„0 incoming“– aiški nulinio pašto dėžutės palaikymo sistema

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Skaitydami šį straipsnį tapsite el. laiškų karaliumi. Sąžiningai.

Daugeliui elektroninis paštas vis dar yra neginčijamas darbo įrankis ir kasdienė kančia. Kažkas turi septynis gaunamus laiškus ir dabar greitai juos sutvarkys. Kažkas turi 46 gaunamus, bet per dieną irgi sugrėbs, nes yra pripratęs. Kiekvienam asmeniui yra nustatytas tam tikras gaunamų laiškų per dieną slenkstis, su kuriuo jis gali susidoroti nevėluodamas apdorojimo kitą dieną ir atitinkamai nesudarydamas blokų elektroninio pašto dėžutėje. Šią slenkstį galite vadinti „natūraliu“.

Jei el. laiškų yra daugiau, nei žmogus gali apdoroti, turite pakeisti požiūrį į el. pašto valdymą. Tai padidins slenkstį iki reikiamos konkrečiu atveju. Reikia tvarkyti 100 el. laiškų per dieną? Tai reiškia, kad galite padaryti 100, tik dirbdami su paštu naudokite teisingą metodiką. Kuris? Papasakokime dabar.

Vienintelis rodiklis, kad asmuo gali tvarkyti paštą, yra nulis gaunamų laiškų darbo dienos pabaigoje. Pagrindinis kompetentingo gaunamų pranešimų apdorojimo principas yra suprasti, koks laiškas yra priešais jus. Pirmiausia turite išmokti aiškiai klasifikuoti raides ir žinoti, ką daryti su kiekvienu tipu.

Visi gaunami el. laiškai gali būti suskirstyti į septynias kategorijas:

1. Jūs neprivalote atsakyti, nereikia skaityti. Tokiems laiškams yra du būdai: archyvuoti arba ištrinti. Jei gaunate kitą naujienlaiškį, kurio niekada neskaitote, padarykite sau paslaugą – atsisakykite prenumeratos. Vienas veiksmas mainais į tai, kad ateityje atsikratysite dešimčių tokių el. laiškų. Norime išmokti susidoroti su laiškų srautu per dieną? Mažesnį srautą lengviau valdyti. Nebijokite praleisti kažko svarbaus. Tikrai reikalinga informacija pasieks jus kitokiu būdu ir dar bent kartą iššoks prieš jus.
2. Su pridėtais failais. Tai gali būti pranešimai apie būtinybę už ką nors sumokėti arba informacija už esamą ar būsimą darbą. Tokiems laiškams pravartu sukurti atskirus aplankus, bet be fanatizmo. Per daug aplankų? Supaprastinti. Norint vėliau rasti tai, ko reikia, reikia ne tūkstančio aplankų, o galimybės naudotis pašto siuntėjo paieškos funkcijomis.
3. Atsakykite į valias. Atrodo, kad atsakymas yra neprivalomas, bet kartais mandagumas yra naudingas. Čia elkitės tik pagal situaciją.
4. Su šiek tiek laiko susipažinti. Įdomu skaityti, bet nebūtina. Stenkitės suskirstyti kuo daugiau el. laiškų šioje ir ankstesnėje kategorijoje. Tai yra veiksmingo pašto tvarkymo raktas.
5. Šiandien turiu atsakyti. Čia viskas paprasta: imk ir atsakyk arba dabar, jei kažkas labai skubu, arba darbo dienos pabaigoje.
6. Turiu atsakyti, bet ne šiandien. El. pašto grožis yra tas, kad tai nėra pokalbis ar telefonas. Niekas nesitiki ir neturėtų tikėtis greito atsakymo el. paštu, jei tai nenurodyta laiško antraštėje. Jei atsakymo terminu įvardijama tam tikra diena arba jūs pats žinote ir suprantate, kiek laiko jums reikia atsakyti, tuomet įdėkite tokius laiškus į atitinkamą aplanką. Pavyzdžiui, „Atsakyti pirmadienį“, „Atsakyti antradienį“ir pan. Dabar sukurkite sau kontrolinį sąrašą, kuriame yra elementas „Ryte apdoroti šiandien atidėtą paštą“. Taip pat yra specializuotų automatizavimo įrankių tokiems tikslams: Gmail ir.
7. Nesuprantamas laiškas. Yra raidžių, kurias sunku suskirstyti į kategorijas. Nekankinkite savęs apmąstymais ir susitarkite su savimi tokius laiškus priskirti vienai iš aukščiau išvardintų kategorijų.

Remiantis šia klasifikacija, mums reikia 2, 3, 4 ir 6 kategorijų aplankų.

