5 patarimai, padėsiantys organizuoti savo darbo dieną

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Paprasti triukai, kurie išgelbės jus, jei nuolat niekam neužtenka laiko.

1. Suteikite pirmenybę

Yra labai paprastas, bet veiksmingas būdas suskirstyti savo reikalus į kategorijas pagal jų skubumą ir svarbą. Tai grandinė, vadinama Eizenhauerio matrica. Jį išrado Dwightas D. Eisenhoweris, Amerikos prezidentas, JAV armijos generolas ir tiesiog labai produktyvus žmogus.

Turiu dviejų tipų dalykus: skubius ir svarbius. Svarbūs dalykai retai būna skubūs, o skubūs – retai svarbūs.

Dwightas D. Eisenhoweris

„Eisenhower Matrix“turi keturias dalis. Horizontali ašis rodo bylos skubumą, o vertikali – svarbą. Matrica leidžia lengvai suskirstyti visas užduotis į kategorijas: „Neskubios ir nesvarbios“, „Skubios, bet nesvarbios“, „Svarbios ir neskubios“arba „Skubios ir svarbios“.

Pasistenkite pirmenybę teikti Eizenhauerio matricai ir būsite nustebinti, kiek laiko skiriate skubiems, bet nelabai svarbiems dalykams. Pavyzdžiui, nesibaigiančios žinutės iš kolegų ar telefono skambučiai, kurie tik atitraukia jus nuo neatidėliotinų darbų.

Skirkite laiko tinkamiems dalykams. Jei yra kažkas svarbaus ir skubaus, padarykite tai nedelsdami. Suplanuokite svarbius, bet ne skubius darbus, įvertinkite apytikslį jų atlikimo laiką ir nuspręskite, kada tai atliksite. Nesvarbūs, bet skubūs reikalai gali būti perduoti kam nors kitam. Neskubias ir nesvarbias užduotis atidėkite vėlesniam laikui arba visiškai jų atsisakykite.

2. Skirkite laiko giliam darbui

Rizikos kapitalistas Samas Altmanas kartą pasakė: „Skaitmeninis išsiblaškymas yra viena didžiausių mūsų laikų psichologinių problemų“. Tik pagalvokite: savo išmaniuosius telefonus tikriname vidutiniškai 50 kartų per dieną. Ir, pasak mokslininko ir rašytojo Calo Newporto, tai labai pablogina mūsų gebėjimą aiškiai mąstyti ir būti kūrybiškiems.

Savo „Dirbti su galva. IT specialisto sėkmės modeliai “, jis pristato „gilaus darbo“sąvoką. Šio tipo darbas reiškia visišką susikaupimą ir pasinėrimą į konkrečią užduotį. Jokių trukdžių – maksimalios pastangos ir susikaupimas. Tik taip galite atlikti tikrai sudėtingas užduotis su tinkamo lygio kokybe.

Newportas cituoja savo kolegos, Pensilvanijos universiteto profesoriaus Adamo Granto taktiką. Rudens semestrą jis skiria mokymui, o pavasarį ir vasarą – moksliniams tyrimams ir niekada nemaišo šių dviejų dalykų. Intensyvaus tyrimo metu profesorius atsiduria visiškoje izoliacijoje, kad studentai jam netrukdytų.

Tikėtina, kad jūs neturite galimybės eiti tuo pačiu keliu ir kelis mėnesius slėptis nuo dirginimo šaltinių. Nenusiminkite: jums nereikia visą semestrą pasinerti į „gilų darbą“. Newport sukurkite savo tvarkaraštį pagal savo asmeninius pageidavimus.

Nuspręskite, kuriuo metu jaučiatės energingiausi ir budriausi, ir atlikite sunkiausią darbą būtent tada, išjunkite išmanųjį telefoną ir atsisakykite tikrinti el. Pavyzdžiui, pats Niuportas pradeda dirbti anksti ryte, bet niekada to nedaro po 17.30 val.

3. Apskaičiuokite susitikimų laiką

Paulas Grahamas, startuolių inkubatoriaus „Y Combinator“įkūrėjas, teigia, kad yra dviejų tipų darbo grafikai: „vadybininko“ir „kūrėjo“grafikas.

Pirmasis variantas skirtas organizatoriams ir viršininkams. Jų nuomone, darbo laiką lengva valdyti. Dieną reikia padalyti į valandinius intervalus. O kai atsiranda nauja užduotis, tiesiog skiri jai porą valandų, pažymėdamas ją organizatoriuje. Taigi, jei „vadybininkui“reikia suplanuoti laiką dalykiniam susitikimui ar protų mūšiui, jis pasižiūri kalendorių, suranda neužimtą valandą ir surenka kolegas.

