„Microsoft Word“funkcijos, kurias norėsite pritaikyti savo darbe

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Pasirodo, žmonės „Word“dirba jau ne pirmus metus, tačiau nežino pagrindinių jo savybių arba neseka naujovių. Pats laikas suspėti!

Keletas žodžių apie tai, kodėl ėmiau apibūdinti visai ne unikalias Microsoft Word funkcijas. Straipsnis mano galvoje brendo pamažu. Karts nuo karto teko apibūdinti tas pačias redaktoriaus galimybes savo kolegoms ir artimiesiems. Jų akivaizdi įžvalga, nustebimas tuo, ką jie pamatė, paskatino mane parašyti šią medžiagą. Tikiuosi, kad ir jūs išmoksite ko nors naujo patys.

Visi šie patarimai veikia Word 2013. Labai rekomenduoju pereiti prie šios konkrečios kartos programos, jei dėl kokių nors priežasčių atidedate perėjimą.

1. Pradėkite rašyti bet kur

Funkcija „Spustelėti ir rašyti“nėra naujiena, tačiau ne visi apie tai girdėjo. Neretai tenka stebėti, kaip žmogus daug kartų paspaudžia mygtuką „Enter“, kad patektų į puslapio pabaigą ir, pavyzdžiui, ten įvestų raidės vykdytoją.

Dvigubas pelės paspaudimas gali pakeisti keliolika klavišų paspaudimų.

Perkelkite žymeklį ant numatytos spausdinimo vietos ir kelis kartus greitai spustelėkite pelę. Pats „Word“įdės naujas eilutes, skirtukus ir žymes toje vietoje, kurią nurodėte. Tai aiškiai matoma žiūrint į paslėptus formatavimo ženklus.

2. Išverskite iš karto

Paklauskite savo kaimyno, kuriam vertėjui jis teikia pirmenybę, ir greičiausiai išgirsite apie Google, Yandex, PROMT, bet vargu ar apie Bing. Kažkodėl „Microsoft“firminis vertėjas mūsų rajone nėra labai populiarus. Ir veltui, nes kasdieniams poreikiams jo darbo kokybės visiškai pakanka. Žinoma, „Office“teikia greitą teksto vertimą naudodama „Bing“. Rekomenduoju išbandyti.

Visai gali būti, kad nustosite skubėti tarp naršyklės ir Wordo, be galo kopijuodami ir klijuodami sakinius pirmyn ir atgal.

Galima rinktis iš kelių dešimčių kalbų ir trijų vertimo būdų. Juos rasite skirtuke „Peržiūra“.

3. Naudokite kerningą

Dizaineriai gerai žino, kas yra kerning, ir dažnai su juo naudojasi rinkdami tekstus. Paprastai tariant, kerning yra atsakingas už tarpą (atstumą) tarp raidžių, priklausomai nuo jų formos. Pakeitus šį nustatymą galima sumažinti arba išplėsti tą patį žodį, sakinį ar pastraipą, palyginti su standartine būsena. Mačiau, kaip žmonės ėmė trinti dalį teksto arba, atvirkščiai, „pilti vandenį“, kad tik tilptų į tam tikrus rėmus. Kerningas tokias problemas sprendžia sudėtingiau. Žinoma, grubiai su juo žaidžiant skauda akį, tačiau gali tikti ir nedidelės manipuliacijos.

Kerning keitimas bus naudingas naudojant didelius šriftus, pavyzdžiui, ruošiant knygų, straipsnių, ataskaitų titulinius puslapius.

Paspauskite kombinaciją Ctrl + D, kad atidarytumėte dialogo langą "Šriftas", eikite į antrą skirtuką "Išplėstinė". Čia galite žaisti su kerningu. Ir dar šiek tiek apie temą. Prabėgomis noriu supažindinti jus su įdomiu naršyklės žaidimu, kuriame reikia atspėti geriausią skaitymo kerningą. Mėgautis!

4. Taikyti paslėptą tekstą

Ar tuščias „Word“dokumentas gali sverti dešimtis ar šimtus megabaitų? Taip! Ir daugeliui mintys aptemdo. Žmonės nemato nei vieno žodžio prieš akis, bet negali suprasti, kodėl failas toks didelis? Blogi virusai ar žalingi įsilaužėliai? Nr. Viskas apie paslėptą informaciją. Tai gali būti grafika, paveikslėliai ir tekstas.

Kaip ir nespausdinami simboliai, paslėpti duomenys nerodomi ekrane ir nespausdinami, tačiau jie vis tiek yra dokumento dalis.

Naudodami paslėptą tekstą galite:

• Laikinai paslėpti konfidencialią informaciją.
• Palikite komentarus arba pateikite atsakymus į klausimus, kurie neturėtų būti maišomi su pagrindiniu tekstu.
• Spausdinkite kelias to paties dokumento versijas, pakaitomis paslėpdami skirtingas jo dalis. Tokiu atveju jums nereikia maišytis su keliomis failo kopijomis!

Pasirinkite dalį arba visą tekstą, paspauskite Ctrl + D ir pažymėkite varnelę prieš parinktį „Paslėpta“. Fragmentas išnyksta ir tampa prieinamas tik nespausdinamų simbolių ekrane. Aiškumo dėlei paslėpti duomenys pabraukti juodų taškų linija.

