20 efektyvių laiko valdymo metodų

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Sutvarkykite savo gyvenimą taip, kad neprarastumėte nė minutės.

1. 1-3-5 taisyklė

Jūsų darbo valandos per dieną yra ribotos, o 1-3-5 taisyklė leidžia jas leisti protingiausiai. Jo esmė tokia: per dieną galite atlikti tik vieną didelę užduotį, tris vidutines ir penkias mažas. Iš viso yra devyni atvejai, nei daugiau, nei mažiau. Taisyklė padės palaipsniui nuvalyti griuvėsius, laiku ir neperdirbant.

2. Trijų taisyklė

Tiems, kurie nesiderina su skaičiais arba negali atlikti devynių dalykų per dieną, knygos „Mano produktyvūs metai“autorius Chrisas Bailey sugalvojo trijų taisyklę. Sakoma, kad norint būti produktyviam, pakanka kasdien atlikti tris svarbiausius dalykus.

Užuot išsklaidę savo energiją ir dėmesį kelioms dešimtims kontrolinio sąrašo elementų, tiesiog išsirinkite tris svarbiausias dienos užduotis ir sutelkite dėmesį į jas. Kitą dieną pasirinkite dar tris ir pan. Taip susikoncentruosite. Ta pati taisyklė gali būti taikoma nustatant savaitės, mėnesio ar metų tikslus.

3. Metodas 10 minučių

Ar turite užduotį, kurios nenorite pradėti? Pasakykite sau: „Aš tai darysiu tik 10 minučių, o tada eisiu pailsėti“. Greičiausiai per šį laiką būsite įtrauktas į darbą ir nebegalėsite sustoti.

4. Pomodoro

Šią sistemą sugalvojo Francesco Cirillo, kad jam būtų lengviau pasiruošti egzaminams. Tai padeda sutelkti dėmesį į lengvai besiblaškančius žmones. Tai taip pat geras būdas kontroliuoti, kiek laiko skiriate konkrečiam darbui.

„Pomodoro“veikia taip: paimkite laikmatį ir nustatykite jį į 25 minutes. Po to sutelkite dėmesį į savo darbą. Pasibaigus 25 minutėms, pailsėkite 5 minutes, o tada kartokite viską iš naujo. Po keturių ciklų turėsite didelę pusvalandžio pertrauką.

5. Metodas 90/30

90/30 metodą taiko rašytojas ir tinklaraštininkas Tony Schwartzas, „Buffer“įkūrėjas Leo Widrich, literatūros kritikas Benjaminas Che Kai Wai ir verslininkas Thomas Oppongas.

Jo esmė tokia: sunkiai dirbate 90 minučių, po to pusvalandį ilsitės, o tada kartojate ciklą. Tokiu atveju pirmąsias 90 minučių skiriate pačiai svarbiausiai užduočiai, kurią turite atlikti per dieną, o kitus segmentus skiriate mažiau svarbiems dalykams.

Jeilio specialisto Peretzo Lafee atlikto The Enchanted World of Sleep tyrimo duomenimis, 90 minučių yra optimalus laikas žmogui efektyviai susikaupti ties viena užduotimi. O visiškam poilsiui užtenka pusvalandžio – tai patvirtina neurofiziologo Nathano Kleitmano Miego ir budrumo tyrimas.

6. 52/17 metodas

Tai privati ankstesnio metodo versija. Tai niekuo nesiskiria, nebent skaičiais: dirbi 52 minutes, o tada ilsiiesi 17 minučių. Remiantis eksperimentu The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, kurį atliko The Muse užimtumo tarnyba naudojant DeskTime programą, šie laikotarpiai padeda išlikti produktyviems ir išvengti pervargimo. Todėl naudokite 52/17 metodą, jei jaučiate, kad neturite jėgų dirbti 90 minučių iš eilės.

