Kaip būti produktyviausiu biuro darbuotoju ir grįžti namo 17.30 val

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Kartais darbų sąrašas mums atrodo begalinis. Vien pažvelgę į tai jau jaučiamės išsekę sunkaus darbo. Visus mus kankina klausimas, kaip būti produktyviam, spėti susitvarkyti su visomis darbo užduotimis, bet tuo pačiu nepraleisti dienų ir naktų darbe. Šiame straipsnyje mes pabandysime į tai atsakyti.

Tai Cal Newport. Ir jis gali būti vadinamas tikrai produktyviu, nes jis:

• universiteto profesorius, kuris ten praleidžia visą darbo dieną ir, be porų, organizuoja įvairius užsiėmimus studentams;
• per metus parašo šešis (ar net daugiau) straipsnius mokslo žurnalams;
• keturių puikių knygų autorius ir šiuo metu rengia penktąją;
• rūpestingas vyras ir tėvas;
• tvarko dienoraštį apie produktyvumą ir efektyvumą, kuris reguliariai atnaujinamas naujais įrašais.

Nepaisant viso to, kas išdėstyta aukščiau, jis baigia darbą 17.30 val., o savaitgaliais dirba retai.

Ne, jis nėra superherojus ir neturi 15 pagalbininkų komandos. Nustokime minutei pavydėti tokio organizuotumo ir operatyvumo ir pagalvokime, kaip Cal viską sugeba padaryti.

Žemiau rasite patarimų, kurie padės išmokti efektyviai valdyti savo laiką, nustoti tingėti, tiesiog pradėti daryti daugiau ir išeiti iš biuro namo 17:30 val. Taigi, pradėkime.

1. Užduočių sąrašai yra blogis. Suplanuokite patys

Užduočių sąrašai patys savaime yra nenaudingi. Jie yra tik jūsų pirmasis žingsnis. Turite susikurti sau aiškų tvarkaraštį. Kam? Tai padės jums planuoti, ką iš tikrųjų galite padaryti. Tai leis jums atlikti konkrečią užduotį tiksliai tada, kai galite ją atlikti efektyviausiai, o ne tik todėl, kad ji sąraše yra ketvirta.

Kol jūsų sąraše nėra konkrečios datos ir laiko kiekvienai užduočiai atlikti, jūs tik svajojate.

Cal Newport

Planavimas skatina susidurti su realybe. Turite ribotą laiką ir tam tikrą užduočių skaičių. Tačiau negalite tiksliai nustatyti, kiek laiko užtruks kiekviena užduotis. Peržvelgę visą darbų apimtį galėsite produktyviai praleisti kiekvieną darbo valandą, iš jos išspausti daugiau ir dirbti ten, kur ir kada bei kur jums patogiau.

Specialistai sutinka, kad jei neapskaičiuosite tikslaus laiko, kurio prireiks užduotims atlikti, iš anksto pasmerksite save nesėkmei.

Tikrai daugelis iš jūsų dabar mano, kad dauguma užduočių atsiranda staiga ir jų neįmanoma numatyti bei suplanuoti. Taip, žinoma, tokias staigias užduotis labai sunku įtraukti į savo tvarkaraštį. Tačiau tam nereikia turėti septynių tarpų kaktoje. Viskas gali pasikeisti bet kurią akimirką. Nepaisant to, jūs turite turėti planą, kitaip švaistote savo laiką.

Norite nustoti būti vilkintu? Tvarkaraštis jums padės.

Cal Newport

Suvokimas, kad turite aiškiai suplanuotas darbų apimtis, jau mažina norą atidėlioti darbus. Dabar negalvoji, ar tau reikėtų dirbti, ar ne – sprendimas jau priimtas.

Ar jums tai skamba pernelyg tvarkingai ir ne per daug smagiai? Galvok neteisingai.

Tyrimai įrodo, kad ne tik darbo, bet ir laisvalaikio planavimas yra gera idėja. Taigi pagerinsite savo gyvenimo kokybę: aiškiai net laisvalaikį planuojančių žmonių pragyvenimo lygis yra daug aukštesnis nei tų, kurie to nedaro.

Gerai, mes išmetėme darbų sąrašą ir sudarėme konkretų tvarkaraštį. Dabar išmokime nustatyti prioritetus, nes jūs negalite dirbti 24 valandas septynias dienas per savaitę, tiesa?

2. Tarkime, kad namo grįšite 17:30 val., tada suplanuokite, ką nuveikti iki to laiko

Darbas užims visą laiką, kurį jam skirsite. Skirkite jai 24 valandas septynias dienas per savaitę ir būkite tikri, kad darbas sunaudos visas tas 168 valandas.

Turite nusistatyti ribas, jei norite suderinti darbą ir asmeninį gyvenimą. Laiko apribojimai prisidės prie jūsų efektyvumo.

