GTD vadovas pradedančiajam

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

GTD laiko valdymo technika padeda organizuoti ir sekti užduotis, išmesti visą informaciją iš galvos ir pradėti veikti.

Kas yra GTD

Mūsų smegenys lengvai sugalvoja naujų idėjų, tačiau jas prisiminti joms yra daug sunkiau. Pavyzdžiui, jis prisimena, kad kitą savaitę reikia nupirkti mamos gimtadienio dovaną. Užuot tai priminęs, kai eini pro jos mėgstamą parduotuvę, jūsų smegenys paprasčiausiai privers jus jaustis taip, lyg turėtumėte ką nors nusipirkti.

GTD (Getting Things Done) – tai technika, padedanti neaiškias idėjas, impulsus, įžvalgas ir naktinius apmąstymus paversti veiksmais. Kai išmoksite pasikliauti šia sistema, jūsų smegenys nesulaikys visos informacijos. Taip sumažinsite stresą ir turėsite jėgų produktyvesnei veiklai.

Kaip veikia ši technika

GTD yra pagrįsta sąrašų sistema, su kuria galite tvarkyti viską, kas jums šauna į galvą. Norėdami tai įgyvendinti savo gyvenime, turite įrašyti ir apdoroti gaunamą informaciją. Be to, reikės susikurti tokius sąrašus: „Gaunami“, „Kiti veiksmai“, „Laukimo sąrašas“, „Projektai“ir „Kada nors“. Viskas, kas reikalauja jūsų dėmesio, pirmiausia pateks į gautuosius, o tada į vieną iš kitų sąrašų.

1. Kolekcija

Surinkite visą informaciją, kuriai reikia jūsų dėmesio – nuo laiškų, į kuriuos reikia atsakyti, iki išradingų idėjų, kurios jums ateina į galvą duše. Paėmimo taškas gali būti popierinis sąsiuvinis, priedas arba el. laiškas, į kurį išsiųsite laiškus sau.

Kai pirmą kartą pradėjote naudoti GTD techniką, pasistenkite išlaisvinti galvą nuo visos sukauptos informacijos. Užsirašykite viską, ko jums reikia ar norite padaryti, viską, kas jus užėmė pastarosiomis dienomis ar savaitėmis, trukdė susikaupti ar buvo prisiminta netinkamu momentu.

2. Apdorojimas

Apsvarstykite sukauptą informaciją. Tai pagrindinė visos sistemos taisyklė. Darykite tai reguliariai, kad nesusirinktumėte per daug. Norėdami apdoroti informaciją, užduokite sau keletą klausimų.

• Ar tai išsprendžiama? Jūs klausiate savęs, ar galima ką nors padaryti, kad šis elementas būtų pašalintas iš sąrašo. Jei ne, ištrinkite jį arba perkelkite į sąrašą Kažkada. Išsaugokite naudingą informaciją, su kuria jums nieko nereikia daryti, pavyzdžiui, receptą ar įdomų straipsnį, atskiroje vietoje. Dalykus, kuriuos norite nuveikti tolimoje ateityje (išmokti japonų kalbą, parašyti knygą), perkelkite juos į sąrašą „Kada nors“, kad jie nepatektų į „Kitų veiksmų“sąrašą.
• Ar įmanoma bylą užbaigti vienu žingsniu? GTD viskas, kas reikalauja daugiau nei vieno žingsnio, vadinama projektu. Jei gautuosiuose turite kelias susijusias užduotis, sukurkite joms atskirą projektą. Pridėkite jo pavadinimą į savo projektų sąrašą ir pasirinkite vieną veiksmą, kurį norite įtraukti į „Kitas“.
• Ar tai užtruks ilgiau nei dvi minutes? Jei ne, padarykite tai iš karto. Tai greičiau, nei įtraukti jį į kitą užduočių sąrašą arba perduoti kam nors kitam. Jei užduočiai atlikti reikia daugiau laiko, pagalvokite, ar ją galite atlikti tik jūs, ar galite ją perduoti kam nors.
• Ar galiu tai kam nors deleguoti? Jei taip, deleguokite. Kai reikia stebėti pažangą, perkelkite elementą į „Laukiančių sąrašą“. Jei negalite deleguoti užduoties, pridėkite ją prie kalendoriaus arba sąrašo „Kitas“.
• Ar yra konkretus terminas? Jei taip, pridėkite tai prie savo kalendoriaus. Neužsirašykite visko, ką norite padaryti per dieną. Įveskite tik tai, ką reikia padaryti: apsilankymas pas odontologą, susitikimas, skrydis. Jei nėra konkretaus termino, perkelkite bylą į „Kiti veiksmai“.

3. Organizacija

Surūšiuokite viską į vietą: viename iš penkių sąrašų, aplanke su naudinga informacija ateičiai, kalendoriuje arba šiukšliadėžėje.

Į „Laukiančių sąrašą“įtraukite visas bylas, kurios dėl kokių nors priežasčių įstrigo. Pavyzdžiui, kai negalite tęsti, kol negausite atsakymo į savo el. laišką arba kai laukiate pristatymo. Nepamirškite prie kiekvieno elemento nurodyti datą.

Kituose žingsniuose turėtų būti užduočių, kurias reikia atlikti kuo greičiau. Suformuluokite juos kaip įmanomus fizinius veiksmus, taip bus lengviau kibti į verslą. Pavyzdžiui, geriau užsirašyti „paskambink Lenai ir susitark, kad ji ketvirtadienio vakarą pasėdės su vaiku“, nei „susitarkime, kad kas nors pasėdėtų su vaiku“, nors iš esmės tai tas pats.

Idealiu atveju turėtumėte pridėti konteksto žymą prie kiekvieno elemento „Kitas“. Jis jums pasakys, kur turėtumėte būti, su kuo, ką reikia pasiimti su savimi. Pavyzdžiui, galite turėti žymas „apsipirkimas“, „darbe“, „su vaikais“, „telefonas“, „kompiuteris“. Taip pat galite nurodyti, kiek laiko turite šiai bylai arba koks jos prioritetas. Tada, jei reikia, galite greitai surūšiuoti visus atvejus pagal žymas.

4. Apžvalga

Kartą per savaitę būtinai patikrinkite visus sąrašus. Kuo ilgiau paliksite daiktus gautuosiuose, tuo vėliau bus sunkiau juos tvarkyti.

• Kiekvienam projektui turi būti nustatytas vienas kitas veiksmas.
• Kiekvienas elementas „Kitas“turėtų būti kažkas, ką norėtumėte nuveikti ateinančią savaitę. Perkelkite visus nereikalingus dalykus į sąrašą „Kada nors“arba ištrinkite juos.
• Kartkartėmis pabandykite ką nors perkelti iš sąrašo „Kada nors“į „Kiti žingsniai“.

5. Vykdymas

Imtis veiksmų! Jei teisingai sutvarkėte sistemą, tai bus lengviausias žingsnis. Reguliariai kartodami pirmuosius keturis žingsnius būsite visiškai tikri, kad visi sąraše esantys dalykai yra būtini, kad padarytumėte pažangą ir priartėtumėte prie savo tikslų.