Kas yra planavimo klaida ir kaip tinkamai įvertinti terminus

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Šeši būdai, kaip tai padaryti darbe ir kasdieniame gyvenime.

Kas yra planavimo klaida

Per pastaruosius trejus metus savo namuose išdažiau penkis kambarius. Pradėjau nuo miegamojo ir planavau sutvarkyti po savaitės. Tačiau paskutinis štrichas buvo atliktas tik po mėnesio.

Ar manote, kad pradėjęs antrą kambarį numačiau mėnesį jį nudažyti? Bet ne. Buvau tikras: kadangi ranką jau užpildžiau, tai savaitgalį tikrai baigsiu, maksimaliai - iki kito. Bet vėl užtrukau mėnesį. Kaip ir kiekviename kitame kambaryje. Be virtuvės, tai užtruko dar ilgiau.

Kiekvieną kartą, ruošdamasi nudažyti kitą kambarį, tikėjausi, kad po savaitės ar dviejų viskas bus paruošta. Patirtis man pasakė, kad niekada to nepadarysiu greičiau nei per mėnesį. Tačiau buvo sunku atsisakyti pasitikėjimo, kad šį kartą viskas tikrai vyks greičiau.

Šis per didelis pasitikėjimas savimi, dėl kurio neįvertiname laiko, kurio reikia problemoms išspręsti, turi pavadinimą: planavimo klaida. Šią koncepciją aštuntojo dešimtmečio pabaigoje pristatė psichologai Danielis Kahnemanas ir Amosas Tversky.

Mokslininkai paaiškino, kad planuodami žmonės dažnai nepaiso savo praeities patirties. Mano atveju tai buvo faktas, kad kiekvieną kartą nudažydavau kambarį per mėnesį. Dažniausiai orientuojamės tik į laukiančią užduotį: šis kambarys yra mažas, vadinasi, jį nudažyti neužtruks ilgai.

Danielis Kahnemanas apie tai išsamiai kalba knygoje Think Slow… Decide Fast. Jis teigia, kad planavimo klaidos paprastai yra susijusios su dviem dalykais:

1. Nesvarstome, kiek anksčiau užtrukdavome atlikti panašias užduotis.
2. Manome, kad nesusidursime su komplikacijomis, dėl kurių vėluojama.

Prie ko priveda neteisingas laiko įvertinimas?

Projektų valdymo instituto duomenimis, kiek daugiau nei pusė visų projektų įgyvendinami pagal grafiką.

Tačiau vienas dalykas yra neįvertinti laiko, reikalingo kambario dažymui (tai tik sukels šiek tiek nepatogumų). Visai kas kita daryti tą pačią klaidą vertinant darbo užduotis ir projektus. Čia pasekmės gali būti daug rimtesnės.

Geriausiu atveju jums arba jūsų komandai teks dirbti viršvalandžius. Blogiausiu atveju - į biudžeto trūkumą, mažą pelną, nepasitenkinimą viršininkais ir klientais.

Kaip teisingai įvertinti užduotis

Reikia nustoti planuoti, pasitikėti viena intuicija. Geriau naudoti specialias technologijas.

1. Remkitės ankstesne patirtimi

Psichologai Kahnemanas ir Tversky rekomenduoja: prieš pradedant darbą reikia ne tik įvertinti, ką reikia padaryti, bet ir įvertinti, kiek laiko paprastai skiriama tokioms užduotims atlikti.

Pavyzdžiui, reikia sukurti naują mobiliosios programėlės funkciją – sužinoti, kiek laiko jūsų komanda skyrė panašiai užduočiai. Jei norite parašyti 4000 žodžių tinklaraščio įrašą, suraskite duomenis, kiek valandų ar dienų užtrukote paskutinį kartą.

Jei dirbate vienas, paprasčiausias būdas surinkti šią informaciją yra naudoti laiko stebėjimo programą. Taikykite jį su įvairių tipų užduotimis, o vėliau naudokite paruoštas ataskaitas.

