Kaip organizuoti savo dieną: produktyvumo genijų technikos

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Laikas yra menkas ir nepakeičiamas išteklius. Išmokite jį naudoti protingai.

Benjamino Franklino metodas

Benjaminas Franklinas buvo muilininko sūnus, tačiau dėl saviorganizacijos ir disciplinos jam sekėsi daugelyje sričių: politikoje, diplomatijoje, moksle, žurnalistikoje. Jis yra vienas iš Jungtinių Amerikos Valstijų įkūrėjų – dalyvavo kuriant Nepriklausomybės deklaraciją ir šalies Konstituciją.

Franklino portretas yra ant 100 USD banknoto, nors jis niekada nebuvo JAV prezidentas. Jam priskiriama tokių frazių kaip „Laikas yra pinigai“ir „Neatidėliok rytdienai to, ką gali padaryti šiandien“, autorystė.

Laikas Franklinui tikrai buvo svarbus.

Ar tu myli gyvenimą? Tada nešvaistykite laiko, nes laikas yra audinys, kuris sudaro gyvenimą. Benjaminas Franklinas

Būdamas 20 metų Franklinas sukūrė sau laiko valdymo sistemą, kuria naudojosi visą gyvenimą. Amžininkai ją vadino „Franklino piramide“(kartais dar vadinama „produktyvumo piramide“– produktyvumo piramide).

Piramidė remiasi gyvenimo vertybėmis. Tai yra moralinės gairės sprendžiant bet kokias problemas. Franklinas jas vadino dorybėmis.

Sau jis išskyrė 13 dorybių: susilaikymas, tyla, meilė tvarkai, ryžtingumas, taupumas, darbštumas, nuoširdumas, teisingumas, saikas, švara, ramybė, skaistumas ir romumas.

Norėdamas dirbti su savimi kiekvieną dieną, Franklinas sukūrė specialų sąsiuvinį, kuriame paėmė po puslapį kiekvienam gyvenimo principui. Kiekvieną puslapį jis suskirstė į septynias stulpelius (savaitės dienas). Tada jis nubrėžė 13 horizontalių linijų pagal dorybių skaičių.

Taigi kiekvieną dieną jis sutelkdavo dėmesį į vieną iš dorybių, o vakarais aikštėse pažymėdavo klaidas, padarytas pakeliui į „moralinį tobulumą“.

Kitas Franklino piramidės laiptelis yra pasaulinis tikslas. Jis paremtas gyvenimiškais principais ir atsako į klausimą: "Ką aš noriu pasiekti iki N metų?" Pasaulinis tikslas gydytojui, pavyzdžiui, gali būti noras tapti skyriaus vadovu iki 35 metų, o vadovui – įkurti savo startuolį.

Benjaminas Franklinas tikrai yra darbų planavimo protėvis. Jis visada laikėsi rutinos ir pažodžiui rašė kiekvieną savo žingsnį. Todėl toliau jo piramidėje yra:

• generalinis planas - žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip pasiekti visuotinį tikslą;
• ilgalaikis planas – artimiausi 3-5 metų tikslai;
• trumpalaikis planas – kitų metų ir mėnesio užduotys;
• savaitės ir dienos planavimas.

Visi piramidės laipteliai yra išdėstyti nuosekliai - kiekvienas kitas yra pagrįstas ankstesniu.

Išvestis

Norėdami organizuoti savo dieną pagal Franklino metodą, turite nustatyti pagrindinius gyvenimo principus, užsibrėžti visuotinį tikslą ir sudaryti planą, kaip jį pasiekti.

Ilgalaikiam ir trumpalaikiam planavimui galima pasinaudoti vienu iš elektroninių priemonių arba susikurti popierinį sąsiuvinį ir įdiegti „Greitų užrašų“sistemą.

Stepheno Covey metodas

Stephen Covey yra laikomas vienu iš Franklino sistemos pasekėjų. Jis yra tarptautiniu mastu pripažintas vadybos srities ekspertas ir treneris. Covey yra profesionalus pranešėjas ir daugelio knygų autorius. Vienas iš jų buvo įtrauktas į žurnalo „Time“įtakingiausios verslo literatūros sąrašą.

Tai knyga „Septyni labai efektyvių žmonių įpročiai“, pralenkusi savo laiką. Covey parašė jį 1989 m., tačiau jis netapo bestseleriu, kol nebuvo pakartotinai išleistas 2004 m.

