3 patarimai, kaip visada užbaigti susitikimus laiku

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Išmokite gauti daugiau iš savo susitikimų, sutrumpinę juos tik 5–10 minučių.

Jei tą dieną yra keli susitikimai, vienas ilgas susitikimas gali sujaukti visus planus. Verslininkas Patrick Ewers siūlo tris strategijas, kaip to išvengti.

1. Prieš susirinkimą: sutrumpinkite susirinkimo trukmę

Dažniausiai susitikimai trunka pusvalandį ar valandą. Tokius laiko intervalus patogiausia įrašyti į kalendorių. Bet dėl to paaiškėja, kad vienas susitikimas prasideda iškart po kito. Dėl to kyla daug nepatogumų.

Pusvalandžio susitikimus pakeiskite 25 minučių trukmės susitikimais, o valandinius – 50 minučių. Turėsite laiko viską daryti taip pat, kaip ir anksčiau. Tačiau tarp dviejų vienas po kito einančių susitikimų liks mažai laiko pasiruošimui ar neatidėliotinų klausimų sprendimui.

Kad neįžeistumėte nė vieno iš dalyvių, apie pasikeitimus įspėkite iš anksto. Susitardami tiesiog paminėkite, kad jūsų susitikimai dabar trunka 25 arba 50 minučių.

2. Susitikimo metu: priminkite auditorijai susitikimo tikslą ir kartu apibendrinkite

Pirmosios susitikimo minutės yra nepaprastai svarbios. Naudokite juos, kad primintumėte visiems, dėl ko esate čia ir kiek laiko truks susitikimas. Paminėkite, kad turite apie 50 minučių aptarti visus klausimus, o paskutines penkias praleisite apibendrinant. Tada niekas nenustebs, kad po 45 minučių posėdį pradėjote uždaryti. Greičiausiai kiti dalyviai net bus dėkingi, nes taip sutaupysite ne tik savo, bet ir jų laiką.

Nustatykite priminimą arba, kuris skambės po 45 minučių, ir padėkite telefoną ant stalo, kad visi prisimintų laiką ir nesiblaškytų. Kai skamba žadintuvas, baigkite susitikimą, kad ir kur būtumėte.

Jei nespėjote išspręsti visų problemų, per likusias penkias minutes suplanuokite naują susitikimą kitą dieną. Ir:

• pakartoti, kas įsipareigojo;
• trumpai išvardinkite pagrindines išvadas;
• susitarti dėl tolesnių veiksmų;
• Pasidalykite kuo nors teigiamu, pavyzdžiui, tuo, kas jums patiko šiame susitikime.

3. Po susitikimo: trumpai peržiūrėkite buvusį susitikimą ir pasiruoškite kitam

Po 50 minučių susitikimo turėtumėte turėti 10 minučių laisvų. Pirmuosius penkis skirkite pagrindinių ankstesnio susitikimo punktų analizei, kad nieko nepamirštumėte. Taip pat užsirašykite visiems dalyviams skirto laiško juodraštį, kad primintumėte jiems apie įsipareigojimus. Tai padidins sugaišto laiko vertę, o be to, suteiks kai ką dar vertingesnio – užbaigtumo jausmą.

Antrąsias penkias minutes skirkite ruošdamiesi būsimam susitikimui. Jei jau pažįstate narius, priminkite sau:

• kokius klausimus reikia aptarti;
• kokias ankstesnes užduotis reikėjo atlikti;
• ką žinote apie dalyvius: jų profesinius ir asmeninius interesus.

Jei nesate pažįstamas su žmogumi, su kuriuo ketinate susitikti, ieškokite informacijos apie jį: nurodykite vardą ir pareigas, peržiūrėkite anketas socialiniuose tinkluose. Ir pagalvokite, kokia fraze pradėsite pokalbį.