Kaip tvarkyti paštą: 10 TED darbuotojų patarimų

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

TED darbuotojas Michaelas McWatersas savo tinklaraštyje pasidalino 10 patarimų, kaip sutvarkyti savo pašto dėžutę.

Kas, jei ne TED redaktoriai ir vadovai, gali kalbėti apie būdus, kaip susidoroti su perpildytu paštu. Anot jų, kasdien į įmonę atkeliauja šimtai laiškų, o kai kurių darbuotojų gaunamų laiškų skaitiklis jau seniai viršijo tūkstantį.

Michaelas McWatersas, TED UX architektas, siūlo 10 šios problemos sprendimų.

Ateityje neturėsite daugiau laiko nei dabar

Michaelas pastebėjo, kad daugelis žmonių atideda siuntimą vėlesniam laikui, nes tiki, kad tam tikru momentu ateityje turės daugiau laiko tai padaryti. Nedarys. Tikėtina, kad jūsų užimtumo lygis išliks kitą savaitę, mėnesį, metus. Jūs netgi galite tuo džiaugtis. Tačiau tiek pat laiko bus ir paštui. Taigi pradėkite dirbti su ja dabar.

Pabandykite pradėti nuo nulio

Yra du būdai tai padaryti:

1. Skirkite šiek tiek laiko ir išvalykite paštą keliais veiksmais. Priklausomai nuo to, kiek el. laiškų turite, prireiks iki dešimties leidimų, kad juos pašalintumėte. Jei tai sunku, padalinkite darbą į kelias 15 minučių dalis.
2. Eikite į broką. Skirkite tris ar keturias valandas ir paverskite savo pašto dėžutę švaros ir tvarkos idealu.

Skirkite šiek tiek laiko kiekvieną dieną

Michaelui tai yra sunkiausia plano dalis. Kiekvieną dieną turėsite dirbti su savo paštu kelis kartus. Jis pataria kas keturias valandas skirti 15 minučių ir susitelkti tik į savo pašto dėžutę.

Jei raidė nelabai svarbi – ištrinkite

Kyla pagunda kiekvieną daugiau ar mažiau svarbų laišką siųsti į atskirą aplanką, kad vėliau būtų galima su juo susitvarkyti. Bet jei laiškas šiuo metu nenusipelno jūsų dėmesio, ištrinkite jį.

Atsisakykite visų nereikalingų laiškų prenumeratos

Aš dažnai nusidedu tiesiog ištrindamas laiškus, kurie man neįdomūs. Michaelas yra kategoriškesnis:

Jei naujienlaiškis jums neįdomus, ne tik ištrinkite laišką, bet ir atsisakykite jo prenumeratos.

Kiekvienos laiško apačioje yra mygtukas „Atsisakyti prenumeratos“arba Atsisakyti prenumeratos. Naudokite jį kaip nurodyta. Ir kuo dažniau, tuo geriau. Taip pat galite naudotis Unroll.me paslauga, apie kurią kalbėjome čia. Tai automatiškai atšauks nereikalingų laiškų prenumeratą.

Jei pranešimas vis dar yra gautuosiuose, perskaitykite jį

Jei laiškas buvo patikrintas, o jūs neatsisakėte prenumeratos ir jo iškart neištrynėte, perskaitykite. Jei jis trumpas, nedelsdami perskaitykite. Jei jis ilgas, siųskite laišką į anksčiau sukurtą skaitymo aplanką ir grįžkite į jį, kai turėsite daugiau laisvo laiko. Michaelas mano, kad jei esate sąžiningas su savimi, tada minimalus visų laiškų procentas pateks į šį aplanką.

Į trumpus el. laiškus geriau atsakyti iš karto

Jei į jūsų atsiųstą el. laišką reikia greitai atsakyti, nedelsdami atsakykite…. Nelauk. Išsiuntę atsakymą ištrinkite el. Jei laiške yra kitam gavėjui išsiųsta kopija ir jam nereikia žinoti jūsų atsakymo, pašalinkite jį iš gavėjų.

Persiųskite el. laiškus kolegoms, jei jie gali kompetentingiau atsakyti

Peradresuokite el. laišką su nedideliu paaiškinimu ir ištrinkite jį iš gautųjų.

Užsiimkite rūšiavimu

Bet kuri pašto paslauga suteikia vartotojams galimybę kurti aplankus. Tai geriausia priemonė susidoroti su perpildytu paštu. Sukūriau aplanką darbui, nuotraukoms, studijoms ir kitiems dalykams. Michaelas siūlo pasidaryti aplankus „Projektai“, „Kita“, „Atsakyti vėliau“. Svarbiausia, kad jaustumėtės patogiai.

Pasirinkite tinkamą programą

Man „Mailbox“tapo tokia programa. Michaelas taip pat pasirinko jį. Tačiau yra daug variantų. Lifehacker paieškoje galite įvesti žodį „mail“ir OS, kuriai ieškote kliento, pavadinimą. Pažadu, rasite kažką tinkamo.

Rezultatas

Jei negalėjote perskaityti straipsnio (pasakykite mums, kodėl), čia yra trumpas visų veiksmų sąrašas:

1. Išardykite gautuosius per kelis raundus.
2. Nuspręskite, ką daryti su laišku, kai tik jis bus gautas.
3. Kartkartėmis išvalykite paštą.
4. Atsisakykite nereikalingų laiškų prenumeratos.