David Allen: Kaip susitvarkyti savo gyvenimą

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Deividas pasakoja apie mus supantį informacijos srautą ir kaip susidoroti su informacijos pertekliumi, jei jos tikrai egzistuoja.

Lažinuosi, Deividai, dauguma žmonių, skaitančių šį straipsnį, dabar jaučiasi įklimpę į verslą – paštą, žinutes, telefono skambučius – 24 valandas per parą. Ar šiandien stresas įgavo kitas formas?

Žmonės dabar jaučiasi priblokšti, nes nepatiria tikro streso, kurį patyrė mūsų protėviai per gana ilgą istorijos laikotarpį. Pagrindinis tikslas buvo išgyventi. Ir kas įdomu, būtent tokia krizinė situacija privertė žmogų elgtis ramiau: greitai rinkti ir apdoroti informaciją, greitai priimti sprendimus ir įsiklausyti į savo intuiciją. Jie sutelkė dėmesį tik į vieną dalyką – išgyventi bet kokia kaina!

Bet kai tave atima ši krizė, tave supantis pasaulis ima užversti smulkmenomis, tu atsiduri potvynio centre: išaugo mokesčiai, kankino šaltis, spausdintuvas kramto popierių… Ir visos šios šiukšlės. iš mūsų elektroninių įrenginių 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę!

Norėdami susidoroti su šiuo srautu, turime atgauti gebėjimą greitai priimti sprendimus ir skirti ribotus išteklius. Apskritai nuo seniausių laikų niekas nepasikeitė. Vienintelis skirtumas yra tai, kiek daugiau sprendimų žmonės turi priimti dabar.

Jei negalite sutelkti dėmesio į ką nors, turite išmokti atskirti, kas jums dabar svarbu jūsų pasaulyje. Kaip teikti pirmenybę visoms mus supančioms šiukšlėms? Jums reikia minčių žemėlapių, kurie jums vadovautų. Turėtų būti žemėlapis, kuriame būtų nurodyta, ką turėtumėte veikti per ateinančius trejus metus ir ką per ateinančias tris minutes. Ir tai yra skirtingos kortelės. Iš esmės jūsų kalendorius taip pat gali atlikti puikų darbą. Svarbiausia, kad jis atsakytų į klausimą: į ką dabar turėčiau atkreipti dėmesį?

Kokius įrankius jūs asmeniškai naudojate, kad būtumėte produktyvesni?

Naudoju Lotus Notes, nes naudojame ją kaip įmonės programą. Mano draugas Erikas Mackas sukūrė plėtinį, leidžiantį man patogiai naudotis kalendoriumi, paštu ir darbų sąrašu. Visa tai yra sinchronizuota su mano BlackBerry, nes šios funkcijos dar nesame sukonfigūravę iPhone, bet stengiamės šį nesusipratimą kuo greičiau ištaisyti.

Naudoju TheBrain ir MindManager. Jie skiriasi funkcionalumu ir padeda išspręsti iš esmės skirtingas problemas.

Kas dar? Taip pat turiu nedidelį sąsiuvinį. Idėjos kartais užklumpa pačiose netikėčiausiose vietose, ir jas reikia skubiai užsirašyti. Todėl mano gyvenime popierius išlieka kaip lengviausias būdas greitai ką nors sutvarkyti.

Tačiau aš nuolat ieškau naujų įrankių, kurie padėtų man valdyti savo laiką ir smegenų išteklius. Pavyzdžiui, mano iPad iš žaislo palaipsniui pradėjo virsti gana funkcionalia programėle. Bet vis tiek labai gremėzdiška, man patinka tik viena Adobe programa, kurioje galima piešti pačias paprasčiausias figūras. Galite žaisti su juo, bet jis dar negali pakeisti įprastos lentos. Taigi šiuo atžvilgiu esu toli nuo aukštųjų technologijų. Taip pat naudoju Microsoft Office. Dirbu su Mac kompiuteriu, bet turiu paraleles.

O kaip su tikrais, neelektroniniais instrumentais?

O, aš turiu tikrą krepšelį, į kurį susidedu visus savo užrašus. Tai mano gelbėtojas, tai krepšelis pavadinimu „Aš nenoriu apie visa tai dabar galvoti“. Svarbiausia nepamiršti grįžti į šį krepšelį, kol ten viskas nesupelijo. Ir nors aš tiesiog išmetu 80% savo užrašų, tai labai gerai išlaisvina galvą: įmečiau į krepšį ir pamiršau, tada grįžau ir nusprendžiau, reikia ar ne.

Tikrai būtų puiku visa tai daryti elektroniniu būdu. Tačiau yra problema, kurią galima apibūdinti taip: už akių – iš proto! Prieš akis nuolat šmėžuoja fizinis tikras krepšelis, o elektroninį šlamštą lengva pamiršti. Pažįstu daug žmonių, kurie yra susipažinę su aukštosiomis technologijomis, tačiau jie grįžta prie popieriaus, nes tai daug akivaizdžiau. Reikia turėti stiprią valią ir savidiscipliną, kad sugrįžtum prie to, kas guli kažkur kompiuteryje.

