Kaip sudaryti projektų darbo diagramą „Excel“10 žingsnių

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Naudodami įprastus populiariausio MS Excel skaičiuoklių rengyklės įrankius galite sudaryti vaizdinę darbo su projektais schemą, kuri padės stebėti, kaip vyksta kiekviena užduotis ir kiek dar reikia atlikti.

Jei vadovaujate projektams, svarbu visada žinoti, kiek užduočių turite ir kada jas reikia atlikti. O jei nubraižysite vaizdinę schemą, darbe dalyvaujančiai komandai ir kitoms suinteresuotosioms šalims bus lengviau paaiškinti pagrindinius projektų gyvenimo momentus.

Projektams valdyti dažnai naudojamos specialios programos, tačiau taip pat galite sukurti aiškų ir prieinamą tvarkaraštį pažįstamoje MS Excel.

Projekto darbo diagrama parodo, kaip įvykiai ir užduotys yra susiję vienas su kitu laikui bėgant. Gerai suplanuota diagrama atspindi svarbią informaciją apie konkrečios užduoties vykdymą ir viso projekto vystymą, padedanti matyti bendrą vaizdą.

Norint sukurti tokią diagramą programoje MS Excel (2007 ir naujesnės versijos), reikia atlikti tik 10 žingsnių.

Kas yra šioje diagramoje? Pagrindinės detalės rodomos spalvotomis linijomis ir lentomis:

• dabartinės dienos linija – raudona vertikali linija, rodanti, kur esate šiandien;
• užduočių terminai – pilkos horizontalios juostos, rodančios, kiek užtruks kiekviena užduotis;
• užduočių parengtis – žalios horizontalios linijos, rodančios, kokiame etape užduotis atliekama ir kiek dar reikia atlikti.

Skirtingose MS Excel versijose veiksmai gali šiek tiek skirtis, tačiau vienaip ar kitaip procesas bus universalus, o su planavimu susidoros bet kuris vartotojas.

Galite žiūrėti išsamią vaizdo instruktažą (anglų kalba), tai užtruks pusvalandį jūsų laiko.

1 žingsnis. Pradžioje galvokite apie rezultatą

Norėdami be problemų susidoroti su užduotimi, atsispausdinkite arba ant popieriaus lapo nupieškite tvarkaraštį, koks jis turėtų atrodyti pabaigoje. Laikykite popieriaus lapą priešais save, kad palygintumėte kiekvieną žingsnį su raštu. Diagramos nereikia kruopščiai braižyti, tiesiog pataisykite diagramos formą ir laikykite ją po ranka, tai bus geras priminimas.

2 veiksmas. Sukurkite lentelę su duomenimis

Norėdami sudaryti grafiką, pirmiausia turite sudaryti lentelę. Pavyzdyje projektas suskirstytas į keturis etapus, kurių kiekviename yra užduočių.

Po grafiku suformuokite lentelę. 30-oje eilutėje yra stulpelių antraštės.

Išsiaiškinkime, ką reiškia lentelės duomenys:

• Fazė: „1 etapas“, „2 etapas“, „3 etapas“, „4 etapas“arba „Šiandien“. Rodo, kurį projekto etapą atitinka įvykis.
• Tipas: „Fazė“, „Užduotis“, „Šiandien“. Rodo įvykio tipą, skiriančias užduotis ir projekto vykdymo fazes.
• Pradžios data: renginio pradžios data.
• Renginys: diagramoje rodomas įvykio pavadinimas.
• Laikas: rodo, kiek dienų reikia atlikti užduotį.
• Procentinis pasirengimas: rodo kiekvienos užduoties ir etapo atlikimo laipsnį, 0% - užduotis nepradėta, 100% - baigta. Šis rodiklis kategorijai „Fazė“nesusijęs su užduočių atlikimu ir yra nustatytas kaip apytikslis. Norėdami nuspręsti, kiek procentų fazė baigta, turite taikyti savo taisykles.
• Paruošta per kelias dienas: laikotarpis, kuriam buvo pasiektas parengties renginiui rodiklis procentais. Užduočiai, kuri trunka 10 dienų ir yra atlikta 50 %, šis skaičius bus penkios dienos (10 dienų × 50 %).
• Aukštis: aukščio reikšmė svarbi puošybai, nes nuo jos priklauso, kiek aukštai ar žemai įvykis atsispindės tvarkaraščio žemėlapyje. Galite nurodyti bet kokias reikšmes, bet geriau imti mažus skaičius, artimus nuliui. Pavyzdyje naudojamas diapazonas nuo +25 iki -25. Jei aukštis teigiamas, įvykis atsispindės diagramoje virš horizontalios ašies, jei neigiamas – žemiau ašies.