Efektyvaus el. pašto apdorojimo taisyklės

• Pasibaigus darbo dienai skirkite 30 minučių, kad gautųjų skaičius būtų nulis. Tai veiksmingiau nei bandymas akimirksniu atsakyti į kiekvieną el. laišką. Žmonės neatlieka kelių užduočių. Mažiau blaškymosi ir perjungimų, daugiau efektyvumo.
• Ką daryti su skubiais el. Nustatykite intervalą, per kurį per dieną patikrinsite gautuosius. Pavyzdžiui, kartą per valandą. Patikrinkite, ar gautuosiuose nėra skubių svarbių el. laiškų, ir, jei jų nėra, grįžkite į darbą. Prisiminkite pašto pranašumą: tai nėra momentinio bendravimo priemonė. Gali būti, kad viename iš neskubių el. laiškų paminėta problema bus išspręsta jums nedalyvaujant iki dienos pabaigos arba dienos pabaigoje gausite daugiau informacijos, kuri leis greičiau išspręsti problemą ir efektyviau.
• Kai netikrinate savo pašto, laikykite siuntą uždarytą. Išjungti pranešimus. Išsaugokite save nuo atitraukiančio mąstymo apie gaunamų laiškų skaičių. Dabar turite kitą darbą, o pašto laikas dar neatėjo. Kai kyla abejonių dėl šio požiūrio teisingumo, atminkite: nesate atominėje elektrinėje, bet net jei ten būtumėte, apie reaktoriaus perkaitimą vis tiek nebūtumėt informuoti el. paštu.
• Pasinaudokite noru laiku užbaigti darbo dieną, kad paspartintumėte laiškų apdorojimą. Štai kodėl rekomenduojama dienos pabaigoje išardyti gautuosius iki nulio. Turite 30 minučių ir norite tai greitai baigti. Iš esmės tai pasirodo kaip savotiškas žaidimas, tačiau taip pat galima tikslingai sužaistyti el.
• Būkite trumpi ir konkretūs.
• Būkite pozityvūs ir draugiški. Laiškai gali sukurti ir sugriauti santykius. Užuot sprendę tikrai svarbius klausimus, žmonės kartais paslysta į bandymus kuo subtiliau ir slapčiausiai išvadinti oponentą idiotu, tuo ir paremtas visas tekstas. Nėra nieko keisto, kai savo teigiamą požiūrį į adresatą išreiškiate maža malonia fraze laiško turinyje. Jūsų draugiškumas grįš pas jus, susirašinėjimas taps daug prasmingesnis ir efektyvesnis.
• Raides reikia rūšiuoti atvirkštine tvarka. Ir tik taip. Atrodo logiškiau pradėti nuo senesnių laiškų, tačiau mūsų tikslas yra nulis gautųjų, vadinasi, iki darbo dienos pabaigos sulauksime net paties pirmo gauto laiško. Jei palepinate save ir paskutinius šiandien gautus laiškus pradedate palikti rytojui, tada visa technika nustoja veikti. Kodėl išvis norėtum išmokti gero pašto siuntimo, jei nesilaikai pagrindinės taisyklės? Dirbkite kaip anksčiau ir kentėkite.
• Atidarykite tik tuos laiškus, kurių jums reikia, likusius išsiųskite į archyvą arba ištrinkite. Per daug išnaudojame nereikalingų dalykų prenumeratą (Lifehacker prenumerata, atvirkščiai, labai reikalinga) ir dėl to gauname daugiau informacijos, nei galime perskaityti. Kaip atskirti norimas raides? Egzistuoja viena paprasta, bet labai veiksminga taisyklė: atidarykite tik tuos laiškus, kurie yra skirti konkrečiam asmeniui asmeniškai. Likusieji – vienoje iš straipsnio pradžioje aprašytų kategorijų pagal situaciją.
• Kurti šablonus. Dažnai atsakymai į el. laiškus yra gana standartiniai, tai yra, rašote tą patį. Ar pastebėjote, kad dažnai rašote šią frazę? Sukurkite šabloną greitam kopijavimui ir įklijavimui arba sukurkite jį pačioje pašto tarnyboje.
• Jei paštas buvo apdorotas ir dar yra laiko, turite jį naudoti racionaliai. Einame į 3, 4 ir 6 raidžių kategoriją ir ten sutvarkome reikalus.

Kaip matote, ši pamoka, pagrįsta teisingu rūšiavimu, puikiai papildo bendresnius „LinkedIn“generalinio direktoriaus Jeffo Weinerio el. pašto patarimus. Taip pat nepraleiskite 10 Leo Babautos patarimų el. Tiesą sakant, yra daug papildomų būdų, kaip maksimaliai išnaudoti el. Išbandykite jums tinkančius metodus, analizuokite rezultatus ir nepamirškite komentaruose palikti savo patarimų, kaip pagerinti darbo su el. paštu efektyvumą.