Covey koncepcija remiasi septynių įgūdžių seka.

1. Galąsti pjūklą, tai yra nuolat tobulinti save.
2. Siekti sinergijos, tai yra, siekti abipusiai naudingos sąveikos.
3. Būkite iniciatyvūs.
4. Stenkitės pirmiausia išgirsti, o tik tada – būti išgirstam.
5. Pradėkite įsivaizduodami galutinį tikslą.
6. Pagalvokite apie „Win-Win“.
7. Pirmiausia padarykite tai, ką reikia padaryti pirmiausia.

Pastarąjį įgūdį įgyvendinti padės užduočių paskirstymo ir prioritetų nustatymo matrica. Ją Covey pasiskolino iš 34-ojo JAV prezidento Dwighto Davido Eisenhowerio.

Visos užduotys suskirstytos į keturias grupes:

1. Skubu ir svarbu (turi būti padaryta kuo greičiau);
2. Neskubiai svarbios (strateginės užduotys su tolimu terminu);
3. Skubiai nesvarbu (reikia tai padaryti greitai, bet galite atidėti arba nedaryti patys);
4. Neskubūs ir nesvarbūs (paprastai tokie atvejai gali būti ištrinti arba patikėti trečiosioms šalims).

Pasak Covey, sėkmingi žmonės retai susiduria su laiko bėdomis, nes greitai susidoroja su 1 ir 3 kategorijų užduotimis ir be gailesčio aukoja daiktus iš 4. Tuo pačiu metu jie skiria 60-80% savo laiko ir energijos spręsti uždavinius iš 2 kvadrato, nes jie yra pažangos lokomotyvas.

Išvestis

Kad būtumėte veiksmingesni, dienos pabaigoje arba pradžioje užsirašykite ir suskirstykite savo užduotis pagal prioritetus naudodami Eisenhowerio matricą (arba Covey matricą, kaip jums labiau patinka). Norėdami tai padaryti, galite naudoti programą „Eisenhower“(„iOS“) arba „MyEffectivenessHabits“(„Android“). Stenkitės išlaikyti proporciją: 40% – svarbūs skubūs reikalai, 60% – svarbūs neskubūs.

Timo Ferriso metodas

Timothy Ferriss yra populiarus produktyvumo guru. Jo viešų pasirodymų įrašai surenka milijonus peržiūrų, o knygos parduodamos tokiu pat didžiuliu tiražu.

Nieko keisto – kas gi nenori „dirbti 4 valandas per savaitę, nesiblaškydamas biure“nuo skambučio iki skambučio, o tuo pačiu bet kur gyventi ir praturtėti“? To paties pavadinimo Ferrisso knyga užėmė pirmąją vietą „The New York Times“ir „The Wall Street Journal“bestselerių sąrašuose.

Jo metodas grindžiamas dviem ramsčiais:

1. Pareto dėsnis: 20% pastangų duoda 80% rezultato, o likę 80% pastangų – tik 20% rezultato. Tai reiškia, kad reikia sutelkti dėmesį į tikrai svarbią veiklą.
2. Parkinsono dėsnis: darbas užpildo visą jam skirtą laiką. Tai reiškia, kad užduočiai turi būti skirta tiksliai tiek, kiek reikia jai atlikti.

Nereikia ilginti darbo dienos, kad nuveiktumėte daugiau. Priešingai – trumpinkite, susitelkite tik į tai, kas iš tiesų svarbu. Išmeskite visa kita, perkelkite arba deleguokite.

Ferriss metodas vadovaujasi planavimo technika 1-3-5. Jo esmė paprasta: į darbų sąrašą įtrauktas vienas svarbus dalykas, trys vidutiniai ir penki maži. Iš viso devyni. Jie a priori paskirstomi skubos tvarka, o tai padeda atsikratyti nepaprastosios padėties jausmo.

Ferriss yra daugelio užduočių ir informacijos pertekliaus priešininkas. Kai vienu metu atliekami keli dalykai, dėmesys nukrypsta. Dėl to produktyvumas ne didėja, o mažėja. Tas pats pasakytina ir apie nuolatinį informacijos įsisavinimą. Nuolat tikrinamas paštas, momentiniai pasiuntiniai ir socialiniai tinklai tik sukuria klaidingą jausmą, bet nepriartina prie tikslo.