3 veiksmas. Sukurkite diagramą su X ir Y ašimis, pridėkite prie jos pirmuosius duomenis iš stulpelio „Laiko juosta“

Atėjo laikas sukurti diagramą, kad būtų galima vizualizuoti įvykių duomenis iš lentelės, sudarytos atliekant ankstesnį veiksmą. Naudokite sklaidos diagramą su X ir Y ašimis, nes tai leidžia laisvai nustatyti bazines koordinates abiejose ašyse.

Sekti instrukcijas:

• Pagrindiniame meniu pasirinkite skirtuką „Įterpti“.
• Tada pasirinkite „Diagramos“→ „Išsklaidymas“→ „Išsklaidymas su žymekliais“, priešais jus atsiras tuščia diagrama.
• Sukabinkite diagramos kraštus ir pakeiskite diagramos dydį taip, kad diagramos laukas apimtų diapazoną nuo langelio B4 iki langelio K26 (paspauskite ir laikykite klavišą Alt, kad diagramos sritis tiksliai sulygiuotų su langelio kraštinėmis).
• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite diagramą ir pasirinkite meniu elementą „Pasirinkti duomenis“.

Pridėkite duomenų seriją į diapazoną spustelėdami mygtuką „Pridėti“atsidariusiame dialogo lange.

1. Norėdami pakeisti pavadinimą "Series name", į atitinkamą lauką įveskite langelio E30 reikšmę "Datos".
2. X ašies reikšmei pasirinkite atitinkamą lauką ir pažymėkite langelius C33: C46 pradžios data.
3. Y ašies reikšmei pasirinkite atitinkamą lauką ir pažymėkite langelius H33: H46 Aukštis.
4. Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte duomenų pridėjimo langą.
5. Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte duomenų pasirinkimo langą.

Šie veiksmai suteiks mums paprastą sklaidos diagramą su automatiniu formatavimu.

Padarykime įvykio žymeklius žalias:

• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį pasirinktą duomenų žymeklį, pasirinkite pakeisti „Duomenų serijos formatas“.
• Kairėje atsidariusiame sąraše pasirinkite skirtuką „Žymeklio parametrai“, tada pasirinkite įmontuoto žymeklio tipą „Crystal“. Padidinkite dydį iki 10 pt.
• Skirtuke Marker Fill pasirinkite vientisą užpildymą. Pakeiskite užpildymo spalvą į žalią.

Dabar turime sklaidos diagramą, vaizduojančią laiko juostą. Kol kas žali žymekliai rodo tik užduočių pradžią.

Pakeiskite diagramos pavadinimą: dukart spustelėkite teksto lauką su pavadinimu ir įveskite savo vardą.

Grįšime prie laiko parinkčių 5 veiksme, pridėsime horizontalias juostas išilgai X ašies, bet kol kas tęskite diagramos formatavimą.

4 žingsnis. Diagramos išvaizdos sutvarkymas ir įvykių pavadinimų pridėjimas

Atsikratome to, ko mums nereikia diagramoje.

Y ašis … Paslėpti vertikalią ašį, nes ji nekelia informacijos apkrovos. Pasirinkite diagramą, pagrindiniame meniu skirtuke „Darbas su diagramomis“pasirinkite „Išdėstymas“. Tada pasirinkite Ašys → Pagrindinė vertikalioji ašis → Nerodyti.

Horizontalūs kreiptuvai … Jie taip pat nenaudingi. Pasirinkite diagramą, pagrindiniame meniu eikite į skirtuką Išdėstymas, tada pasirinkite Tinklelis → Horizontalios tinklelio linijos išilgai pagrindinės ašies → Nerodyti.

Diagramos legenda … Tada pakeisime jį gražesniu, bet kol kas išjunkite: „Išdėstymas“→ „Legenda“→ „Ne“.

Galiausiai rodome kiekvieno žymeklio duomenų etiketes. Pagrindiniame skirtuko „Išdėstymas“meniu pasirinkite „Duomenų parašai“→ „Kairė“.

Kaip pakeisti žetono parašo duomenis

Duomenų apie kiekvieną įvykį įvedimas diagramoje yra ilgas ir sunkus, nes kiekvieną žymeklį reikia pasirinkti atskirai ir pervadinti.

Tačiau šį procesą galima paspartinti keturis kartus:

• Spustelėkite pirmojo žymeklio antraštę (viršutiniame kairiajame diagramos kampe), kad pasirinktumėte visas reikšmes vienu metu. Nespauskite žalio žymeklio, taip pasirinksite kitus objektus!
• Norėdami redaguoti vieną pavadinimą, dar kartą spustelėkite žymeklio antraštę.
• Formulės įvesties lauke įveskite simbolį =.
• Spustelėkite langelį D33, jame yra įvykis „1 etapas“, paspauskite Enter.
• Pakartokite pirmuosius keturis veiksmus su likusiomis kiekvieno žymeklio etiketėmis.

