Kaip suplanuoti susitikimus, kad jie būtų veiksmingi

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Negaiškite savo laiko.

Galbūt jums nepatinka susitikimai, bet vis tiek turite juos surengti. Tai yra esminė bet kurios įmonės darbo eigos dalis. Vienas iš būdų, kaip padaryti susitikimus naudingesnius ir greitesnius, yra kruopščiai juos suplanuoti. Ekonomikos mokslų daktarės Olgos Demjanovos knyga „Greiti ir efektyvūs susitikimai. Nuo pasiruošimo iki norimo rezultato.

Leidyklos „Alpina PRO“leidimu Lifehacker publikuoja antrojo skyriaus ištrauką.

Patys susitikimai nėra problema. Jie netgi būtini ir yra vadybinis valdžios atributas. Turite atsikratyti užsitęsusių nenaudingų ir neefektyvių susibūrimų.

Dažniausiai pasitaikantys susitikimų tipai:

• kas savaitę;
• strateginis;
• darbininkai;
• ataskaitų teikimas;
• planavimo susitikimai;
• smegenų šturmas;
• verslo pokalbiai ir susitikimai;
• instruktažai.

Visi šie tipai gali būti suskirstyti į keturias pagrindines grupes:

1. pagal trukmę: greitas (iki 30 min.) ir užsitęsęs (daugiau nei valandą);
2. pagal dalyvių skaičių: iki 10 ir daugiau žmonių;
3. pagal paskirtį: darbinis, politinis ir informacinis;
4. pagal laiką: planuota ir neplanuota.

Būtini susitikimo plano atributai

Ką planuoti:

• tikslai;
• dienotvarkė;
• pakviestųjų sąrašas;
• tvarkaraštis;
• informacinės medžiagos;
• atsakingas už protokolo saugojimą;
• pasisakymų terminas.

Visų pirma, vadovas turi apsvarstyti susitikimo tikslus. Tai yra darbotvarkės ir dalyvių sąrašo, laiko ir nuostatų atskaitos taškas.

Pagrindiniai susitikimų tikslai:

1. Nauja informacija - informaciniam susirinkimui:

• svarbios naujienos ir politikos pokyčiai;
• planų ir strategijų aptarimas;
• trumpalaikis prognozavimas;
• naujų produktų ir požiūrių pristatymas;
• biudžeto aptarimas;
• personalo klausimai.

2. Renginių stebėjimas ir operatyvinių sprendimų priėmimas – reguliariems susirinkimams:

• pagrindinės rizikos ir sunkumai;
• pažangos vertinimo parametrai;
• pagrindinių procesų ir būtinų pakeitimų įvertinimas;
• aptarimas, kas vyksta: kas sekasi gerai, ką reikia tobulinti;
• pagrindinės pamokos ir veiksmų rezultatai;
• pastangų koordinavimas;
• komunikacijos.

3. Motyvacija – kūrybiniai susitikimai, naujų požiūrių kūrimas ir komandos formavimas:

• motyvacija veikti;
• kolektyvinių sprendimų priėmimas;
• pagerbti individualią ir kolektyvinę sėkmę.

Taigi, tikslas turi įtakos susitikimo tipui ir jo organizavimo modeliui. Pavyzdžiui, instruktažų sesijos skiriasi dalyvių skaičiumi ir trukme. Reguliarūs yra planinio pobūdžio, greitesni laiku ir su ribotu dalyvių skaičiumi. Kūrybiniai susitikimai reikalauja ypatingo pasiruošimo: baldų (dažniausiai atskirų stalų), arbatos, kavos ir neformalios aplinkos sutvarkymas; nereikalauja laikytis aprangos kodo.

Eizenhauerio matrica susitikimo klausimų reitingavimui

Reikia atminti, kad susirinkimas – tai platforma, kurioje priimami svarbūs sprendimai ir įveikiamos problemos. Eizenhauerio matrica yra sritis, kurioje renkamos visos problemos ir klausimai. Jie suskirstyti pagal svarbą ir skubumą.