5. Prieš išsaugodami naudokite funkciją „Dokumentų tikrintuvas“

Senas Wordas negali atidaryti failo arba jis rodomas neteisingai? Visiems ir visiems pažįstamas! Tokios bėdos aplink mane pasitaiko gąsdinančiai reguliariai, nes daugelis organizacijų ir žmonių vis dar dirba Office 2003. Todėl prieš siunčiant ir/ar išsaugant dokumentą verta patikrinti jo suderinamumą su ankstesnėmis Word versijomis. Už tai atsakinga „Dokumentų inspektorė“.

Jis taip pat žino, kaip atlikti neįgaliųjų skaitomumo patikrinimą ir, svarbiausia, rasti paslėptas ypatybes ir duomenis dokumente.

Pavyzdžiui, funkcija aptinka makrokomandas, įterptus dokumentus, nematomą turinį ir kitus potencialiai probleminius failo elementus.

6. Redaguoti PDF

Pasirinkimų gausa ne visada yra naudinga. Darbas su PDF yra puikus to pavyzdys. Kartais žmonės pasimeta jau rinkdamiesi įrankį, kuriuo nori apdoroti PDF failą. Čia yra klasikinis „Adobe Reader“, ir alternatyvus „Foxit Reader“, ir bet kuri daugiau ar mažiau moderni naršyklė ir daug daugiau internetinių paslaugų. Tačiau vienas iš sėkmingiausių metodų slypi paviršiuje - tai yra mūsų straipsnio herojus.

Word 2013 ne tik atsidaro, bet ir leidžia redaguoti PDF dokumento turinį.

Redaktorius konvertuoja tekstą, lenteles, sąrašus, grafikus ir kitus elementus į DOCX failą, kuo tiksliau išsaugodamas originalo formatavimą. Reikėtų pažymėti, kad jis pasirodo labai, labai vertas. Taip pat galite pridėti PDF failus į Word dokumentą kaip įterpiamąjį objektą. Tokiu atveju bus rodomas tik pirmasis PDF puslapis arba failo nuorodos piktograma.

7. Įdėkite vaizdo įrašą

Ne paslaptis, kad ilgai žiūrint sausą tekstą greitai sumažėja dėmesys ir prarandamas skaitytojo susidomėjimas. Todėl beveik visi studentai, pranešėjai ir biuro darbuotojai skiedžia linijas diagramomis, lentelėmis, grafikais ir kitais vaizdiniais triukais. Tačiau tik nedaugelis imasi daug galingesnio įrankio – vaizdo įrašo.

„Word“gali įterpti „Bing“paieškos vaizdo įrašus į dokumentą, pridėti „YouTube“vaizdo įrašų ir įterpti kodus iš įvairių svetainių.

Ir nesijaudinkite dėl galutinio failo dydžio. Dokumentas neišsaugo paties vaizdo įrašo, o tik sukuria jo nuorodą vaizdine forma. Žinoma, norint peržiūrėti, reikalingas interneto ryšys.

8. Dirbkite su dokumentu kartu ir komentuokite taisymus

Prisiminkite klasiko žodžius: „Ko nepadarysi vienas – padarysime kartu“? Jie aktualūs šiai dienai. Tačiau ne visi supranta, kaip tinkamai organizuoti bendrą darbą. Deja, dar galima pamatyti, kaip žmogus bet kokia spalva paryškina teksto fragmentą, po jo skliausteliuose prideda savo reviziją ar prieštaravimus ir siunčia dokumentą atgal. Tokiais momentais prasideda nervingas voko trūkčiojimas. Naujausias „Word“leidimas leidžia patogiai komentuoti ir redaguoti viešąjį failą. Tai turėtų būti naudojama!

„Word 2013“suteikia galimybę atsakyti į kitų žmonių komentarus, todėl redaktorius yra puikus įrankis diskusijoms dirbant grupėse.

Skirkite keletą minučių peržiūrai skirtuką Peržiūra, pasidalykite naujais įgūdžiais su bendraamžiais ir pajusite, kad dirbdami kartu pajusite lengvumą.

9. Supaprastinkite savo darbą lentelėmis

Leiskite atspėti, ar vis tiek įterpiate lentelės eilutes ir stulpelius dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami ir pereidami į atitinkamą meniu elementą? Tai daug lengviau!

Užveskite žymeklį tiesiai virš / žemiau (kairėje / dešinėje), kur planuojate pridėti eilutę arba stulpelį. Word tuoj pat pasiūlys padidinti lentelę.

Beje, naujausia redaktoriaus versija gavo keletą naujų lentelių dizaino funkcijų. Atnaujinkite savo žinias.

10. Sujunkite dokumento dalis į blokus

Tiesą sakant, kai kurie darbuotojai yra pasirengę perversti daugiau nei 100 dokumento puslapių, kad praleistų laiką. Jei norite greitai naršyti didelius failus, turite įvaldyti kelis sparčiuosius klavišus, kad galėtumėte žaibiškai naršyti, arba tinkamai struktūrizuoti savo darbus.

Naudodami skirtingų lygių antraštes galite sutraukti dokumento elementus, su kuriais šiuo metu nedirbate.

Užveskite žymeklį šalia antraštės ir programa paragins sutraukti bloko turinį. Taigi net ir didžiausi kūriniai telpa vos į porą puslapių.

Neradote nieko įdomaus sau? Tik tuo atveju perskaitykite Lifehacker straipsnį apie 20 žodžių paslapčių, kurios padės palengvinti jūsų darbą. Arba pateikite savo patarimus komentaruose.