Kaip nebūti el. pašto vergu: 7 „LinkedIn“vadovo patarimai

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Daugybė žmonių kasdien susiduria su ta pačia problema: el. paštas, skirtas darbo ir bendravimo procesams supaprastinti ir organizuoti, dažnai virsta piktu prižiūrėtoju, verčiančiu stebėti atvykstančius žmones, tarsi dirbtumėte ant konvejerio.. Vos prasiblaškius, nuolat besikaupianti informacija tvarkingą ir švarią pašto dėžutę greitai paverčia sąvartynu, kurį sutvarkyti bus sunkiau, kuo ilgiau negrįšite prie pašto.

Šiandien pateikiame keletą paprastų patarimų, kaip valdyti el. paštą, iš „LinkedIn“generalinio direktoriaus Jeffo Weinerio. Šis budintis žmogus kasdien yra priverstas palaikyti ryšį su šimtais žmonių ir turi keletą gudrybių, leidžiančių nepaskęsti šioje informacijos lavinoje.

Mano pašto dėžutė iš esmės tapo pagrindiniu mano darbo eigos centru – paštu reguliariai bendrauju su daugiau nei 4 300 darbuotojų 26 miestuose visame pasaulyje. Tai nereiškia, kad aš visada buvau el. pašto gerbėjas arba kad neturėjau situacijų, kai mano darbas su paštu būtų panašus į Sizifo darbą.

Šiaip ar taip, bėgant metams sukūriau keletą praktinių gairių, kurios leido man pereiti nuo sąvokos „paštas valdo mane“prie sąvokos „Aš valdau paštą“.

1. Norite gauti mažiau laiškų – siųskite mažiau laiškų

Šis patarimas atrodo juokingai paprastas, ypač tokios dažnos problemos kontekste, tačiau aš pats tai laikau auksine sėkmingo el. pašto valdymo taisykle.

Tokią išvadą padariau dirbdamas ankstesnėje įmonėje, kai iš įmonės išėjo du su manimi glaudžiausiai susiję žmonės. Jie labai efektyviai bendravo su žmonėmis, daug dirbo ir, kaip vėliau paaiškėjo, išsiuntė daug laiškų. Kol jie dirbo įmonėje, korespondencijos, ateinančios elektroniniu paštu, apimtys atrodė visiškai normalios, tačiau jiems išvykus pastebėjau, kad mano pašto srautas sumažėjo apie 20-30%.

Visa ši veikla paštu buvo ne tik jų laiškai: buvo mano atsakymai į juos, bet ir visų adresatų laiškai bei atsakymai buvo pridėti prie korespondencijos. Dažnai šios žinutės nereikalavo mano privalomo dalyvavimo diskusijoje.

Nuo tos akimirkos iškėliau sau aiškią sąlygą – nerašyti be reikalo. Rezultatas: mažiau laiškų ir daugiau užsakymų gautuosiuose nepažeidžiant darbo. Nuo tada stengiuosi nenukrypti nuo šios taisyklės.

2. Pažymėkite laukiančius el. laiškus kaip neskaitytus

Laiško žymėjimas kaip neskaitytas iš esmės pakeitė mano darbo su paštu būdą. Man užtenka greitai peržvelgti gaunamus laiškus, iš karto atsakyti į skubiausius, o nereikalingus ištrinti. Tos pačios raidės, prie kurių reikia grįžti vėliau, jei yra laiko, pažymiu kaip neskaitytas. Taip pašalinama baimė, kad perskaitytas ir neatsakytas svarbus laiškas bus pamirštas ir palaidotas pašto dėžutės viduriuose. Tas pats metodas leidžia mums įgyvendinti savotišką ToDo sąrašą, prie kurio turėsiu grįžti vėliau.

Stengiuosi kiekvieną darbo dieną baigti minimaliai tokių laukiančių laiškų, o idealiu atveju jų visai neturėtų būti. Jei šią dieną neturiu laiko pas juos sugrįžti, kitą darbo rytą pradėsiu nuo jų.