7. Varlių valgymas

Metodą išrado „Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs“motyvacinis pranešėjas ir savipagalbos autorius Brianas Tracy. „Varlėmis“jis vadina nemaloniomis ir sunkiomis užduotimis, kurias privalote atlikti, nepaisant jūsų nenoro. Darykite vieną dalyką nuo pat dienos pradžios – valgykite varlę. Ir tada jums bus lengviau: nusimesite šį akmenį nuo savo sielos ir užsitikrinsite gerą nuotaiką visai dienai.

8. Laiko blokai

Nemalonus darbų sąrašų dalykas yra tai, kad jie nesuteikia supratimo, kiek laiko užtrunka užduotis. „Pirkite duoną“ir „Baigti ataskaitą“užima vieną eilutę sąraše, tačiau šios užduotys yra nepalyginamai sudėtingos ir svarbios.

Kalendorius yra daug geriau nei darbų sąrašas: jis leidžia vizualiai valdyti laiką. Matai didelį bloką ir supranti, kad užduotis nėra lengva. Todėl išbandykite „laiko blokų“techniką: įtraukite juos į kalendorių ir kiekvienam paskirkite laiką pagal užduoties sudėtingumą. Ir atlikdami tą ar kitą užduotį nesiblaškykite kitų.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) yra produktyvumo sistema, kurią išrado verslo treneris Davidas Allenas. Pagrindiniai jo principai yra šie:

1. Surašykite visus savo poelgius ir idėjas vienoje vietoje, vadinamojoje pašto dėžutėje.
2. Reguliariai rūšiuokite gautųjų turinį nustatydami prioritetus ir nustatydami užduotis. Užrašus dėkite į aplankus pagal jų turinį – „Darbas“, „Namai“, „Apsipirkimas“ir pan.
3. Atlikite taisymus – išmeskite nereikalingus užrašus, perbraukite užbaigtas bylas, perkelkite aktualumą praradusias medžiagas į archyvą.
4. Kai viskas bus suplanuota, tęskite vykdymą. Užduotys, kurias galima atlikti per porą minučių, išspręskite nedelsiant. Kiti gali būti deleguoti arba įtraukti į kalendorių.

Visas GTD subtilybes galite sužinoti mūsų vadove.

10. ZTD

Leo Babauta, produktyvumo tinklaraščio Zenhabits autorius, mano, kad Davido Alleno GTD sistema yra labai sudėtinga ir reikalauja per daug pastangų. Jis siūlo savo „Zen to Done“sistemą. Norėdami jo laikytis, turite išsiugdyti 10 paprastų įpročių.

1. Surinkite visą informaciją gautuosiuose.
2. Apdorokite visus įrašus nepalikdami jų ant nugaros.
3. Suplanuokite pagrindinius kiekvienos dienos tikslus ir didžiausius savaitės tikslus.
4. Vienu metu sutelkite dėmesį tik į vieną dalyką, neišsklaidydami dėmesio.
5. Sukurkite paprastus, trumpus darbų sąrašus.
6. Suskirstykite savo užrašus į kategorijas pagal jų turinį, kaip ir originaliame GTD.
7. Reguliariai peržiūrėkite savo užrašus ir atsikratykite nereikalingų dalykų.
8. Supaprastinti. Sumažinkite savo užduočių ir tikslų sąrašą, rašykite trumpai ir aiškiai.
9. Norėdami nusiteikti darbui, visada laikykitės tam tikros dienos rutinos.
10. Darykite tai, ką tikrai norite daryti.

11. Kanbanas

Japoniškas produktyvumo metodas, padedantis sekti, ką darai, ką jau padarei ir ką reikės padaryti ateityje. Kanban vizualiai vizualizuoja darbo eigą.

Jūs paimate lipdukų lentą (arba užsiregistruojate, kad gautumėte užduočių vadovą, pvz., Trello) ir ant jos nupiešite tris stulpelius: To do, Doing, Done. Tada surašykite savo reikalus ant lipnių lapelių ir įdėkite juos į atitinkamą stulpelį, priklausomai nuo to, ką darote ir ką jau padarėte.

12. Dviejų minučių taisyklė

Ši taisyklė yra neatsiejama GTD dalis, tačiau ją galima naudoti net jei nesate Alleno technikos gerbėjas. Jei užduotis trunka mažiau nei dvi minutes, atlikite ją nedelsdami. Taigi jūs iškraunate savo smegenis, nes jums nebereikia prisiminti šios bylos.

