Kaip išsiųsti darbuotojus į komandiruotes be dokumentų: asmeninė patirtis

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Mes pasakojame apie pagrindines verslo kelionių problemas ir paaiškiname, kaip jas galite išspręsti.

Problema # 1. Vangi patvirtinimo sistema

Kiekviena kelionė yra susirašinėjimo krūva, kurioje aš tarpininkauju. Žinučių siuntimas užima daug laiko, be to, yra tikimybė susipainioti ir suklysti, ypač kai skrenda keli žmonės.

Kartą neteisingai supratau darbuotoją ir sutikau bilietą ne tam skrydžiui. Jis buvo negrąžinamas, todėl įmonė turėjo išleisti pinigus antram bilietui su teisinga data ir prarasti apie 10 tūkst.

Kaip išspręsti problemą

Trumpai: automatizuoti procesą.

Kelionių užsakymo internetu paslaugos susidoroja su šia užduotimi – išbandžiau. Juo galima planuoti verslo keliones, pirkti lėktuvų ir traukinių bilietus, užsisakyti viešbučius. Už prisijungimą ir naudojimąsi paslauga mokėti nereikia.

Paslauga gali naudotis ne tik vyriausiasis ir biuro vadovas, bet ir visi įmonės darbuotojai. Vartotojų skaičius neribojamas, todėl visų į komandiruotes vykstančių vaikinų duomenis iškart įkėliau į Lifehacker profilį OneTwoTrip for Business. Galite pridėti jį rankiniu būdu arba iš XLS ir CSV failų. Norėdami tai padaryti, skiltyje „Darbuotojai“yra mygtukas „Importuoti“.

Pridėdami vartotoją, galite iš karto įvesti Rusijos ir užsienio pasų duomenis, kad nereikėtų jų kiekvieną kartą pildyti iš naujo.

Kiekvienam darbuotojui galite nustatyti kelionės limitą ir apriboti prieigos teises. Pavyzdžiui, nustatykite vieno užsakymo limitą ir pasirinkite viešbutį iki trijų žvaigždučių. Darbuotojui išėjus, jo profilis blokuojamas. Jis negalės patekti į savo asmeninę sąskaitą, tačiau išliks visa istorija ir pranešimai apie jį.

Tai labai supaprastino mano darbą: darbuotojas gali prisijungti prie asmeninės paskyros su savo slaptažodžiu, pasirinkti norimą skrydį ir viešbutį bei juos užsisakyti nemokėdamas. Norint susitarti dėl bilietų, nereikia siųsti ekrano kopijų į Telegramą: direktorius, kaip administratorius, mato visų darbuotojų rezervacijas ir užsakymus skiltyje „Užsakymai“.

Problema # 2. Didelės išlaidos

Stengiamės keliones planuoti iš anksto, kad bilietus būtų galima įsigyti pigiau. Tiesa, tai ne visada pavyksta.

Kaip išspręsti problemą

Trumpai: sutaupykite bilietų ir viešbučių pirkdami juos per internetinę kelionių paslaugą.

„OneTwoTrip for Business“garantuoja, kad lėktuvų bilietai kainuoja tiek pat arba pigiau nei fiziniams asmenims.

Sutaupoma didelė apyvarta ir tiesioginės sutartys su oro linijomis ir viešbučiais.

Svetainė siūlo apie 2 milijonus apgyvendinimo variantų įvairaus biudžeto: viešbučiai, apartamentai, nakvynės namai. Daugiau nei 1000 populiariausių turi savo ryšius su „OneTwoTrip for Business“. Jei klientui reikalingo objekto sistemoje nėra, paslauga gali sudaryti su juo sutartį pagal pageidavimą.

Patvirtinus planus ir patvirtinus kelionę, bilietus galima įsigyti dviem paspaudimais. Jei ne, tiesiog atšaukite rezervaciją. Visos aviakompanijų lojalumo kortelės galioja, todėl galite ir toliau kaupti mylias. Paslauga organizuoja akcijas su bankais: pavyzdžiui, ji gali grąžinti pinigus su premijomis už pirkinius su įmonės kortele.

