Kas yra GTD ir kaip jis veikia

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Nedidelis vadovas tiems, kurie girdėjo apie GTD ne iš kelio, bet neįsivaizduoja, kaip panaudoti šią produktyvumą didinančią techniką.

Kas yra GTD?

GTD (Getting Things Done) yra produktyvaus darbo sistema ir to paties pavadinimo knyga, kurią parašė verslo treneris Davidas Allenas. Pagrindinis tikslas – turėti laiko daryti tai, kas būtina, bet daugiau laiko skirti tam, kas teikia malonumą.

„Getting Things Done“dažnai verčiama į rusų kalbą kaip „sutvarkyk reikalus“, nors tiksliau būtų „atvesti reikalus iki galo“. Sutikite, svarbiau užduotis ne sugrūsti į sąrašus, o jas atlikti. Norėdami tai padaryti, turite sudaryti sąrašus, nustatyti prioritetus ir sudaryti tvarkaraštį.

O kam to reikia?

Dirbant GTD principais, jums bus lengviau tvarkyti savo reikalus. Juk pagrindinis šios technikos privalumas yra tas, kad informacija apie visas jūsų užduotis yra sutelkta vienoje vietoje, kad galėtumėte nedvejodami pereiti nuo vienos bylos prie kitos.

Kuo skiriasi GTD ir darbų sąrašas?

Sąraše dažniausiai įrašome tik svarbiausias užduotis, o mažiau reikšmingų, smulkesnių užduočių neįrašome. Ir veltui. Jie slenka jūsų galvoje, atitraukia jus nuo darbo ir sumažėja jūsų efektyvumas. Vienas pagrindinių GTD principų – užfiksuoti absoliučiai viską. Taigi galite iškrauti savo smegenis ir panaudoti visus jo resursus darbui.

Ar ši sistema man tinka?

GTD aktualus įvairių profesijų, amžiaus ir socialinės padėties žmonėms. Sistemos principus suformulavęs Davidas Allenas vedė kursus TKS astronautams, roko muzikantams, didelių kompanijų vadovams.

Kaip interviu su Lifehacker sakė Davidas Allenas, sistema gali būti vienodai efektyvi arba vienodai nenaudinga tiek paaugliui, tiek didelės įmonės vadovui. Reikia turėti tam tikrą mąstymą, mėgti sisteminti ir planuoti.

Gerai, ką tiksliai reikia daryti?

GTD sistemoje nėra griežtų taisyklių. Tačiau yra pagrindiniai darbo principai:

1. Surinkite informaciją ir viską registruokite. Užsirašykite užduotis, idėjas, pasikartojančias užduotis bloknote ar programėlėje. Tokiu atveju sąrašas visada turėtų būti po ranka, kad negalėtumėte pasakyti: „Tai pridėsiu vėliau“. Net mažiausią ir nereikšmingiausią dalyką reikia užrašyti, jei to nedarote dabar.
2. Rašyti paaiškinimus. Neturėtų būti tokių užduočių kaip „Pasiruoškite atostogoms“. Didelius atvejus suskirstykite į konkrečius įmanomus veiksmus (pateikite tokius ir tokius dokumentus vizų centrui, nusipirkite rankšluostį ir akinius nuo saulės, atsisiųskite žemėlapius į telefoną). Turėdami įprastą darbų sąrašą, daugiau laiko praleidžiame iššifruodami, nei užbaigdami. Ir taip, jei galite deleguoti, deleguokite.
3. Suteikite pirmenybę. Kiekvienam sąrašo elementui nurodykite konkrečią datą ir terminą. Jei reikia, pridėkite priminimų. Tiesą sakant, tai veikia ir su sąrašu, ir su kalendoriumi. Šiame etape turėtumėte būti tikri, kad tikrai nieko nepamiršite.
4. Atnaujinkite savo sąrašus. Užduočių sąrašai greitai pasensta: kažkas praranda savo aktualumą, kažkas perkeliama į ateitį. Sistema turėtų veikti jums. Todėl visada turėkite konkrečių veiksmų sąrašą, kad galėtumėte nedelsdami pradėti dirbti.
5. Imtis veiksmų. Kai viskas bus sutvarkyta, galėsite pradėti įgyvendinti savo planus. Pasirinkite atvejį iš reikalingos kategorijos, pažiūrėkite, kokių konkrečių veiksmų iš jūsų reikia atlikti, ir pradėkite. Taip galite įgyvendinti didelius projektus.

Ar visus dalykus reikia įrašyti į vieną sąrašą?

Ne, geriau sudaryti kelis, bet laikyti juos vienoje vietoje. Pavyzdžiui, turėkite po kelis sąrašus kiekvienam darbo projektui, darbų sąrašus, darbų sąrašus, darbų sąrašus, idėjų sąrašus ir galimus projektus ateityje – ką tik įsivaizduojate.

Ar yra kokių nors specialių įrankių?

Iš programų ir žiniatinklio paslaugų, „Wunderlist“, „Trello“, „Any.do“, „MyLifeOrganized“, tiks bet kuri užrašų knygelė ar įprastas failas „Google“dokumentuose. Jei esate įpratę daryti užrašus ant popieriaus, galite juo pasinaudoti.

Yra failų sistemos gerbėjų. Darbalaukyje sukuriamas vienas bendras aplankas, jame sukuriami keli teminiai aplankai, kurių kiekviename yra atitinkami sąrašai ir reikalinga medžiaga.

Apskritai rinkitės tai, kas jums patogu.

Pagrindinis reikalavimas: įrankis visada turi būti po ranka, kad galėtumėte perkelti užduotį iš galvos į popierių arba į programą. Pavyzdžiui, kai jūsų viršininkas ateina pas jus ir paskiria naują užduotį, o šiuo metu jūs dirbate ką nors kita.

Kaip galite gauti daugiau naudos iš GTD?

Bet kokia produktyvumo sistema neveiks, jei bus taikoma aklai. Norėdami išnaudoti visas galimybes, pritaikykite ją pagal savo skonį, tada viskas susitvarkys.

Ir taip, jokia sistema negali padaryti visko už jus, todėl pernelyg nesijaudinkite su sąrašų sudarymu, nepamirškite veikti. GTD – tai priemonė, padedanti atsikratyti streso ir nieko nepamiršti. Bet kaip panaudosite savo laiką, priklauso nuo jūsų.

Reikia pabandyti. Ką dar skaityti šia tema?

Žinoma, Davido Alleno knygos: jos padeda tiek pradedantiesiems, tiek patyrusiems vartotojams pajusti GTD filosofiją, pritaikyti ją darbe ir asmeniniame gyvenime, išmokti ja naudotis praktiškai.

• „Kaip sutvarkyti reikalus. Produktyvumo be streso menas “.
• „Kaip išlaikyti tvarką. Visavertiško ir be streso gyvenimo principai“.
• „Kaip greitai viską sutvarkyti. 52 efektyvumo be streso principai“.

Ir galiausiai, cituodamas labai tikslų Davido Alleno teiginį:

Jūsų protas skirtas idėjoms kurti, o ne jas kaupti.

Taigi naudokite GTD, sugalvokite puikių idėjų ir būtinai įgyvendinkite jas.