Kodėl darbe privalomas kontrolinis sąrašas

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Atrodo, kad kontrolinis sąrašas yra labai senamadiškas būdas organizuoti savo darbo eigą, nes yra tiek daug modernių metodų. Tačiau mes pasiruošę jus įtikinti, kaip argumentus pasitelkdami vieną mokslinį eksperimentą, daktaro nuomonę ir grupės vokalisto Van Halen patirtį.

Šiuolaikiniame pasaulyje mums suteikiama precedento neturinti prieiga prie informacijos. Mes galime daug sužinoti tiesiog paklausę teisingo paieškos termino arba atsivertę internetines enciklopedijas. Nepaisant to, su šiuo informacijos srautu taip pat susiduriame su daugybe sunkumų.

Dabar žinome daugiau nei bet kada anksčiau, tačiau kyla problemų dėl teorijos pavertimo praktika, suteikiant jai vertę ir naudingumą.

Daugeliu atžvilgių informacijos amžius padarė mus kur kas mažiau praktiškus ir išmintingus. Daug žinome, bet lengvai prarandame koncentraciją, atitraukiame nuo pagrindinio dalyko, leidžiame dėmesiui išsisklaidyti. Be to, mes lengvai pamirštame pagrindinius dalykus, esminę pagrindinę informaciją ir darome klaidas jausdami savo kompetenciją.

Pasak chirurgo ir visuomenės sveikatos tyrinėtojo Atul Gawande, M. D., žmonės turėtų maksimaliai išnaudoti savo žinias.

Atul Gawande amerikiečių chirurgas, žurnalistas, rašytojas

Mes galime atleisti nesėkmes dėl nežinojimo. Jei žmogus nežinojo, ką daryti tam tikroje situacijoje, džiaugiamės, kad jis dėjo visas pastangas problemai išspręsti. Bet jei jis žinojo, kaip elgtis, bet netinkamai pritaikė šią informaciją, sunku nesupykti.

Klaidos, padarytos dėl tvirto įsitikinimo, kad „aš geriausiai žinau, ką daryti“, dažnai būna skaudžiausios. Jūs nesistengei iš visų jėgų ir nepavyko, bet sąmoningai sekėte perdėto pasitikėjimo pavyzdžiu ir nepavyko. Atul Gawande mano, kad tai panašu į tai, kaip paprasta patyrusio chirurgo klaida lemia paciento mirtį.

Kaip elgiamės su šiuo informacijos vandenynu? Kaip geriausiai panaudoti žinias ir palikti vietos stebuklams? Pasak daktaro Gawande, jūs galite pajusti savo galią ir kompetenciją naudodami kontrolinį sąrašą.

Daktaras Gawande atidžiai ištyrė kontrolinių sąrašų poveikį chirurgams, tiksliau, pacientų užsikrėtimo atvejų skaičiui operacijos metu. Nepaisant to, kad eksperimente dalyvavo gerbiami ir kompetentingi chirurgai, visiems jiems vienaip ar kitaip iškilo grėsmė operacijos metu suklysti.

Chirurgams pateiktas kontrolinis sąrašas buvo trumpas ir paprastas. Jame buvo parašyta:

• Nusiplaukite rankas su muilu ir vandeniu.
• Nuvalykite paciento odą antiseptiku.
• Ant paciento kūno uždėkite sterilius tvarsčius.
• Užsidėkite skrybėlę, kaukę, sterilų chalatą ir pirštines.

Medicinos studentai šiuos žingsnius išmoksta mintinai, jie yra akivaizdūs, paprasti ir reikalingi. Bet žmogus nėra mašina ir gali pamiršti vieną iš veiksmų. Praleidus vieną žingsnį galima užsikrėsti, o tai reiškia papildomą gydymą, finansines išlaidas ir, blogiausiu atveju, paciento mirtį.

Stebėtina, kad vos tik šis kontrolinis sąrašas pasirodė prieš gydytojų akis, jie pradėjo daryti mažiau klaidų. Infekcijų skaičius sumažėjo 66 proc. Sutaupė daug pinigų, bet dar svarbiau – išgelbėjo daugiau nei tūkstantį gyvybių.

Žinoma, kontrolinis sąrašas, kaip būdas susisteminti mintis, supaprastinti veiksmus ir įsiminti reikiamą informaciją, yra naudingas ne tik gydytojams, bet ir kiekvienam iš mūsų.

Jums gali būti įžeidžiama rašyti kontrolinį sąrašą, kad nieko nepamirštumėte. Juk esi pakankamai protingas ir gali pasikliauti savo atmintimi. Tačiau pagrindinis kontrolinio sąrašo tikslas – disciplina, kuri padės eiti numatytu keliu ir išvengti klaidų.