	Skubiai	Neskubėk
Svarbu	A	B
Nesvarbu	C	D

A aikštė: svarbūs ir neatidėliotini reikalai

Svarbių ir skubių reikalų aikštė turi būti tuščia arba maža. Tai parodys, kad laikotės nustatyto termino. Jei tokių atvejų daug, tai yra netvarkingumo požymis. Atvejų, kuriuos galima kvadratuoti, pavyzdžiai:

• atvejai, tiesiogiai susiję su jūsų funkcinėmis pareigomis ir turintys įtakos jūsų veiklai;
• atvejų, kurių gedimas gali sukelti problemų;
• su sveikata ir psichologiniu klimatu kolektyve susijusius reikalus;
• klausimus, turinčius įtakos komandos saugumui;
• atvejų, kurių rezultatus reikia derinti arba pristatyti savo vadovybei.

Kvadratas B: svarbūs, bet ne skubūs reikalai

Kai pavedimai ar reikalai neturi skubos ir nėra konkretaus, kada jie turi būti atlikti, vykdytojas pats paskiria laiką. Į šį kvadratą įtraukiami visi dalykai, susiję su jūsų funkcionalumu įmonėje, dalykai, kuriuos darote reguliariai, ir, kaip taisyklė, jų įgyvendinimas yra susietas su bendru įmonės grafiku (pavyzdžiui, baigiamojo darbo rengimas). ataskaitų teikimas). Tokiems atvejams gali būti priskirtos ir tam tikro laiko reikalaujančios tyrimų užduotys, tačiau iki atlikimo momento darbo sąnaudų dydis neaiškus. Pirmosios ir antrosios aikštės užduotys turi būti nuolatos stebimos, todėl patartina jas įtraukti į posėdžių darbotvarkę.

C kvadratas: skubus, bet nesvarbus reikalas

Tai trukdo. Dažnai jie tiesiog trukdo sutelkti dėmesį į svarbias užduotis ir mažina efektyvumą. Visada atsiminkite savo tikslus ir išmokite atskirti, kas svarbu nuo antraeilių.

Verta užeiti į šią aikštę:

• kažkieno iš šono primesti susitikimai ar derybos;
• klausimų, kuriuos gali išspręsti pavaldiniai, aptarimas;
• su verslu nesusijusių klausimų aptarimas;
• abstrakčių temų aptarimas.

D kvadratas: neskubūs ir nesvarbūs dalykai

Šios kategorijos atvejai neskatina jūsų dalyvauti projektuose, tačiau atitraukia jus nuo darbo su jais.

• neduoda jokios naudos;
• naudinga iš viso su jais nesusidurti;
• Laiko valgytojai.

Dėl kiekvieno tikslo vadovas užduoda šiuos klausimus:

• Kas turi informacijos ir žinių apie nagrinėjamą problemą?
• Kieno interesus paliečia šis klausimas?
• Nuo ko priklauso sprendimas?
• Kas turi žinoti informaciją, kurią reikia aptarti?
• Kas įgyvendins priimtus sprendimus?

Planuodami projekto susitikimus galite naudoti 99/50/1 metodiką.

Vadovas organizuoja susitikimus trijuose svarbiuose projekto taškuose:

• pradžioje - panardinti visus dalyvius į projekto tempą ir grupės komandos formavimą;
• tarpiniame etape - aptarti atliktų darbų rezultatus ir prireikus tolesnius koregavimus;
• finišo tiesiojoje, kai liko realizuoti 1% viso tūrio – preliminariam sumavimui.

Šis laikas padės geriau išnaudoti susitikimų laiką.

Dienotvarkė

Darbotvarkė – susirinkimo metu spręstinų užduočių planas. Būtina aiškiai apibrėžti kiekvienos kalbos laiką, skirti atskirą laiką diskusijoms ir visų dalyvių atsiliepimams.