Kaip prisegti sritis

Naudinga prisegti sritis 28 eilutėje, kad dirbdami su dokumentu visada matytumėte diagramą. Pirmosios 27 eilutės liks prieš akis, net jei slinksite per likusias eilutes.

Norėdami užšaldyti sritis:

• Pasirinkite langelį A28.
• Pagrindiniame meniu pasirinkite skirtuką „Peržiūrėti“.
• Pasirinkite Langas → Fiksuoti sritis.
• Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Užšaldyti sritis“.

Virš 28 eilutės atsiras juoda horizontali linija. Viskas, kas aukščiau, dabar yra prijungta prie doko ir slenkant judės tik apatinės eilutės.

5 veiksmas. Pridėkite klaidų juostas, kad būtų rodomos laiko juostos, kad diagrama paverstumėte vaizdiniu tvarkaraščiu

Horizontalios klaidų juostos diagramoje parodys, kiek laiko užtrunka kiekvienai užduočiai atlikti. Norėdami juos atlikti:

• Pažymėkite grafiką.
• Pagrindiniame diagramos įrankių meniu pasirinkite skirtuką Maketas.
• Viršutiniame kairiajame kampe (sklypo srityje) esančiame išskleidžiamajame sąraše pasirinkite duomenų seriją „Laiko juosta“.
• Skirtuke Išdėstymas pasirinkite Klaidų juostos → Išplėstiniai klaidų juostų nustatymai. Atsidarys dialogo langas.
• Viršutiniame kairiajame kampe esančiame išskleidžiamajame sąraše pasirinkite X ašies klaidų juostas, kad formatuotumėte diagramą.
• Dialogo lange, norėdami pakeisti horizontalias juostas, pažymėkite pliuso kaiščio žymės langelį. Pabaigos stilius → Nėra taško.
• Sąraše „Klaidos vertė“pasirinkite elementą „Custom“ir spustelėkite mygtuką „Nurodykite vertę“. Atsidariusiame naujame lange „Klaidų juostos konfigūravimas“nurodykite „Teigiama klaidos reikšmė“Norėdami tai padaryti, įveskite žymeklį į atitinkamą lauką ir pasirinkite langelių diapazoną nuo E33 iki E74. Spustelėkite Gerai.

Dabar pilkos linijos tęsiasi nuo žalių žymeklių į dešinę, jos rodo, kiek laiko reikia skirti tam ar kitai užduočiai. Aiškumo dėlei juos reikia suformatuoti:

• Lange Format Error Bars eikite į skirtuką Linijos spalva. Pasirinkite Solid Line. Padarykite užpildą pilką.
• Skirtuke Linijos tipas padidinkite linijos plotį iki 4 pt.

Norėdami geriau naršyti diagramoje, nubrėžkite plonas vertikalias linijas žemyn nuo žymeklių. Norėdami tai padaryti, viršutiniame kairiajame kampe esančiame išskleidžiamajame sąraše pasirinkite „Klaidų juostos palei Y ašį“. Dialogo lange rodomos vertikalios klaidų juostos. Pasirinkite minuso kryptį, Pabaigos stilius → Nėra taško, Klaidos suma → Santykinė vertė, šiame lauke įveskite 100%. Linijų spalvą ir storį pasirinkite patys.

6 veiksmas. Pridėkite parengties vertę į diagramą

Atėjo laikas į diagramą įtraukti duomenų seriją, kurioje rodomas atliktos užduoties procentas.

Jei užduotis užtrunka 10 dienų ir yra atlikta 50 %, įvykdymo juosta bus užpildyta iki pusės. Tai yra darbo stebėjimo priemonė, į kurią neįeina savaitgaliai ir švenčių dienos. Norėdami į diagramą įtraukti naujos informacijos, vadovaukitės toliau pateiktomis instrukcijomis.

• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite diagramos sritį, kontekstiniame meniu pasirinkite „Pasirinkti duomenis“.
• Spustelėkite mygtuką „Pridėti“, pasirodžiusiame lange nurodykite „Eilutės pavadinimą“pasirinkdami langelį G30. X ir Y ašių duomenų diapazonas yra toks pat kaip ir 3 veiksme.
• Diagramoje atsiras raudoni žymekliai, kurie paslėps žalius.