Nustatykite sau terminą: išeinate iš darbo 17.30 val. Tada suplanuokite užduočių, kurias galėsite atlikti iki šio laiko, kiekį.

Cal šį įtemptą tvarkaraštį vadina atlikimu.

Taip pat galite eiti kitu keliu: susikurkite sau idealų darbo grafiką, o tada elkitės visiškai priešingai. Dirbkite sunkiai ir sunkiai, negailėdami savęs. Patikėk manimi, kai sunkiai dirbi, protingi ir naudingi sprendimai tave suras patys.

Tačiau nepamirškite, kad turite apsisaugoti nuo pervargimo. Turėtumėte jaustis taip, kad kontroliuojate savo tvarkaraštį. Kuo labiau jaučiatės valdantys situaciją, tuo mažiau patiriate streso.

Gerai, įsivaizduojate tobulą dieną bomžui ir elgiatės priešingai. Tai padės efektyviai susidoroti su dabartinėmis užduotimis. O kaip su ilgalaikiais projektais?

3. Sudarykite einamosios savaitės planą

Manau, sutiksite, kad trumpalaikiai planai nebėra šaunūs. Jei galvosite tik apie šiandieną, niekada nebūsite priekyje.

Ar norite tuo pačiu metu rašyti knygas, dalyvauti įvairiose veiklose, tyrinėti ir būti gerais tėvais? Jums reikia konkretaus savaitės plano.

Cal Newport

Žmonės nemėgsta žiūrėti į ilgalaikius planus, bet pamiršta, kiek naudos jie gali atnešti. Aš žinau, ką darau kiekvieną savo gyvenimo valandą, dieną, savaitę, mėnesį. Ar manote, kad tai sunku? Lengviau nei manote. Pirmadienio rytą tai trunka vieną valandą. Tik.

Pirmadienio rytą darau savaitės planą. Perskaitau paštą, galvoju apie užduotis, kurias turiu atlikti, pasižiūriu kalendorių ir galvoju, kaip taip planuoti savo laiką. Kai turiu planą, rašau jį sau el. paštu, dabar visada matysiu gautuosiuose. Čia galiu tai stebėti kiekvieną dieną, taip pat visada galiu prie jos sugrįžti daug kartų per dieną, jei staiga pamirštu apie savo prioritetus.

Ir Cal teisus. Laikantis plano, laiką leidžiate efektyviau.

Galbūt manote, kad užtenka tik mintyse apgalvoti visas ateinančias savaitės užduotis, bet nebūtina jų užsirašyti. Ne, taip nėra.

Jei rašysite reikalų planą, tuo didesnė tikimybė, kad jo laikysitės: turėsite ką nors apčiuopiamo, o ne idealaus, tai primins jūsų prioritetus.

Taigi, dabar turite aiškų tvarkaraštį ir savaitės planą. Bet jauti, kad kažko kito trūksta. Ir tu galvoji teisingai.

4. Atlikite mažiau užduočių, bet darykite tai su aistra

Tikriausiai galvojate apie kažką panašaus: „Aš tiesiog turiu per daug ką veikti. Niekada negalėsiu su jais susidoroti per skirtą laiką.

Ir Cal pripažįsta, kad tu gali būti teisus. Tačiau neturėtumėte pasiduoti ar dirbti panikoje iki 22:00.

Turėtumėte turėti mažiau darbų nei dabar. Atminkite, kad ne visi jūsų reikalai yra tokie svarbūs, kaip gali atrodyti. Jūs sakote „taip“dažniau nei turėtumėte. Paklauskite savęs: „Kas man gyvenime yra tikrai vertinga? Ir tada nupjaukite kuo daugiau nereikalingo.

Cal Newport

Mes visada vertinami už tai, ką mokame geriausiai. Taigi, jei norite būti sėkmingi, neapsigaukite, leiskite atlikti mažiau užduočių, bet turėsite galimybę jas atlikti geriau. Žmonės per dažnai sako „taip“. Daug kam sakau ne. Negailestingai vengiu užduočių, kurios mane atpalaiduoja, jei jaučiu, kad jos man nelabai svarbios.

Jaučiatės visai neturintys laiko, tačiau laiko valdymo specialistas Johnas Robinsonas su jumis nesutinka ir mano, kad šiandien galime turėti daug daugiau laisvo laiko nei bet kada.

Jis primygtinai reikalauja, kad šiuolaikiniai žmonės nedirbtų daugiau nei jų pirmtakai (nors dauguma mūsų mano kitaip). Tyrimai rodo, kad per pastaruosius 40 metų žmonės praleido daug mažiau laiko atlikdami darbo užduotis ir daug labiau linkę įsitraukti į neproduktyvią blaškymąsi. Visi, anot Jono, turi laiko pailsėti.