Dabar daug kalbama apie tai, kad esame per daug informacijos. Ką galite pasakyti apie tai?

Kas yra informacijos perteklius? Jei taip būtų, galėtumėte įeiti į biblioteką ir nukristi negyvas. Arba eikite į internetą ir sprogkite, išsibarstę į mažus gabalus.

Tiesą sakant, labiausiai informacijos prisotinta vieta tuo pačiu ir labiausiai atpalaiduoja – tai gamta. Mus supa tiek daug įvairių paveikslų, garsų ir kvapų. Beje, ar girdėjote apie jutimų nepriteklius? Galite tiesiog išprotėti, jei viso to ilgai nejausite.

Čia esmė kitokia. Gamtoje yra daug dalykų, kurie neša informaciją, tačiau tik keli iš jų mums yra tikrai reikšmingi, pavyzdžiui: gyvūnai, uogos ar dilgėlės. El. pašto problema yra ne ta, kad jame yra daug informacijos, o tai, kad remdamiesi šia informacija turime imtis kokių nors veiksmų arba priimti sprendimą. O gavęs laišką, nesvarbu, iš ko: iš pusseserės ar iš viršininko, prieš jį atidarydamas ruošiesi tam, kad iš tavęs bus reikalaujama veiksmų. Jūs jau slenkate per variantus, kas gali būti šiame laiške: „tai gali būti svarbu, labai svarbu, tai privers mane pakeisti savo planus…“Dabar padauginkite šias mintis iš laiškų skaičiaus, kurį gaunate per dieną.

Be to, išblaškytos mintys ir nesugebėjimas susikaupti yra streso veiksnys ir stiprus veiklos stabdis. Darbe galvoji apie buities darbus, o namuose – apie darbą. Tu esi visur ir tavęs niekur. O visą dieną jus lydi nuobodus nerimo jausmas.

Vėlgi, niekas nepasikeitė, išskyrus dažnumą, kuriuo tai vyksta. Per 72 valandas jūs ir aš galime gauti tiek informacijos, kuri pakeis mūsų dėmesį ir prioritetus, kurios mūsų tėvai negavo per mėnesį. 1912 metais kažkas apie telefoną kalbėjo taip pat, kaip sako apie elektroninį paštą: „o, sugadins gyvenimo kokybę“, „pokalbiai taps paviršutiniški ir nereikšmingi“, „visų nuo jo tik blaškys“! Skamba pažįstamai, tiesa?

O 1983 metais vyras su mažu dienoraščiu kišenėje buvo laikomas produktyvumo mėgėju.

Mūsų žurnalas paskelbė daug straipsnių apie galimą technologijų įtaką žmogaus žinioms ir gebėjimui mąstyti. Pavyzdžiui: „Ar „Google“daro mus kvailais? Kaip manote, ar žmogaus išmintis ir mąstymo gebėjimai keičiasi į gerąją ar blogąją pusę?

Na, tikriausiai vaikystėje turėjote enciklopedijas. Ir jūs netgi skaitote juos, tikėdamiesi sužinoti daugiau apie pasaulį. Kas pasikeitė, išskyrus tai, kad prieiga prie žinių tapo daug kartų lengvesnė? Mes gyvename puikiu laiku, manau, kad nuostabu, kad galime taip lengvai bendrauti, būdami įvairiose pasaulio vietose.

Tik pagalvokite apie sėkmę, kurią gali pasiekti žmogus, kai galvoje yra procesorius! Žinoma, su sąlyga, kad jis bus vienintelis. Bet jei liksite paskutinis žmogus Žemėje, jums nebereikės nei planuotojų, nei GTD.

Prašau atsakyti į pagrindinį klausimą, ką svarbiausia žmogui reikia atsiminti, kad jis pajustų visišką savo gyvenimo kontrolę?

Viskas turėtų būti įkelta iš jūsų smegenų į išorinę laikmeną. Nežinau, kas gali būti lengviau! Įrašykite, kas svarbu (net ir potencialiai), išsiaiškinkite, ką tie dalykai jums reiškia, ir išsaugokite rezultatus, kad visada galėtumėte grįžti žingsniu atgal ir pažvelgti į dalykus plačiau.

Iš esmės viskas priklauso nuo vieno dalyko: nustokite naudoti savo smegenis kaip vietą, kurioje galite rinkti ir tvarkyti visą jums rūpimą informaciją. Jei stengsitės visa tai laikyti savo galvoje, greitai ten rasite slankiojo smėlio, kuriame viskas akimirksniu paskęs. Svajoju apie šlovingą ateitį, kai galėsime visiškai išlaisvinti galvą nuo šiukšlių ir skirti savo protą išskirtinai išmintingoms mintims.