3 problema. Ilgas bilietų pardavimas ir atsiskaitymas

Kai su vadybininku susitariame dėl bilietų ir viešbučio, susisiekiu su aviakompanija ir viešbučiu, kad gaučiau sąskaitą apmokėjimui. Kiekviena organizacija turi savo apmokėjimo taisykles juridiniams asmenims: kai kur reikia rašyti į el.paštą, kai kur reikia užpildyti Excel failą su įmonės rekvizitais, kažkur – anketą svetainėje. Pasitaikydavo, kad ne kartą teko skambinti pasitikėjimo telefonu dėl dokumentų. Tai užima daug laiko, o bilietų išdavimas kartais užtrunka kelias dienas. Dalis įmonių sąskaitų faktūrų juridiniams asmenims iš viso neišrašo. Tokiais atvejais tenka atsisakyti pirkimo ir ieškoti kito skrydžio ar viešbučio.

Kaip išspręsti problemą

Trumpai:už bilietus ir viešbutį apmokėti viena sąskaita faktūra komandiruočių organizavimo tarnybos svetainėje.

„OneTwoTrip for Business“programoje aš ir kiti atitinkamą prieigą turintys darbuotojai galiu užsisakyti bilietus ir viešbučius ir už juos sumokėti taip pat lengvai, kaip ir asmenys. Visas procesas trunka 2-3 minutes: įvedate savo asmeninę paskyrą, užpildote datą bei kelionės tikslą ir pasirenkate norimą skrydį. Paso duomenų ir premijos kortelės numerio įvesti nereikia, jie bus įkeliami automatiškai, kai pasirinksite darbuotoją iš sąrašo.

Be to, galite sukurti sudėtingą maršrutą arba lanksčiau organizuoti kelionę. Pavyzdžiui, vieną dieną skristi su skirtingomis oro linijomis: ryte iš Uljanovsko į Maskvą su Aeroflot, o vakare atgal į Pobeda. Tai leidžiama, nes internetinė paslauga gali „sulipdyti“skirtingų oro linijų bilietus į vieną užsakymą. Jeigu kelionę organizuotumėte patys, šiuo atveju tai užtruktų daugiau laiko: susirašinėjimas su dviem oro linijomis, dvi sąskaitos apmokėjimui, dvigubai daugiau uždarymo dokumentų.

Apmokėti už bilietus ir viešbutį galite dviem būdais: su užstatu ir įmonės banko kortele. Naudoju depozitą – jį reikia papildyti iš anksto bet kokia suma išrašant sąskaitą iš skilties „Sąskaita“. Pirkimas vyksta iš karto, ir ne tik banko darbo valandomis.

Iškilus bet kokiai problemai, galite susisiekti su aptarnavimo palaikymo komanda. Ji dirba visą parą ir suteiks pagalbą, net jei nenugalimos jėgos aplinkybės įvyktų vakare ar savaitgaliais.

Užduotis Nr. 4. Uždaryti dokumentus

Komandiruotė nesibaigia bilietų pirkimu ir viešbučių rezervavimu. Kur kas daugiau pastangų reikia rengti baigiamuosius dokumentus. Jų reikia prašyti atskirai iš oro linijų bendrovės ir viešbučio, kurie juos siunčia tik popierine forma. Dažnai siuntos neatkeliauja paštu ir dingsta. Tai paaiškėja per ataskaitinį laikotarpį, todėl tenka skubiai ieškoti kontakto, galinčio pasidaryti uždarymo dokumentus.

Kaip išspręsti problemą

Trumpai:patikėti baigiamųjų dokumentų formavimą OneTwoTrip for Business.

„OneTwoTrip for Business“su sąskaitomis faktūromis ir ataskaitomis viskas daug paprasčiau. Kiekvieną mėnesį gauname aktą už visas paslaugas ir sąskaitą už viešbučius su PVM, kas ketvirtį - susitaikymo aktą. Visos sąskaitos faktūros ir ataskaitos saugomos skiltyje „Dokumentai“. Galite sukonfigūruoti, kuris iš darbuotojų turi prieigą prie jų - sekretorius, buhalteris, vadovas. Dokumentai neriboja saugojimo laikotarpio jūsų asmeninėje paskyroje ir yra prieinami bet kuriuo metu.

Kas yra esmė

Organizuojant verslo keliones sutaupoma pinigų ir laiko. Paslauga leidžia:

• atsisakyti ilgo susirašinėjimo su oro linijomis ir viešbučiais;
• keliones derinti tiesiogiai su vadovu;
• užsisakyti pelningiausius skrydžių ir apgyvendinimo variantus;
• išduoda bilietus ir viešbutį per 2-3 minutes vienoje vietoje;
• apmokėti už bilietus nelaukiant sąskaitos faktūros;
• supaprastinti uždarymo dokumentų rengimą ir saugojimą.