Planuojant susitikimo laiką, svarbu atsižvelgti į šiuos dalykus:

• darbotvarkės klausimo svarba;
• kiekvieno pasirodymo terminas;
• prireikus daro pertraukas;
• 20 % laiko papildomai svarbiai informacijai.

Darbotvarkė išsiunčiama visiems susirinkimo dalyviams.

Dienotvarkė su laiko fiksavimu ir kalbų specifika

1. Sutarčių sudarymo darbo rezultatai. I. Ivanovo pranešimas (15 min.).
2. Problemos transportuojant prekes. I. Petrovo pranešimas (15 min.).
3. Projektinio darbo rezultatai ir planai. T. Sidorovo reportažas (20 min.).

Pradžia 11:00.

Pabaiga 12:15.

Turite treniruotis, kad susitikimai būtų greiti ir efektyvūs!

Jūsų laiko gairės:

Svarbus ir skubus	12 minučių
Svarbus ir neskubus	24-36 minutes Skubu ir svarbu: 12 minučių - čia veikia Pareto principas: 20% laiko sukuria 80% rezultato, kai susitikimas vidutiniškai trunka vieną valandą (60 minučių), produktyviausias laikas yra 12 minučių (20% iš 60 minučių). Svarbu ir neskubu: paprastai planuojama. Tokių susitikimų efektyvumas yra 24–36 minutės. Čia veikia 60/40 metodas, pagal kurį, sudarant dienos planą, 40% laiko turėtų būti palikta laisva, 60% turėtų būti skirta planuojamiems darbams, įskaitant 20% "nenuspėjamiems" ir 20% tiems, kurie atsiranda spontaniškai arba tampa lydinčiaisiais. Vidutinis susitikimo laikas yra viena valanda (60 min.), o suplanuotiems svarbiems, bet neskubiems reikalams laikas yra 24–36 minutės (40–60 % iš 60 minučių).
Nesvarbu ir skubu	Delegavimas ir kontrolė telefonu ir kitomis ryšio priemonėmis, kontrolei ne daugiau kaip trys minutės.
Nesvarbu ir neskubu	Delegavimas ir vadovybės kontrolė, ne daugiau kaip viena minutė vienai delegacijai.

Kviečiamųjų sąrašas

Optimalus greitųjų susitikimų dalyvių skaičius – 5-7 žmonės. 8–12 žmonių yra priimtini, jei susirinkimo vadovas turi fasilitatoriaus įgūdžių.

Idealioms idėjoms generuoti, tikslams išsikelti ir skraidyti ideali kompozicija – ne daugiau 15 žmonių.

„Google“galioja neišsakyta taisyklė – maksimalus dalyvių skaičius yra ne daugiau kaip 10.

„Amazon“galioja dviejų picų taisykle: susirinkime turi būti tiek žmonių, kiek galite pamaitinti dvi picas.

Yra taisyklė 8-18-1800:

• ne daugiau 8 žmonių - darbo klausimų sprendimas;
• ne daugiau 18 - smegenų šturmas, kolektyvinis problemų sprendimas;
• iki 1800 žmonių – informacija ir galimybė bendrauti.

„Bain and Company“atliktame tyrime teigiama, kad sprendimus priimančiose grupėse pridėjus daugiau nei septynis kiekvieno dalyvio efektyvumas sumažėja maždaug 10 %.

Susirinkimuose privalo dalyvauti tiesiogiai atsakingi asmenys.

„Apple“šalia kiekvieno susitikimo elemento nurodo atsakingo asmens vardą ir pavardę. Taigi kiekvienas darbuotojas turi aiškią atsakomybės sritį pagal paskirtą užduotį.

Jei dažnai organizuojate susitikimus, ši knyga tikrai pravers: Olga Demyanova siūlo 16 metodų ir keturias įrankius, padėsiančius padidinti visų tokių susitikimų dalyvių efektyvumą.