Komandinei veiklai praverčia projektų valdymo programinė įranga. Dauguma jų naudoja kelis duomenų rinkimo būdus, pavyzdžiui, atsižvelgia į faktinį darbo laiką ir sudaro Ganto diagramą.

2. Paprašykite kito žmogaus įvertinti jūsų užduotį

1994 metais Amerikos psichologų asociacijos žurnalas „Personality and Social Psychology“paskelbė penkių Rogerio Buhlerio, Dale'o Griffino ir Michaelo Rosso atliktų tyrimų rezultatus.

Jie patvirtino, kad žmonės dažnai daro planavimo klaidą, aprašytą Kahnemano ir Tversky. Tačiau paaiškėjo dar kai kas: dažnai neteisingai įvertiname savo užduočių išlaidas, tačiau galime gana gerai numatyti, kiek laiko tai užtruks kitam.

Tyrėjai paprašė tyrimo dalyvių atspėti, kiek laiko užtruks, kol kitas žmogus atliks tam tikrą užduotį. Atsakydami jie dažniau rėmėsi turima patirtimi. Ir net kai jo nebuvo, jų vertinimai buvo daug racionalesni nei tų, kurie turėjo atlikti užduotį, išvados.

Taip yra todėl, kad mes dažniausiai labai optimistiškai žiūrime į savo sugebėjimus. Ir daug objektyviau, kai kalbama apie ką nors kitą. Taigi, užuot bandę patys įvertinti užduotis, paprašykite draugo ar kolegos tai padaryti už jus.

3. Sukurkite laiko intervalą ir atsižvelkite į vėlavimo galimybę

Yra žinomi žinomi dalykai, kuriuos žinome, kad žinome juos. Taip pat yra žinomų nežinomųjų – dalykų, kurių mes žinome, kad nežinome. Tačiau vis dar yra nežinomų nežinomųjų – tai dalykai, apie kuriuos mes nežinome, apie kuriuos nežinome.

Donaldas Rumsfeldas Amerikos politikas

Ši citata dažnai minima projektų valdyme. Siekdami paaiškinti nežinomus nežinomus dalykus, apie kuriuos kalba Rumsfeldas, vadovai naudoja tai, ką jie vadina netikrumo kūgiu. Jis skirtas parodyti laiko intervalą, kurio gali prireikti atliekant užduotį.

Kai pirmą kartą pradedi dirbti su projektu, vis tiek mažai apie jį žinai. Todėl tikrasis laikas, kurio reikia jam užbaigti, gali labai skirtis nuo prognozės. Manote, kad darbas užtruks dvi dienas, bet iš tikrųjų tai gali užtrukti aštuonias. Arba tik kelias valandas.

Tačiau procesui progresuojant šis diapazonas mažėja. Tačiau tiksliai pasakyti, kiek laiko jums reikia, galite pasakyti tik pabaigoje – kai projektas bus baigtas.

Vis dėlto neapibrėžtumo kūgis leidžia tiksliau įvertinti. Jei mažai žinote apie būsimą projektą, padalykite numatomą vykdymo laiką iš keturių, kad surastumėte apatinę diapazono galą, ir padauginkite iš to paties, kad nustatytumėte viršutinę ribą. Rezultatas bus, pavyzdžiui, nuo 1 iki 16 dienų.

Jeigu toks didelis asortimentas jums netinka, apskaitai naudokite tik viršutinę ribą – tuomet, tikėtina, darbas užtruks 16 dienų. Tai nėra pats tiksliausias skaičius, bet greičiausiai jis yra arčiau realybės nei jūsų pirminis spėjimas.

4. Įvertinkite užduotį trimis taškais

Šis metodas padės būti objektyvesniems. Už kiekvieną užduotį turite pateikti įvertinimą:

• geriausias scenarijus;
• Blogiausias scenarijus;
• labiausiai tikėtinas scenarijus.

