Kaip efektyviai naudoti „Gmail“: 25 patarimai

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-13 02:18

Net jei kasdien dirbate su „Google Mail“, gali būti, kad nežinote visų jo galimybių. Pateikiame 25 patarimus, kaip efektyviai naudoti „Gmail“, kurie palengvins daugelį užduočių ir sutaupys laiko.

1. Nuo ko pradėti

Pakeiskite foną

Užuot matę įprastą baltą „Gmail“foną, paįvairinkite gautuosius kažkuo prašmatnaus. Tiesiog viršutiniame dešiniajame kampe esančiuose nustatymuose pasirinkite skiltį „Temos“, kad nustatytumėte naują foną iš siūlomų parinkčių, arba įkelkite savo vaizdą.

Arba galite eksperimentuoti su sąsajos nustatymais. „Erdviu“režimu turėsite daug laisvos vietos, o „Kompaktiškas“tinka tada, kai ekrane reikia sutalpinti kuo daugiau pranešimų.

Pridėti draugų (ir žinučių)

Norėdami į sistemą įtraukti savo kontaktus ir senus pranešimus (nesvarbu, ar Gmail naudojatės pirmą kartą, ar susikursite papildomą paskyrą), eikite į „Nustatymai“→ „Paskyros ir importavimas“ir pasirinkite nuorodą „Importuoti paštą ir kontaktai“. Taip galėsite pridėti duomenis iš kitų pašto dėžučių.

Kad „Gmail“atrodytų kaip „Outlook“

Skiltyje „Nustatymai“→ „Laboratorija“įgalinkite peržiūros srities funkciją, kad pamatytumėte visą pranešimų tekstą dešinėje, kaip ir „Outlook“. Įprotis yra antroji prigimtis, taigi, jei visą gyvenimą dirbote su įmonės el. paštu ir tik dabar bandote įsijausti į „Gmail“, peržiūros sritis palengvins jūsų perėjimą.

Kai įjungsite, išskleidžiamajame meniu, esančiame nustatymų kairėje, pamatysite skirtingas rodymo parinktis.

Susikoncentruokite į esminius dalykus

„Gmail“gali nuspręsti, kurie pranešimai jums svarbesni. Protingas, ane? Dalyje Nustatymai → Gautieji pasirinkite Stebėti mano el. pašto veiklą…, kad „Gmail“analizuotų jūsų pranešimus.

Taip pat galite pasirinkti funkciją „Įtraukti žymeklius“arba „Ignoruoti filtrus“(apie filtrus plačiau aptarsime toliau) ir pakeisti aplanko tipą, kad svarbūs pranešimai būtų rodomi viršuje. Tada meniu „Nustatymai“→ „Bendra“skiltyje „Darbalaukio pranešimai“(jei naudojate naršyklę „Chrome“, „Firefox“ar „Safari“) galite pasirinkti parinktį „Įgalinti pranešimus apie svarbius el.

Atsikratykite raidžių gijos

Yra dviejų tipų žmonės: tie, kurie mėgsta grandinėjimo funkciją, ir tie, kurie nekenčia jos tūkstančio saulių galia. Jei priklausote antrajai grupei, eikite į skyrių „Nustatymai“→ „Bendra“ir išjunkite „Raidžių grandines“.

2. Laikykitės tvarkos

Archyvuokite viską

„Gmail“suteikia galimybę archyvuoti pranešimus, o ne juos ištrinti. Tai daroma tam, kad jums nereikėtų jaudintis dėl laisvos vietos ir nuolat valyti savo stalčių. Jei norite archyvuoti pranešimą, atidarykite jį ir spustelėkite antrą piktogramą kairėje (langelis su rodykle žemyn). Laiškas lauks jūsų skirtuke Visi laiškai kairėje šoninėje juostoje.

Stebėkite savo archyvą

Nesvarbu, kiek vietos „Gmail“suteikia nemokamai failų saugyklai, 2016 m. žmonės siunčia vis daugiau priedų. Jei pasiekėte atminties ribą, laikas atsikratyti kai kurių pranešimų. Paieškos laukelyje spustelėkite rodyklę, pažymėkite elementą "Yra priedų", pasirinkite dydį 10 MB ir spustelėkite mygtuką su padidinamuoju stiklu. Bus rodomi visi pranešimai, kurių dydis viršija 10 MB. Pažymėkite langelius prie laiškų, kurių jums tikrai nebereikia, ir išsiųskite juos į šiukšliadėžę.