Kokia išvada iš to? Jaučiatės taip, lyg neturite laiko, nes jis yra suskaidytas į erzinančias smulkmenas, kurios nualina jūsų gyvenimą ir jus.

Taigi darykite mažiau. Tačiau darykite tai „mažiau“su aistra ir jauduliu.

Jūsų planai yra struktūrizuoti ir puikiai dera į jūsų tvarkaraštį. Tačiau vienas klausimas vis dar lieka atviras: kokias užduotis turėtumėte atlikti?

5. Mažiau dėmesio skirkite smulkioms užduotims – sutelkite dėmesį į tai, kas yra svarbesnė

Darbe darome įvairius dalykus. Tokie smulkmenos kaip elektroninio pašto analizavimas, einamieji ir, jei gerai pagalvoji, ne visada būtini susitikimai ir sekančių biuro paskalų pasiklausymas nereikalauja iš mūsų ypatingų protinių pastangų. Tu čia nenaudoji savo talentų. Jei užsiimate kokiu nors svarbiu verslu, tam reikia aktyvuoti visus savo gebėjimus ir įgūdžius. Tai lemia kokybiškus rezultatus.

Kokia yra mažų užduočių problema? Skęstame „sekliame vandenyje“.

Savaitgaliais ir naktimis dažnai dirbantys žmonės jaučiasi darantys daug mažiau nei tie, kurie su darbu atsisveikina penktą vakaro. Taip yra todėl, kad jie daug dirba, bet jų atliekamų užduočių reikšmė nėra didelė.

Vargu ar kas nors tapo generaliniu direktoriumi tik todėl, kad atsakė į visus el. laiškus ar dalyvavo viename nereikalingame nedideliame susitikime. Taip, skrupulingas net ir smulkių užduočių vykdymas išgelbės jus nuo atleidimo, tačiau tobulėti galėsite tik tada, kai pagrindiniu prioritetu taps didelės apimties užduotys.

Skirkite laiko išskirtinai prioritetinėms užduotims. Kaip pradėti šį sudėtingą verslą?

Svarbiausia nustoti tikrinti savo el. paštą ryte.

Timas Ferrisas bestseleriu tapęs knygos How to Work 4 Hours per Week autorius

Stenkitės netikrinti savo el. pašto per pirmas dvi valandas po pabudimo. Kai kuriems žmonėms tai net sunku įsivaizduoti, jiems tikrai kils tokių klausimų: „Kaip aš galiu tai padaryti? Būtinai turiu patikrinti savo paštą, kitaip negalėsiu eiti į darbą. Nustebsite sužinoję, kad daugeliu atvejų taip nėra.

Taip, galbūt tikrai turėtumėte įsigilinti į savo el. paštą ir surinkti informaciją, kuri leistų jums atlikti užduotį 100%. Bet pirmiausia galite jį užpildyti 80 ar 90%, o tik tada ieškoti papildomos informacijos. Taigi ryte apsisaugosite nuo nereikalingos ir pašalinės informacijos, į kurią tikrai persijungs jūsų dėmesys ir galėsite atsidėti išskirtinai darbui.

Taigi, kaip susieti visa tai, kas išdėstyta pirmiau? Kaip bebūtų keista, tik apibendrinant.

Cal davė penkis gerus patarimus:

1. Užduočių sąrašai yra blogis. Sudarykite tvarkaraštį sau.
2. Tarkime, kad namo grįšite 17:30 val., tada suplanuokite, ką nuveikti iki to laiko.
3. Sudarykite dabartinės savaitės planą.
4. Atlikite mažiau užduočių, bet darykite tai su aistra.
5. Mažiau dėmesio skirkite smulkiems darbams – sutelkite dėmesį į didesnį prioritetą.

Dabar žodžiai „grafikas“ir „planai“jums skamba šaltai, ir jūs nesuprantate konkrečios naudos, kurią jie jums atneš. Bet kai padarysite juos savo gyvenimo dalimi, suprasite, kad turite laisvo laiko šeimai ir draugams. Be to, darysite dalykus, kuriais galėsite didžiuotis.

Cal Newport

Intelektualus darbas iš tikrųjų yra meistriškas darbas. Bet tai nėra taip sunku, kaip atrodo: tu ne raižysi medžio, o dirbi su informacija. Kuriate idėjas. Tenka atskirti kviečius nuo pelų ir kartais kurti idėjas iš žaliavos. Jei į šį procesą pradėsite žvelgti iš meistro perspektyvos, tapsite laimingesni, labiau patenkinti savo darbu ir, žinoma, sėkmingesni profesiniame gyvenime.

Pasirinkite, kuo norite būti: atsiskyrėliu biure ar sėkmingu kūrėju?