinė – čia veda visos grandys, kaip ir keliai į Romą. Tai reiškia, kad pirmiausia reikia pasirūpinti saugumu.

Patvirtinimas dviem veiksmais yra geriausias šios užduoties sprendimas. „Du-“, nes norint apsaugoti savo informaciją, jums reikės ne tik pašto dėžutės slaptažodžio, bet ir unikalaus kodo, kurį gausite kiekvieną kartą bandydami pasiekti savo pašto dėžutę iš mobiliosios programėlės ar SMS žinute.

Rudolphas taip pat pataria atkreipti dėmesį į 1Password paslaugą.

Daugelis kitų populiarių paslaugų, tokių kaip „Dropbox“, „Facebook“ir „Twitter“, taip pat naudoja patvirtinimą dviem veiksmais.

Beje, dėl duomenų saugumo svarbu užtikrinti, kad Gmail paskyra nebūtų naudojama keliuose įrenginiuose vienu metu, pavyzdžiui, dviejuose kompiuteriuose vienu metu.

7. Naudokite informatyvesnius pranešimus

Daugelis pasiuntinių vienu metu naudoja kelias pranešimų būsenas: „Išsiųsta“, „Pristatyta“, „Skaityta“. Kai kuriose vietose, pvz., „Facebook“, šiems pranešimams atvaizduoti naudojamos piktogramos.

„Gmail“paslaugai yra panašus sprendimas - „Sidekick“. Tai gera aplikacija ieškantiems darbo, arba tiems, kurių veikla susijusi su pardavimu: labai patogu gauti savo siunčiamų laiškų būsenas.

Dabar žinote šiek tiek daugiau apie saugumą ir laiko taupymą dirbdami su Gmail. Tikimės, kad patyrusio specialisto patarimai padės jums tapti produktyvesniems.