Kam sudaryti kontrolinį sąrašą

1. Kontrolinis sąrašas padeda užtikrinti, kad nepamirštumėte pagrindinės ir paprastos informacijos. Daktaras Gawande'as mano, kad kontrolinis sąrašas sukuria savotišką „pažinimo tinklą“, kuris apsaugo mus nuo mūsų pačių trūkumų – atminties ir dėmesio ribų. Kontrolinis sąrašas užtikrina, kad tuo metu, kai artėja nuovargis ar tinginystė, nepamiršite bendrų tiesų.
2. Kontrolinis sąrašas išlaisvina jūsų mintis, suteikdamas galimybę atlikti tikrai sudėtingas užduotis. Nustoję jaudintis dėl paprastų ir nereikšmingų dalykų, turėsite galimybę sutelkti dėmesį į sunkius pasirinkimus. Tai ypač gerai veikia tais atvejais, kai nuolat iškyla netikėtų ar neplanuotų situacijų ir gana sunku susivaldyti.
3. Kontrolinis sąrašas padeda būti drausmingam. Tai svarbu atliekant įprastines užduotis. Kai įprantame ką nors daryti diena iš dienos, lengvai prarandame entuziazmą ir dėmesį, darome klaidas ir apsiskaičiuojame. Jei darbo vietoje jaučiatės per daug patogiai, atsipalaiduojate ir jūsų dėmesys yra išsiblaškęs, kontrolinis sąrašas padės išlikti budriems kiekvieną minutę.
4. Kontrolinis sąrašas taupo laiką. Jums nebereikia galvoti apie kiekvieną savo žingsnį: viską jau aprašei ant popieriaus lapo. Jei sprendimą reikia priimti dabar, laikas yra pats vertingiausias išteklius. Kontrolinis sąrašas padės laimėti brangių sekundžių.

Taip, kontrolinis sąrašas nėra pats originaliausias būdas valdyti darbo eigą. Tačiau tuo pat metu šis paprastas įrankis yra neįtikėtinai vertingas tiems, kurie nori sumažinti klaidų skaičių ir pagerinti savo darbo kokybę.

Kaip sukurti veiksmingą kontrolinį sąrašą

Yra gerų kontrolinių sąrašų ir blogų kontrolinių sąrašų. Taigi, kaip sukurti kontrolinį sąrašą, kuris padėtų pradėti?

1. Susikoncentruokite tik į paprastus dalykus. Gero kontrolinio sąrašo tikslas – perteikti reikiamą informaciją. Jokių detalių. Kontrolinis sąrašas nėra vadovas, o ne jūsų darbo eigos apžvalga. Tai diagrama, padedanti prisiminti svarbiausius dalykus. Geras kontrolinis sąrašas turėtų turėti nuo penkių iki dešimties taškų.
2. Kontrolinis sąrašas turi būti paprastas ir praktiškas. Naudokite aiškius žodžius, tiksliai apibūdinančius užduotį. Jei jums reikia papildomo laiko, kad tiksliai prisimintumėte, ką reiškia kiekvienas elementas, jūsų kontrolinis sąrašas yra blogas.
3. Nuspręskite, kada pristabdyti. Kada naudosite kontrolinį sąrašą? Kada pereisite prie kito elemento? Kaip patikrinti, ar elementas užpildytas? Pasirinkite laiką, kada peržiūrėsite kontrolinį sąrašą ir įsitikinkite, kad viskas atlikta ir galite pereiti prie kitos užduoties.
4. Apibrėžkite kontrolinio sąrašo tipą. Pavyzdžiui, jei tai receptas, perskaitysite kiekvieną veiksmą ir vykdysite instrukcijas. Tai skaitymo tipas. Ir jei jūsų kontroliiniame sąraše yra šios dienos darbų užduotys ir jūs tiesiog išbraukiate iš jo atliktas užduotis, tai yra tipas „pagaminta – patvirtinta“. Šis veiksmas padės supaprastinti darbą su kontroliniu sąrašu ir geriau valdyti save.
5. Būkite pasirengę peržiūrėti ir atnaujinti savo kontrolinį sąrašą. Nesivaržykite jį peržiūrėti ir atlikti naujų užduočių ar redaguoti. Turite eksperimentuoti, kad kontrolinis sąrašas būtų tikrai veiksmingas.

Paskutinis žingsnis yra ypač svarbus. Jūsų kontrolinis sąrašas nėra iškaltas akmenyje, jis yra jautrus besikeičiančioms aplinkybėms.

Jokių rudų M & M

„Van Halen“dainininkas Davidas Lee Rothas turi smalsų įprotį. Rokeris atrodo adekvačiai: jame surašyti techniniai reikalavimai įrangai. Tačiau vienas iš punktų nuolat šokiruoja koncertų salių, stadionų ir muzikos klubų darbuotojus: kažkur sąrašo viduryje yra „M&M“dubuo, kuriame neturėtų būti nė vieno rudo saldainio.

Šie motociklininkai veikia kaip kontroliniai sąrašai: darbuotojai juda iš taško į tašką, vykdydami muzikanto reikalavimus. Kai Davidas Lee Rothas priima darbą, jį pirmiausia domina dubenėlis saldainių. Ar galite atspėti kodėl?

Davidas Lee Rothas gali tai paaiškinti prašydamas pašalinti visus rudus M & M's skamba beprotiškai. Jei stadiono darbuotojai dubenyje palieka rudus saldainius, vadinasi, jie nekreipia dėmesio į lenktynininką. Deividas, susidūręs su tokia draže, eina tikrinti viso kito: ar gerai prijungti instrumentai, ar teisingai nustatyta įranga, ar atsižvelgta į jo reikalavimus patalpoms ir įrangai. O jei rudų saldainių nėra, o aikštelės darbuotojai net ir tokį keistą norą paisė, muzikantas gali būti tikras: visa kita taip pat buvo padaryta.