Pirmasis skaičius greičiausiai atitiks jūsų pradinį spėjimą. Labiausiai tikėtino scenarijaus įvertinimas gali būti pagrįstas turimais empiriniais duomenimis. O vertinant tai, kas blogiausia, reikia atsižvelgti į tai, kiek laiko užtruks, jei viskas klostysis ne taip.

Su trimis skaičiais apskaičiuokite vidurkį. Pavyzdžiui, jei geriausias scenarijus yra trys dienos, tikėtina – penkios dienos, o blogiausias – devynios, tiesiog pridėkite: 3 + 5 + 9 = 17. Tada tą skaičių padalinkite iš trijų. Pasirodo, vidutiniškai 5, 67 dienos – tai jūsų reikalingo laiko prognozė.

5. Apskaičiuokite klaidų procentą

Steve'as Pavlina, „Asmeninio tobulėjimo kurso protingiems žmonėms“autorius, rekomenduoja apskaičiuoti koeficientą, pagal kurį klystate planuodami. Ateityje šis numeris gali būti naudojamas visoms jūsų užduotims atlikti.

Apskaičiuokite kelių užduočių, kurias turėsite atlikti artimiausiu metu, laiką. Užsirašykite savo prielaidas. Baigę darbą atkreipkite dėmesį, kiek galiausiai išleidote.

Sudėkite visus suplanuotus laikus. Darykite tą patį su tikruoju. Dabar padalykite visą faktinį laiką iš pradinio įvertinimo – gausite norimą santykį.

Pavyzdžiui, manote, kad kelioms užduotims atlikti prireiks 12 valandų. Galų gale išleidome 15. Klaidų procentas: 15/12 = 1,25 Tai reiškia, kad užduotys užtruko 25% ilgiau nei planavote.

Dabar visada padauginkite savo pradinius įvertinimus iš gauto klaidos koeficiento – ir jie bus tikslesni.

6. Atlikite vertinimą neproduktyviausiu paros metu

Amerikiečių analitikas ir verslo literatūros autorius Danielis Pinkas savo knygoje „Timehacking“. Kaip mokslas padeda mums viską padaryti laiku “, pasinėrė į mūsų chronotipų – vidinių laikrodžių – tyrimus.

Jis tyrė, kaip jie veikia mūsų savijautą per dieną. Ir išsiaiškinau, kad chronotipai ne tik valdo mūsų fizinę ir protinę veiklą, bet ir lemia, kokiu paros metu esame kūrybiškiausi, kada linkę į teigiamas ir neigiamas mintis.

Pink cituoja Scotto Golderio ir Michaelio Macy tyrimus, kurie išanalizavo žmonių nuotaiką socialiniame tinkle „Twitter“. Jie nustatė, kad žemo produktyvumo laikotarpiais vartotojų pranešimai dažniausiai nėra labai teigiami.

Daugeliui žmonių šis sumažėjimas įvyksta dienos viduryje, iškart po pietų. Pasak Golderio ir Macy, mažai tikėtina, kad per šį laiką būsite geros nuotaikos. Tai gali padėti išvengti per didelio pasitikėjimo ir optimizmo ir dėl to efektyviau planuoti.

Taigi pastarojo metodo esmė yra įvertinti užduotis, kai smunka produktyvumas. Tai yra maždaug šešios valandos po pabudimo. Bet jūs galite tiesiog palaukti, kol ateis išsisklaidymo ir nuovargio jausmas.

Remdamiesi darbo rezultatais, patikrinkite, ar taip planuodami savo laiką priartėjote prie realybės.

Pats planavimo klaidos supratimas padės teisingai įvertinti užduotis. Galbūt nesugebėsite suvaldyti savo polinkio pervertinti savo sugebėjimus. Tačiau jei suvoksite, kaip veikia perdėtas optimizmas, ir stengsitės šią įtaką sumažinti, tuomet daug geriau valdysite savo laiką.