Kaip praleisti mažiau laiko el

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

El. pašto tikrinimas daugeliui tapo priklausomybe. Bet jūs galite to atsikratyti ir padidinti savo produktyvumą.

El. pašto tikrinimas yra labai panašus į priklausomybę. Tam yra keletas priežasčių.

• Kaip ir sekso, lošimo ar narkotikų vartojimo metu, smegenyse, tikrinant el. paštą, išsiskiria malonumo hormonas dopaminas.
• Nuolat tikriname gautuosius, nes norime gauti naujienas ir bijome, kad ką nors praleisime.
• Mes analizuojame el. laiškus, kad galėtume atsipalaiduoti ir neatlikti sunkesnių dalykų.

Tačiau šį laiką būtų galima praleisti daug geriau. Kevinas Cruzas, knygos „15 laiko valdymo paslapčių: kaip sėkmingi žmonės daro viską“autorius, siūlo penkis patarimus, kurie padės per pusę sutrumpinti el. laiškų laiką.

1. Pridėkite analizavimą prie savo tvarkaraščio

Netikrinkite el. pašto, bet apdorokite jį. Elkitės su pranešimų analizavimu taip pat, kaip su bet kuriuo kitu darbu. Suplanuokite, pridėkite prie kalendoriaus ir pradėkite. Cruz pataria rūšiuoti paštą tris kartus per dieną: ryte, po pietų ir vakare.

Svarbu ne laikas, praleistas dirbant su paštu. Kažkas užtruks tris valandas per dieną, kad išnagrinėtų pranešimus, o kiti užtruks 30 minučių. Svarbiausia į šį verslą žiūrėti sąmoningai, kaip į įprastą darbą.

Kevinas Cruzas

2. Nesiųskite visiems laiško kopijos

Kuo mažiau el. laiškų išsiųsite, tuo mažiau gausite mainais. Taigi stenkitės neįtraukti tiek daug žmonių į laiško kopiją. Įskaitant, nepažymėkite laukelio „Atsakyti visiems“.

Kai kurie sugebėjo sumažinti el. laiškų srautą 50 %, kai išmoko gerai pagalvoti prieš siųsdami naują el. laišką.

3. Filtruoti pranešimus

Nustatykite filtrus, kad skirtingų tipų raidės būtų skirtinguose aplankuose. Tokiu būdu galite gaišti laiką tik tikrai svarbioms žinutėms ir nebūti priblokšti dėl kitų.

4. Nustokite naudoti gautuosius kaip darbų sąrašą

Daugelis žmonių siunčia sau žinutes su skirtingomis užduotimis vėlesniam laikui, paversdami pašto dėžutę kitu darbų sąrašu. Bet tai tik kenkia produktyvumui.

Cruz siūlo tokį požiūrį. Kai atidarote naują el. laišką, pirmiausia paklauskite savęs, ar galite jį ištrinti. Jei ne, pagalvokite, ar galite tai kam nors deleguoti. Jei tai neįmanoma, išsiaiškinkite, ar galite su tuo susidoroti greičiau nei per penkias minutes. Jei taip, puiku. Jei ne, atidėkite laišką vėlesniam laikui. Tačiau nepalikite jo savo pašto dėžutėje, o perkelkite į kalendorių ir pasirinkite konkrečią datą bei laiką, kada galėsite tai padaryti.

5. Praneškite apie savo ketinimą kitiems

Aptarkite tai su savo bendradarbiais, kad būtų lengviau laikytis plano. Pasakykite savo viršininkui, kad norėdami padidinti produktyvumą, išjungsite naujus įspėjimus el. paštu ir tik tam tikru laiku analizuosite el. laiškus.

Taip pat susitarkite, kaip būtų galima su jumis susisiekti iškilus neatidėliotiniems reikalams.

Bandydami sutrumpinti darbo su el. paštu laiką, turite keisti savo įpročius, o tai pasiekti visada sunku iš karto. Būkite kantrūs ir pasiruošę suprasti, kad nereikia tiek daug laiko skirti paštui.