Leo Babauta: mano 10 el. pašto įpročių

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

© nuotr

El. paštas gali būti puikus darbo įrankis arba gali virsti erzinančiu atidėliojimo šaltiniu, o jūs pats juo naudojatės. Buvo laikas, kai pareiškiau visišką savo elektroninio pašto bankrotą, o dabar tikrinu 2-3 kartus per dieną kasdien, bet tai vyksta greitai ir efektyviai.

Išsiugdžiau keletą įpročių, kurie man padeda labai efektyviai dirbti su paštu ir geriau susikoncentruoti į kitus svarbius darbus. Tiesą sakant, mano pašto dėžutė pagaliau tuščia ir jaučiuosi puikiai. Šiame straipsnyje pateiksiu 10 savo įpročių. Tai visai nereiškia, kad tu turi aklai jais sekti, aš tiesiog noriu parodyti savo kelią, kurio pagrindu tu gali nutiesti savo. Taigi, štai tokie įpročiai, kurie man tinka:

Rečiau ieškokite pašto

Nelaikau atviros pašto dėžutės visą dieną. Ir žiūriu nedažnai. Dariau išvadą, kad jei mano pašto dėžutėje susikaups 20-30 laiškų, tai pasaulis nesugrius, tuo pačiu man bus nesunku greitai apdoroti būtent tokią sumą. Dėmesio! Sakau apdoroti, o ne skaityti. Atidarau gautuosius, kad išbarsčiau pranešimus kituose aplankuose, o ne skaityčiau ir nepalikčiau ten.

Išsklaidykite į aplankus

Atsidarau savo paštą ir pradedu priimti greitus sprendimus: ištrinti arba archyvuoti, perskaityti ir nedelsiant atsakyti (jei užtrunka mažiau nei 2 minutes) arba archyvuoti, išsiųsti greitą atsakymą ir archyvuoti, įtraukti į savo darbų sąrašą, kad tai padarytumėte vėliau (pažymėkite žvaigždute ir archyvuokite). Bet kokiu atveju gautuosiuose NIEKO nepalikti.

Nedelsdami įtraukite viską į kalendorių

Jei man ateina laiškas su data, kurią privalau prisiminti, iškart įvedu ją į kalendorių. Susitikimas akis į akį ar pokalbis Skype, treniruotė ar kažkas, ką turiu prisiminti tik po savaitės – viskas iškart nusiunčiama į kalendorių. Dabar tai yra geriausias mano įprotis, jis buvo privestas prie automatizmo ir jo dėka retai ką pamirštu.

Naudokite "karštuosius klavišus"

Naudoju „Gmail“, kuri teikia įvairius sparčiuosius klavišus mano paštui. Tiesą sakant, užtrukau vos kelias minutes, kol juos išmokau, o tada raumenų atmintis prisimena klavišus.

Štai mano naudojami spartieji klavišai:

"Gi" - grįžti į gautuosius;

"E" - archyvas;

"#" - Ištrinti;

"C" - sukurti naują pranešimą;

"R" - atsakymas;

"F" - į priekį;

"A" - atsakykite visiems;

"Gs" - eikite į pažymėtą;

„Tab + Return“– kai sukuriu žinutę, iškart išsiunčiau ir archyvuojame.

Taip pat naudoju nustatymą, kai ištrynus ar suarchyvavus žinutę automatiškai pereinu prie kitos negrįždamas į gautuosius, tai leidžia greitai pereiti po pranešimus.

Rašykite trumpus laiškus

Mano atsakymas į laišką dažniausiai yra 1–3 sakiniai. Retai rašau laiškus, ilgesnius nei 5 sakiniai. Ir tam turi būti rimta priežastis. Jei man tikrai reikia daug rašyti, verčiau tai padaryti „Google“dokumentuose ir pasidalinti su reikiamu asmeniu. Trumpas laiškas reiškia greitą gavėjo atsakymą, nes žmogui nereikia braidyti po jūsų iškalbos džiungles, kad užfiksuotų ir įsisavintų pagrindinę informaciją.

Greitai pridėkite užduotis į darbų sąrašą

Kai kurie žmonės pašto dėžutę naudoja kaip darbų sąrašą, tačiau ji tam netinka, todėl štai kodėl:

1. Užduotys, kurias reikia atlikti, susimaišo su kitomis raidėmis, tada sunku jas išgauti iš minios.

2. Laiško istorijoje ne visada yra konkretus veiksmų vadovas, tačiau pagal laišką galite nustatyti sau užduotį. Kai ruošiatės jį užbaigti, turėsite dar kartą perskaityti laišką, kad prisimintumėte, kokią konkrečią užduotį išsikėlėte sau jį perskaitę.

3. Kiekvieną kartą, kai žiūrite į savo paštą, kad gautumėte kitą užduotį, jūs gaunate naujų pranešimų, kurie patraukia jūsų dėmesį ir atitraukia dėmesį nuo pagrindinių užduočių, trikdančių jūsų darbo ritmą.

Paprastas ir patogus darbų sąrašas – tai įprastas tekstinis dokumentas, kuriame vos keliais paspaudimais galite pridėti užduotis iš el. laiškų. O darbo metu toks lapas bus efektyvesnė priemonė, nes nereikia nuolat žiūrėti į pašto dėžutę.

Gautuosiuose saugokite tik neskaitytus pranešimus

Tai yra triukas pažengusiems vartotojams. Įsilaužiau į „Gmail“gautuosius taip, kad joje nebegalima saugoti skaitytų pranešimų. Tai reiškia, kad jei aš atidarysiu laišką ir neįmessiu jo į jokį kitą aplanką, jis tiesiog išnyks. Tai skatina mane nedelsiant apsispręsti, ką daryti su šiuo laišku, kitaip aš jį tiesiog prarasiu. Dėl šio specifinio nustatymo mano pašto dėžutėje nesikaupia atviri pranešimai, kurie palaipsniui tampa šiukšlėmis.

Atidėkite skaitymui

Dažnai jie siunčia man nuorodas į straipsnius. Iškart siunčiu juos į Instapaper, kad vėliau perskaitytų. Štai kodėl stengiuosi mažiau laiko skirti paštui, nes be jo turiu tiek daug įdomių dalykų, kuriuos reikia skaityti.

Negailestingai filtruokite

Kai mano pašto dėžutėje pasirodo laiškas, kurio nenorėčiau matyti, iškart su juo susidoroju. Netingiu išsiregistruoti iš adresatų sąrašo ar įdiegti filtrą šiam siuntėjui. Ir tai žymiai sumažina gaunamų el. laiškų srautą. Esu negailestinga laiškams, kurie užkemša mano pašto dėžutę, ir ši taisyklė galioja net tiems žmonėms, kurie mane per daug vargina.

Laiškų apdorojimo pabaigoje uždarykite paštą

Išardytos žinutės – uždarykite paštą ir neatidarykite kelias valandas, kol vėl bus pakankamai laiškų.

Įgyti gerų el. pašto įpročių yra geras dalykas. Iš karto pastebėsite, kaip tapote ramesni atlikti svarbesnes užduotis, atsikratę įkyraus elektroninio pašto tikrinimo kas 10 minučių. Jūsų galva bus laisva šviežioms mintims, kai tik jūsų pašto dėžutėje nebus nereikalingų el. laiškų. Sėkmės!