Laiko valdymas paprastais žodžiais. 11 priežasčių, kodėl verta išmesti savo darbų sąrašus

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Aš nesuprantu žmonių, kurie XXI amžiuje ir toliau naudoja popierines planuokles! Tai nėra patogu. Tai lėkšta. Tai kenkia jūsų efektyvumui. Po pjūviu – 11 to įrodymų.

Aš nesuprantu žmonių, kurie XXI amžiuje ir toliau naudoja popierines planuokles!

Tai nėra patogu. Tai lėkšta. Tai kenkia jūsų efektyvumui.

Po pjūviu – 11 to įrodymų.

Ką mums siūlo elektroniniai organizatoriai, kurių nėra sąsiuvinyje?

1. Kontekstai

Kontekstai yra GTD laiko valdymo sistemos pagrindas.

Kas yra užduoties kontekstas?

Kontekstas yra ypatinga sąlyga, kuriai esant galima atlikti veiksmą.

• Šerti katę galite tik namuose. Nes tai tavo katė. Ir jis yra namuose.
• Parduotuvėje galite tik „pirkti pieną“. Bet kokiuose. Bet parduotuvėje. Ne universitete.
• „Paimti paskaitas iš Vasios“vienu metu turi du kontekstus. „Universitetas“ir „Vasya“.

Pavyzdžiui, šiame skirtuke yra mano namų ruošos darbai:

O štai biuro dėklai:

Taip pat turiu kontekstus „pirkti“, „automobilis“, „vaikščioti“, „visur“, „mama“ir kt.

Užduotis gali turėti vieną, du ar daugiau kontekstų.

2. Užduočių medis

Yra pavienių užduočių, tokių kaip „laistyti gėles“. Ir užduočių yra – projekto dalis. Pavyzdžiui, alyvos keitimo projektas:

Šiuo atveju naudinga pamatyti užduočių medį. Taip nepasiklysti darbų sąrašuose, bet visada supranti, kur eini.

Elektroninėje planavimo priemonėje viena užduotis gali būti daugelyje šių skirtukų. Jei spustelėsiu „Atlikti užduotį“, ji dings iš visur.

3. Priminimai

Taip, popieriniame dienoraštyje galite pridėti užduotį tam tikrai datai. Tačiau tik elektroninis planuotojas gali PRIMINTI apie atėjusį tinkamą laiką. Be to, tokiu formatu, kokiu norite:

• garsas (kompiuteryje ir išmaniajame telefone vienu metu);
• SMS žinute;
• elektroniniu paštu.

4. Mobilumas

Kada elektroninės planavimo priemonės tapo tikrai naudingos?

Tik tada, kai išmoko sinchronizuoti dalykus tarp kompiuterio ir išmaniojo telefono.

Iškart pasirodė paprasta darbo schema:

• Sudėtingi projektai, užduotys su kontekstais, pradžios data ir prioritetas – planuojame KOMPIUTERIU.
• Bet mes bėgame, važiuojame, atliekame užduotis – IŠMANIU TELEFONU.

Planuotojai dabar turi mobilumą. Kad ir kur eitumėte, visos jūsų užduotys ir projektai – visa reikalinga informacija yra po ranka. Ir pasiekiama trimis paspaudimais.

Ar jūsų užrašų knygelė gali tuo pasigirti?

5. Ciklinės užduotys

Mes visi turime įvykių, kurie karts nuo karto pasikartoja. Pavyzdžiui:

• Kas penktą mėnesio dieną mokate už internetą.
• Gaukite pinigų pavedimą kiekvieną pirmąjį mėnesio pirmadienį.
• Eikite į sporto salę kiekvieną antradienį ir ketvirtadienį.
• Kiekvieną sausį atnaujinkite prieglobą.

O paprasčiausia – sveikinimai gimtadienio ir švenčių proga. Kiekvienas jų turi tikrai!

Žmonės, turintys popierinį dienoraštį, rankiniu būdu įrašo šiuos įvykius į savo tvarkaraštį. Baisiai nepatogu!

Elektroninis planuotojas viską daro pats:

Kaip matote, galite sukurti bet kokio sudėtingumo pakartojimą. Naudinga, kad galite nustatyti pakartojimų skaičių, po kurio užduotis išnyks. Pavyzdžiui, jei jums buvo paskirta 10 injekcijų.

6. Atsarginė kopija

Programoje lengva sukurti atsarginę kopiją. Be to, bus išsaugota jūsų užduočių medžio kopija:

• diske;
• debesyje;
• išmaniajame telefone;
• kompiuteryje.

Be to, jums yra prieinamos visų atliktų pakeitimų kopijos!

Kitaip tariant, niekada neprarasite savo užduočių.

Kas nutiks, jei pamesite užrašų knygelę? Kaukti kaip vilkas mėnulyje? Ar tau to reikia?

7. Komandinis darbas

Beveik visi planuotojai tai leidžia.

• Jūs paskiriate užduotį pavaldiniui.
• Jums duota užduotis.
• Jūs diskutuojate apie problemą grupėje (Wunderlist).

8. Paieška pagal užduotis

Rimtas verslininkas suglumęs rausiasi dienoraštyje: „Kažkur rašiau… kažkur čia tai buvo… sekundę…“Keistas vaizdas.

Elektroniniame planuotoje tai neįtraukiama: paieška yra daug lengvesnė.

9. Nuorodų ir failų prisegimas

Taip patogu užduoties pastabose tiesiog nurodyti nuorodą arba failą. Pavyzdžiui, važiavimo nuorodos.

Net neįsivaizduoju, kaip tai padaryti ant popieriaus.

Be to, pavyzdžiui, „Todoist Scheduler“leidžia įrašyti užduoties garso įrašus.

10. Spalvų kodavimas

Žinau, kad daugelis žmonių savo užrašų knygelėse naudoja skirtingas spalvas ir šriftus. Sutinku, patogu.

Bet kam piešti ką nors ranka, kai visa tai galima padaryti pagal scenarijus:

Taip nuspalvinau savo užduotis. Patikėkite, buvo daug daugiau galimybių spalvinti.

Ir visa tai daroma man nedalyvaujant. Tik kartą paklausiau, kaip jie atrodytų:

• projektai;
• aplankai;
• einamąsias užduotis;
• neaktyvios užduotys;
• svarbias užduotis;
• greitos užduotys.

11. Kita

Elektronika darosi išmanesnė, ateina naujos technologijos. Nenuostabu, kad visa tai atsispindi elektroninėse planavimo priemonėse. Jau prieinama arba netrukus bus pasiekiama:

• GPS priminimų naudojimas (einant pro parduotuvę išmanusis telefonas primena, kad reikia nusipirkti pieno);
• išmanusis balso įvestis ir balso užduočių valdymas;
• žaidimų sistemos (Todoist, HabitRPG).

Sunku?

Nagi!

Ne sunkiau nei jūsų mikrobangų krosnelė!

Jums tereikia atsisėsti ir skirti vieną valandą savo laiko. Ir visam laikui pakeisk savo gyvenimą. Į gerąją pusę!

Santrauka

Suprantu žmones, kuriems sunku atsisakyti seno patikrinto popieriaus lapo – savo popieriaus planuotojo. Bet ar tavyje nekalba konservatyvus mąstymas? Ar priešinatės naujoms technologijoms? Ar perkeliate sau kasdienybę, kurią turėtų atlikti automatas?

Nesuprantu žmonių, kurie XXI amžiuje ir toliau naudoja popierines planuokles.

Rašyk komentaruose

Ar turite kitokį požiūrį? Puiku, parašyk apie tai!