13. Nulis gautųjų

„Zero Inbox“išrado rašytojas ir atlikimo ekspertas Merlinas Mannas, ir jis puikiai veikia su GTD. Mannas taikė el. laiškams, tačiau tuo pačiu būdu galite tvarkyti bylas, dokumentus, pastabas ir kitą informaciją. Kaip rodo pavadinimas, šios technikos tikslas yra išlaikyti gautuosius tuščius.

Originalioje GTD sistemoje „Inbox“nuolat kaupdavo daugybę įrašų. Turite skirti laiko juos surūšiuoti, o supakuotame gautuosiuose nesunku pamiršti ką nors svarbaus. Mannas rekomenduoja išardyti turinį, kai tik jis atvyksta. Atidarote gautuosius ir nusprendžiate, ką daryti su kiekvienu elementu: ištrinti, deleguoti, atsakyti, atidėti ar užbaigti. Neuždarykite jo, kol neatliksite vieno iš nurodytų veiksmų su visais elementais.

Be to, sutaupyti laiko padės automatiniai pašto filtrai, išmanieji aplankai ir dokumentų rūšiavimo programos.

14. Šviežia arba kepta

Šviežia arba kepta verčiama kaip „šviežia arba kepta“. Šią filosofiją sukūrė tinklaraštininkė Stephanie Lee „Dominate Your Day With the Fresh or Fried“prioritetų sistema. Anot jos, ryte pabudus smegenys būna „šviežios“, tačiau dienai įsibėgėjus „apkepa“. Tai reiškia, kad turite nustatyti savo produktyvumo piko laiką ir per šį laikotarpį turėti laiko atlikti visus svarbiausius darbus per dieną. Tai veikia taip.

1. Dienos pabaigoje, kai jau esate pavargęs, skirkite 15 minučių rytojaus darbų sąrašui sudaryti.
2. Svarbiausias užduotis perkelkite į dienos pradžią, į skyrių „Švieži“. Ten siunčiami tau nepatinkantys dalykai – pačios „varlės“. Juos reikia daryti, kol dar turi jėgų.
3. Mažiau skubūs, ne tokie sunkūs ir malonesni dalykai patenka į keptuvę – tai yra po pietų, priklausomai nuo jūsų tvarkaraščio. Jie mažiau apkraus jūsų smegenis.
4. Sekite savo sąrašą kitą rytą. Tada vakare sukurkite naują.

Stephanie rekomenduoja FoF žmonėms, kurie kiekvieną vakarą sužino, kad yra visiškai išsekę, bet neturėjo laiko, nors dirbo visą dieną.

15. Ledkalnio metodas

Ramita Sethi, knygos „I Will Teach You to Be Rich“autorė, naudoja šį metodą, kad išsaugotų informaciją vėliau. Tai veikia taip: visus el. laiškus, pastabas, straipsnius, sąrašus išsaugote vienoje vietoje – pavyzdžiui, užrašų paslaugoje, pvz., „Evernote“ar „Notion“, arba kaip dokumentus. Tada paskirstykite šią medžiagą naudodami žymas, aplankus ir kategorijas – kaip jums patinka.

Peržiūrėkite šią informaciją kas 4–6 savaites ir pagalvokite, ar ją galima pritaikyti praktiškai. Jei kažkas nenaudinga, išmeskite arba suarchyvuokite. Tai leidžia jums sukurti savo žinių bazę.

16. Automatinis fokusavimas

Automatinį fokusavimą išrado našumo ekspertas Markas Forsteris, naudojant automatinio fokusavimo laiko valdymo sistemą. Ši planavimo sistema tinka kūrybingiems žmonėms, kuriems sunku sekti GTD.