7 veiksmas. Naujos duomenų metrikos formatavimas

Kad diagrama atspindėtų tą patį stilių ir duomenys nesutaptų, formatuojame žymeklius:

• Viršutiniame kairiajame kampe esančiame išskleidžiamajame sąraše pasirinkite „Parengta eilutė“. Iš karto po išskleidžiamuoju sąrašu yra mygtukas „Pasirinkto fragmento formatas“. Spustelėkite jį, atsidarys dialogo langas.
• Pakeiskite žymeklio parametrus. Pasirinkite „Crystal“formos tipą, nustatykite dydį į 10 pt ir pasirinkite vientisą žalią žymeklio užpildą. Uždarykite dialogo langą.
• Nepašalindami žymeklių pasirinkimo, pagrindiniame meniu skirtuke „Išdėstymas“spustelėkite mygtuką „Duomenų etiketės“, pasirodžiusiame meniu pasirinkite elementą „Nerodyti“.

8 veiksmas. Pridėkite klaidų juostų, kad stebėtumėte užduočių atlikimo procentą

Dabar reikia pridėti naujų lentų, kad iš pirmo žvilgsnio matytumėte, kokiame etape yra užduotys.

• Kairėje esančiame išskleidžiamajame sąraše dar kartą pasirinkite Eilė paruošta. Pagrindiniame meniu paspauskite mygtuką „Klaidų juostos“. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Išplėstinės parinktys“. Atsidarys dialogo langas. Nustatykite vertikalias lentjuostes į fiksuotą vertę, atitinkamame lauke įvesdami nulį.
• Perjunkite į lygiagrečius X ašiai lentų parametrus. Nustatykite kryptį į "Pliusas". Pabaigos stilius → Nėra taško, Klaidos kiekis → Pasirinktinis. Dialogo lange Teigiama klaidos reikšmė nurodykite langelių diapazoną G33-G47.
• Pakeiskite linijų spalvą į žalią pasirinkdami vientisą užpildą. Nustatykite linijos plotį į 7 pt.

Horizontalios žalios linijos rodo, ar užduotys buvo atliktos iš dalies, ar visiškai.

9 veiksmas. Pridėkite vertikalią liniją, vaizduojančią dabartinę dieną

Raudona linija rodo, kokia diena yra, ir aiškiai parodo, kaip visas projektas atitinka terminą.

• Dešiniuoju mygtuku iškvieskite diagramos kontekstinį meniu. Pasirinkite „Pasirinkti duomenis“.
• Spustelėkite mygtuką „Pridėti“, lauke „Serijos pavadinimas“įveskite žodį „Šiandien“. Įveskite langelių diapazoną C31-C32 X ašies vertei ir H31-H32 Y ašies reikšmei.

Diagramoje pasirodė du nauji žymekliai. Pažymėkite juos: pasirinkite duomenų etiketes ir formulės juostoje parašykite žodį „Šiandien“. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite parašą ir kontekstiniame meniu pasirinkite elementą „Duomenų formatas“. Įdėkite antraštės vietą „Aukščiau“.

• Eikite į pagrindinį meniu skirtuke „Išdėstymas“.
• Viršutiniame kairiajame kampe esančiame išskleidžiamajame sąraše pasirinkite „Šiandien eilutė“.
• Pridėkite klaidų juostas su papildomais parametrais vadovaudamiesi instrukcijomis, kaip nurodyta penktame veiksme. Jums reikės lentos išilgai vertikalios ašies su minuso kryptimi, galutiniu stiliumi No point, kurio santykinė vertė yra 100%.

Dabar turite vertikalią liniją, vaizduojančią dabartinę dieną. Pakeiskite linijos spalvą į raudoną, padidinkite dydį iki 3 pt.

Pavyzdyje dabartinė data yra fiksuota, todėl ji nesikeis. Tačiau aktyviai plėtojamiems projektams rekomenduojamas kitoks duomenų įrašymo būdas. Norėdami tai padaryti, įveskite datą langelyje B2, įvesdami formulę = TODAY () ir duomenų pasirinkimo dialogo lange nurodykite X ašies langelio B2 reikšmę, o ne anksčiau nurodytą diapazoną.

10 veiksmas. Pridėkite teksto blokus

Dabar diagramoje trūksta tik legendos legendos, kad ją suprastų visa komanda.

• Pasirinkite diagramą, eikite į pagrindinį meniu skirtuke „Įterpti“. Pasirinkite „Raidės“.
• Padėkite etiketės sritį viršutiniame dešiniajame diagramos kampe. Dešiniuoju pelės mygtuku pažymėkite teksto laukelio kraštinę, kontekstiniame meniu pasirinkite elementą „Formatuoti formą“. Atsidariusiame lange pasirinkite užpildymo tipą „Solid“, spalva pilka. Formatuokite etiketę. Galite įterpti bet kokį blokų skaičių.

Dabar galite sukurti diagramą per 20–30 minučių naudodami tik mėgstamą redaktorių MS Excel.