Kaip greitai ir lengvai išvalyti „Gmail“gautuosius

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Gautuosiuose vis didėjančio neskaitytų laiškų skaičiaus problema kelia nerimą daugeliui vartotojų. Jai išspręsti buvo sukurta dešimtys plėtinių ir parašyta daug straipsnių apie Gmail naudojimo metodiką. Tačiau visai nebūtina sugalvoti ką nors naujo, jei yra patikrintų darbo įrankių. Šiame straipsnyje parodysiu, kaip susidoroti su el. pašto srautu naudojant „Gmail“nuorodų sistemą.

„Gmail“etiketės yra tinkintos etiketės, kurias galite naudoti el. laiškams skirstyti į kategorijas. Tuo pačiu metu, skirtingai nei aplankai, raidė gali turėti kelias etiketes, tai yra, laiškas vienu metu gali būti keliose kategorijose.

Viena iš laipsniško gautųjų perpildymo priežasčių yra ta, kad daugelis vartotojų jame saugo visus į gautuosius patenkančius laiškus. Tuo pačiu metu laiškų analizė pradedama nuo naujausių raidžių, todėl tie pranešimai, kurie guli jūsų pašto dėžutės apačioje, gali niekada nepakliūti į jūsų akis.

Naudojama etikečių sistema leidžia apdoroti laiškus ne pagal jų atvykimo laiką, o pagal svarbą. Visus laiškus galite lengvai surūšiuoti į numatytų veiksmų kategorijas ir skirti savo laiką tikrai svarbiems dalykams, o ne reklamuoti šlamštą. Norėdami tai padaryti, jums tereikia sukurti penkias naujas etiketes.

• "!Skubiai!". Laiškai, kuriems reikia skubių veiksmų, patenka į šią kategoriją. Ši etiketė visų pirma reikalauja dėmesio, nes ja pažymėti el. laiškai turi būti nedelsiant apdoroti.
• - Planuojama. Šia etikete pažymėkite tas raides, kurios reikalauja veiksmų artimiausioje ateityje ir turi konkrečią datą. Pavyzdžiui, priminimas greitai sumokėti už prieglobą arba pranešimas apie būsimą susitikimą.
• "Atsakyti". Šioje kategorijoje bus renkami visi el. laiškai, į kuriuos norite atsakyti, tačiau atsakymo laikas neribojamas. Akivaizdu, kad šis paštas bus apdorotas, kai tik atsiras laikas.
• "Laukimas". Kartais pasitaiko situacijų, kai, kaip sakoma, užstringa jūsų susirašinėjimo paštu metu aptartas verslas ar projektas. Tai yra, jūs padarėte viską, kas priklauso nuo jūsų, ir dabar jūs tik laukiate atsakymo ar kito užsakymo. Laiškus, kurie šiuo metu nereikalauja aktyvaus Jūsų dalyvavimo, bet vis tiek yra svarbūs, pažymime šia etikete.
• "Pagamintas". Tai užbaigtų bylų ir išspręstų problemų etiketė. Iš principo būtų galima iš karto suarchyvuoti tokią korespondenciją, bet vis tiek geriau laikinai įdėti į atskirą tėtį. Tai leis pamaloninti savo savigarbą darbo savaitės pabaigoje, taip pat pasitarnaus kaip medžiaga analizuojant produktyvumą.

Taigi, pradinis korespondencijos analizė „Gmail“apima greitą antraštių ar turinio peržiūrą ir visų el. laiškų suskirstymą į kategorijas. Tai užtruks daug mažiau laiko nei nuoseklus kiekvienos raidės apdorojimas, todėl labai greitai jūsų pašto dėžutė bus visiškai tuščia.

Kai tai įvyks, galėsite pereiti prie "! Skubu!" ir spręskite tas raides, kurios iš tikrųjų yra svarbiausios. Kai sutvarkome šią prioritetinę kategoriją, pereiname prie anksčiau suplanuotų užduočių kategorijos ir atliekame tas, kurių galiojimo laikas baigsis. Jei po to dar liko laiko, atidarykite aplanką su antrinėmis raidėmis, laukiančiomis atsakymo. Šis procesas, kaip taisyklė, nereikalauja daug pastangų ir ypatingo dėmesio, todėl gali būti atliktas ir darbo dienos pabaigoje. Na, o raidėmis su užrašu „Atlikta“galima grožėtis kartą per savaitę, susumavus rezultatus.

Taigi, šių paprastų žingsnių pagalba visada galite skirti pakankamai dėmesio svarbiems dalykams ir nešvaistyti jo tuščiam susirašinėjimui. Jūsų pašto dėžutė visada bus tuščia, ir jūs niekada nebepamesite nė vienos raidės chaose ir tūkstančių nematytų laiškų sumaištyje.

Ar laiškams rūšiuoti naudojate kokias nors „Gmail“žymas?