Surašykite visas savo veiklas į sąsiuvinį be jokios tvarkos. Tada peržiūrėkite sąrašą, išsirinkite tuos, kuriuos reikia padaryti kuo greičiau, ir surūšiuokite. Kai skubios užduotys bus išspręstos, tęskite tuos, kurie jums dabar labiausiai patinka. Jei ko nors neužbaigėte – perkelkite jį į sąrašo pabaigą, prie to grįšite vėliau. Ir kartokite šiuos veiksmus diena iš dienos.

17. Eizenhauerio matrica

Šią schemą sukūrė Amerikos prezidentas Dwightas D. Eisenhoweris. Matricoje yra keturi skyriai užduotims: neskubios ir nesvarbios, skubios, bet nesvarbios, svarbios ir neskubios bei skubios ir svarbios. Padalinkite užduotis į skyrius ir sužinosite, kam skiriate daugiausiai laiko ir kurioms užduotims reikėtų skirti daugiau dėmesio.

18. 4D metodas

4D išrado motyvuojantis rašytojas ir konsultantas Edwardas Ray'us. Metodas skirtas padėti žmonėms, kurie pasibaisėjo išvydę savo darbų sąrašą ir nežino, kaip priartėti prie visų sukauptų daiktų.

Rėjus įrodinėja, kad užtenka tik keturis žodžius įsiminti D raidei, ir tada prieš kalnus darbų neprarasite širdies. Jie yra čia:

• Atlikti – jei jums buvo paskirta užduotis, geriausia ją atlikti dabar ir išbraukti iš sąrašo.
• Deleguoti – kai negalite ar neturite laiko ko nors atlikti, bet turite gana laisvą asistentą, perduokite užduotį jam.
• Ištrinti – kai kurie dalykai nėra tokie svarbūs. Išmeskite juos visam laikui pašalindami juos iš darbų sąrašo. Jei jie bando primesti jums nereikalingas pareigas, išmokite mandagiai pasakyti „ne“.
• Vėlavimas – kai užduotis yra per didelė arba jos nereikia nedelsiant vykdyti, ją galima atidėti. Bet jūs tikrai turite jai nustatyti aiškius terminus, kitaip ji liks negyva.

Pasirinkite užduotį, atlikite su ja vieną 4D veiksmą ir pereikite prie kito.

19. Laikas

Paprastai žmonės, bandantys būti produktyvūs, seka laiką, kurį skiria svarbiems dalykams, ir visiškai pamiršta atsižvelgti į laikotarpius, kuriais daro nesąmones. Šią problemą išsprendžia „Laiko nustatymo“technika, kurią išrado laiko valdymo ekspertas Glebas Archangelskis. Tai leidžia suprasti, kur praleidžiamas laikas, moko būti dėmesingesniam tam, ką darai, ir mažiau blaškytis.

Paimkite sąsiuvinį ir 5-10 minučių tikslumu surašykite visus savo veiksmus ir kiek jų padarėte. Įrašykite darbo akimirkas, derybas, susitikimus ir net laiką, praleistą „YouTube“bei žaidimuose. Tam skirkite porą savaičių. Tada pavartykite sąsiuvinį, iš matymo atpažinkite savo „chronofagus“ir padarykite išvadas. Galbūt jums reikia žiūrėti mažiau juokingų vaizdo įrašų ar praleisti mažiau laiko geriant kavą, arba jūsų priešas yra telefono skambučiai.

20. Timo Ferriso metodas

Timothy Ferriss yra produktyvumo guru, kuris sugalvojo savo dviejų taisyklių darbo organizavimo metodą. Pirmasis yra 80/20 taisyklė arba Pareto principas, kuris teigia, kad 80% mūsų darbo galime atlikti per 20% laiko. Likę 20% užtruks 80% laiko. Antrasis – Parkinsono dėsnis: darbas užpildo visą jam skirtą laiką.

Pasak Ferrisso, tai reiškia, kad jums nereikia daugiau dirbti, kad padarytumėte viską – reikia geriau susikaupti. Leiskite dirbti su visu atsidavimu tik 20% darbo laiko, bet galite perdaryti visus tikrai svarbius dalykus. O likusius 80% galite skirti paprastam kasdieniniam darbui, kad galėtumėte susikoncentruoti į prioritetines užduotis ir išvengti pervargimo.