3. Sudarykite aiškų siuntimo tvarkaraštį

Pastaruosius kelerius metus mano gyvenimas darbo dienomis klostėsi pagal gana aiškų grafiką. Atsibunda 5:00-5:30 ryto, valanda iki pašto, žinių skaitymas, pusryčiai, žaidimas su vaikais, treniruotės, biuras, grįžimas namo, vaikų paguldymas, vakarienė su žmona, poilsis (dažniausiai tai yra televizoriaus žiūrėjimas kartu su gautųjų aplanko valymu skelbimų ir nuobodžių akimirkų metu).

Paaiškėjo, kad laikantis tokio grafiko lengvai susitvarkau paštą, tačiau vos tik tvarkaraštis šiek tiek pakeičiamas, pašto dėžutėje prasideda chaosas.

Tokiu atveju nepajusite didėjančio spaudimo, kai suvoksite, kad jūsų dėžutė staiga liks be priežiūros. Laikantis tvarkaraščio, viskas bus kontroliuojama. Tai padėjo Benjaminui Franklinui, padeda ir tau.

4. Išreikškite save aiškiau

Prisimeni sugedusį telefono žaidimą? Tada buvo gana juokinga, bet dabar viskas apgalvota darbo ir verslo sampratoje, o žaidimams laiko nebelieka.

Žodžiai yra labai svarbūs ir turi būti parinkti labai atsargiai, kad nekiltų dviprasmybių ir nesusipratimų. Kuo nedviprasmiškiau ir aiškiau suprasite savo tekstą, tuo mažesnė tikimybė, kad gausite antrą laišką, kuriame bus prašoma patikslinti pirmąjį.

5. Pagalvokite apie gavėjus

Dažnai atrodo, kad laukus To ir Cc daugelis suvokia kaip tą patį. Tiesą sakant, jų pagalba galite nedviprasmiškai suprasti, iš kurio iš gavėjų tikitės atsakymo, o kam buvo išsiųsta laiško kopija, kad jis būtų informuotas.

Tiesą sakant, neparyškinimas gavėjų, iš kurių reikalaujama atsakymo, yra greičiausias būdas susirašinėjimui sukelti paniką ir sumaištį. 6 gavėjai vietoj 1 gavėjo ir 5 kopijos yra 5 papildomi atsakymai, kurių kiekvienas gali išaugti į atskirą laiškų grandinę.

6. Patvirtinkite gavimą

Jei esate nurodytas kaip gavėjas, o laiškas tikrai skirtas jums, nepatingėkite pranešti siuntėjui, kad laišką gavote. Žodžių daug nereikia, užteks paprasto „gavo“ar „gavau“. Tai taps ženklu, kad gavote visą informaciją ir reikiamą kiekį ir kad siuntėjas nebeprivalo jums siųsti kažko kito ta pačia tema.

Jei nepatvirtinote gavimo, siuntėjas lieka visiškai nežinomas apie laišką. Galbūt jis pasiklydo jūsų dėžutės gilumoje? Jei tai svarbi informacija, tuomet abejonės ir nerimas privers siuntėją parašyti jums dar vieną laišką su prašymu patvirtinti pirmojo laiško gavimą arba pasiteirauti ko nors kito apie jūsų buvimą darbo vietoje. Įtraukiami papildomi žmonės, siunčiami ir gaunami papildomi laiškai.

7. Neleiskite emocijoms patekti į paštą

El. paštas gali būti naudingas įrankis, jei naudojamas teisingai. Jis taip pat gali tapti griaunančia jėga, jei naudojamas neteisingai. Labiausiai paplitęs pavyzdys yra pašto naudojimas prieštaringiems, prieštaringiems ir jautriems klausimams aptarti.

Manęs nenustoja stebinti, kaip žmonės susirašinėdami vartoja žodžius ir posakius, kurių niekada nepasakytų prieš tą pačią auditoriją.

Jei staiga atsiduriate tokiame susirašinėjime, atlikite vieną paprastą dalyką – sustokite. Ginčą ar konfliktą galite išspręsti pakėlę ragelį ir paskambinę adresatui arba asmeniškai susitikę su juo. Tokie subtilūs dalykai neturėtų būti sprendžiami tekstinėje korespondencijoje. Tekste neperteikiamas emocinis komponentas, intonacija ir kiti svarbūs dalykai, kurie gali būti lemiami konstruktyviai sprendžiant problemą.

(per Jeffą Weinerį)