Atsakykite ir archyvuokite

Kam palikti el. laišką savo gautuosiuose, kai jau į jį atsakėte? Naudokite funkciją „Siųsti ir archyvuoti“, kad neperkrautumėte gaunamų pranešimų, kol laukiate atsakymo į laišką. Eikite į „Nustatymai“→ „Bendra“ir pasirinkite „Rodyti mygtuką“Siųsti ir archyvuoti „atsakant“. Dabar galite atsakyti įprastu būdu, jei norite, kaupdami pranešimus gautuosiuose arba atsakydami iš karto archyvuoti nereikalingus el.

Naudokite etiketes ir filtrus

Prie kiekvieno pranešimo galite pridėti etiketę. Nauji spartieji klavišai bus rodomi kairėje šoninėje juostoje. Tiesiog atidarykite laišką ir spustelėkite piktogramą „Etiketės“– ji yra antra iš dešinės. Dabar sukurkite naują nuorodą arba pasirinkite esamą (beje, galite vilkti nuorodą iš šoninės juostos tiesiai į pranešimą).

Spustelėkite mygtuką „Daugiau“ir pasirinkite „Filtruoti panašius el. laiškus“, tada „Sukurti filtrą pagal šią užklausą“. Galite parašyti atskirą straipsnį apie „Gmail“filtrus, todėl daugiau informacijos rasite skyriuje „“.

Įsigykite papildomos saugyklos vietos

Jei esate visiškai pavargę nuo failų saugojimo problemos, galite išleisti pinigus papildomai vietai. Slinkite žinučių puslapiu žemyn ir apatiniame kairiajame kampe pamatysite kiek liko vietos, taip pat nuorodą „Tvarkyti“.

Jei turite beveik 100% laisvos vietos, spustelėkite nuorodą. 100 GB planas kainuoja 139 rublius per mėnesį, o papildoma vieta gali būti naudojama ne tik „Gmail“, bet ir „Google“diske bei „Google“nuotraukose, jei jais naudositės.

3. Priimk tai rimtai

Pakeiskite el. laiškų rodymo režimą puslapyje

Pabandykite padidinti pranešimų skaičių puslapyje iki 100, kad galėtumėte iš karto peržiūrėti visą laiškų masyvą. Eikite į Nustatymai → Bendrieji → Didžiausias puslapio dydis. Čia taip pat galite pasirinkti, kad puslapyje būtų rodoma 10, 15, 20, 25 ir 50 pranešimų.

Viską paskirstykite pagal spalvą

Labai greitai galite pažymėti pranešimą kaip svarbų, tačiau skirtingi pranešimai gali turėti skirtingą svarbą. Eikite į Nustatymai → Bendrieji → Žvaigždės ir pasirinkite Visos žvaigždės. Dabar, jei paspausite žvaigždutę, pažymėdami raidę, ji keis spalvą su kiekvienu paspaudimu. Tai padės surūšiuoti svarbius pranešimus pagal jų turinį.

Paverskite pranešimus darbų sąrašais

Tikėtina, kad savo gautuosius jau galvojate kaip apie didžiulį darbų sąrašą. Taigi kodėl gi nepavertus el. laiškų užduotimis, kurias galite užbraukti? Aktyviame pokalbyje spustelėkite mygtuką „Daugiau“ir pasirinkite „Pridėti prie užduočių“. Ši tema dabar bus rodoma „Google“užduotyse kartu su nuoroda į pradinį įrašą.

Stebėkite neskaitytų pranešimų skaičių

Skiltyje „Nustatymai“→ „Laboratorija“įjunkite funkciją „Neskaitytų pranešimų piktograma“. Jei jūs, kaip ir bet kuris normalus žmogus, visą dieną turite atvirą pašto skirtuką, visada matysite, kiek liko neskaitytų pranešimų. Taip yra tuo atveju, jei jums trūksta streso.

Dirbkite neprisijungę

Jei naudojate „Google Chrome“naršyklę, turite galimybę paštu dirbti neprisijungę. Žinoma, negalėsite siųsti ir gauti naujų žinučių, tačiau galėsite perkelti laiškus iš aplanko į aplanką ir kurti juodraščius. Norėdami įjungti šią funkciją, eikite į Nustatymai → Neprisijungus.

Suteikite sekretoriui prieigą prie savo paskyros

Jei vis tiek nesusitvarkote su laiškais, visą šį siaubą galite perteikti savo sekretorei. Norėdami tai padaryti, eikite į „Nustatymai“→ „Paskyros ir importavimas“, pasirinkite „Suteikti prieigą prie paskyros“ir pridėkite kitų „Google“vartotojų. Jie neturės teisės keisti jūsų nustatymų ir slaptažodžio, tačiau galės skaityti, archyvuoti žinutes ir, žinoma, į juos atsakyti. Laiškas bus pasirašytas jūsų vardu ir sekretorės vardu skliausteliuose, kad būtų išvengta painiavos.