Tačiau „kūrėjams“tokie, net ir iš anksto suplanuoti susitikimai – katastrofa. Juk kūrybingi žmonės, programuotojai, rašytojai ar menininkai, savo tvarkaraščio neskirsto kaip „vadybininkai“. Paprastai užduotims atlikti jie turi skirti bent pusdienį, o per vieną valandą geriausiu atveju tik sušyla. O kai įpusėjus darbinei veiklai „kūrėjai“turi atitrūkti ir eiti į susitikimą su kolegomis, jie iškrenta iš savo ritmo ir tada jiems labai sunku grįžti prie užduoties.

Vadovo grafikas ir kūrėjo grafikas veikia puikiai. Tačiau kai jie susikerta, prasideda problemos.

Polas Greimas

Todėl, jei esate vadovas, iš anksto pasidomėkite savo pavaldiniais, kada geriau organizuoti bendrus susitikimus, kad netrukdytų žmonėms iš darbo pačiais netinkamiausiais momentais.

4. Kontroliuokite savo energijos suvartojimą

Tony Schwartz ir Jimas Loer gyvenime visa galia! teigia, kad pagrindinis produktyvaus darbuotojo išteklius yra ne laikas, o energija. Sunkiai užduočiai galite skirti visą dieną, bet jei pritrūksite fizinių ir psichinių jėgų, sustambėsite ir nieko naudingo nedarysite. Tačiau kai turite pakankamai vidinės energijos, per porą valandų galite susitvarkyti su sudėtingu reikalu, o likusią dienos dalį skirti kažkam paprastesniam.

Schwartz ir Loer išskiria keturias energijos rūšis: fizinę, emocinę, psichinę ir dvasinę. Ir jei kurį nors iš jų praleisite, jūsų produktyvumas sumažės.

• Fizinė energija tiesiogiai veikia jūsų gebėjimą reaguoti į aplinką ir priimti teisingus sprendimus. Šio resurso trūkumas siejamas su prasta mityba, miego trūkumu ir nuovargiu.
• Emocinė energija turi įtakos gebėjimui tinkamai valdyti savo emocijas stresinėse situacijose.
• Psichinė energija leidžia susikoncentruoti ties viena užduotimi ir nesiblaškyti. Didelę jo atsargą turintis žmogus gali susikaupti net ir stresinėje situacijoje, kai visi aplinkiniai stengiasi atitraukti dėmesį.
• Dvasinė energija leidžia įžvelgti tikslą savo veikloje, siekiant išlaikyti motyvaciją. Ji kursto entuziazmą, užsispyrimą ir įsipareigojimą.

Norėdami išlaikyti visus keturis rodiklius tinkamo lygio, valgykite teisingai, pakankamai miegokite ir mankštinkitės (pratimai skatina smegenų veiklą). Ir naudokite paprastus metodus, kad papildytumėte energiją.

Gyvenimas nėra maratonas. Gyvenimas yra sprintų serija.

Tonis Schwartzas

Geras būdas kaitalioti darbą visiškai panardinant į trumpą poilsį yra Pomodoro technika, kuri puikiai dera su Cal Newport gilaus darbo koncepcija. Principas paprastas: su laikmačiu matuojame 25 minutes ir visą tą laiką atliekame vieną svarbią užduotį nesiblaškydami. Tada – 5 minučių pertrauka. Per šį laiką mes pasipildome energija. Tada ciklą kartojame dar keturis kartus ir darome ilgą 20 minučių pertrauką.

5. Pusryčiams valgykite varles

Visiems taip yra nutikę: susiduri su kokia nors užduotimi, kurią turi atlikti, bet tikrai nenori to daryti. Pradedi tai atidėlioti, o artėjant terminui tai vis labiau pakimba virš tavęs, atitraukdama nuo kitų dalykų ir vėl priversdama nerimauti.

Populiarus rašytojas Brianas Tracy šias problemas vadina „varlėmis“. Ir rekomenduoja jų neatidėti vėliau, o daryti kuo anksčiau.

Jei ryte suvalgysite varlę, likusi dienos dalis žada būti nuostabi, nes blogiausia šiandien jau baigėsi.

Markas Tvenas

Atsikratę sunkios užduoties pajusite pasitenkinimą, pasisemsite teigiamos energijos likusiai dienos daliai ir ramia sąžine galėsite pereiti prie kitų sąrašo punktų.