Kodėl GTD sistemos dažnai sugenda?

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

© nuotr

Jei naudojate, jūsų nuomone, geriausią GTD sistemą, bet nematote rezultatų, mažai tikėtina, kad problema slypi sistemoje, o greičiau tikėjimas, kad tobulai sudarytas darbų sąrašas leis jums tai padaryti. 10 kartų daugiau darbo nei jūsų kolegos. Joks produktyvumo didinimo būdas jums nėra efektyvus, kol nepradedate mąstyti realistiškai. Apie tai kalbėsime straipsnyje.

Neįmanoma „visko“padaryti per vieną dieną

Kiekvieną dieną turite daug dalykų, kuriuos būtinai turite padaryti šiandien. Atrodo, kad supranti, kad visko iš karto padaryti neįmanoma, bet vis dėlto su pavydėtinu užsispyrimu bandai įrodyti priešingai, kas galiausiai sukelia jausmą, kad visą dieną sukiesi kaip voverė rate, bet nespėjo nieko daryti. Išvengti šio jausmo lengva – reikia susidėlioti prioritetus. Nuspręskite, ką iš tikrųjų reikia padaryti šiandien ir kas gali palaukti iki rytojaus. Per dieną atlikę nedidelį užduočių sąrašą pajusite progresą, o tai reiškia, kad kitą dieną su dideliu entuziazmu kibsite į reikalus.

Tikriausiai jau pagalvojote, kad iš tikrųjų sunku nustatyti prioritetus. Ne visada įmanoma suprasti, kuris verslas šiandien yra svarbesnis. Savo vaizdo dienoraštyje garsus tinklaraštininkas Ze Frankas duoda tokį patarimą: susirašykite visų dalykų, kuriuos reikia užbaigti, sąrašą, tada pradėkite skaityti sąrašą nuo galo, įsiklausydami į savo vidinius jausmus. Jei suprantate, kad šis punktas tikrai svarbus, palikite jį, o jei kyla bent menkiausių abejonių, negailestingai užbraukite. Pradėkite likusias užduotis nuo pirmosios sąraše.

Nepamirškite, kad paroje yra 24 valandos, šiuo laiku esate ribojamas. Per daug suplanavę iki vakaro nusivilsite, kad ir vėl nespėjote. Priešingai, geriau išsikelti sau per paprastą tikslą, su kuriuo tikrai susidorosite. Ir tada atlikite papildomus darbus. Dienos pabaigoje jausitės nugalėtoju, nes be būtinų dalykų spėjote nuveikti dar ką nors.

Pamirškite kelių užduočių atlikimą ir sutelkite dėmesį į vieną dalyką

Žmogui labai sunku atlikti kelias užduotis, tačiau nepaisant to, daugelis žmonių mėgsta tai daryti, nes taip jaučiasi aktyvesni ir produktyvesni. Kas penkias minutes galime nutraukti tam tikrą veiklą ir atsakyti telefonu arba el. paštu. Daugiafunkcinis darbas labai atitraukia mūsų dėmesį ir štai kodėl: kiekvieną kartą, perjungdami dėmesį nuo vienos užduoties prie kitos, skausmingai grįšite prie pirmosios, prisimindami, kur baigėte.

Idealiame pasaulyje galėtume visiškai atsisakyti kelių užduočių, tačiau realiame pasaulyje vis tiek pasitaiko situacijų, kai to išvengti neįmanoma. Tokiu atveju verta eiti į kompromisą, naudojant, pavyzdžiui, „pomidorų planavimo“techniką, kai 25 minutes susikoncentruojate tik į vieną užduotį, neleisdami blaškytis.

Atlikite vieną užduotį ir po 25 minučių peržiūrėkite sąrašą ir pasirinkite kitą, kuriai šiuo metu reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Tai leis jums atlikti kelias užduotis, bet susikoncentruoti ties atliekama užduotimi.

Išmintingai pasirinkite ir taikykite produktyvumo patarimus

Yra daug straipsnių produktyvumo ir efektyvumo tema, be galo atsiranda naujų technikų ir įsilaužimų, tačiau nė vienas iš jų jums nepadės, nebent išspręsite aukščiau aprašytas problemas. Ir net juos išsprendę, turite išmokti teisingai ir vietoje taikyti GTD sistemą.

Kaip jau minėta viename iš mūsų įrašų, jei tai, ką darote, jums yra svarbu, jums nereikia sistemų, sąrašų ir priminimų. Jums nebus sunku nepamiršti, ką turite padaryti. Jei problema, kurią sprendžiate, yra pasaulinė, tikriausiai suskirstysite ją į dalis, surašydami darbų sąrašą, bet darykite tai negalvodami: "O aš naudoju GTD!" Taigi kam skirtos GTD sistemos ir kiti produktyvumo patarimai? Norint laiku atlikti įprastus ir nuobodžius darbus: apmokėti sąskaitas, skambinti, pranešti. Tai jūs visa siela svajojate atidėti „rytojui“, kuris niekada neateis.

Tačiau bet kokios produktyvumo sistemos nereikėtų taikyti aklai, pirmiausia reikia pagalvoti, kaip galėtumėte ją „pagaląsti“sau, kad iš jos gautumėte maksimalią naudą. GTD sistemos nėra burtų lazdelė, kurią reikia taikyti griežtai laikantis instrukcijų, tai įrankis, kurį reikia tobulinti mokantis apie save ir savo darbo būdą, kad dienos pabaigoje jaustumėtės patenkinti.