Tačiau stresas, priešingai, Ferriss laiko mūsų padėjėjus.

Baimė yra rodiklis. Baimė yra mūsų draugas. Kartais parodo, ko nedaryti, bet dažniau parodo, ką būtent verta daryti. Timas Ferrisas

Reikėtų pažymėti, kad Timas Ferrisas nėra vienas, siekiantis produktyvumo dirbdamas mažiau. Steveris Robbinsas, knygos „9 žingsniai, kaip dirbti mažiau ir gauti daugiau“autorius, siūlo „aktyvių dienų“metodą, kai konkrečią dieną paskiriate sau „sarginį šunį“, kad galėtumėte stebėti savo pažangą.

Išvestis

Šis metodas skirtas jums, jei negalite laikytis griežto grafiko ir darbų sąrašai jums netinka. Organizuokite savo dieną taip, kad 20% laiko užimtų patys sunkiausi ir svarbiausi dalykai. Tegul visa kita eina savaime. Kitaip tariant, jei reikia surengti dalykinį susitikimą, tuomet reikia pasirinkti dieną, laiką, trukmę ir griežtai laikytis grafiko. Likusią dienos dalį galima skirti bet kokiam atliekamam darbui.

Glebo Archangelskio metodas

Glebas Arkhangelsky yra laiko valdymo ekspertas, to paties pavadinimo įmonės įkūrėjas ir vadovas. Jo ypatumas yra ne originalių įvykių kūrimas, o tai, kad jis paprastai ir prieinamai išdėsto laiko valdymo metodus, pritaikant juos prie buitinės realybės.

Archangelskis yra kelių populiarių verslo knygų autorius: „Darbas 2.0: Breakthrough to Free Time“, „Laiko formulė“, „Laiko judėjimas“ir kt.

Pastarasis yra populiariausias. „Time Drive“tyrinėja planavimo, tikslų nustatymo ir motyvacijos svarbą, taip pat galingus laiko valdymo ir kovos su vilkinimu metodus.

• "Varlės". Kiekvienas turi nuobodžių užduočių, kurios nuolat atidedamos vėlesniam laikui. Šie nemalonūs poelgiai kaupiasi ir psichologiškai gniuždo. Bet jei kiekvieną rytą pradėsite nuo „varlės valgymo“, tai yra, pirmiausia atliksite kokią nors neįdomią užduotį, o tada pereisite prie kitų, tada pamažu viskas susitvarkys.
• "Inkarai". Tai materialūs prisirišimai (muzika, spalva, judesys), susiję su tam tikra emocine būsena. „Inkarai“yra būtini norint prisiderinti prie konkrečios problemos sprendimo. Pavyzdžiui, galima pratinti dirbti su paštu prie klasikinės muzikos, o kai tik tingi iškrauti pašto dėžutę, tereikia įjungti Mocartą ar Bethoveną, kad pagautum norimą psichologinę bangą.
• Dramblio kepsnys. Kuo didesnė užduotis (parašyti disertaciją, išmokti užsienio kalbos ir pan.) ir kuo trumpesnis terminas, tuo sunkiau pradėti. Tave gąsdina mastai: neaišku, nuo ko pradėti, ar turi pakankamai jėgų. Tokios užduotys vadinamos „drambliais“. Vienintelis būdas „suvalgyti dramblį“– iš jo iškepti „kepsnius“, tai yra suskaidyti didelį verslą į kelis mažus.

Pastebėtina, kad Glebas Archangelskis didelį dėmesį skiria ne tik darbo procesų racionalizavimui, bet ir poilsiui (pilnas jo bestselerio pavadinimas – „Time Drive: How to Manage to Live and Work“). Jis įsitikinęs, kad be gero poilsio, į kurį įeina sveikas miegas ir fizinis aktyvumas, neįmanoma būti produktyviam.

Išvestis

Planuokite savo kiekvieną dieną. Todoist, Wunderlist, TickTick ir kitos panašios programos bei paslaugos jums padės tai padaryti. Padalinkite sudėtingas didelio masto užduotis į paprastas mažas. Ryte dirbkite pačius nemaloniausius darbus, kad likusį laiką galėtumėte dirbti tik tai, kas jums patinka. Sukurkite trigerius, kurie padėtų susidoroti su tinginimu, ir nepamirškite į savo tvarkaraštį įtraukti poilsio.