4. Valdykite žmogiškąjį faktorių

Blokuoti adresus

Kai kurie užuominų visai nesupranta. Laimei, galite užblokuoti bet kurį asmenį (ar svetainę) vos keliais paspaudimais. Gavę pranešimą iš asmens, kurį norėtumėte įtraukti į juodąjį sąrašą, spustelėkite rodyklę viršutiniame dešiniajame kampe ir pasirinkite funkciją „Blokuoti vartotoją“.

Dabar visi pranešimai iš šio adreso pateks tiesiai į šlamštą.

Raskite senus laiškus

Norite greitai rasti visas draugo žinutes vienu metu? Tiesiog užveskite pelės žymeklį ant siuntėjo vardo iš gautųjų arba iš konkrečios laiško ir pasirodys adresato kortelė. Tada spustelėkite nuorodą „Pokalbiai“, kad peržiūrėtumėte visus šio kontakto pranešimus.

Atšaukti klaidingai išsiųstas žinutes

Kažkada visi netyčia išsiuntėme laiškus netinkamu adresu. Laimei, „Gmail“galite tiesiog anuliuoti siuntimą. Eikite į skyrių „Nustatymai“→ „Bendra“ir įjunkite funkciją „Anuliuoti siuntimą“. Čia taip pat galite pasirinkti siuntimo atšaukimo laikotarpį: nuo 5 iki 30 sekundžių. Kai kitą kartą išsiųsite pranešimą, viršuje pastebėsite „Atšaukti“.

Praleisti grupės pranešimus

Galite lengvai išeiti iš grupės pranešimų gijos spustelėję mygtuką Daugiau ir pasirinkę Ignoruoti. Dabar praleisite visus pranešimus, išskyrus tuos, kuriuose esate vienintelis laiško gavėjas.

Jei norite grįžti prie grupės pranešimo, paieškos laukelyje įveskite užklausą is: nutildytas, kad pamatytumėte visas ignoruojamas temas. Tada meniu Daugiau pasirinkite Neignoruoti. Nebent, žinoma, visai savęs negaila.

5. Sutaupykite laiko

Kurkite naujas paskyras kelyje

Tarkime, norite labai kruopščiai filtruoti pranešimus arba, pavyzdžiui, sukurti papildomą paskyrą paslaugoms, kurios jau naudoja jūsų pagrindinę Gmail paskyrą. Tokiu atveju galite sukurti virtualų pašto adresą, susietą su pagrindiniu adresu, tiesiog pridėdami „+ bet kurį žodį“prieš simbolį @, kai renkate tekstą. Pavyzdžiui, „jūsų adresas yra [email protected]“, jei norite apsipirkti internetu.

Visi atsakymo pranešimai bus išsiųsti pagrindiniu „Gmail“adresu.

Siųskite žinutes miegodami

Priverskite klientus ir bendradarbius manyti, kad esate maniakiškas darboholikas, užprogramuodami juos siųsti pranešimus naktį, naudodami plėtinį, pasiekiamą „Chrome“, „Safari“ir „Firefox“. Naudodami nemokamą versiją galite išsiųsti iki 10 pranešimų per mėnesį.

Be to, šis plėtinys pavers jūsų el. laiškus priminimais ir nerodys jų gautuosiuose, kol nebūsite pasirengę į juos atsakyti. Tai puikiai tinka norint sukurti tuščios gautųjų vaizdą penktadienio vakarą.

Automatiškai atsakykite į pasikartojančias užklausas

Jei erzinantys klientai užplūsta jus to paties tipo užklausomis, jums nereikia kartoti to paties atsakymo. Tiesiog skiltyje „Nustatymai“→ „Laboratorija“įjunkite funkciją „Atsakymų šablonai“. Kitą kartą spausdindami atsakymą išsaugokite jį kaip šabloną ir nedvejodami siųskite jį visoms toms pačioms užklausoms.

6. Spauskite mažiau

Duok pelei pertraukėlę

Beveik viską „Gmail“galima padaryti naudojant klaviatūrą. Pagrindiniai spartieji klavišai veikia pagal numatytuosius nustatymus, tačiau nepamirškite eiti į „Settings“→ „General“ir įjungti sparčiųjų klavišų funkciją. Išsaugokite pakeitimus ir spustelėkite klaustuką, kad pamatytumėte galimus sparčiuosius klavišus.

Nustokite tikrinti kitas pašto dėžutes

Skiltyje „Nustatymai“→ „Paskyros ir importavimas“spustelėkite nuorodą „Pridėti POP3 pašto paskyrą“ir „Gmail“atsiųs jūsų laiškus iš kitų pašto dėžučių. Tada nustatykite pranešimų siuntimą: galite atsakyti tiek iš savo „Gmail“, tiek iš kitų el. pašto adresų.