Francesco Cirillo metodas

Galbūt jums nežinomas vardas Francesco Cirillo, bet tikriausiai girdėjote apie Pomodoro. Cirillo yra šios garsios laiko valdymo technikos autorius. Vienu metu Francesco turėjo problemų dėl studijų: jaunuolis niekaip negalėjo susikaupti, visą laiką buvo blaškomas. Į pagalbą atėjo paprastas virtuvės laikmatis pomidoro pavidalu.

Pomodoro metodo esmė ta, kad darbui skiriamas laikas yra „pomodoro“. Vienas pomidoras = 30 minučių (25 minutės darbui ir 5 poilsiui). Įjungiame laikmatį ir dirbame maksimaliai efektyviai bei minimaliai blaškydami dėmesį 25 minutes. Pasigirsta signalas – laikas penkių minučių pertraukai. Tada vėl paleidžiame laikmatį.

Taigi produktyvumas matuojamas per dieną atliekamų „pomidorų“skaičiumi. Kuo didesnis, tuo geriau.

Kad nesugaištumėte 25 minučių sau galvodami, turite iš anksto sudaryti užduočių sąrašą. Jame taip pat galite pažymėti sveikų „pomidorų“(prieš užduotį dedamas kryželis) ir blaškymąsi (uždėtas apostrofas). Tai leidžia nustatyti, kiek laiko užtruko atlikti užduotį ir kiek ji buvo sudėtinga.

Pomodoro metodas yra prieinamas ir lankstus. Jei norite – laikykite darbų sąrašą popieriuje ir virtuviniu laikmačiu matuokite 25 minučių segmentus arba, jei norite – naudokitės specialiomis paslaugomis ir programėlėmis.

Windows	OS X ir iOS	Android

Anot Cirillo, optimali „pomidoro“trukmė – 20–35 min. Tačiau įvaldę techniką, galite eksperimentuoti ir patys keisti intervalus.

Išsamiai galite susipažinti su Francesco Cirillo metodu.

Išvestis

Dienos pradžioje sudarykite darbų sąrašą ir tęskite su pomodoros. Jei per 25 minutes išsiblaškote, šalia užduoties padėkite simbolį „. Jei laikas baigėsi, bet užduotis dar neatlikta, uždėkite + ir skirkite jai kitą „pomidorą“. Per penkių minučių pertrauką visiškai pereikite nuo darbo į poilsį: vaikščiokite, klausykite muzikos, gerkite kavą.

Taigi, čia yra penkios pagrindinės laiko valdymo sistemos, su kuriomis galite organizuoti savo dieną. Galite juos išstudijuoti išsamiau ir tapti vienos iš technikų apologetu arba galite sukurti savo, derindami įvairias technikas ir metodus.

GTD – alternatyva laiko valdymui

Davidas Allenas, GTD metodikos kūrėjas, yra vienas žinomiausių asmeninio efektyvumo teoretikų. Jo knyga „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“žurnalo „Time“buvo išrinkta geriausia dešimtmečio verslo knyga.

Terminas „Getting Things Done“yra populiarus žodis, ir daugelis žmonių klaidingai jį tapatina su laiko valdymu. Tačiau net pats Allenas GTD vadina „asmeninio efektyvumo gerinimo technika“.

Štai kaip šio klausimo ekspertas Viačeslavas Sukhomlinovas paaiškino skirtumą tarp laiko valdymo ir GTD.

Viačeslavas Sukhomlinovas restorano holdingo vykdomasis direktorius. GTD praktinio taikymo ekspertas nėra laiko valdymas. Laiko valdymas neįmanomas. Visi turi tiek pat valandų per dieną. Svarbu ne laikas, o tai, kuo jį užpildysite. Turite mokėti apdoroti didelius gaunamos informacijos srautus, nustatyti, kokių veiksmų reikia norint pasiekti tikslus, ir, žinoma, veikti. GTD yra būtent apie tai. Tai yra tam tikras mąstymo ir gyvenimo būdas. O GTD taip pat yra apie srauto būseną ir psichologinio streso mažinimą.

Ar esate pasirengęs ginčytis? Sveiki atvykę į komentarus. Kas, jūsų nuomone, yra daugiau apie GTD – laiko valdymas ar asmeninis efektyvumas? Taip pat papasakokite, kokie metodai padeda organizuoti dieną.